يعد Microsoft Outlook أحد أكثر برامج البريد الإلكتروني شيوعًا التي تستخدمها الشركات والأفراد على حدٍ سواء. بينما Outlook غني بالميزات ويوفر قدرًا كبيرًا من المرونة, قد يكون من الصعب أيضًا الحفاظ على تنظيم جهات الاتصال الخاصة بك.
إحدى المشكلات التي قد تواجهها هي وجود جهات اتصال مكررة في Outlook في دفتر العناوين الخاص بك. يمكن أن يحدث هذا لعدة أسباب, مثل استيراد جهات الاتصال من مصادر متعددة أو إضافة معلومات الاتصال نفسها يدويًا عدة مرات.
لحسن الحظ, إذا كنت بحاجة إلى دمج جهات الاتصال المكررة, Outlook يجعل الأمر سهلاً. في هذه المقالة, سنوضح لك كيفية دمج جهات اتصال Outlook خطوة بخطوة. وبالتالي, تعرف على كيفية دمج جهات الاتصال المكررة في Outlook من هذا المنشور.
لماذا تظهر جهات الاتصال المكررة في Outlook
يعد Outlook أداة رائعة لتتبع جهات الاتصال الخاصة بك, لكن ربما لاحظت ظهور جهات اتصال مكررة في Outlook أحيانًا في قائمتك. هناك عدة أسباب محتملة لذلك.
الأول هو أنك ربما قمت باستيرادها من برنامج آخر لم يقم بإلغاء تكرارها تلقائيًا. أحيانا, يمكنك أيضًا إضافة نفس المعلومات يدويًا عدة مرات.
الاحتمال الآخر هو أن لديك حسابات بريد إلكتروني متعددة متصلة بـ Outlook, ولكل حساب قائمة جهات الاتصال الخاصة به. يحدث هذا أحيانًا لأن الأشخاص سيقومون بإعداد حسابات البريد الإلكتروني للعمل والشخصية في Outlook.
إضافة أو تحديث جهة اتصال في أحد الحسابات لن تتم مزامنتها تلقائيًا مع الحسابات الأخرى. هذا لأن Outlook يعامل كل حساب ككيان منفصل. كنتيجة ل, قد ينتهي بك الأمر مع جهات اتصال مكررة في Outlook.
يمكنك حل هذه المشكلة عن طريق إزالة تكرار قائمة جهات الاتصال يدويًا أو باستخدام أداة إزالة البيانات المكررة من جهة خارجية. اما الطريقة, سيساعد التخلص من جهات اتصال Outlook المكررة في الحفاظ على قائمتك نظيفة ومنظمة.
كيفية دمج جهات الاتصال المكررة في Outlook يدويًا
بالنسبة لمعظم Outlook دمج قوائم جهات الاتصال المشاريع, لا يوجد الكثير من العمل اليدوي. يمكنك استخدام البرامج, لكن المشكلة غالبًا ما تكون قابلة للحل.
ولأن العملية بسيطة للغاية, يفضل العديد من مستخدمي Outlook بالفعل دمج جهات الاتصال التي يتم تكرارها من تلقاء أنفسهم.
لدمج جهات الاتصال في Outlook يدويًا, عملية بسيطة نسبيا. فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها:
1. قم بإنشاء مجلد جهات اتصال جديد
ستكون خطوتك الأولى هي إنشاء مجلد جهات اتصال جديد, منفصلة عن مجلدك الرئيسي. لفعل هذا, open Outlook and click on the “Contacts” tab.
القادم, click the “New Folder” option.
بعد النقر فوقه, قم بتسمية مجلد جهات الاتصال كما تريد. على سبيل المثال, يمكنك تسميته:
- جهات اتصال Outlook تزيل التكرارات
- جهات اتصال Outlook دمج التكرارات
- Outlook دمج جهات الاتصال
Or simple name it “Duplicates”
2. انقل كافة جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى المجلد الجديد
بمجرد اختيار اسمك, click the “OK” button. سيظهر مجلدك الجديد الآن في قائمة مجلدات جهات الاتصال.
القادم, ستحتاج إلى نقل جميع جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى هذا المجلد الجديد. لفعل هذا, حدد جميع جهات الاتصال في قائمتك الرئيسية بالضغط على Ctrl + A على لوحة المفاتيح.
بمجرد أن يتم اختيارهم جميعًا, قم بسحبها وإفلاتها في مجلدك الجديد.
You can also right-click on the selected contacts and choose the “Move” option from the menu. ثم, حدد مجلد جهات الاتصال الجديد كوجهة.
الآن بعد أن أصبحت جميع جهات الاتصال الخاصة بك في مكان واحد, حان الوقت لتصديرها.
3. تصدير جهات الاتصال من المجلد الجديد إلى ملف CSV
لتصدير جهات الاتصال الخاصة بك, click on the “File” tab in Outlook and choose the “Open & Export” option.
ثم, click on the “Import/Export” button.
This will open a new window where you’ll need to select the “Export to a file” option and click the “Next” button.
في الشاشة التالية, choose the “Comma Separated Values (ويندوز)” option and click “Next.”
الآن, ستحتاج إلى تحديد مجلد جهات الاتصال الذي تريد تصديره. تذكر, هذا هو مجلد خدع دمج جهات الاتصال الذي قمت بإنشائه في الخطوة #2.
Select it and click the “Next” button.
4. استيراد جهات الاتصال من ملف .CSV إلى مجلدات جهات الاتصال الافتراضية
Click “File,” then click “Open & Export.”
Click on the “Import/Export” button.
Select the “Import from another program or file” option and click “Next.”
في الشاشة التالية, choose the “Comma Separated Values (ويندوز)” option and click “Next.”
Click the “Browse” button and select your .CSV file.
بمجرد تحديده, click the “Next” button.
Be sure to click the “Do not import duplicate items” option and click “Finish.”
سيؤدي هذا إلى استيراد جميع جهات الاتصال الخاصة بك إلى مجلد جهات الاتصال الافتراضي وإلغاء تكرارها تلقائيًا.
5. دمج جهات اتصال Dedupe مع جهات الاتصال الأصلية
افتح المجلد الذي تم إنشاؤه حديثًا ومجلدات جهات الاتصال الافتراضية. حدد جميع جهات الاتصال في مجلد جهات الاتصال المحذوف بالضغط على Ctrl + A على لوحة المفاتيح.
ثم, قم بسحبها وإفلاتها في مجلدك الافتراضي.
You can also right-click on the selected contacts and choose the “Move” option from the menu. ثم, حدد مجلد جهات الاتصال الافتراضي كوجهة.
الآن ستكون جميع جهات الاتصال الخاصة بك في مكان واحد, ولن يكون لديك أي نسخ مكررة.
إذا كنت تريد حذف مجلد édupe الخاص بك, you can right-click on it and choose the “Delete” option from the menu.
كيفية دمج جهات الاتصال المكررة مع برنامج Outlook Merge Contacts
هناك خيار آخر إذا كنت لا تريد إزالة تكرار جهات الاتصال يدويًا.
يمكنك استخدام برنامج Outlook لجهات الاتصال المكررة لدمج جهات الاتصال تلقائيًا.
تم تصميم أدوات الجهات الخارجية هذه خصيصًا لإزالة تكرار مجلدات جهات اتصال Outlook, لذلك فهي سهلة الاستخدام للغاية.
زائد, سيوفر لك الكثير من الوقت حيث يمكنه إلغاء تكرار آلاف جهات الاتصال في بضع دقائق فقط.
تم تصميم هذا البرنامج لدمج ملفات PST, حتى يتمكن من إزالة تكرار جهات الاتصال عبر ملفات PST المتعددة.
إليك كيفية استخدام هذا البرنامج لدمج جهات الاتصال مع ملفات PST:
- أولا, تحتاج إلى تنزيل برنامج Outlook لدمج جهات الاتصال.
- بمجرد تنزيله, قم بتثبيته على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتشغيله.
- Click on the “Add PST Files” button and select all the PST files that you want to duplicate.
- ثم, click on the “Merge” button.
- Choose “Merge in existing PST” and click “OK.”
- Configure the “Remove Duplicate” options to include every contact field.
- الآن, سيتم دمج جميع جهات الاتصال المكررة في ملف PST واحد.
- يمكنك بعد ذلك تصدير ملف PST هذا إلى مجلد جهات الاتصال الرئيسي. سيؤدي هذا إلى إزالة تكرار جميع جهات الاتصال الخاصة بك في بضع دقائق فقط.
انه من السهل! يمكن لهذا البرنامج حذف جهات الاتصال المكررة مع ملفات PST في بضع دقائق فقط.
كيفية دمج جهات الاتصال من Outlook باستخدام Gmail
إذا كان لديك حساب Gmail, يمكنك استخدامه لدمج مجلدات جهات اتصال Outlook. هذه هي طريقة دمج جهات اتصال Outlook مع Gmail:
أولا, تحتاج إلى تصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى ملف .CSV باستخدام امتداد جوجل تناول الطعام في الخارج واجهه المستخدم.
ثم, you need to log into your Gmail account and click on the “Contacts” option from the sidebar.
Click on the “More” option and choose “Import.”
Click on the “Choose File” button and select your .CSV file.
Click on the “Import” button and wait for Gmail to import your contacts.
بمجرد الانتهاء, ستكون جميع جهات اتصال Outlook المكررة في حساب Gmail الخاص بك. يمكنك بعد ذلك تصديرها مرة أخرى إلى Outlook بمجرد دمج جهات الاتصال المكررة.
لفعل هذا, click on the “More” option again and choose “Export.”
Choose the “Outlook CSV” option and click on the “Export” button.
احفظ الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ثم قم باستيراده إلى Outlook.
سيؤدي ذلك إلى دمج جهات الاتصال في Outlook مع جهات اتصال Gmail الخاصة بك.
ربط جهات الاتصال المكررة في Outlook 2016 & 2013
إذا كنت تريد دمج جهات الاتصال في Outlook 2016 أو 2013, you can use the “Link Duplicates” feature.
في Outlook 2019 والإصدارات الأقدم, this option is available through the standard view called “People”.
لفعل هذا, open your Outlook contacts and click on the “View” tab. ثم, click on the “Change View” option and choose “List.”
سيعرض هذا جميع جهات الاتصال الخاصة بك في عرض القائمة. القادم, click on the “View” tab again and click on the “Arrange By” option.
Choose “Linked Contacts” from the menu.
سيعرض هذا جميع جهات الاتصال المكررة جنبًا إلى جنب. لدمج جهات الاتصال, ما عليك سوى سحب وإفلات نسخة مكررة على الأخرى.
You can also right-click on duplicate contacts and choose the “Link Duplicates” option from the menu.
ثم, select the duplicate contact that you want to merge contacts with and click on the “Link” button.
هذا سوف يدمجهم في واحد.
يمكنك أيضًا استخدام هذه الطريقة لبرنامج Outlook 2010 أو Outlook 2007 دمج جهات الاتصال. The “Link Duplicates” feature is available in all versions of Outlook, حتى تتمكن من تحديد جهة اتصال مكررة بغض النظر عن البرنامج الذي تقوم بتشغيله.
How to Merge Outlook Contacts using Excel file
-
- In Outlook click menu الملف > فتح & تصدير.
- تحديد تصدير إلى ملف وانقر القادم
- تحديد > قيم مفصولة بفواصل, انقر القادم.
- Select Contacts folder, انقر القادم.
- Specify file name and location and save the CSV file.
- Again click menu الملف > فتح & تصدير.
- تحديد استيراد من برنامج أو ملف آخر وانقر القادم.
- تحديد > قيم مفصولة بفواصل, انقر القادم.
- Specify CSV file to import (the same file you have exported in point #5)
- Choose what you want to do with duplicated items and import contacts.
كيفية منع تكرار جهات الاتصال في Outlook الخاص بك
هناك عدة طرق مختلفة لمنع تكرار جهات الاتصال في Outlook.
إحدى الطرق هي إضافة جهات اتصال جديدة فقط إلى قائمة Outlook الخاصة بك.
لفعل هذا, open your Outlook contacts and click on the “File” tab. ثم, click on the “New Entry” option and choose “Contact”.
Enter the information and click on the “Save & Close” button. سيؤدي هذا إلى إضافة جهة الاتصال إلى قائمة Outlook الخاصة بك ومنع إضافة أي تكرارات.
Another way to prevent duplicate contacts is to use the “Check Names” feature.
لفعل هذا, افتح جهات اتصال Outlook وابدأ في إنشاء سجل جهة اتصال جديد.
Enter the information and click on the “Check Names” button. سيؤدي هذا إلى التحقق من جهات اتصال Outlook الخاصة بك بحثًا عن أي تكرارات ومنع إضافتها.
A third way is to use the “Check for duplicates” feature in Outlook, والتي ستفحص قائمة جهات الاتصال الخاصة بك وتضع علامة على أي تكرارات محتملة.
أخيرا, يمكنك تثبيت وظيفة إضافية لجهة خارجية من شأنها أن تساعد في منع إنشاء التكرارات في المقام الأول.
أسئلة مكررة
لماذا يتم تكرار جميع جهات الاتصال الخاصة بي?
هناك عدة أسباب مختلفة لتكرار جهات الاتصال الخاصة بك. أحد الاحتمالات هو أنك قمت باستيرادها مرتين عن طريق الخطأ. الاحتمال الآخر هو أن لديك قوائم جهات اتصال متعددة في Outlook, وترى نسخًا مكررة بسبب ذلك. من الممكن أيضًا أن تكون جهات اتصالك قد تمت مزامنتها بين أجهزة أو خدمات متعددة, وهذا تسبب في إنشاء نسخ مكررة. وإذا كان لديك حساب بريد إلكتروني آخر (مثل Gmail) مرتبط بحساب Outlook الخاص بك, يمكن أن يتسبب أيضًا في حدوث نسخ مكررة. في هذه الحالة, سبب حدوثها هو أنه في كل مرة تضيف فيها جهة اتصال جديدة إلى أي من الحسابين, تتم إضافته إلى الآخر أيضًا.
لماذا تستمر جهات اتصال Outlook الخاصة بي في التكرار على جهاز iPhone الخاص بي?
هناك عدة أسباب لتكرار جهات اتصالك في Outlook على جهاز iPhone الخاص بك. السبب الأكثر شيوعًا هو أنهم يقومون بالمزامنة مع جهاز iPhone الخاص بك وجهاز آخر, مثل جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي. يمكن أن يتسبب هذا في إنشاء نسخ مكررة. الاحتمال الآخر هو أن لديك قوائم متعددة في Outlook, والتي تمت مزامنتها جميعًا مع جهاز iPhone الخاص بك. أخيرا, من الممكن أيضًا أنك قمت باستيراد جهات الاتصال مرتين عن طريق الخطأ. يمكنك استخدام الطرق الموضحة أعلاه لدمج جهات الاتصال المكررة في كل هذه الحالات.
كيف يمكنني عرض كافة جهات الاتصال الخاصة بي في Outlook?
لرؤية جميع جهات الاتصال الخاصة بك في Outlook, open your contacts and click on the “View” tab. ثم, click on the “Change View” option and choose “List”. سيعرض هذا جميع جهات الاتصال الخاصة بك في عرض القائمة. You can also use the “Arrange By” option to sort your contacts by name, شركة, أو معايير أخرى. You can also use the “Group By” option to group your contacts by category, مثل الأسرة, أصدقاء, أو عمل. أخيرا, you can use the “Search” option to find a specific contact in your Outlook contacts.
كيف أجد جهات اتصال مكررة في Outlook?
وهناك عدد قليل من الطرق. One way is to use the “Check for duplicates” feature, والتي ستفحص قائمة جهات الاتصال الخاصة بك وتضع علامة على أي تكرارات محتملة. Another way is to use the “Link Duplicates” feature, والذي سيعرض كل ما تبذلونه من التكرارات جنبًا إلى جنب. يمكنك أيضًا فرز جهات الاتصال الخاصة بك حسب الاسم, شركة, أو معايير أخرى للمساعدة في اكتشاف التكرارات. في القيام بذلك, ابحث عن جهات اتصال لها نفس الاسم أو الشركة ولكن معلومات اتصال مختلفة. أخيرا, يمكنك تثبيت وظيفة إضافية لجهة خارجية للمساعدة في البحث عن التكرارات وإزالتها من قائمة Outlook الخاصة بك.