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Mise à jour de la liste d'adresses globale dans Outlook sur Windows

Mise à jour de la liste d'adresses globale dans Outlook sur Windows

Carnet d'adresses Outlook mondial

Une liste d'adresses globale est un outil précieux pour toute entreprise, club, ou d'une communauté où les membres doivent envoyer un courriel les uns des autres sur une base quotidienne.

Dans les grandes organisations, opérations au jour le jour ne sont pas concevables sans ces outils Windows, que les avantages sont évidents.

Création d'une liste d'adresses centralisée rend la communication électronique plus rapide et plus efficace, ce qui est essentiel dans les affaires. De leur ordinateur, chaque employé peut accéder aux détails de leurs collègues et supérieurs.

Quelle est la liste d'adresses globale dans Outlook?

Découvrez un type de liste extrêmement pratique qui est gérée de façon centralisée et vous permet de mettre à jour la liste d'adresses globale dans Outlook. Avec une version d'Outlook (2010, 2013, 2016), une entreprise doit avoir son e-mail hébergé par Microsoft Exchange. La liste contient les coordonnées de chaque utilisateur de messagerie d'entreprise et les groupes de distribution liés. Liste d'adresses globale est normalement pris en charge par le service informatique.

liste d'adresses globale

Comment créer une liste d'adresses globale?

Pour ce faire dans Microsoft Windows, vous devez utiliser Exchange Online Powershell. Il vous permet de régler vos paramètres via la ligne de commande. Chacune des procédures ci-dessous nécessite environ 5 minutes.

La séquence générale est:

Nouvelle-GlobalAddressList -Nom “<Nom de liste d'adresses globale>” [<filtre destinataire prédéfinis | Filtre destinataire personnalisé>]

Ainsi, vous pouvez appliquer soit un filtre bénéficiaire « pré-conserve » ou un « personnalisé ». Voici la différence fondamentale entre les deux.

Si le nom de votre organisation est Clin d'oeil, un nom possible LAG est « Wink liste d'adresses globale », et le filtre pré-sélectionne tous les destinataires en conserve Wink comme valeur de l'entreprise:

Nouvelle-GlobalAddressList -Nom “Clin d'oeil liste d'adresses globale” -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Clin d'oeil

D'autre part, avec une option personnalisée, des destinataires où, par exemple, CustomAttribute15 propriété contient « AgencyB », sera inclus:

Nouvelle-GlobalAddressList -Nom “Agence B liste d'adresses globale” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -comme “*AgencyB *”}

Une fois qu'il est fait, ne pas oublier de vérifier si vous avez réussi. Essayez de taper le nom de votre liste d'adresses globale au lieu de <Nom de liste d'adresses globale> et l'exécution de cette:

Get-GlobalAddressList -Identity “<Nom de liste d'adresses globale>” | Format-List Nom,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Conditionnel*

Global, bien que le processus peut sembler intimidante, il est logique et rapide. Il ne prend que quelques commandes pour assurer votre nouvelle liste d'adresses globale est tous ensemble!

Affichage de la liste d'adresses globale

De “Nouveau”, se diriger vers “Carnet d'adresses” puis à “Carnet d'adresses global”.

Vous verrez ce que votre liste d'adresses globale contient. Si vous souhaitez exporter vers vos contacts personnels, mettre en évidence toutes les données dont vous avez besoin. Pour toute liste d'adresses globale, appuyez sur « Ctrl-A ». Pour mettre en évidence une certaine gamme, cliquez sur le premier élément, il, maintenez la touche « Shift », et cliquez sur le dernier élément. Un clic droit sur la plage provoquera le bouton « Ajouter aux contacts » apparaître.

Ajout liste d'adresses globale à contacts dans Outlook

Une fois qu'un utilisateur est passé par la séquence ci-dessous, ils voient les contacts nécessaires copiés sur leur propre carnet d'adresses pour un regain d'efficacité.

  1. “Carnet d'adresses” sous le “Trouver” section (regarder le ruban en haut);
  2. “Recherche avancée”;
  3. Tapez le nom de la personne;
  4. “D'accord”;
  5. Trouvez le nom dans les résultats de recherche, et double-cliquez dessus. La fenêtre d'ouverture contiendra les coordonnées de cette personne;
  6. Dans le coin inférieur gauche, trouvez le “Ajouter aux contacts” et appuyez dessus;
  7. Dans la fenêtre d'ouverture, vous êtes libre de modifier les détails si nécessaire;
  8. En finir avec “Enregistrer & Fermer”.

Mise à jour de la liste d'adresses globale dans Outlook

La procédure est simple, rapide et crucial, car elle essentiellement actualiser la liste de contacts sur votre PC. Pour vous assurer que toutes les modifications apportées à la liste d'adresses globale principale sont affichés sur votre appareil et tout est synchronisé:

Dans l'onglet intitulé “Fichier”, Localiser “Télécharger carnet d'adresses” dans “Paramètres du compte”. Il est essentiel que la “Télécharger les modifications depuis le dernier envoi / réception” dans “Livre d'adresses hors connexion” est cochée. Terminez la procédure en appuyant sur “D'accord”.

Tous les changements ont maintenant pris vigueur, et vous pouvez être sûr que votre assistant e-mail est entièrement synchronisé. Rappelez-vous de répéter cette procédure régulièrement pour que votre correspondance électronique pour fonctionner correctement.

Exportation liste d'adresses globale à partir d'Outlook?

Si vous avez besoin d'exporter, il est un peu plus compliqué que quelques clics. Vous devez d'abord ajouter tous les contacts de votre liste d'adresses globale à la liste de contacts personnels (voir au dessus). Pour éviter le mélange avec vos autres contacts, vous pouvez déplacer temporairement celui-ci à un autre dossier. Pour ça, vous pouvez filtrer la date de création ou de modification.

Après ça, il y a deux chemins à prendre en compte. Première, les contacts peuvent être exportés vers un fichier CSV- ou xls. Sinon, ils peuvent être utilisés directement à partir des contacts pour un publipostage. Installation d'Access simplifie la procédure, comme vous pouvez soit importer les détails à votre base de données Access directement ou exporter à partir de là en tant que csv ou xlsx.

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