Se avete deciso di trasferire la vostra vita di lavoro per Microsoft Outlook, questo è totalmente spiegabile. Non c'è niente di più importante di operazioni efficienti quando si tratta di nostra vita professionale. Il più automatizzati processi diventano, più è probabile che i nostri futuri posti di lavoro non sarà altro che una routine. Allora, se sei già stanco di scrivere e-mail inefficiente per un gruppo di persone, è giunto il momento di iniziare a utilizzare la soluzione di Microsoft: lista di distribuzione di Outlook.
Questo articolo viene descritto il seguente:
- Come creare lista di distribuzione in Outlook
- Consigli su come importare lista di distribuzione in Outlook
- Perché utilizzare Outlook Per una maggiore efficienza?
Iniziare con, Definiamo la lista di distribuzione di Outlook e segnaliamo le sue caratteristiche uniche. Fondamentalmente, si tratta di un gruppo di contatto che vi permetterà di inviare una mail a più persone. Sia che si tratti la tua squadra, il Consiglio di Amministrazione, o anche solo un gruppo di compagni, non c'è bisogno di aggiungere ogni indirizzo separatamente e questo sta per risparmiare un sacco di tempo.
Come creare lista di distribuzione in Outlook
Outlook consente di stabilire una lista di distribuzione in pochi semplici passi. A seconda della versione, è generalmente necessario prendere 6-10 passaggi per aggiungere lista di distribuzione. Tuttavia, per la versione più recente abbiamo preparato un elenco di azioni per voi qui di seguito:
- click “People” on the Navigation Bar, sia un'icona o una parola;
- go to “My Contacts” and choose the folder where the contact group is to be saved. It is easier if you simply select “Contacts”;
- click “New Contact Group” and name it with regard to your needs;
- choose “Add Members” and simply add people from your contact list who you want to see in this very list;
- salvare e chiudere la funzione.
Tuttavia, per questa azione da eseguire in meno 5 minuti come descritto, si dovrebbe avere tutti i contatti presenti nella banca dati del programma. E se non lo fai? Non è un grosso problema in quanto v'è un modo per importarli da file di Excel così come da diverse file di elenco di gruppo come MSG. Non è possibile importare direttamente la lista di distribuzione di Outlook 2019 ma solo i contatti da cui questi può essere fatto. Qui di seguito spieghiamo più in dettaglio il processo di importazione completa.
Se avete bisogno di importare i contatti prima, si consiglia di utilizzare il Importare VCF in Outlook il software che importa facilmente VCF (contatto virtuale) file in Outlook o file PST standalone. Leggi la descrizione del contatti importazione procedura qui.
Consigli su come importare lista di distribuzione in Outlook
Tuttavia, a volte ci possono essere sfide lungo la strada, quindi vogliamo spiegare a voi tutti i suggerimenti e trucco per rendere questo processo il più agevole possibile. Qui di seguito è la nostra guida step-by-step su come importare gruppo di contatto in Outlook da Excel, ancora una volta per le versioni più recenti del programma:
- choose “File” on the ribbon of the 2013 o 2016 versione del programma;
- procedere con Open & Esportazione, cioè Importa funzione / Export;
- nella finestra pop-up con le opzioni per le azioni da eseguire, select “Import from another program or file” and proceed;
- choose “Comma Separated Values” in the next step which indicates the type of the file to be created;
- selezionare il file da importare e prestare particolare attenzione alle opzioni di duplicazione. Questi includono permettendo la sostituzione dei duplicati con gli elementi importati, permettendo duplicato da creare, e nessuna importazione di elementi duplicati;
- proseguire scegliendo la cartella di destinazione. La maggior parte, naturalmente,, it is the “Contacts” one;
- salvare e terminare le vostre azioni.
Una volta eseguite tutte le azioni sopra descritte si dovrebbe essere in grado di vedere i contatti sotto l'icona Persone. Se questo non è così, quindi assicurarsi che il file scelto era completo. Per esempio, Outlook richiede le intestazioni di colonna nella prima fila in modo da verificare questi primi. fortunatamente, è possibile modificare il file .csv utilizzando Excel per aggiungere i nomi e altre informazioni mancanti, in modo da risolvere il problema non ci vorrà molto.
Perché utilizzare Outlook Per una maggiore efficienza?
Come già descritto, v'è una varietà di cose che si possono fare per diminuire il numero di compiti di routine al lavoro oa casa quando si utilizza Outlook. A parte l'istituzione dei semplici elenchi, si può anche creare la lista di distribuzione condivisa che sarà disponibile per gli altri membri del team o addirittura l'intera azienda. Questo è di particolare valore se tutti i membri del team devono inviare alcune e-mail a tutta la squadra come risparmio di tempo per tutta la squadra sono incredibili.
La questione più importante qui è che quasi tutto ciò che si vuole fare in Outlook è possibile e non ci vuole molto tempo. Devi solo fare un po 'di lettura e preparati, e la maggiore efficienza è garantita.
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