I den moderna näringslivet, e-post fungerar delvis funktionen av en telefon; Det är en integrerad del av företagens kommunikation mellan företagets anställda, med externa kunder och partners. Skicka och ta emot e-post är enkelt, men funktionaliteten hos e-postprogram som Microsoft Outlook är mycket bredare än en vanlig telefon. Tyvärr, vissa användare är inte alltid fullt ut förstå hur man korrekt tillämpa alla dessa funktioner. Några av de missbrukade funktionerna i Microsoft Office Outlook 2003 och Outlook 2002 listas i den bekväma listan nedan. Några av dem hänvisar till att använda anpassad mapp enheter och data kategoriserings fasetter.
Innehållsförteckning
- Varför måste du skapa ny mapp i Outlook?
- Hur man använder Outlook Folder Funktionalitet?
- Förhandsgranskning flera linjer av meddelanden
- Välja huvud brevlåda för att ta emot e-post
- Skapa sökmappar att fråga endast vissa meddelanden
- Rengörings mappar med fördefinierade kriterier
Efter nedanstående tips, kontorspersonal och Outlook-användare kommer att kunna arbeta mer produktivt med lösningen. Så om du vill nå maximal produktivitet och team effektivitet, då är det dags för du är medveten om hur man skapar en ny mapp i Outlook och använda den för data sortera ut.
Varför måste du skapa ny mapp i Outlook?
De flesta Outlook-användare använder aktivt regler och mappar när du arbetar med e-post. I detta fall, mappstrukturen kan bli djupa och grenade. Beroende på dina behov och önskemål, du kan skapa Outlook e med så många mappar som du behöver och sortera dem på det sätt som fungerar bäst för dig. Vid byte brevlådan, när du flyttar och flyttar till andra e-postsystem, vid skapandet av nya Outlook-profiler, din ny mapp struktur kommer att vara till stor nytta för dig. Not to mention the simple transfer of the existing folder hierarchy to another level of attachment or to another folder – that’s just a life-saving functionality for the one. Vad är mer, när du använder Exchange Server-postlådor och gemensamma mappar, Du kan ställa in behörigheter för varje mapp.
Obs: Outlook prestanda kan minskas betydligt om ett av Outlook mappar lagrar mer än 100,000 e-post inuti. Det rekommenderas att använda flera mappar för att organisera Outlook e-post.
Hur man använder Outlook Folder Funktionalitet?
Outlook är den mest kraftfullt e-verktyg för hantering av online-kommunikation, händelser planering, och uppgifter schemaläggning. Om du aldrig har använt tjänsten, överväga att ta din hand på det. Här är några av de rask möjligheterna med denna lösning som kan vara användbar för dig:
1 E-post förhandsvisning
Använd e-post Förhandsgranskning för att se se avsändarens e-postadress, dess ämne, och den allra första raden i meddelandetexten. Den sista parametern i Outlook kan anpassas. Att göra detta, you need to open the “View” tab, find the “Message Preview” button, och välj linjerna nummer. Om du vill, Du kan också inaktivera visning. Outlook will also ask if you would like to apply the setting parameter only to this folder or to all mailboxes – check what suits you best.
2 Huvud brevlåda
Om du har flera konton i Outlook, är det möjligt för dig att välja en viss e-post som det primära så att motsvarande mapp öppnas när du startar e-post. Att göra detta, you just need to click “File”, move to “Options” and pick the “Advanced” tab, vilket är i den vänstra rutan.
In the section “Outlook start and exit” of Outlook, click on the “Browse..” button. In the “Select a folder” dialog box, find the required account and select “Inbox” or any other folder that suits you best for this purpose.
3 sökmappar
Om du ofta söker efter brev i Outlook inkorg genom att skriva samma ord och uttryck i söksträngen, du kan förenkla din uppgift. Outlook stöder sökmappar eller smarta mappar. Ställ in dem, och du kan glömma manuell sortering av din korrespondens. Click the “Folder” tab and move to the “New Search Folder” section. I fönstret som dyker upp, du kan plocka sökmappen från Outlook e mallalternativ eller skapa en egen.
Om du inte är nöjd med utsikterna mallar modulen, you can always double click on “Skapa en anpassad sökmapp” at the bottom of the list. Ange mappnamnet, click “Criteria”, och precisera villkoren för val av meddelanden i det.
4 rengöring mappar
Den här funktionen tar automatiskt bort överflödiga poster i den valda mappen. Överskott avser noterade kopior av dina brev. För att kontrollera funktionen i aktion, Högerklicka på mappen där dubbel och kopior av e-postmeddelanden ackumuleras, and select “Rensa mapp".
Du kan ange vilka meddelanden anses överflödiga. Att göra detta, select “File”, click “Options”, then go to “Mail”, and scroll down to “Conversation Clean Up” section. Här finns en möjlighet att inrätta rengöring så att det inte påverkar viktiga inkorg utsikterna saker och välj den mapp där att flytta onödiga brev till. Som standard, they are sent to the “Deleted Items” folder.
sista ordet
Som ni kan se, Det finns obegränsat antal Outlook-funktioner som du kan dra nytta av när du vet hur man använder dem. Skapa olika typer av mappar att reda ut Outlook-data och hantera det på ett effektivt sätt.
Läs också:
- Hur man överför mappar och e-postmeddelanden från Thunderbird till Outlook
- Hur man hittar en mapp i Outlook
Fler Knowledge Base
