un Liste d'adresses globale est un outil précieux pour toute entreprise, club, ou d'une communauté où les membres doivent envoyer un courriel les uns des autres sur une base quotidienne.
Dans les grandes organisations, opérations au jour le jour ne sont pas concevables sans ces outils Windows, que les avantages sont évidents.
Création d'une liste d'adresses centralisée rend la communication électronique plus rapide et plus efficace, ce qui est essentiel dans les affaires. De leur ordinateur, chaque employé peut accéder aux détails de leurs collègues et supérieurs.
Table des matières:
- Quelle est la liste d'adresses globale d'Outlook?
- Comment créer une liste d'adresses globale?
- Comment afficher la liste d'adresses globale?
- Ajout liste d'adresses globale à contacts dans Outlook
- Mise à jour de la liste d'adresses globale dans Outlook
- Exportation liste d'adresses globale à partir d'Outlook
- Comment exporter des adresses e-mail Outlook dans la liste de distribution
Quelle est la liste d'adresses globale dans Outlook?
Découvrez un type de liste extrêmement pratique qui est gérée de façon centralisée et vous permet de mettre à jour la liste d'adresses globale dans Outlook. Avec une version d'Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), une entreprise doit avoir son e-mail hébergé par Microsoft Exchange. La liste contient les coordonnées de chaque utilisateur de messagerie d'entreprise et les groupes de distribution liés. Liste d'adresses globale est normalement pris en charge par le service informatique.
Comment créer une liste d'adresses globale?
Pour ce faire dans Microsoft Windows, vous devez utiliser Exchange Online Powershell. Il vous permet de régler vos paramètres via la ligne de commande. Chacune des procédures ci-dessous nécessite environ 5 compte-rendu.
La séquence générale est:
New-GlobalAddressList -Name “<Nom de liste d'adresses globale>" [<filtre destinataire prédéfinis | Filtre destinataire personnalisé>]
Ainsi, vous pouvez appliquer soit un filtre bénéficiaire « pré-conserve » ou un « personnalisé ». Voici la différence fondamentale entre les deux.
Si le nom de votre organisation est Clin d'oeil, un nom possible LAG est « Wink liste d'adresses globale », et le filtre pré-sélectionne tous les destinataires en conserve Wink comme valeur de l'entreprise:
New-GlobalAddressList -Name « Wink GAL » -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink
D'autre part, avec une option personnalisée, des destinataires où, par exemple, CustomAttribute15 propriété contient « AgencyB », sera inclus:
New-GlobalAddressList -Name “Agency B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -like “*AgencyB*”}
Une fois qu'il est fait, ne pas oublier de vérifier si vous avez réussi. Essayez de taper le nom de votre liste d'adresses globale au lieu de <Nom de liste d'adresses globale> et l'exécution de cette:
Get-GlobalAddressList -Identity “<Nom de liste d'adresses globale>" | Format-List Nom,RecipientFilterTypeRecipientFilterType,Filtre de destinataire,InclusRecipients,Conditionnel*
Globalement, bien que le processus peut sembler intimidante, il est logique et rapide. Il ne prend que quelques commandes pour assurer votre nouvelle liste d'adresses globale est tous ensemble!
Affichage de la liste d'adresses globale
De Nouveau, se diriger vers Carnet d'adresses puis à Carnet d'adresses global.
Vous verrez ce que votre Liste d'adresses globale contient. Si vous souhaitez exporter vers votre Contacts personnels, mettre en évidence toutes les données dont vous avez besoin. Pour toute liste d'adresses globale, presse Ctrl-A. Pour mettre en évidence une certaine gamme, cliquez sur le premier élément, il, maintenez Décalage, et cliquez sur le dernier élément. Un clic droit sur la plage, l' Ajouter aux contacts bouton apparaisse.
Ajout liste d'adresses globale à contacts dans Outlook
Une fois qu'un utilisateur est passé par la séquence ci-dessous, ils voient les contacts nécessaires copiés sur leur propre carnet d'adresses pour un regain d'efficacité.
- Cliquez Carnet d'adresses sous le Trouver section (regarder le ruban en haut).
- maintenant, choisissez Recherche avancée option.
- Tapez le nom de la personne à trouver.
- Cliquez d'accord.
- Trouvez le nom dans les résultats de recherche, et double-cliquez dessus. La fenêtre d'ouverture contiendra les coordonnées de cette personne.
- Dans le coin inférieur gauche, trouvez le Ajouter aux contacts option et appuyez sur elle.
- Dans la fenêtre d'ouverture, vous êtes libre de modifier les détails si nécessaire.
- En finir avec Enregistrer & Fermer.
Mise à jour de la liste d'adresses globale dans Outlook
La procédure est simple, rapide et crucial, car elle essentiellement actualiser la liste de contacts sur votre PC. Pour vous assurer que toutes les modifications apportées à la principale liste d'adresses globale sont affichés sur votre appareil et tout est synchronisé:
Dans l'onglet intitulé Envoyer recevoir, Localiser Télécharger le carnet d’adresses... dans Envoyer / recevoir des groupes optionsliste. Il est essentiel que la Télécharger les modifications depuis le dernier envoi / réception dans Livre d'adresses hors connexion est cochée. Terminez la procédure en appuyant sur d'accord.
Tous les changements ont maintenant pris vigueur, et vous pouvez être sûr que votre assistant e-mail est entièrement synchronisé. Rappelez-vous de répéter cette procédure régulièrement pour que votre correspondance électronique pour fonctionner correctement.
Exportation liste d'adresses globale à partir d'Outlook
Si vous avez besoin d'exporter, il est un peu plus compliqué que quelques clics. Vous devez d'abord ajouter tous les contacts de votre liste d'adresses globale à la liste de contacts personnels (voir au dessus). Pour éviter le mélange avec vos autres contacts, vous pouvez déplacer temporairement celui-ci à un autre dossier. Pour ça, vous pouvez filtrer la date de création ou de modification.
Après ça, il y a deux chemins à prendre en compte. Première, les contacts peuvent être exportés vers un fichier CSV- ou fichier XLS. Sinon, ils peuvent être utilisés directement à partir des contacts pour un publipostage. Installation d'Access simplifie la procédure, comme vous pouvez soit importer les détails à votre base de données Access directement ou exporter à partir de là en tant que csv ou xlsx.
Exportation d'adresses électroniques Outlook
Lorsque vous avez besoin pour créer une liste de distribution des destinataires Outlook et supprimer des adresses en double, il y a la seule solution - Data Extraction Kit pour Outlook.
Voici ce que vous devez faire:
- Course Les données Extracton Kit pour Outlook application.
- Cliquez Rapports et choisissez Liste des adresses e-mail de destinataire option.
- Cela ouvrira une fenêtre paramètres du rapport:
- Sélectionner *.fichier CSV possibilité d'exporter les adresses des destinataires d'Outlook au format Excel
- Sélectionnez la source appropriée: Fichier externe PST – si vous souhaitez créer une liste de distribution à partir des destinataires de courrier électronique situés dans le fichier PST externe ou Perspectives Profil utilisateur – pour créer une liste de distribution à partir des e-mails Outlook actuels et télécharger le carnet d’adresses.
- Cliquez Exécutez le rapport et spécifiez l'emplacement et le nom du fichier pour l'enregistrer.
L'outil enregistrera les adresses e-mail des destinataires dans la liste de distribution que vous pourrez utiliser plus tard. Vous pouvez télécharger le carnet d'adresses dans un fichier Excel ou en faire une copie texte.
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