Google Workspace, eller G Suite, är en molnbaserad produktivitetssvit som innehåller verktyg för e-post, lagring online, och samarbete i realtid. Den är tillgänglig för både affärs- och privatbruk. Kärnkomponenterna i Googles arbetsyta är Gmail, Google Drive, Google Kalkylark, och Google Dokument.
Om du är en företagsanvändare som använder G Suite, du kanske vill importera PST i Gmail. Du skulle behöva göra detta om du migrerar från Microsoft Outlook till Gmail eller skapar en säkerhetskopia av ditt G Suite-konto.
Om du gör tvärtom, vilket innebär att du vill exportera G Suite-e-post från ditt G Suite-konto till PST-format, det finns två olika sätt. Vilket sätt som fungerar bäst beror på om du har Microsoft Outlook eller inte.
Tack vare det användarvänliga gränssnittet på båda plattformarna, den goda nyheten är att du inte behöver någon teknisk expertis för att enkelt exportera e-postmeddelanden på något sätt!
Exportera G Suite till Outlook-datafil med Google Workspace Admin Console
Om du inte har MS Outlook, använd G Suite-administratörskonsolen för att exportera G Suite-data från ditt G Suite-konto till en PST-fil. Detta skapar en Outlook-datafil (.PST) som kan importeras till Microsoft Outlook eller andra e-postklienter som stöder PST-formatet.
Vad behöver du för att exportera G Suite-e-post till PST med G Suite Admin?
Innan du startar exportprocessen för G Suite till PST med din G Suite-e-post, du behöver följande:
- Google Workspaces administratörskonsol har aktiverats för ditt G Suite-användarkonto.
- För mer än 30 dagar, du måste ha ett konto på din domän.
- Superstar-administratörsbehörigheter för din arbetsyta.
- Du bör aktivera tvåstegsautentisering för ditt konto.
- Ditt Google Workspace-konto kan inte ha 1,000 användare eller fler.
Om ditt konto uppfyller dessa kriterier, fortsätt med att exportera din G Suite-postlåda.
Så här exporterar du dina G Suite-e-postmeddelanden: Steg för steg
Efter att ha verifierat dessa kriterier, ta nästa steg:
- Logga in på din G Suite-administratörskonsol med din e-post från Google Workspace.
- Open the Data Export tool by looking on the right-hand side of your screen for “Data Export.”
- Click “Start Export” and begin the process. I nästa fönster, select which users’ data you want to export. Välj antingen alla användare eller specifika. Efter att ha gjort ditt val, click “Continue.”
- På nästa sida, du kommer att bli ombedd att välja de datatyper du vill exportera. Alternativen är Kontakter, Kalender, Kör, och Docs. Välj för att exportera en, exportera flera brevlådor, eller exportera alla dessa alternativ. För denna guide, vi kommer att fokusera på att endast exportera e-postmeddelanden. För det, select “Mail” and click “Continue.” Next, du kommer att bli ombedd att välja filformat för din export. Välj antingen PST eller MBOX. Pick PST and click “Continue.”
- Slutligen, välj en leveransmetod för dina exporterade data. Alternativen är Drive, Google Cloud Storage, SFTP, eller e-post. Choose the desired format that works best for you and click “Continue.”
- Din export börjar nu och du kan se dess status i verktyget för dataexport. När den är klar, du kommer att få ett e-postmeddelande. Du kan sedan importera din PST-fil till Microsoft Outlook eller din föredragna e-postklient.
Det är allt! Du har nu exporterat e-postmeddelanden från G Suite till PST-format. Processen kan ta cirka nio dagar beroende på storleken på din G Suite-postlåda.
Begränsningar för att använda Google Data Export Tool
Även om Google Data Export Tool är ett snabbt och enkelt sätt att exportera G Suite-postlåda till PST-filer, det finns vissa begränsningar att vara medveten om.
- Den kan bara exportera data för konton som har varit aktiva i mer än 30 dagar. Så, om du nyligen har migrerat till G Suite eller skapat ett nytt konto, du kommer inte att kunna använda den här metoden.
- Den kan bara exportera data för upp till 999 användare åt gången. Så, om du har en stor organisation med tusentals G Suite-postlådor, du kan behöva exportera dina data i omgångar.
- Du kan bara exportera en gång varje 30 dagar per användare. Så, om du behöver exportera mer än en gång i månaden, du måste göra det för varje enskild användare.
- Du kan bara exportera specifika data. Till exempel, du kan inte exportera G Suite-grupper eller Google Chat-meddelanden.
- Data kommer att lagras i .zip-filer i molnet
Hur man exporterar G Suite-postlådor med MS Outlook
Om du har Microsoft Outlook, du kan använda den för att exportera G Suite-postlådedata till Outlook PST-filer med funktionen Importera/Exportera. För detta, Följ dessa steg:
- Öppna MS Outlook och logga in på ditt G Suite-konto.
- Click “File” > “Open & Export” > “Import/Export.”
- I nästa fönster, select “Export to a file” and click “Next.”
- Sedan, choose “Outlook Data File (.PST)” and click “Next.”
- Nu, du kommer att bli ombedd att välja den mapp du vill exportera. Du kan antingen exportera alla mappar eller bara utvalda. Pick the option that works best for you and click “Next.”
- På nästa sida, välj en plats för din exporterade PST-fil. Select the desired output folder and click “Finish.”
- Din export kommer nu att börja och du kommer att se framstegen i nästa fönster. När den är klar, du kan importera din PST-fil till Microsoft Outlook eller din föredragna e-postklient.
När du har gjort detta, processen är klar och dina G Suite-postlådor bör nu vara PST-filer.
Begränsningar för export med Microsoft Outlook
Det finns några begränsningar att vara medveten om när du exporterar G Suite-postlådedata med Microsoft Outlook:
- It can only create PST and CSV files. Så, om du behöver exportera till ett annat filformat, du bör använda en annan metod.
- Outlook kan hantera upp till 15 GB data i en fil, vilket är för litet för många G Suite-postlådor.
- PST-filen är endast tillgänglig i Outlook.
- CSV-filer saknar ibland data.
- Det kan vara tidskrävande att exportera G Suite-postlådedata en i taget.
Slutgiltiga tankar: Det bästa sättet att exportera G Suite-e-post till PST-filformat
Det finns många metoder du kan använda för att exportera e-postmeddelanden från G Suite till PST-filformat, men alla metoder är inte skapade lika. Googles verktyg för dataexport är snabbt och enkelt, men det har vissa begränsningar. Att exportera med Microsoft Outlook är en mer direkt metod, men det kan vara tidskrävande och kräver att du har Outlook, vilket du kanske inte.
Således, vilket alternativ som fungerar bättre för dig beror på dina specifika behov och omständigheter. Hur som helst, processen för att hämta dina PST-filer från G Suite är mycket enkel.