Outlookの古いアイテムの整理は、Windowsメールの便利ですが比較的あいまいな機能です. その名のとおり, その目的は、特定のルールに従って古いメッセージを保存することです. これらはデフォルトまたはカスタマイズされている可能性があります, あなたのニーズに基づいて. Outlookの古いアイテムの整理の設定を調整するための適切な手法について説明します.
Microsoft Outlookの古いアイテムの設定
そう, このボタンをクリックするとどうなりますか? 初期設定で, 機能は何もしません, それをオンにすることを恐れないで. 基本的には, システムはすぐにフォルダーを選別し、知っているルールを適用します. 古いメールを移動することを決定したときに真の価値が明らかになります. それらを特別な場所に転送することが可能です, 彼らはまだアクセス可能です, 受信トレイを詰まらせないでください. これはまさに自動アーカイブOutlook 2013 あなたがすることができます. ここにあなたの希望に応じてシステムをカスタマイズする方法があります.
Outlookでアーカイブをセットアップする方法 2013 (その他)
機能をアクティブにすることから始めましょう. メールクライアントを起動し、次の手順を実行します.
- から ファイル タブ, アクセス オプション.
- へヘッド 高度な セクション.
- 選択します。 古いアイテムの整理の設定.
- 有効 すべての古いアイテムを整理する (日数を調整できる).
今, 自動アーカイブ機能がオンになっています. それは実際にそのオプションを検討する時です.
主な特徴
古いアイテムの整理は、 会話フォルダーのクリーンアップ. 後者を使用したことがある場合, あなたはそれが手動で使用できることを知っています. その設定は、適切と思われるすべてのフォルダに適用されます. すべての設定が1つのウィンドウに収まる.
古いアイテムの整理は複数のフォルダに対してアクティブになる可能性があります. それらのそれぞれは、現在の設定を使用してスキャンされ、再配置されます. 怠惰なユーザーはデフォルト設定に固執する場合があります (適切な場合) そしてそれらを全面的に適用させます. 彼らがあなたのニーズを満たさない場合, システムを微調整する時です. 方法を学ぶために読んでください.
古いアイテムの整理の設定 2010
アーカイブの頻度は、必要に応じて変更される場合があります. デフォルト値は 14 日々. ユーザーは、矢印キーを使用するか、目的の図を入力することにより、数値を変更できます. このシステムでは、 1 と 60. 長い間隔を入力することはできません.
今, アーカイブ機能を実行する前にプロンプトを表示するようにOutlookをプログラムできます. これは、前にチェックボックスをオンにすることで達成されます 古いアイテムの整理を実行する前に確認する. 通知で設定を確認できます, それらを変える, または操作を完全にキャンセルする.
次のパラメーターグループは、ターゲットアイテムグループを参照します. 何をアーカイブしますか, そしてどうやって? これらの設定の一部はメッセージに限定されています. 例えば, 有効期限のある古いメールを消したいかもしれません. ここに, 「期限切れのアイテムを削除する」を選択する必要があります. この操作は、イベントやタスクのあるフォルダには影響しません.
他のすべての設定はすべてのフォルダに適用されます. それらで何ができるか見てみましょう. Outlookアイテムには、:
- 注釈,
- カレンダー,
- イベント,
- タスク, と
- 仕訳.
初期設定で, * .pst拡張子が付いた特別なデータファイルには、費やしたアイテムが格納されます 6 システムの数か月. ファイルの名前は「アーカイブ」. アーカイブの頻度のように, ファイル名は変更可能. ボックスを見て 古いアイテムをアーカイブまたは削除する. この再配置が発生するかどうかを確認する必要があります. アーカイブファイルは、ナビゲーションウィンドウに表示されるため、いつでもアクセスできます。. 上記のように, 希望の周波数を指定できます. ターゲットグループを設定することも可能です. 例えば, 特定の年齢のメッセージをアーカイブするようにシステムをプログラムできます— の間に 1 日と 60 か月. これは より古いアイテムを一掃する. 保存先として別のデータファイルを割り当てることも可能です.
最終的に, 古いアイテムは完全に削除される可能性があります. このオプションには注意してください. ルールの影響を受けるメールは、あなたの中に痕跡を残しません 削除済みアイテム フォルダ. ルールを適用する前によく考える. 理論的にはサーバーから取得できますが, これは保証されません. 設定を保存してウィンドウを閉じるには, クリック わかりました. 今, Outlookの自動アーカイブが機能している. それはあなたの設定に従って機能します, アーカイブの頻度を含む. 通常, 機能は、構成が完了してから数分後に機能を開始します.
メールクライアントが整理のプロンプトを表示するようにプログラムされている場合, すぐにそれを見ると期待します. デフォルトの操作は、一部のフォルダーのみに関係します. これらには、送信済みアイテムと削除済みアイテムが含まれています, タスクとカレンダーだけでなく. 設定はあなたが好きなように調整することもできます.
自動アーカイブ用のフォルダーの割り当て
任意のフォルダでプロセスを実行することが可能です. これは、ターゲットの場所ごとに個別に機能をオンにすることで実現されます。.
- それぞれを右クリックして、そのプロパティに移動します, または
- リボン経由の代替パスを使用する. あなたは同じにアクセスすることができます フォルダのプロパティ そのから ファイル セクション*.
*カレンダーまたはタスクのアーカイブを設定する場合, これは彼らの特性に到達する唯一の方法です.
今, アーカイブ機能のタブをクリックします. フォルダの可能な設定の範囲が表示されます. 初期設定で, システムはアイテムをアーカイブしません, 対応するボックスがチェックされています. これは、機能がその場所のアイテムを無視することを意味します. フォルダーをソースのリストに含めるには, 必要なボックスをチェックしてください. タイトルは「デフォルト設定を使用してこのフォルダ内のアイテムをアーカイブする」.
デフォルト設定があなたに合わない場合? この場合, 選択を「これらの設定を使用してこのフォルダをアーカイブする」に切り替えます. 今, パラメータは必要に応じて編集できます.
古いアイテムの整理のOutlook 2013 (その他のバージョンの場合) 常にデフォルトに戻すことができます. これは、古いアイテムの整理の設定にアクセスして行います (ファイル—オプション—詳細). クリックする必要があるオプションは、「今すぐすべてのフォルダにこれらの設定を適用する」と呼ばれます. それがオンになったら, すべてのフォルダの設定がデフォルトの設定に戻ります.
重要なポイント
自動アーカイブは、Microsoftメール環境の便利な機能です。. 適切に使用した場合, このツールにより、受信トレイが整理され、古いメッセージに簡単にアクセスできます. ユーザーは作業の頻度やその他のパラメーターを簡単に調整できます.
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