Instellingen voor automatisch archiveren van Microsoft Outlook

Gordon

4 jaren geleden

Outlook AutoArchiveren is een handige maar relatief obscure functie van Windows-mail. Zoals de naam al doet vermoeden, het doel is om oude berichten op te slaan volgens bepaalde regels. Deze kunnen standaard of aangepast zijn, op basis van uw behoeften. Lees verder om de juiste technieken te leren om Outlook AutoArchiveren-instellingen aan te passen.

Instellingen voor automatisch archiveren van Microsoft Outlook

Dus, wat gebeurt er als u op deze knop klikt? Bij verstek, de functie doet niets, dus wees niet bang om het aan te zetten. In principe, het systeem begint onmiddellijk uw mappen te doorzoeken en de regels toe te passen die het kent. De echte waarde komt aan het licht wanneer u besluit uw verouderde e-mails te verplaatsen. Het is mogelijk om ze over te brengen naar een bijzondere locatie, dus ze zijn nog steeds toegankelijk, maar verstop je inbox niet. Dit is precies wat Outlook automatisch archiveert 2013 staat je toe om te doen. Hier leest u hoe u het systeem aan uw wensen kunt aanpassen.

Archief instellen in Outlook 2013 (En anderen)

Laten we beginnen met het activeren van de functie. Start uw e-mailclient en voer de volgende stappen uit.

Van de Bestand tabblad, toegang Opties.
Ga naar de Gevorderd sectie.
Kies AutoArchiveren-instellingen.
in staat stellen Voer AutoArchiveren elke (met een instelbaar aantal dagen).

nutsvoorzieningen, uw functie voor automatische archivering is ingeschakeld. Het is tijd om de mogelijkheden in de praktijk te onderzoeken.

Belangrijkste eigenaardigheden

AutoArchiveren werkt anders dan Opschonen van gespreksmap. Als u dit laatste ooit heeft gebruikt, je weet dat het handmatig kan worden gebruikt. De instellingen worden toegepast op elke map die u nodig acht. Alle instellingen passen in één venster.

AutoArchiveren kan actief zijn voor meerdere mappen. Elk van deze wordt gescand en opnieuw gerangschikt met de huidige instellingen. Luie gebruikers kunnen vasthouden aan de standaardinstellingen (indien geschikt) en laat ze over de hele linie toepassen. Als ze niet aan uw behoeften voldoen, het is tijd om het systeem te verfijnen. Lees verder om te zien hoe.

Stel AutoArchive Outlook in 2010

De frequentie van archivering kan worden aangepast aan uw behoeften. De standaardwaarde is 14 dagen. Gebruikers kunnen het nummer wijzigen door de pijltoetsen te gebruiken of het gewenste cijfer te typen. Het systeem biedt elke keuze tussen 1 en 60. Het laat je geen langer interval invoeren.

nutsvoorzieningen, u kunt Outlook programmeren om u een prompt te laten zien voordat u de archiveringsfunctie uitvoert. Dit wordt bereikt door het vakje eerder aan te vinken Vragen voordat AutoArchiveren wordt uitgevoerd. Met de melding kunt u de instellingen controleren, verander ze, of annuleer de bewerking helemaal.

De volgende groep parameters verwijst naar doelartikelgroepen. Wat ga je archiveren, en hoe? Sommige van deze instellingen zijn beperkt tot berichten. Bijvoorbeeld, misschien wilt u dat oude e-mails met vervaldatums verdwijnen. Hier, u moet ‘Vervallen items verwijderen’ kiezen. De bewerking heeft geen effect op uw mappen met gebeurtenissen of taken.

Alle andere instellingen zijn van toepassing op alle mappen. Laten we eens kijken wat we ermee kunnen doen. Outlook-items bevatten:

notities,
kalenders,
evenementen,
taken, en
journaalposten.

Bij verstek, een speciaal gegevensbestand met de extensie * .pst slaat items op die meer dan 6 maanden in uw systeem. Het bestand heet ‘Archief’. Zoals de frequentie van archivering, de bestandsnaam kan worden gewijzigd. Kijk naar de doos voor Archiveer of verwijder oude items. Het moet worden gecontroleerd om deze herschikking te laten plaatsvinden. Het archiefbestand is op elk moment toegankelijk zoals u het in het navigatievenster ziet. Zoals hierboven vermeld, u kunt de gewenste frequentie specificeren. Het is ook mogelijk om de doelgroep in te stellen. Bijvoorbeeld, u kunt het systeem programmeren om berichten van een bepaalde leeftijd te archiveren - tussen 1 dag en 60 maanden. Dit gebeurt via Reinig items die ouder zijn dan. Het is ook mogelijk om een ander gegevensbestand als opslagbestemming toe te wijzen.

Eindelijk, oude items kunnen permanent worden verwijderd. Wees voorzichtig met deze optie. E-mails die door de regel worden beïnvloed, laten geen spoor achter in uw Verwijderde items map. Denk twee keer na voordat u de regel toepast. Terwijl je ze in theorie van de server zou kunnen ophalen, dit is niet gegarandeerd. Om de instellingen op te slaan en het venster te sluiten, Klik oke. nutsvoorzieningen, auto-archiving Outlook werkt. Het werkt volgens uw instellingen, inclusief de frequentie van archivering. Meestal, de functie begint enkele minuten nadat de configuratie is voltooid te werken.

Als uw e-mailclient is geprogrammeerd om de prompt AutoArchiveren weer te geven, verwacht het binnenkort te zien. De standaardbewerking betreft alleen enkele mappen. Deze bevatten uw verzonden en verwijderde items, evenals taken en agenda. De instellingen kunnen ook naar wens worden aangepast.

Mappen toewijzen voor automatisch archiveren

Het is mogelijk om het proces op elke map uit te voeren. Dit wordt bereikt door de functie voor elk van de doellocaties afzonderlijk in te schakelen.

Klik met de rechtermuisknop op elk en ga naar de eigenschappen ervan, of
Gebruik het alternatieve pad via het lint. Je hebt toegang tot hetzelfde Mapeigenschappen van zijn Bestand sectie*.

*Als u archivering wilt instellen voor de agenda of taken, dit is de enige manier om hun eigendommen te bereiken.

nutsvoorzieningen, klik op het tabblad voor de archiveringsfunctie. Het toont het bereik van mogelijke instellingen voor de map. Bij verstek, het systeem archiveert geen items, dus het bijbehorende vakje is aangevinkt. Dit betekent dat de functie de items op de locatie negeert. Om de map op te nemen in de lijst met bronnen, vink het benodigde vakje aan. Het is getiteld ‘Items in deze map archiveren met de standaardinstellingen’.

Wat als de standaardinstellingen niet bij u passen?? In dit geval, je verandert je keuze naar ‘Archiveer deze map met deze instellingen’. nutsvoorzieningen, de parameters kunnen naar wens worden aangepast.

AutoArchiveren Instellingen Outlook 2013 (en voor andere versies) kan altijd worden teruggedraaid naar de standaardwaarden. Dit wordt gedaan door naar de AutoArchiveren-instellingen te gaan (Bestand - Opties - Geavanceerd). De optie waarop u moet klikken, heet ‘Pas deze instellingen nu toe op alle mappen’. Als het eenmaal is ingeschakeld, voor alle mappen zijn de instellingen teruggezet naar de standaardinstellingen.

Belangrijkste afhaalmaaltijden

Automatische archivering is een handige feature van de Microsoft mailomgeving. Bij correct gebruik, de tool houdt je inbox netjes en biedt gemakkelijke toegang tot oudere berichten. Gebruikers kunnen de frequentie en andere parameters van zijn werk gemakkelijk aanpassen.

Een verstopte mailbox is een belemmering voor efficiënte zakelijke communicatie. Hoe meer e-mails u ontvangt, hoe moeilijker het is om het benodigde bericht te vinden. Dankzij AutoArchive, gebruikers hoeven zich geen zorgen te maken over de overstroming van hun systemen. Laat het proces op de achtergrond draaien, en geniet van een soepele mailingervaring.