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Come convertire posta elettronica di Outlook in PDF?

Come convertire posta elettronica di Outlook in PDF?

Esportazione di messaggi di posta elettronica per Acrobat PDF è un compito comune di analisi dei dati forensi. Le aziende spesso hanno bisogno di salvare le e-mail di Outlook in PDF per vari scopi: segnalazione, migrazione dei dati, presentazioni e così via. Questo articolo descrive diversi modi per trasformare una e-mail a un documento PDF.

Sommario

Opzione 1: Utilizzando il kit di estrazione dei dati per Outlook

Disponibile per tutte le versioni di Windows e Outlook.

Dal momento che l'ultima versione Kit di estrazione dati per Outlook supporta l'estrazione di messaggi di posta elettronica di Outlook come file PDF. Con questo strumento è possibile salvare le email di Outlook in formato PDF o convertire i file PST in PDF. Così come utilizzare kit di estrazione dei dati per Outlook per convertire i messaggi in pdf?

Ecco how-to guide:

  1. Scarica, installare ed eseguire kit di estrazione dati per Outlook.
  2. Nel Formato sezione, consentire la “formato di esportazione personalizzato” opzione.
  3. Nel E-mail cadere in picchiata, selezionare “PDF - Adobe Acrobat”. Questo visualizzerà le opzioni PDF esportazione aggiuntive (vedi sotto).
    opzione di formato di esportazione personalizzato
  4. Scegliere se si desidera esportare email da Outlook o da un file PST facendo clic sul pulsante corrispondente. Quindi selezionare la cartella di Outlook o il file PST di esportare in PDF.
    Pulsanti Outlook e PST

Il programma cercherà automaticamente la cartella selezionata o il file PST e salverà i messaggi di posta elettronica di Outlook in file PDF.

A differenza dei metodi esportazione standard descritti di seguito, questa opzione ha diversi vantaggi:

  • Prima di tutto, Kit Estrazione dati per Outlook può trattare con più messaggi contemporaneamente. Inoltre, il programma elabora anche cartelle e sottocartelle, anche se necessario. Questo è un enorme risparmio di tempo quando si ha bisogno di convertire centinaia di messaggi di posta elettronica per una medicina legale o di business report o convertire in batch msg in pdf.
  • Quindi, corpo del messaggio viene convertito in ricercabile documento PDF basato su testo. Plus, il programma in grado di affrontare correttamente con allegati e-mail. Se si desidera conservare i file allegati e aggiungerli al PDF generato, seleziona il “Aggiungere allegati e-mail in PDF” opzione e programma converte posta elettronica di Outlook in PDF con allegati.
  • Un'altra opzione “Specifica la dimensione di allegati”, aggiunge ulteriori informazioni nell'intestazione del messaggio esportato circa le dimensioni di file allegati al messaggio di posta elettronica.
  • Il “Comprimere file PDF” opzione riduce la dimensione del file di output PDF comprimendolo.

Esempio di MSG di conversione PDF

messaggio di origine Outlook:

e-mail fonte

file PDF Risultato:

messaggio di Outlook con allegati convertiti in formato PDF

Esempio di e-mail di Outlook convertito in formato PDF. Acrobat reader permette di visualizzare la posta elettronica in sé e l'elenco degli allegati alle email. Ora questi allegati e-mail convertiti in allegati PDF cioè. incorporato nella struttura PDF.

Opzione 2: Esportare i messaggi da Outlook in PDF utilizzando la stampante PDF

Disponibile per Windows 10 o sopra

in Outlook 2007, 2010, 2013 e 2016 è possibile salvare qualsiasi Salva E-mail in formato pdf utilizzando la stampante virtuale PDF “Microsoft Stampa in formato PDF” incorporato in Windows 10. Se avete bisogno di convertire i messaggi di Outlook in PDF da file di dati pst, aprirlo prima in Outlook e quindi esportare pst in pdf come segue…

Stampa e-mail di Outlook in PDF singolo

Ecco come-utilizzare questo metodo:

  1. Aprire il messaggio di posta elettronica che si desidera salvare in formato PDF.
  2. Sul File Fare clic sulla scheda Stampare.
  3. Nel Stampante a discesa selezionare Microsoft stampare in PDF.
  4. Fare clic Stampare. Si aprirà la finestra di dialogo Stampa di Microsoft al PDF.
  5. Specificare la cartella e il nome del file di output PDF.
  6. Fare clic Salva.

Lo svantaggio di questo metodo è che è possibile salvare un solo messaggio alla volta. Tuttavia, se si desidera convertire un singolo messaggio in PDF e non c'è bisogno di incorporare gli allegati, questa è l'opzione più utile.

Opzione 3: messaggi di posta elettronica di Outlook Salva come PDF da Microsoft Word

Disponibile per tutte le versioni di Windows

Per le versioni di Windows precedenti a Windows 10, è possibile utilizzare un altro modo per esportare i messaggi di Outlook in PDF. Fondamentalmente, Per prima cosa le email esportazione in HTML, quindi convertirlo in formato PDF.

Ecco il dettaglio di guida passo-passo:

  1. in Outlook, aprire il messaggio di posta elettronica che si desidera salvare in formato PDF.
  2. Sul File Fare clic sulla scheda Salva come.
  3. Nella finestra di dialogo Salva con nome, specificare la cartella e il nome del file.
  4. Nel Salva come tipo scatola di scegliere HTML.
  5. Fare clic Salva.
  6. Ora, eseguire Microsoft Word e aprire il documento HTML appena salvato utilizzando il File > Aperto menu.
  7. Fare clic File > Salva come menù.
  8. Nella finestra di dialogo Salva con nome, selezionare PDF nel tipo di file discesa.
  9. Fare clic Salva.

In questo modo per esportare i messaggi di posta elettronica di Outlook è semplice e universalmente disponibile, ma ancora hai avuto modo di convertire ogni messaggio manualmente. Anche, è necessario creare manualmente una cartella prima di esportare messaggi di posta elettronica non.

Quindi, quale opzione di usare?

In conclusione, Kit Estrazione dei dati per Outlook permette di salvare più messaggi di Outlook come documenti PDF, inclusi gli allegati. Il programma funziona in modo automatico e senza intoppi, e crea ricercabile, documenti PDF tribunale-friendly, che è essenziale per gli investigatori digitali e investigatori. E 'l'unico metodo per eseguire la conversione di massa di e-mail di Outlook in formato PDF che rende questo software indispensabile.

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