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How to Export Outlook Emails to PDF?

How to Export Outlook Emails to PDF?

Come esportare messaggi di posta elettronica di Outlook in file PDF? Exporting email messages to Acrobat PDF is a common task in forensic data analysis. Businesses also often need to save Outlook emails to PDF for various purposes: segnalazione, migrazione dei dati, presentations, e così via. This article describes 3 methods to convert Outlook emails into PDF documents.

Sommario

Metodo 1: utilizzando Data Extraction Kit for Outlook

Disponibile per tutte le versioni di Windows e Outlook.

Dal momento che l'ultima versione Data Extraction Kit for Outlook supporta il salvataggio Outlook messaggi di posta elettronica come file PDF. Con questo strumento è possibile salvare Outlook email come PDF o convertire PST file in PDF. Così come utilizzare Data Extraction Kit for Outlook ai messaggi convertire in PDF?

Bulk Export Outlook Emails to PDF

  1. Scarica, installare ed eseguire Data Extraction Kit for Outlook Software.
  2. Nel Formato sezione, consentire la “Custom export format” opzione.
  3. Nel E-mail cadere in picchiata, selezionare “PDF – Adobe Acrobat”. Questo visualizzerà le opzioni PDF esportazione aggiuntive (vedi sotto).
    opzione di formato di esportazione personalizzato
  4. Scegliere se si desidera esportare email da Outlook o da un file PST facendo clic sul pulsante corrispondente. Quindi selezionare il Outlook cartella o il file PST per l'esportazione in PDF.
    Pulsanti Outlook e PST

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* - La versione non registrata converte un numero limitato di messaggi

Il programma cercherà automaticamente la cartella selezionata o il file PST e salverà Outlook messaggi e-mail in file PDF.

A differenza dei metodi esportazione standard descritti di seguito, questa opzione ha diversi vantaggi:

  • Prima di tutto, Data Extraction Kit for Outlook può trattare con più messaggi contemporaneamente. Inoltre, il programma elabora anche cartelle e sottocartelle, anche se necessario. Questo è un enorme risparmio di tempo quando si ha bisogno di convertire centinaia di messaggi di posta elettronica per una medicina legale o di business report o convertire in batch msg in pdf.
  • Poi, corpo del messaggio viene convertito in ricercabile documento PDF basato su testo. più, il programma in grado di affrontare correttamente con allegati e-mail. Se si desidera conservare i file allegati e aggiungerli al PDF generato, seleziona il “Add email attachments to PDF” opzione e il programma converte Outlook messaggi di posta elettronica in PDF con allegati.
  • Un'altra opzione “Specify sizes of attachments” aggiunge ulteriori informazioni nell'intestazione del messaggio esportato circa le dimensioni di file allegati al messaggio e-mail PDF.
  • Il “Compress PDF file” opzione riduce la dimensione del file di output PDF comprimendolo.

Example of Outlook to PDF Conversion

messaggio di origine Outlook:

e-mail fonte

file PDF Risultato:

messaggio di Outlook con allegati convertiti in formato PDF

Esempio di Outlook e-mail convertiti in formato PDF. Acrobat PDF reader allows to view the email itself and list of email attachments. Ora questi allegati e-mail convertiti in allegati PDF cioè. incorporato nella struttura PDF.

Metodo 2: Esporta i messaggi da Outlook in PDF utilizzando PDF printer

Disponibile per Windows 10 o sopra

in Outlook 2010, 2013 e 2016 you can save any save email to pdf by using the virtual PDF printer “Microsoft Print to PDF” incorporato in Windows 10. Se avete bisogno di convertire Outlook messaggi a PDF da file di dati pst, aprirlo prima Outlook e quindi esportare pst in pdf come segue…

Stampa e-mail di Outlook in PDF singolo

Ecco come-utilizzare questo metodo:

  1. Aprire il messaggio di posta elettronica che si desidera salvare in formato PDF.
  2. Sul file Fare clic sulla scheda Print.
  3. Nel Stampante discesa selezionare Microsoft Print to PDF.
  4. Fare clic Print. Si aprirà la finestra di dialogo Stampa di Microsoft al PDF.
  5. Specificare la cartella e il nome del file di output PDF.
  6. Fare clic Save.

Lo svantaggio di questo metodo è che è possibile salvare un solo messaggio alla volta. Tuttavia, se si desidera convertire un singolo messaggio in PDF e non c'è bisogno di incorporare gli allegati, questa è l'opzione più utile.

Metodo 3: Salva Outlook emails as PDF using Microsoft Word

Disponibile per tutte le versioni di Windows

Per le versioni di Windows precedenti a Windows 10, è possibile utilizzare un altro modo per esportare Outlook messaggi a PDF. Fondamentalmente, Per prima cosa le email esportazione in HTML, quindi convertirlo in formato PDF.

Ecco il dettaglio di guida passo-passo:

  1. Nel Outlook, aprire il messaggio di posta elettronica che si desidera salvare in formato PDF.
  2. Sul file Fare clic sulla scheda Salva come.
  3. Nella finestra di dialogo Salva con nome, specificare la cartella e il nome del file.
  4. Nel Salva come tipo scatola di scegliere HTML.
  5. Fare clic Salva.
  6. Ora, Correre Microsoft Word e aprire il documento HTML appena salvato utilizzando il file > Aperto menù.
  7. Fare clic file > Salva come menù.
  8. Nella finestra di dialogo Salva con nome, selezionare PDF nel tipo di file discesa.
  9. Fare clic Salva.

Questo modo di esportazione Outlook messaggi di posta elettronica è semplice e universalmente disponibile, ma ancora hai avuto modo di convertire ogni messaggio manualmente. Anche, è necessario creare manualmente una cartella prima di esportare messaggi di posta elettronica non.

Quindi, quale opzione di usare?

In conclusione, Data Extraction Kit for Outlook consente a più risparmio Outlook i messaggi come documenti PDF, inclusi gli allegati. Il programma funziona in modo automatico e senza intoppi, e crea ricercabile, documenti PDF tribunale-friendly, che è essenziale per gli investigatori digitali e investigatori. It is the only method to run bulk export Outlook messaggi di posta elettronica in formato PDF che rende questo software indispensabile.

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Commenti

Buon giorno! Sto cercando di convertire le email dal mio file PST in PDF con la tua versione di prova. Sfortunatamente, i recinti (allegati) non vengono convertiti con le mail. Il tuo software non può farlo o sto facendo qualcosa di sbagliato?

Il software sta salvando gli allegati in PDF se l'opzione “Aggiungere allegati e-mail in PDF” è attivo. Se non vedi gli allegati in un file PDF aperto, forse il tuo visualizzatore non lo supporta.
Potrebbe essere necessario utilizzare Adobe PDF Reader per visualizzare gli allegati e-mail salvati nel file PDF.

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