Microsoft Outlook on yksi suosituimmista sähköpostiohjelmista, joita yritykset ja yksityishenkilöt käyttävät. Vaikka Outlook on monipuolinen ja tarjoaa paljon joustavuutta, voi myös olla haastavaa pitää yhteystietosi järjestyksessä.
Yksi ongelma, johon saatat törmätä, on Outlookin yhteystietojen kaksoiskappaleet osoitekirjassasi. Tämä voi tapahtua useista syistä, kuten yhteystietojen tuominen useista lähteistä tai samojen yhteystietojen lisääminen manuaalisesti useita kertoja.
Onneksi, jos sinun on yhdistettävä päällekkäisiä yhteystietoja, Outlook tekee siitä helppoa. Tässä artikkelissa, Näytämme sinulle, kuinka Outlook-yhteystiedot yhdistetään vaihe vaiheelta. Niin, tästä viestistä saat selville, kuinka voit yhdistää päällekkäisiä yhteystietoja Outlookissa.
Miksi päällekkäiset yhteystiedot näkyvät Outlookissa?
Outlook on loistava työkalu yhteystietojen seurantaan, mutta olet ehkä huomannut, että Outlook-yhteystiedot näkyvät toisinaan luettelossasi. Tähän on muutama mahdollinen syy.
Yksi on se, että olet saattanut tuoda ne toisesta ohjelmasta, joka ei poistanut niitä automaattisesti. Joskus, voit myös lisätä samat tiedot manuaalisesti useita kertoja.
Toinen mahdollisuus on, että sinulla on useita sähköpostitilejä yhdistettynä Outlookiin, ja jokaisella tilillä on oma yhteystietoluettelonsa. Näin tapahtuu joskus, koska ihmiset määrittävät sekä työ- että henkilökohtaiset sähköpostitilinsä Outlookissa.
Yhteystietojen lisääminen tai päivittäminen yhdelle tilille ei synkronoidu automaattisesti muiden tilien kanssa. Tämä johtuu siitä, että Outlook käsittelee jokaista tiliä erillisenä kokonaisuutena. Tuloksena, saatat päätyä päällekkäisiin Outlook-yhteystietoihin.
Voit ratkaista tämän ongelman poistamalla yhteystietoluettelon kopiot manuaalisesti tai käyttämällä kolmannen osapuolen kopiointityökalua. Joka tapauksessa, Outlook-yhteystietojen kaksoiskappaleiden poistaminen auttaa pitämään luettelosi puhtaana ja järjestyksessä.
Kuinka yhdistää päällekkäiset yhteystiedot Outlookissa manuaalisesti
Useimmissa Outlookin yhteystietoluetteloiden yhdistämisprojekteissa, ei ole paljon manuaalista työtä. Voit käyttää ohjelmistoa, mutta ongelma on usein korjattavissa.
Ja koska prosessi on niin suoraviivainen, monet Outlook-käyttäjät haluavat itse asiassa yhdistää yhteystiedot, jotka on kopioitu itsestään.
Yhteystietojen yhdistäminen Outlookissa manuaalisesti, prosessi on suhteellisen yksinkertainen. Tässä on noudatettavat vaiheet:
1. Luo uusi yhteystietokansio
Ensimmäinen askel on luoda uusi yhteystietokansio, erillään pääkansiostasi. Voit tehdä tämän, open Outlook and click on the “Contacts” tab.
Seuraava, click the “New Folder” option.
Kun olet napsauttanut sitä, nimeä yhteystietokansio haluamallasi tavalla. Esimerkiksi, voisit nimetä sen:
- Outlook-yhteystiedot poistavat kaksoiskappaleet
- Outlook-yhteystiedot yhdistävät kaksoiskappaleet
- Outlook yhdistää yhteystiedot
Or simple name it “Duplicates”
2. Siirrä kaikki Outlook-yhteystietosi uuteen kansioon
Kun olet valinnut nimesi, click the “OK” button. Uusi kansio näkyy nyt yhteystietokansiossasi.
Seuraava, sinun on siirrettävä kaikki Outlook-yhteystietosi tähän uuteen kansioon. Voit tehdä tämän, valitse kaikki yhteystiedot pääluettelosta painamalla Ctrl+A näppäimistöstäsi.
Kun ne kaikki on valittu, vedä ja pudota ne uuteen kansioon.
You can also right-click on the selected contacts and choose the “Move” option from the menu. Sitten, valitse kohteeksi uusi yhteystietokansio.
Nyt kaikki yhteystietosi ovat yhdessä paikassa, on aika viedä ne.
3. Vie yhteystiedot uudesta kansiosta .CSV-tiedostoon
Vie yhteystietosi, click on the “File” tab in Outlook and choose the “Open & Export” option.
Sitten, click on the “Import/Export” button.
This will open a new window where you’ll need to select the “Export to a file” option and click the “Next” button.
Seuraavalla näytöllä, choose the “Comma Separated Values (Windows)” option and click “Next.”
Nyt, sinun on valittava yhteystietokansio, jonka haluat viedä. Muistaa, tämä on yhdistämisyhteystietojen dupes-kansio, jonka loit vaiheessa #2.
Select it and click the “Next” button.
4. Tuo yhteystiedot .CSV-tiedostosta oletusyhteystietokansioihin
Click “File,” then click “Open & Export.”
Click on the “Import/Export” button.
Select the “Import from another program or file” option and click “Next.”
Seuraavalla näytöllä, choose the “Comma Separated Values (Windows)” option and click “Next.”
Click the “Browse” button and select your .CSV file.
Kun olet valinnut sen, click the “Next” button.
Be sure to click the “Do not import duplicate items” option and click “Finish.”
Tämä tuo kaikki yhteystietosi oletusyhteystietokansioon ja poistaa ne automaattisesti.
5. Yhdistä Dedupe-yhteystiedot alkuperäisiin
Avaa juuri luomasi kansio ja oletusyhteystietokansiosi. Valitse kaikki yhteystiedot poistamalla yhteystiedot -kansiosta painamalla näppäimistön Ctrl+A.
Sitten, vedä ja pudota ne oletuskansioosi.
You can also right-click on the selected contacts and choose the “Move” option from the menu. Sitten, valitse kohteeksi oletusyhteystietokansio.
Nyt kaikki yhteystietosi ovat yhdessä paikassa, ja sinulla ei ole kaksoiskappaleita.
Jos haluat poistaa dedupe-kansiosi, you can right-click on it and choose the “Delete” option from the menu.
Kuinka yhdistää päällekkäisiä yhteystietoja Outlookin yhdistämisohjelmistolla
On toinen vaihtoehto, jos et halua poistaa yhteystietojen kopioita manuaalisesti.
Voit käyttää päällekkäisiä yhteystietoja Outlook-ohjelmiston avulla yhteystietojen yhdistämiseen automaattisesti.
Nämä kolmannen osapuolen työkalut on suunniteltu erityisesti Outlookin yhteystietokansioiden kopioiden poistamiseen, joten ne ovat erittäin helppokäyttöisiä.
Plus, se säästää paljon aikaa, koska se voi poistaa tuhansia yhteystietoja vain muutamassa minuutissa.
Tämä ohjelmisto on tehty yhdistämään PST-tiedostoja, joten se voi poistaa yhteystietojen kopiot useista PST-tiedostoista.
Näin voit käyttää tätä ohjelmistoa yhteystietojen yhdistämiseen PST-tiedostoihin:
- Ensimmäinen, sinun on ladattava Outlookin yhdistämisyhteystietoohjelmisto.
- Kun olet ladannut sen, asenna se tietokoneellesi ja käynnistä se.
- Click on the “Add PST Files” button and select all the PST files that you want to duplicate.
- Sitten, click on the “Merge” button.
- Choose “Merge in existing PST” and click “OK.”
- Configure the “Remove Duplicate” options to include every contact field.
- Nyt, kaikki päällekkäiset yhteystietosi yhdistetään yhdeksi PST-tiedostoksi.
- Voit sitten viedä tämän PST-tiedoston pääyhteystietokansioosi. Tämä poistaa kaikkien yhteystietojen kopiot muutamassa minuutissa.
Se on niin helppoa! Tämä ohjelmisto voi poistaa päällekkäisiä yhteystietoja PST-tiedostoilla vain muutamassa minuutissa.
Yhteystietojen yhdistäminen Outlookista Gmailin avulla
Jos sinulla on Gmail-tili, voit käyttää sitä yhdistämään Outlookin yhteystietokansioita. Näin voit yhdistää Outlook-yhteystiedot Gmailiin:
Ensimmäinen, sinun on vietävä Outlook-yhteystietosi .CSV-tiedostoon käyttämällä Google Takeout käyttöliittymä.
Sitten, you need to log into your Gmail account and click on the “Contacts” option from the sidebar.
Click on the “More” option and choose “Import.”
Click on the “Choose File” button and select your .CSV file.
Click on the “Import” button and wait for Gmail to import your contacts.
Kun se on valmis, kaikki päällekkäiset Outlook-yhteystietosi ovat Gmail-tililläsi. Voit sitten viedä ne takaisin Outlookiin, kun yhdistät päällekkäiset yhteystiedot.
Voit tehdä tämän, click on the “More” option again and choose “Export.”
Choose the “Outlook CSV” option and click on the “Export” button.
Tallenna tiedosto tietokoneellesi ja tuo se sitten Outlookiin.
Tämä yhdistää Outlookin yhteystiedot Gmail-yhteystietoihisi.
Linkitä päällekkäiset yhteystiedot Outlookissa 2016 & 2013
Jos haluat yhdistää yhteystiedot Outlookissa 2016 tai 2013, you can use the “Link Duplicates” feature.
Outlookissa 2019 ja vanhemmat versiot, this option is available through the standard view called “People”.
Voit tehdä tämän, open your Outlook contacts and click on the “View” tab. Sitten, click on the “Change View” option and choose “List.”
Tämä näyttää kaikki yhteystietosi luettelonäkymässä. Seuraava, click on the “View” tab again and click on the “Arrange By” option.
Choose “Linked Contacts” from the menu.
Tämä näyttää kaikki päällekkäiset yhteystietosi vierekkäin. Yhteystietojen yhdistäminen, yksinkertaisesti vedä ja pudota yksi kaksoiskappale toiseen.
You can also right-click on duplicate contacts and choose the “Link Duplicates” option from the menu.
Sitten, select the duplicate contact that you want to merge contacts with and click on the “Link” button.
Tämä yhdistää ne yhdeksi.
Voit käyttää tätä menetelmää myös Outlookissa 2010 tai Outlook 2007 yhteystiedot yhdistyvät. The “Link Duplicates” feature is available in all versions of Outlook, joten voit havaita päällekkäiset yhteystiedot riippumatta siitä, mitä ohjelmistoa käytät.
How to Merge Outlook Contacts using Excel file
-
- In Outlook click menu Tiedosto > Avoin & Vienti.
- valita Vie tiedostoon ja valitse Seuraava
- valita > Erotintiedosto, klikkaus Seuraava.
- Select Contacts folder, klikkaus Seuraava.
- Specify file name and location and save the CSV file.
- Again click menu Tiedosto > Avoin & Vienti.
- valita Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja valitse Seuraava.
- valita > Erotintiedosto, klikkaus Seuraava.
- Specify CSV file to import (the same file you have exported in point #5)
- Choose what you want to do with duplicated items and import contacts.
Kuinka estää päällekkäiset yhteystiedot Outlookissasi
On olemassa muutamia eri tapoja estää Outlookin yhteystietojen kaksoiskappaleet.
Yksi tapa on lisätä vain uusia yhteystietoja Outlook-luetteloosi.
Voit tehdä tämän, open your Outlook contacts and click on the “File” tab. Sitten, click on the “New Entry” option and choose “Contact”.
Enter the information and click on the “Save & Close” button. Tämä lisää yhteystiedon Outlook-luetteloosi ja estää kaksoiskappaleiden lisäämisen.
Another way to prevent duplicate contacts is to use the “Check Names” feature.
Voit tehdä tämän, avaa Outlook-yhteystietosi ja aloita uuden yhteystietotietueen luominen.
Enter the information and click on the “Check Names” button. Tämä tarkistaa Outlook-yhteystietojesi kaksoiskappaleiden varalta ja estää niiden lisäämisen.
A third way is to use the “Check for duplicates” feature in Outlook, joka skannaa yhteystietoluettelosi ja merkitsee mahdolliset kaksoiskappaleet.
Lopuksi, voit asentaa kolmannen osapuolen apuohjelman, joka auttaa estämään kaksoiskappaleiden luomisen.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miksi kaikki yhteystietoni ovat päällekkäisiä?
Yhteystietojen kopiointiin on useita eri syitä. Yksi mahdollisuus on, että tuot ne vahingossa kahdesti. Toinen mahdollisuus on, että sinulla on useita yhteystietoluetteloita Outlookissa, ja näet kaksoiskappaleita sen vuoksi. On myös mahdollista, että yhteystietosi ovat synkronoineet useiden laitteiden tai palvelujen välillä, ja tämä on aiheuttanut kaksoiskappaleiden luomisen. Ja jos sinulla on toinen sähköpostitili (kuten Gmail) linkitetty Outlook-tiliisi, joka voi myös aiheuttaa päällekkäisyyksiä. Tässä tapauksessa, syy siihen on se, että joka kerta kun lisäät uuden yhteystiedon jommallekummalle tilille, se lisätään myös toiseen.
Miksi Outlook-yhteystietoni kopioivat jatkuvasti iPhonessani??
On muutamia syitä, jotka voivat johtua Outlook-yhteystietojesi kopioimisesta iPhonessasi. Yleisin syy on, että ne synkronoidaan iPhonen ja toisen laitteen kanssa, kuten tietokone tai tabletti. Tämä voi aiheuttaa kaksoiskappaleiden luomisen. Toinen mahdollisuus on, että sinulla on useita luetteloita Outlookissa, jotka kaikki synkronoidaan iPhoneen. Lopuksi, on myös mahdollista, että toit yhteystietosi vahingossa kahdesti. Voit käyttää yllä kuvattuja menetelmiä yhdistääksesi yhteystiedot, jotka on kopioitu kaikissa näissä tapauksissa.
Kuinka voin tarkastella kaikkia yhteystietojani Outlookissa?
Nähdäksesi kaikki yhteystietosi Outlookissa, open your contacts and click on the “View” tab. Sitten, click on the “Change View” option and choose “List”. Tämä näyttää kaikki yhteystietosi luettelonäkymässä. You can also use the “Arrange By” option to sort your contacts by name, yhtiö, tai muut kriteerit. You can also use the “Group By” option to group your contacts by category, kuten perhe, ystävät, tai yritystä. Lopuksi, you can use the “Search” option to find a specific contact in your Outlook contacts.
Kuinka löydän päällekkäisiä yhteystietoja Outlookista?
On olemassa muutamia tapoja. One way is to use the “Check for duplicates” feature, joka skannaa yhteystietoluettelosi ja merkitsee mahdolliset kaksoiskappaleet. Another way is to use the “Link Duplicates” feature, joka näyttää kaikki kaksoiskappaleesi vierekkäin. Voit myös lajitella yhteystietosi nimen mukaan, yhtiö, tai muita kriteerejä, jotka auttavat havaitsemaan kaksoiskappaleet. Tätä tehdessään, etsi yhteystietoja, joilla on sama nimi tai yritys, mutta eri yhteystiedot. Lopuksi, voit asentaa kolmannen osapuolen apuohjelman, joka auttaa löytämään ja poistamaan kaksoiskappaleita Outlook-luettelostasi.