توقعات, أحد عملاء البريد الإلكتروني الأكثر شعبية, is widely used by individuals and businesses alike for managing their email communications. متأخر , بعد فوات الوقت, the sheer volume of emails received and sent can become overwhelming, making it challenging to locate old emails.
If you use Microsoft Outlook to manage your e-mail, you may need to find old e-mail messages. قد يكون هذا صعبًا إذا كنت لا تعرف أين تبحث أو ما هي معايير البحث التي يجب استخدامها. It can also be a challenge if you regularly delete your emails. لحسن الحظ, Outlook provides several features and techniques that can help users find old emails quickly and efficiently. في هذه المقالة, we will explore various methods to assist you in locating older emails and how to find old emails in Outlook and Office 365 using different methods.
لماذا لا يمكنني العثور على رسائلي الإلكترونية القديمة في Outlook?
إذا كنت أحد المكاتب 365 المستخدم, هناك فرصة جيدة لاستخدام تطبيق Outlook لسطح المكتب. وإذا كنت تستخدم Outlook, من المحتمل أنك لا ترى جميع رسائلك الإلكترونية.
هذا لأن طريقة العرض الافتراضية لبرنامج Outlook لا تعرض سوى رسائل البريد الإلكتروني من الأسبوعين الماضيين. لرؤية البريد القديم, ستحتاج إلى تغيير إعدادات العرض الخاصة بك.
هناك عدة أسباب أخرى لعدم تمكنك من العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook. أحد الاحتمالات هو أنك حذفتها عن طريق الخطأ. للتحقق مما إذا كان هذا هو الحال, انتقل إلى مجلد العناصر المحذوفة ومعرفة ما إذا كانت هناك. إذا كانت, يمكنك نقلها مرة أخرى إلى علبة الوارد الخاصة بك.
الاحتمال الآخر هو أنك قمت بذلك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك. يقوم Outlook تلقائيًا بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني فوق عمر معين, ويمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا بنفسك.
للتحقق مما إذا تم أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك, انتقل إلى مجلد الأرشيف ومعرفة ما إذا كانوا هناك. إذا كانت, يمكنك نقلها مرة أخرى إلى علبة الوارد الخاصة بك.
كيفية البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook Email Client
Methods to find old emails in Outlook
-
- Using the Search Function: The quickest and most convenient way to find old emails in Outlook is by using the built-in search function. To access this feature, click on the search box located at the top of the Outlook window. You can enter keywords related to the email you are looking for, such as the sender’s name, موضوع, or specific content. Outlook will display a list of matching emails based on your search criteria, enabling you to locate the desired message easily.
- Utilizing Filters: Outlook includes advanced filtering options that allow users to narrow down their search results based on specific parameters. To access these filters, click on the search box as mentioned earlier, and then click on the “Search” tab that appears in the ribbon. هنا, you can filter emails based on criteria such as date, مرسل, موضوع, or attachments. By specifying the respective parameters, you can refine your search and quickly find the required old emails.
- Sorting Emails by Date: Sorting emails by date can be an effective way to locate older emails in Outlook. بشكل افتراضي, Outlook displays emails in the order they were received or sent, with the newest emails at the top. To reverse the order and display the oldest emails first, click on the “Received” or “Sent” column header. This reordering makes it easier to locate emails from a particular time frame or date range.
- Using Folders and Subfolders: Organizing emails into folders and subfolders is another useful method to find old emails. By creating folders based on specific categories or projects, you can sort and store relevant emails accordingly. To create a new folder, right-click on your mailbox or an existing folder, select “New Folder,” and provide a name for it. Once the folders are created, you can manually move emails into the respective folders. من هنا, you can quickly navigate to the desired location and retrieve older emails whenever necessary.
- Archiving Emails: Archiving emails is an effective way to declutter your inbox while still retaining access to older messages. Outlook provides an auto-archive feature that automatically moves older emails to an archive folder based on specific criteria you define. To enable auto-archiving, go to “File,” then “Options,” followed by “Advanced.” Here, you can set the archival preferences, including the time frame for archiving. Once configured, Outlook will move older emails from your inbox into Archive folder.
Using Search Folders
إذا كنت تستخدم Outlook على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows, يمكنك البحث عن رسائل البريد الإلكتروني السابقة في الإصدار المثبت من Microsoft Outlook والذي تم إعداده لإرسال Office واستلامه 365 رسائل البريد الإلكتروني. تعمل هذه الطريقة إذا لم تكن قد حذفت بالفعل البريد القديم والبيانات التي تحتاج إلى تحديد موقعها.
لتحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها, أولا, navigate to the “Folder” menu tab and click “New Search Folder”. In modern Outlook versions it is enough to click “Search Folders” and then “New Search Folder…” item.
In the “New Search Folder” window, scroll down to the “Organizing Mail” section and click “Old mail”.
بمجرد القيام بذلك, ستتمكن من اختيار المدى الذي تريده لتحديد موقع البيانات (مثلا, إسبوعين, شهر واحد, ثلاثة أشهر, ستة أشهر, أو سنة).
بعد أن تحدد اختيارك, click “OK”, وسيبدأ البحث.
ثم, ارجع إلى النافذة الرئيسية (that you were on before opening the “New Search Folder” option) لعرض النتائج الخاصة بك, والتي سيتم عرضها في مجلد منفصل.
من هناك, يمكنك سحب رسائل البريد الإلكتروني وإفلاتها في صندوق الوارد الخاص بك (أو في أي مكان آخر تريد تخزينها فيه).
You can also save this search as a custom view that you can use again in the future by clicking the “Save as” button.
كما ذكرنا, هذه ليست طريقة للعثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تم حذفها نهائيًا. إذا كنت ترغب في استعادة العناصر المحذوفة, سوف تحتاج إلى التعلم كيفية البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة المحذوفة في Outlook.
Using Advanced Find option of the Search Tools
Outlook equipped with a multi-criteria advanced search feature. This feature was in the quick access in previous versions of Outlook, ومع ذلك, you may need to enable it on purpose if there is no Search tab in your Outlook Ribbon. Here how to do this:
-
- Right click to Outlook Ribbon and choose “تخصيص الشريط” in the list of Options.
* – alternatively you may use menu File > خيارات - في ال "Choose command from:” list choose the “Tool Tabs" غرض.
- حدد موقع "Search Tools” header below and click “بحث" غرض.
- انقر على زر "إضافة"الزر.
- Finally click “حسنا” button to save changes.
- Right click to Outlook Ribbon and choose “تخصيص الشريط” in the list of Options.
Now you could see the “Search” tab in the Outlook ribbon. Click it to see the available search options.
You may use the Search Tools option to launch the “Advanced Find” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.
Alternatively you may use the Outlook helper (the search field “Tell me what you want to do”) for quick access to the Search Tools or to launch the بحث متقدم.
Click into helper field or press Alt+Q shortcut and type in the name of desired option, then click it to launch.
كيفية استرداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة من Microsoft Exchange Server
خدمات البريد الإلكتروني لـ Microsoft Exchange هي خادم بريد شائع تستخدمه الشركات. إذا كنت من مستخدمي Exchange Server, قد تتمكن من استرداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة من الخادم نفسه.
للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook بهذه الطريقة, والخطوات هي كما يلي:
- Open Microsoft Outlook and click on the “File” tab.
- ثم, select “Account Settings”.
- القادم, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window.
- In the “Change Account” window, go to the “More Settings” tab and click on the “Advanced” button. This will open the “Advanced Find” window.
- يمكنك البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة حسب التاريخ, مرسل, متلقي, موضوع, أو معايير أخرى.
- بمجرد العثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تبحث عنها, يمكنك نقلها إلى علبة الوارد الخاصة بك (أو في أي مكان آخر تريد تخزينها فيه).
من الممكن لك ايضا تصدير صندوق بريد Exchange إلى ملف PST.
تحقق من وضع تبادل ذاكرة التخزين المؤقت
وضع Cache Exchange عبارة عن ميزة في Outlook تخزن نسخة من صندوق بريد Exchange الخاص بك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت ترغب في الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في وضع عدم الاتصال أو إذا كنت ترغب في تحسين الأداء.
ومع ذلك, يمكن أن يمنعك وضع Cache Exchange أيضًا من رؤية أحدث رسائل البريد الإلكتروني. للتحقق مما إذا كان هذا هو الحال, go to the “File” tab and click on “Account Settings.”
ثم, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Change…”
In the “Change Account” window, go to the “Advanced” tab and look for the “Offline Folder File Settings” section.
لحسابات الصرف, يمكنك تعديل معلمات "وضع Exchange المخزن مؤقتًا", التي لا تتوفر إلا في هذه الحالة. عملاء Outlook على Windows الافتراضي يحتفظون برسائل البريد الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر لمدة عام واحد باستخدام التخزين المحلي.
بعد ذلك, تم مسح تخزين عميل Outlook المحلي من الرسائل السابقة. حرك القرص إلى اليمين من 1 عام للجميع. ثم اتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة لإنهاء تكوين Outlook وإعادة تشغيله, وبعد ذلك يجب أن تصبح التغييرات سارية المفعول.
بعد ذلك, لا ينبغي حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك من جهاز الكمبيوتر الخاص بك لمدة ثلاثة أو اثني عشر شهرًا.
كيفية استرداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook Web Client
إذا كنت تستخدم تطبيق Outlook على الويب مع Office 365, يمكنك العثور على رسائل بريدك الإلكتروني القديمة بعدة طرق.
نظرًا لأنه سيتم أرشفة بعض بريدك القديم تلقائيًا, it is best to start by checking the “Archive” folder. لفعل هذا, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”
ثم, click on “Options” and select “See All Options.” Next, go to the “Mail” section and click on “Auto Archive Settings.”
من هناك, يمكنك تغيير عدد المرات التي تريد أن يقوم فيها Outlook تلقائيًا بأرشفة رسائلك الإلكترونية.
You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Archive” button.
If they aren’t in the “Archive” folder, هناك احتمال أن تكون قد حذفتها. It is best to check the “Deleted Items” folder next.
إذا قمت بحذفهم وهم في هذا المجلد, you can select the emails and click on the “Recover Selected Items” button.
يمكنك أيضًا العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة من خلال البحث عنها. لفعل هذا, انقر فوق شريط البحث وأدخل ما تبحث عنه.
تغيير نُهج الاستبقاء
تُستخدم سياسات الاحتفاظ لتحديد المدة التي يجب الاحتفاظ بها برسائل البريد الإلكتروني قبل حذفها.
يمكنك تغيير سياسة الاحتفاظ إذا كنت تريد الاحتفاظ ببريدك القديم لفترة أطول.
أولا, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”
ثم, click on “Retention Policies.” From there, يمكنك إنشاء سياسة استبقاء جديدة أو تحرير سياسة موجودة.
لتكوين السياسة الجديدة, select the “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.
يمكنك أيضًا اختيار حذف رسائل البريد الإلكتروني بعد عدد معين من الأيام أو الأسابيع. أو تعلم كيفية منع Outlook من حذف رسائل البريد الإلكتروني في منشور المدونة السابق.
بمجرد إجراء التغييرات الخاصة بك, click on the “Save” button.
استعادة رسائل البريد الإلكتروني القديمة من نسخة احتياطية
إذا قمت بعمل نسخة احتياطية من Office الخاص بك 365 البيانات قبل حذف رسائل البريد الإلكتروني, يمكنك استخدام تلك النسخة الاحتياطية لاستعادة رسائلك الإلكترونية القديمة.
لفعل هذا, open the “File” tab and click on “Open & Export.”
ثم, click on “Import/Export.”
في النافذة التالية, select the “Import from another program or file” option and click on the “Next” button.
ثم, select the “Outlook Data File (.PST)” option and click on the “Next” button.
في النافذة التالية, select the backup file you want to use and click on the “Open” button.
ثم, select the mailbox you want to import from the backup file and click on the “Finish” button.
يمكنك أيضًا أداء مكتب Kernel 365 دعم. لفعل هذا, قم بتنزيل وتثبيت Kernel Office 365 دعم & أداة الاستعادة.
وبمجرد تركيب, open the tool and select the “Backup” option.
في النافذة التالية, select the mailbox you want to backup and click on the “Add” button.
ثم, select the location you want to save the backup file to and click on the “OK” button.
Choose “List all mailboxes” to back up all the mailboxes in your Office 365 حساب.
استخدم عوامل التصفية المرغوبة لتصفية عناصر صندوق البريد وفقًا لاحتياجاتك وانقر فوق العملية الإرشادية
ستبدأ الآن عملية النسخ الاحتياطي. بمجرد الانتهاء, سيكون لديك ملف PST يمكنك استخدامه لاستعادة رسائل البريد الإلكتروني القديمة.
مثال, how to find mail from the current year
Outlook will now display all emails received in the current year.
استنتاج
توجد عدة طرق مختلفة يمكنك من خلالها العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Office 365. الفرص هي أو الاختيارات هي, تم وضع بريدك القديم في الأرشيف أو حذفه مؤخرًا.
ومع ذلك, إذا لم تتمكن من العثور على رسائلك الإلكترونية القديمة, you can try changing the retention policy or repairing deleted messages using recovery software or recovering them from a backup.
أسئلة مكررة
هل يقوم Outlook بحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة?
سواء مكتب 365 يحذف البريد القديم أم لا يعتمد على كيفية تكوين Outlook. بشكل افتراضي, لا يحذف Outlook رسائل البريد الإلكتروني القديمة, لكن لديه خيار أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بعد فترة معينة. إذا كان لديك هذا الخيار ممكّنًا, سيتم نقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة إلى مجلد أرشيف ولن تظهر بعد ذلك في صندوق الوارد الخاص بك. لا يزال بإمكانك الوصول إليهم إذا كنت بحاجة إلى ذلك, لكنها لن تفسد بريدك الوارد بعد الآن. في النهاية, ما إذا كان Outlook يحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة أم لا يعود إليك.
كم من الوقت يحتفظ Outlook برسائل البريد الإلكتروني?
هذا يعتمد على كيفية تكوين Outlook. بشكل افتراضي, لا يحذف Outlook رسائل البريد الإلكتروني القديمة, لكن لديه خيار أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بعد فترة معينة. إذا تم تمكين هذا الخيار, سيتم نقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة إلى مجلد أرشيف ولن تظهر بعد ذلك في صندوق الوارد الخاص بك. You can select any time frame for the emails to be archived.
How do I find old emails in Outlook by date?
To find old emails in Outlook by date, open the “Search” tab and click on the “بحث متقدم"الخيار. ثم, select the mailbox you want to search in and enter the date range you want to search for. Click on the “Search” button, and all the emails from that date range will appear. You can then scroll through the results and find the email you’re looking for.
How do I get Outlook to show all my emails?
If you’re not seeing all of your emails in Outlook, it’s likely because they’re being filtered somehow. To fix this, open the “View” tab and click on the “Show as Conversations” option. This will show all of your emails in a list, regardless of whether or not they’re part of a conversation. If you’re still not seeing all of your emails, a filter may be hiding them. To fix this, open the “View” tab and click on the “Change View” option. ثم, select the “All Messages” option from the list of available views. سيظهر هذا جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك, حتى تلك المخفية بواسطة مرشح.