Så här importerar e-postadresser från Excel till Microsoft Outlook

Gordon

5 för flera år sedan

Datorer gav oss otroligt effektivitet och flexibilitet. Nu för tiden, vi skriver pappersbrev uteslutande i syfte att skicka något speciellt för den person som vi bryr oss om. Lyckligtvis, Vi har verktyg som hjälper oss att kommunicera med hög hastighet. Det finns fortfarande utrymme för förbättringar och ökad effektivitet. Till exempel, för att förbättra hastigheten på e-post skickar till en grupp människor kan man också skapa distributionslistor på Microsoft Outlook.

Distributionslistor är grupper av kontakter som gör det möjligt för användare att skicka samma e-post till flera mottagare samtidigt och på ett automatiserat sätt. Således, du har möjlighet att informera hela laget eller ledningen av företaget om något betydande mycket snabbare än genom att fylla alla Till och CC fält. Emellertid, för att detta ska ske, måste du först importera kontakter från Excel till Outlook som senare omvandlas till listorna.

I denna artikel, Vi kommer att förklara i detalj hur man importerar e-postadresser från Excel med senare syfte att skapa listor och göra ditt liv enklare. Så om det är något du letar efter, håll ögonen öppna och vänta på de detaljerade importera e-postadresser i Outlook guide.

Guide om hur man smidigt Importera e-post från Excel till Outlook

Kalkylblad utgör ett naturligt sätt för oss att lagra kontakter, e-post och andra typer av information. De gör det möjligt för oss att ta många poäng och organisera dem på ett lättförståeligt sätt. Därför, folk brukar hålla affärskontakter i kalkylblad. Outlook ger oss möjlighet att använda alla dessa data i kombination med andra program genom import adresser i Outlook-funktion.

Nedan erbjuder vi dig ett enkelt sätt att lägga till Excel e-postlista till Outlook i en detaljerad steg-för-steg-algoritmen av åtgärder som är som följer:

förbereda din Excel-arbetsbok format och egenskaper: den allra första och grundläggande sak att göra är att spara Excel e-postadress lista som en CSV-fil. För detta, väljer bladet du vill överföra, Välj Arkiv och sedan Spara som funktioner så att du kan välja den nödvändiga format. Se till att spara den i lätt att nå platsen på datorn;
ta ett kalkylblad till Outlook kontaktlista: denna del står för merparten av åtgärderna. Här, du börjar genom att välja Arkiv > Öppna & Exportera > Import / Export funktioner på bandet. Vid göra så, välj ”Importera från ett annat program eller fil” och fortsätt. Sedan, välj ”kommaseparerade värden”, vilket är exakt CSV format vi har förändrat listan i tidigare. Slutligen, besluta i vilken mapp för att sätta dessa uppgifter. Det är oftast på samma sätt namngivna mapp värt att välja;
Karta över de kalkyl kolumner med respektive fält: Detta måste göras för att säkerställa Outlook förstår dina data på rätt sätt. Här måste du göra en del manuell kartläggning för att säkerställa datakompatibilitet.

Nu, Lyckligtvis, du har lyckats importera från Excel till Outlook varenda namn, efternamn, och e-postadress du behöver använda i ditt dagliga arbetsrutin. Emellertid, när det gäller effektivitet, finns det fortfarande ett steg kvar att göra och det är att skapa kontaktgrupp av dessa kontakter. Vi kommer att förklara hur det kan göras i nästa avsnitt.

Skapa speciella listor

Självklart, det finns många sätt du kommer att dra nytta av att köra Excel till Outlook-kontakter överföring. Vi skulle vilja föreslå att du bara ett av de många sätt att förbättra effektiviteten i din dagliga e-skrivande aktiviteter med hjälp av kontaktgrupper. Så, sådan görs vanligen på följande sätt:

go to the Navigation Bar and click “People” icon or a word, beroende på bar konfiguration;
there choose “My Contacts” icon and select the folder where the contact group is to be saved;
select “New Contact Group” and give it a name which would satisfy your needs in the future to the greatest extent;
proceed by adding people from your contact list through the “Add Members” function. Dessa kommer sedan att visas i din nyskapade kontaktlista;
spara den och stänga respektive funktion.

Efter avslutad ovannämnda operationer, du kommer att få en chans att kontakta flera personer samtidigt utan någon extra ansträngning. Att göra så, helt enkelt skriva in namnet på gruppen i fältet och det kommer automatiskt att dra alla kontakter på listan. Således, på bara några sekunder din information kommer att delas med alla i gruppen.

Självklart, för att kunna göra det på ett zip måste du först exportera e-post till Excel, spara dem i rätt CSV-filformat. Sedan, efter en uppsättning av åtgärder, Slutligen, överföra dessa e-postmeddelanden till Outlook-kontakter gruppen och först därefter använda dem i e-postmeddelanden.