Jos käytät Outlook-sähköpostia, voit joskus saada sähköpostin, jossa on kaikki kokouksen tiedot. Voit muuttaa sähköpostit tapaamisiksi, jos tiedät mitä tehdä.
Outlook-sähköpostin muuttaminen tapaamisiksi voidaan tehdä useilla tavoilla, tietämyksesi ja mieltymystesi mukaan. Näin muunnetaan Outlook-sähköposti kokouskutsuksi Outlookissa:
Muunna sähköposti kokoukseksi Outlookissa vetämällä sähköposti kalenterikuvakkeeseen
Se voi tuntua hieman vaikeammalta kuin Luo tehtävä sähköpostista Outlookissa, mutta kokeile näitä keinoja:
Menetelmä 1: Drag Email into Calendar
Ensimmäinen tapa sähköpostin muuntamiseksi kokouskutsuiksi Outlookissa sisältää sen, kun sinulla ei ole alkuperäisiä liitteitä.
Sähköpostin muuntaminen kokouspyyntöiksi on seuraava:
Käytä kokouskutsua tapaamisen luomiseen
- Avaa Microsoft Outlook -postilaatikkosi.
- Valitse sähköpostiviesti, joka sisältää kokouksen tiedot.
- Vedä sähköposti Outlook-näytön alareunassa olevaan kalenterikuvakkeeseen.
- Kalenteritapaaminen, jossa sähköpostiviestit ovat Outlook-tapaamiskutsun tiedot, luodaan automaattisesti.
Menetelmä 2: Respond to an Email message with a Meeting request
Toinen nopea vaihe muuttaa sähköposti tapaamisille:
- Do one of the following actions
a. Valitse sähköposti, jossa on kokouksen tiedot. Sitten, napsauta "Kokous" -painiketta Aloitus-välilehden Vastaa-ryhmässä.
b. In an open message, on the Message tab, in the Respond group, select Meeting. - Enter the location and Start and End times of the meeting. (Fill out other details).
- Heti, kokouskutsu tulee näkyviin
- Käytä kokouskutsua tapaamisen luomiseen.
Käyttämällä yllä olevaa prosessia, jos sähköpostissa oli liitteitä, kokousta tai tapaaminen ei sisälly sähköpostipyyntöön.
Korjaa kokousaikasi
- Jopa sen jälkeen, kun muunnat Outlook-sähköpostin kalenteritapaamiseksi, saatat joutua vielä korjaamaan kokouksen tai tapaamisen tiedot. Tämän tekemisprosessi on seuraava:
- Arvioi ja kirjoita kokouksen aiherivi uudelleen
- Lisää tapaamiseen kutsuteksti, joka vahvistaa kokouksen
- Lisää osallistujasi varsinkin, jos niitä ei ollut sähköpostissa
- Valitse kokouksen päivämäärä ja aika.
- Valitse Kutsu.
Muunna liitteitä sisältävä sähköposti kokoukseksi
Outlookiin muunna sähköposti liitteineen kokoukseksi, toimi näin:
- Paina "Alt + F11" avataksesi Outlook VBA -editorin.
- Copy the VBA code into a project or module.
- Poistu Outlook VBA -editorista ja lisää makromoduuli pikatyökalupalkkiin (QAT).
- Avaa uusi sähköposti ja napsauta makropainiketta QAT:ssa.
- Kokouskutsu tulee heti näkyviin. Alkuperäiset liitteet tulevat mukaan, mutta sähköpostin alkuperäinen otsikko ei.
Bonus: Kuinka muuntaa kokouskutsu sähköpostiksi Outlookissa?
Voit myös muuttaa kalenteritapaamisen tai kokouksen sähköpostiviestiksi Outlookissa käyttämällä Näkymät kalenterivinkkejä ja temppuja. Sähköpostin liittäminen kalenteritapaamisiin on pohjimmiltaan päinvastoin kuin teet.
Voit muuttaa uuden tapaamisen avoimeksi viestiksi seuraavasti:
- Vedä kalenterin tapaaminen Outlook-näytön alareunassa olevaan sähköpostikuvakkeeseen
- Näin luot sähköpostiviestin, joka sisältää kalenteritapaamisen tekstin.
- Selvitä tapaamisen yksityiskohdat ja lähetä sähköposti.
Microsoft Outlookin ominaisuus, jonka avulla voit muuntaa kokouskutsun sähköpostiksi, on hyödyllinen ja joskus hyödyllinen.
johtopäätös
Sähköpostien muuttaminen kokouskutsuiksi ja päinvastoin on tärkeä taito, joka säästää paljon aikaa. Voit myös ajoittaa uuden tiimikokouksen Outlookissa ja lähettää sen tiimisi jäsenille sähköpostilla.
Yllä olevien prosessien käyttäminen säästää tietosi ja tekee jakamisesta helppoa. Se säästää myös aikaa! Saatat myös olla kiinnostunut kuinka lisätä tiimikokous Outlookiin.