Come esportare messaggi di posta elettronica di Outlook in file PDF? Exporting email messages to Acrobat PDF is a common task in forensic data analysis. Businesses also often need to save Outlook emails to PDF for various purposes: segnalazione, migrazione dei dati, presentations, e così via. This article describes 3 methods to convert Outlook emails into PDF documents.
Sommario
- Mazzo e-mail l'esportazione in formato PDF
- Salva una singola e-mail di Outlook in PDF utilizzando PDF printer
- Salva una e-mail in PDF via MS Word
Metodo 1: utilizzando Data Extraction Kit for Outlook
Disponibile per tutte le versioni di Windows e Outlook.
Dal momento che l'ultima versione Data Extraction Kit for Outlook supporta il salvataggio Outlook messaggi di posta elettronica come file PDF. Con questo strumento è possibile salvare Outlook email come PDF o convertire PST file in PDF. Così come utilizzare Data Extraction Kit for Outlook ai messaggi convertire in PDF?
Bulk Export Outlook Emails to PDF
- Scarica, installare ed eseguire Data Extraction Kit for Outlook Software.
- Nel Formato sezione, consentire la “Custom export format” opzione.
- Nel E-mail cadere in picchiata, selezionare “PDF – Adobe Acrobat”. Questo visualizzerà le opzioni PDF esportazione aggiuntive (vedi sotto).
- Scegliere se si desidera esportare email da Outlook o da un file PST facendo clic sul pulsante corrispondente. Quindi selezionare il Outlook cartella o il file PST per l'esportazione in PDF.
Il programma cercherà automaticamente la cartella selezionata o il file PST e salverà Outlook messaggi e-mail in file PDF.
A differenza dei metodi esportazione standard descritti di seguito, questa opzione ha diversi vantaggi:
- Prima di tutto, Data Extraction Kit for Outlook può trattare con più messaggi contemporaneamente. Inoltre, il programma elabora anche cartelle e sottocartelle, anche se necessario. Questo è un enorme risparmio di tempo quando si ha bisogno di convertire centinaia di messaggi di posta elettronica per una medicina legale o di business report o convertire in batch msg in pdf.
- Poi, corpo del messaggio viene convertito in ricercabile documento PDF basato su testo. più, il programma in grado di affrontare correttamente con allegati e-mail. Se si desidera conservare i file allegati e aggiungerli al PDF generato, seleziona il “Add email attachments to PDF” opzione e il programma converte Outlook messaggi di posta elettronica in PDF con allegati.
- Un'altra opzione “Specify sizes of attachments” aggiunge ulteriori informazioni nell'intestazione del messaggio esportato circa le dimensioni di file allegati al messaggio e-mail PDF.
- Il “Compress PDF file” opzione riduce la dimensione del file di output PDF comprimendolo.
Example of Outlook to PDF Conversion
messaggio di origine Outlook:
file PDF Risultato:
Esempio di Outlook e-mail convertiti in formato PDF. Acrobat PDF reader allows to view the email itself and list of email attachments. Ora questi allegati e-mail convertiti in allegati PDF cioè. incorporato nella struttura PDF.
Metodo 2: Esporta i messaggi da Outlook in PDF utilizzando PDF printer
Disponibile per Windows 10 o sopra
in Outlook 2010, 2013 e 2016 you can save any save email to pdf by using the virtual PDF printer “Microsoft Print to PDF” incorporato in Windows 10. Se avete bisogno di convertire Outlook messaggi a PDF da file di dati pst, aprirlo prima Outlook e poi esportare pst in pdf come segue...
Ecco come-utilizzare questo metodo:
- Aprire il messaggio di posta elettronica che si desidera salvare in formato PDF.
- Sul file Fare clic sulla scheda Print.
- Nel Stampante discesa selezionare Microsoft Print to PDF.
- Fare clic Print. Si aprirà la finestra di dialogo Stampa di Microsoft al PDF.
- Specificare la cartella e il nome del file di output PDF.
- Fare clic Save.
Lo svantaggio di questo metodo è che è possibile salvare un solo messaggio alla volta. Tuttavia, se si desidera convertire un singolo messaggio in PDF e non c'è bisogno di incorporare gli allegati, questa è l'opzione più utile.
Metodo 3: Salva Outlook emails as PDF using Microsoft Word
Disponibile per tutte le versioni di Windows
Per le versioni di Windows precedenti a Windows 10, è possibile utilizzare un altro modo per esportare Outlook messaggi a PDF. Fondamentalmente, Per prima cosa le email esportazione in HTML, quindi convertirlo in formato PDF.
Ecco il dettaglio di guida passo-passo:
- Nel Outlook, aprire il messaggio di posta elettronica che si desidera salvare in formato PDF.
- Sul file Fare clic sulla scheda Salva come.
- Nella finestra di dialogo Salva con nome, specificare la cartella e il nome del file.
- Nel Salva come tipo scatola di scegliere HTML.
- Fare clic Salva.
- Ora, Correre Microsoft Word e aprire il documento HTML appena salvato utilizzando il file > Aperto menù.
- Fare clic file > Salva come menù.
- Nella finestra di dialogo Salva con nome, selezionare PDF nel tipo di file discesa.
- Fare clic Salva.
Questo modo di esportazione Outlook messaggi di posta elettronica è semplice e universalmente disponibile, ma ancora hai avuto modo di convertire ogni messaggio manualmente. Anche, è necessario creare manualmente una cartella prima di esportare messaggi di posta elettronica non.
Quindi, quale opzione di usare?
In conclusione, Data Extraction Kit for Outlook consente a più risparmio Outlook i messaggi come documenti PDF, inclusi gli allegati. Il programma funziona in modo automatico e senza intoppi, e crea ricercabile, documenti PDF tribunale-friendly, che è essenziale per gli investigatori digitali e investigatori. It is the only method to run bulk export Outlook messaggi di posta elettronica in formato PDF che rende questo software indispensabile.