Om du beslutat att överföra ditt arbetsliv till Microsoft Outlook, detta är helt förklaras. Det finns inget viktigare än effektiv verksamhet när det gäller våra yrkesliv. Ju mer automatiserade processer blir, desto mer sannolikt att våra framtida jobb kommer att vara något annat än en rutin. Så, Om du redan är trött på ineffektiva e skriva till en grupp människor, Det är hög tid att du började använda Microsofts lösning: utsikterna distributionslista.
Den här artikeln beskriver följande:
- Hur man skapar distributionslista i Outlook
- Tips på att importera distributionslista till Outlook
- Varför använda Outlook för att öka effektiviteten?
Till att börja med, Låt oss definiera lista utsikterna fördelning och påpeka dess unika egenskaper. I grund och botten, det är en kontaktgrupp så att du kan skicka e-post till flera personer. Var det ditt lag, styrelsen, eller bara en grupp av kamrater, du behöver inte lägga till varje adress separat och detta kommer att spara massor av tid.
Hur man skapar distributionslista i Outlook
Outlook kan du upprätta en distributionslista bara i några få enkla steg. Beroende på vilken version, du kommer i allmänhet att behöva ta 6-10 steg för att lägga distributionslista. Emellertid, till den senaste versionen vi har förberett en lista över åtgärder för dig nedan:
- click “People” on the Navigation Bar, antingen en ikon eller ett ord;
- go to “My Contacts” and choose the folder where the contact group is to be saved. It is easier if you simply select “Contacts”;
- click “New Contact Group” and name it with regard to your needs;
- choose “Add Members” and simply add people from your contact list who you want to see in this very list;
- spara och stänga funktionen.
Emellertid, för denna åtgärd som ska utföras på mindre än 5 minuter såsom den beskrivs, bör du ha alla kontakter i programmets databas. Och vad händer om du inte gör det? Det är inte en stor sak eftersom det är ett sätt att importera dem från Excel-filer liksom från olika grupplistfiler som MSG. Du kan inte direkt importera distributionslista till Outlook 2019 men bara kontakter som dessa kan göras. Nedan förklarar vi mer i detalj hela importprocessen.
Om du behöver importera kontakter först, Vi föreslår att du använder vCard till Outlook Transfer programvara som lätt importerar VCF (virtuell kontakt) filer till Outlook eller fristående PST-fil. Läs beskrivningen av kontakter importerar procedur här.
Tips på att importera distributionslista till Outlook
Emellertid, Ibland kan det finnas utmaningar på vägen, så vi vill förklara för dig alla tips och trick för att göra denna process så smidigt som möjligt. Nedan följer vår steg-för-steg guide om hur du importerar kontaktgrupp till Outlook från Excel, igen för nyare versioner av programmet:
- choose “File” on the ribbon of the 2013 eller 2016 programversion;
- fortsätta med Öppen & Exportera, nämligen Import / Export funktion;
- i pop-up fönster med alternativ för åtgärder som ska utföras, select “Import from another program or file” and proceed;
- choose “Comma Separated Values” in the next step which indicates the type of the file to be created;
- Välj den fil som ska importeras och ägna särskild uppmärksamhet åt dubbel alternativ. Dessa inkluderar att tillåta byte av dubbletter med varor som importeras, tillåta dupliceras skapas, och ingen import av dubbletter;
- vidare genom att välja destinationsmappen. mest naturligt, it is the “Contacts” one;
- spara och avsluta dina handlingar.
När du har utfört alla de åtgärder som beskrivs ovan bör du kunna se kontakterna under ikonen Människor. Om det inte är så, sedan se till att den valda filen var fullständig. Till exempel, Outlook kräver kolumnrubrikerna i den första raden så kontrollera dessa första. Lyckligtvis, du kan redigera CSV-filen med Excel för att lägga till namn och annan information som saknas, så att lösa problemet inte kommer att ta lång tid.
Varför använda Outlook för att öka effektiviteten?
Såsom redan beskrivits, Det finns en mängd olika saker man kan göra för att minska antalet rutinuppgifter på jobbet eller hemma när du använder Outlook. Bortsett från fastställandet av de enkla listor, man kan också skapa en lista delade distributions som kommer att vara tillgängliga för andra medlemmar i ditt lag eller till och med hela företaget. Detta är av speciellt värde om alla gruppmedlemmar måste skicka några e-postmeddelanden till hela laget som tidsbesparingar för hela laget är otroligt.
Den viktigaste frågan här är att nästan allt du vill göra i Outlook är möjligt och tar inte mycket tid. Du behöver bara göra lite läsning och förberedelser, och större effektivitet är garanterad.
Fler Knowledge Base
