يعد Microsoft Outlook أحد أكثر برامج البريد الإلكتروني شيوعًا التي تستخدمها الشركات والأفراد على حدٍ سواء. بينما Outlook غني بالميزات ويوفر قدرًا كبيرًا من المرونة, قد يكون من الصعب أيضًا الحفاظ على تنظيم جهات الاتصال الخاصة بك.
إحدى المشكلات التي قد تواجهها هي وجود جهات اتصال مكررة في Outlook في دفتر العناوين الخاص بك. يمكن أن يحدث هذا لعدة أسباب, مثل استيراد جهات الاتصال من مصادر متعددة أو إضافة معلومات الاتصال نفسها يدويًا عدة مرات.
لحسن الحظ, إذا كنت بحاجة إلى دمج جهات الاتصال المكررة, Outlook يجعل الأمر سهلاً. في هذه المقالة, سنوضح لك كيفية دمج جهات اتصال Outlook خطوة بخطوة. وبالتالي, تعرف على كيفية دمج جهات الاتصال المكررة في Outlook من هذا المنشور.
لماذا تظهر جهات الاتصال المكررة في Outlook
يعد Outlook أداة رائعة لتتبع جهات الاتصال الخاصة بك, لكن ربما لاحظت ظهور جهات اتصال مكررة في Outlook أحيانًا في قائمتك. هناك عدة أسباب محتملة لذلك.
الأول هو أنك ربما قمت باستيرادها من برنامج آخر لم يقم بإلغاء تكرارها تلقائيًا. أحيانا, يمكنك أيضًا إضافة نفس المعلومات يدويًا عدة مرات.
الاحتمال الآخر هو أن لديك حسابات بريد إلكتروني متعددة متصلة بـ Outlook, ولكل حساب قائمة جهات الاتصال الخاصة به. يحدث هذا أحيانًا لأن الأشخاص سيقومون بإعداد حسابات البريد الإلكتروني للعمل والشخصية في Outlook.
إضافة أو تحديث جهة اتصال في أحد الحسابات لن تتم مزامنتها تلقائيًا مع الحسابات الأخرى. هذا لأن Outlook يعامل كل حساب ككيان منفصل. كنتيجة ل, قد ينتهي بك الأمر مع جهات اتصال مكررة في Outlook.
يمكنك حل هذه المشكلة عن طريق إزالة تكرار قائمة جهات الاتصال يدويًا أو باستخدام أداة إزالة البيانات المكررة من جهة خارجية. اما الطريقة, سيساعد التخلص من جهات اتصال Outlook المكررة في الحفاظ على قائمتك نظيفة ومنظمة.
كيفية دمج جهات الاتصال المكررة في Outlook يدويًا
بالنسبة لمعظم Outlook دمج قوائم جهات الاتصال المشاريع, لا يوجد الكثير من العمل اليدوي. يمكنك استخدام البرامج, لكن المشكلة غالبًا ما تكون قابلة للحل.
ولأن العملية بسيطة للغاية, يفضل العديد من مستخدمي Outlook بالفعل دمج جهات الاتصال التي يتم تكرارها من تلقاء أنفسهم.
لدمج جهات الاتصال في Outlook يدويًا, عملية بسيطة نسبيا. فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها:
1. قم بإنشاء مجلد جهات اتصال جديد
ستكون خطوتك الأولى هي إنشاء مجلد جهات اتصال جديد, منفصلة عن مجلدك الرئيسي. لفعل هذا, افتح Outlook وانقر فوق “جهات الاتصال” التبويب.
القادم, انقر على “ملف جديد” خيار.
بعد النقر فوقه, قم بتسمية مجلد جهات الاتصال كما تريد. على سبيل المثال, يمكنك تسميته:
- جهات اتصال Outlook تزيل التكرارات
- جهات اتصال Outlook دمج التكرارات
- Outlook دمج جهات الاتصال
أو تسمية بسيطة “مكرر”
2. انقل كافة جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى المجلد الجديد
بمجرد اختيار اسمك, انقر على “حسنا” زر. سيظهر مجلدك الجديد الآن في قائمة مجلدات جهات الاتصال.
القادم, ستحتاج إلى نقل جميع جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى هذا المجلد الجديد. لفعل هذا, حدد جميع جهات الاتصال في قائمتك الرئيسية بالضغط على Ctrl + A على لوحة المفاتيح.
بمجرد أن يتم اختيارهم جميعًا, قم بسحبها وإفلاتها في مجلدك الجديد.
يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق جهات الاتصال المحددة واختيار ملف “نقل” خيار من القائمة. ثم, حدد مجلد جهات الاتصال الجديد كوجهة.
الآن بعد أن أصبحت جميع جهات الاتصال الخاصة بك في مكان واحد, حان الوقت لتصديرها.
3. تصدير جهات الاتصال من المجلد الجديد إلى ملف CSV
لتصدير جهات الاتصال الخاصة بك, اضغط على “الملف” علامة التبويب في Outlook واختر ملف “فتح & تصدير” خيار.
ثم, اضغط على “الاستيراد والتصدير” زر.
سيؤدي هذا إلى فتح نافذة جديدة حيث ستحتاج إلى تحديد ملف “تصدير إلى ملف” الخيار وانقر فوق “القادم” زر.
في الشاشة التالية, اختر ال “قيم مفصولة بفواصل (ويندوز)” الخيار وانقر “التالي.”
الآن, ستحتاج إلى تحديد مجلد جهات الاتصال الذي تريد تصديره. تذكر, هذا هو مجلد خدع دمج جهات الاتصال الذي قمت بإنشائه في الخطوة #2.
حدده وانقر فوق “القادم” زر.
4. استيراد جهات الاتصال من ملف .CSV إلى مجلدات جهات الاتصال الافتراضية
انقر “الملف,” انقر فوق “فتح & يصدّر.”
اضغط على “الاستيراد والتصدير” زر.
حدد “استيراد من برنامج أو ملف آخر” الخيار وانقر “التالي.”
في الشاشة التالية, اختر ال “قيم مفصولة بفواصل (ويندوز)” الخيار وانقر “التالي.”
انقر على “تصفح” زر وحدد ملف CSV.
بمجرد تحديده, انقر على “القادم” زر.
تأكد من النقر فوق “لا تستورد عناصر مكررة” الخيار وانقر “إنهاء.”
سيؤدي هذا إلى استيراد جميع جهات الاتصال الخاصة بك إلى مجلد جهات الاتصال الافتراضي وإلغاء تكرارها تلقائيًا.
5. دمج جهات اتصال Dedupe مع جهات الاتصال الأصلية
افتح المجلد الذي تم إنشاؤه حديثًا ومجلدات جهات الاتصال الافتراضية. حدد جميع جهات الاتصال في مجلد جهات الاتصال المحذوف بالضغط على Ctrl + A على لوحة المفاتيح.
ثم, قم بسحبها وإفلاتها في مجلدك الافتراضي.
يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق جهات الاتصال المحددة واختيار ملف “نقل” خيار من القائمة. ثم, حدد مجلد جهات الاتصال الافتراضي كوجهة.
الآن ستكون جميع جهات الاتصال الخاصة بك في مكان واحد, ولن يكون لديك أي نسخ مكررة.
إذا كنت تريد حذف مجلد édupe الخاص بك, يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوقه واختيار ملف “حذف” خيار من القائمة.
كيفية دمج جهات الاتصال المكررة مع برنامج Outlook Merge Contacts
هناك خيار آخر إذا كنت لا تريد إزالة تكرار جهات الاتصال يدويًا.
يمكنك استخدام برنامج Outlook لجهات الاتصال المكررة لدمج جهات الاتصال تلقائيًا.
تم تصميم أدوات الجهات الخارجية هذه خصيصًا لإزالة تكرار مجلدات جهات اتصال Outlook, لذلك فهي سهلة الاستخدام للغاية.
زائد, سيوفر لك الكثير من الوقت حيث يمكنه إلغاء تكرار آلاف جهات الاتصال في بضع دقائق فقط.
تم تصميم هذا البرنامج لدمج ملفات PST, حتى يتمكن من إزالة تكرار جهات الاتصال عبر ملفات PST المتعددة.
إليك كيفية استخدام هذا البرنامج لدمج جهات الاتصال مع ملفات PST:
- أولا, تحتاج إلى تنزيل برنامج Outlook لدمج جهات الاتصال.
- بمجرد تنزيله, قم بتثبيته على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتشغيله.
- اضغط على “أضف ملفات PST” زر وحدد جميع ملفات PST التي تريد تكرارها.
- ثم, اضغط على “دمج” زر.
- اختر “دمج في PST الموجودة” وانقر “نعم.”
- تكوين “إزالة مكرر” خيارات لتضمين كل حقل اتصال.
- الآن, سيتم دمج جميع جهات الاتصال المكررة في ملف PST واحد.
- يمكنك بعد ذلك تصدير ملف PST هذا إلى مجلد جهات الاتصال الرئيسي. سيؤدي هذا إلى إزالة تكرار جميع جهات الاتصال الخاصة بك في بضع دقائق فقط.
انه من السهل! يمكن لهذا البرنامج حذف جهات الاتصال المكررة مع ملفات PST في بضع دقائق فقط.
كيفية دمج جهات الاتصال من Outlook باستخدام Gmail
إذا كان لديك حساب Gmail, يمكنك استخدامه لدمج مجلدات جهات اتصال Outlook. هذه هي طريقة دمج جهات اتصال Outlook مع Gmail:
أولا, تحتاج إلى تصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى ملف .CSV باستخدام امتداد جوجل تناول الطعام في الخارج واجهه المستخدم.
ثم, تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك والنقر فوق “جهات الاتصال” خيار من الشريط الجانبي.
اضغط على “أكثر من” الخيار والاختيار “يستورد.”
اضغط على “اختر ملف” زر وحدد ملف CSV.
اضغط على “استيراد” زر وانتظر Gmail لاستيراد جهات الاتصال الخاصة بك.
بمجرد الانتهاء, ستكون جميع جهات اتصال Outlook المكررة في حساب Gmail الخاص بك. يمكنك بعد ذلك تصديرها مرة أخرى إلى Outlook بمجرد دمج جهات الاتصال المكررة.
لفعل هذا, اضغط على “أكثر من” الخيار مرة أخرى والاختيار “يصدّر.”
اختر ال “Outlook CSV” الخيار وانقر على “تصدير” زر.
احفظ الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ثم قم باستيراده إلى Outlook.
سيؤدي ذلك إلى دمج جهات الاتصال في Outlook مع جهات اتصال Gmail الخاصة بك.
ربط جهات الاتصال المكررة في Outlook 2016 & 2013
إذا كنت تريد دمج جهات الاتصال في Outlook 2016 أو 2013, يمكنك استخدام ال “ارتباط مكرر” خاصية.
في Outlook 2019 والإصدارات الأقدم, هذا الخيار متاح من خلال طريقة العرض القياسية التي تسمى “اشخاص”.
لفعل هذا, افتح جهات اتصال Outlook الخاصة بك وانقر فوق “رأي” التبويب. ثم, اضغط على “تغيير العرض” الخيار والاختيار “قائمة.”
سيعرض هذا جميع جهات الاتصال الخاصة بك في عرض القائمة. القادم, اضغط على “رأي” علامة التبويب مرة أخرى وانقر فوق “ترتيب بواسطة” خيار.
اختر “جهات الاتصال المرتبطة” من القائمة.
سيعرض هذا جميع جهات الاتصال المكررة جنبًا إلى جنب. لدمج جهات الاتصال, ما عليك سوى سحب وإفلات نسخة مكررة على الأخرى.
يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق جهات الاتصال المكررة واختيار ملف “ارتباط مكرر” خيار من القائمة.
ثم, حدد جهة الاتصال المكررة التي تريد دمج جهات الاتصال معها وانقر فوق “نهاية لهذه الغاية” زر.
هذا سوف يدمجهم في واحد.
يمكنك أيضًا استخدام هذه الطريقة لبرنامج Outlook 2010 أو Outlook 2007 دمج جهات الاتصال. ال “ارتباط مكرر” الميزة متوفرة في كافة إصدارات Outlook, حتى تتمكن من تحديد جهة اتصال مكررة بغض النظر عن البرنامج الذي تقوم بتشغيله.
How to Merge Outlook Contacts using Excel file
-
- In Outlook click menu الملف > فتح & تصدير.
- تحديد تصدير إلى ملف وانقر القادم
- تحديد > قيم مفصولة بفواصل, انقر القادم.
- Select Contacts folder, انقر القادم.
- Specify file name and location and save the CSV file.
- Again click menu الملف > فتح & تصدير.
- تحديد استيراد من برنامج أو ملف آخر وانقر القادم.
- تحديد > قيم مفصولة بفواصل, انقر القادم.
- Specify CSV file to import (the same file you have exported in point #5)
- Choose what you want to do with duplicated items and import contacts.
كيفية منع تكرار جهات الاتصال في Outlook الخاص بك
هناك عدة طرق مختلفة لمنع تكرار جهات الاتصال في Outlook.
إحدى الطرق هي إضافة جهات اتصال جديدة فقط إلى قائمة Outlook الخاصة بك.
لفعل هذا, افتح جهات اتصال Outlook الخاصة بك وانقر فوق “الملف” التبويب. ثم, اضغط على “دخول جديد” الخيار والاختيار “اتصال”.
أدخل المعلومات وانقر على “حفظ & قريب” زر. سيؤدي هذا إلى إضافة جهة الاتصال إلى قائمة Outlook الخاصة بك ومنع إضافة أي تكرارات.
هناك طريقة أخرى لمنع جهات الاتصال المكررة وهي استخدام ملحق “تحقق من الأسماء” خاصية.
لفعل هذا, افتح جهات اتصال Outlook وابدأ في إنشاء سجل جهة اتصال جديد.
أدخل المعلومات وانقر على “تحقق من الأسماء” زر. سيؤدي هذا إلى التحقق من جهات اتصال Outlook الخاصة بك بحثًا عن أي تكرارات ومنع إضافتها.
الطريقة الثالثة هي استخدام “تحقق من وجود تكرارات” ميزة في Outlook, والتي ستفحص قائمة جهات الاتصال الخاصة بك وتضع علامة على أي تكرارات محتملة.
أخيرا, يمكنك تثبيت وظيفة إضافية لجهة خارجية من شأنها أن تساعد في منع إنشاء التكرارات في المقام الأول.
أسئلة مكررة
لماذا يتم تكرار جميع جهات الاتصال الخاصة بي?
هناك عدة أسباب مختلفة لتكرار جهات الاتصال الخاصة بك. أحد الاحتمالات هو أنك قمت باستيرادها مرتين عن طريق الخطأ. الاحتمال الآخر هو أن لديك قوائم جهات اتصال متعددة في Outlook, وترى نسخًا مكررة بسبب ذلك. من الممكن أيضًا أن تكون جهات اتصالك قد تمت مزامنتها بين أجهزة أو خدمات متعددة, وهذا تسبب في إنشاء نسخ مكررة. وإذا كان لديك حساب بريد إلكتروني آخر (مثل Gmail) مرتبط بحساب Outlook الخاص بك, يمكن أن يتسبب أيضًا في حدوث نسخ مكررة. في هذه الحالة, سبب حدوثها هو أنه في كل مرة تضيف فيها جهة اتصال جديدة إلى أي من الحسابين, تتم إضافته إلى الآخر أيضًا.
لماذا تستمر جهات اتصال Outlook الخاصة بي في التكرار على جهاز iPhone الخاص بي?
هناك عدة أسباب لتكرار جهات اتصالك في Outlook على جهاز iPhone الخاص بك. السبب الأكثر شيوعًا هو أنهم يقومون بالمزامنة مع جهاز iPhone الخاص بك وجهاز آخر, مثل جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي. يمكن أن يتسبب هذا في إنشاء نسخ مكررة. الاحتمال الآخر هو أن لديك قوائم متعددة في Outlook, والتي تمت مزامنتها جميعًا مع جهاز iPhone الخاص بك. أخيرا, من الممكن أيضًا أنك قمت باستيراد جهات الاتصال مرتين عن طريق الخطأ. يمكنك استخدام الطرق الموضحة أعلاه لدمج جهات الاتصال المكررة في كل هذه الحالات.
كيف يمكنني عرض كافة جهات الاتصال الخاصة بي في Outlook?
لرؤية جميع جهات الاتصال الخاصة بك في Outlook, افتح جهات الاتصال الخاصة بك وانقر فوق “رأي” التبويب. ثم, اضغط على “تغيير العرض” الخيار والاختيار “قائمة”. سيعرض هذا جميع جهات الاتصال الخاصة بك في عرض القائمة. يمكنك أيضا استخدام “ترتيب بواسطة” خيار لفرز جهات الاتصال الخاصة بك حسب الاسم, شركة, أو معايير أخرى. يمكنك أيضا استخدام “مجموعة من” خيار لتجميع جهات الاتصال الخاصة بك حسب الفئة, مثل الأسرة, أصدقاء, أو عمل. أخيرا, يمكنك استخدام ال “بحث” خيار للعثور على جهة اتصال محددة في جهات اتصال Outlook الخاصة بك.
كيف أجد جهات اتصال مكررة في Outlook?
وهناك عدد قليل من الطرق. طريقة واحدة هي استخدام “تحقق من وجود تكرارات” خاصية, والتي ستفحص قائمة جهات الاتصال الخاصة بك وتضع علامة على أي تكرارات محتملة. طريقة أخرى لاستخدام “ارتباط مكرر” خاصية, والذي سيعرض كل ما تبذلونه من التكرارات جنبًا إلى جنب. يمكنك أيضًا فرز جهات الاتصال الخاصة بك حسب الاسم, شركة, أو معايير أخرى للمساعدة في اكتشاف التكرارات. في القيام بذلك, ابحث عن جهات اتصال لها نفس الاسم أو الشركة ولكن معلومات اتصال مختلفة. أخيرا, يمكنك تثبيت وظيفة إضافية لجهة خارجية للمساعدة في البحث عن التكرارات وإزالتها من قائمة Outlook الخاصة بك.
