Hvis du har besluttet å overføre arbeidet ditt liv til Microsoft Outlook, dette er helt forklar. Det er ingenting viktigere enn effektiv drift når det gjelder våre profesjonelle liv. Jo mer automatiserte prosesser blitt, jo mer sannsynlig at våre fremtidige arbeidsplasser vil bli noe annet enn en rutine. Så, hvis du allerede er lei av ineffektiv epost skriving til en gruppe mennesker, det er på høy tid at du begynte å bruke Microsofts løsning: outlook distribusjonsliste.
Denne artikkelen beskriver følgende:
- Slik oppretter distribusjonsliste i Outlook
- Tips om Importere distribusjonsliste i Outlook
- Hvorfor bruke Outlook For større effektivitet?
Til å begynne med, la oss definere utsiktene distribusjonsliste og peke ut sine unike egenskaper. I utgangspunktet, det er en kontaktgruppe slik at du kan sende en e-post til flere personer. Det være seg teamet ditt, styret, eller bare en gruppe av stipendiater, du trenger ikke å legge til hver adresse separat og dette kommer til å spare deg for masse tid.
Slik oppretter distribusjonsliste i Outlook
Outlook kan du opprette en distribusjonsliste bare i noen få enkle trinn. Avhengig av versjon, vil du vanligvis må ta 6-10 fremgangsmåten for å legge til distribusjonsliste. Men, for den nyeste versjonen har vi utarbeidet en liste over handlinger for deg heretter:
- click “People” on the Navigation Bar, enten et ikon eller et ord;
- go to “My Contacts” and choose the folder where the contact group is to be saved. It is easier if you simply select “Contacts”;
- click “New Contact Group” and name it with regard to your needs;
- choose “Add Members” and simply add people from your contact list who you want to see in this very list;
- lagre og lukke funksjon.
Men, for denne handlingen som skal utføres i løpet av mindre enn 5 minutt, da det er beskrevet, du bør ha alle kontaktene i programmets database. Og hva hvis du ikke? Det er ikke en stor avtale som det er en måte å importere disse fra Excel-filer samt fra ulike gruppe liste filer som MSG. Du kan ikke importere distribusjonslisten til Outlook 2019 men bare kontakter som disse kan gjøres. Nedenfor forklarer vi nærmere fullstendig import prosessen.
Hvis du trenger å importere kontakter først, Vi anbefaler deg å bruke vCard til Outlook Transfer programvare som enkelt importerer VCF (virtuell kontakt) filer til Outlook eller frittstående PST-fil. Les beskrivelsen av Kontakter Importere prosedyre her.
Tips om Importere distribusjonsliste i Outlook
Men, noen ganger kan det være utfordringer underveis, så vi ønsker å forklare deg alle tips og triks for å gjøre denne prosessen så smidig som mulig. Nedenfor er vår steg-for-steg guide til hvordan du importerer kontaktgruppe til Outlook fra Excel, igjen for nyere versjoner av programmet:
- choose “File” on the ribbon of the 2013 eller 2016 programversjon;
- fortsette med Open & Eksportere, nemlig Import / Export-funksjonen;
- i pop-up vindu med alternativer for handlinger som skal utføres, select “Import from another program or file” and proceed;
- choose “Comma Separated Values” in the next step which indicates the type of the file to be created;
- velg filen som skal importeres, og vier spesiell oppmerksomhet til duplisering alternativer. Disse inkluderer å tillate utskifting av dubletter med elementer importerte, tillate duplisert som skal opprettes, og ingen import av like elementer;
- fortsette ved å velge målmappen. mest naturlig, it is the “Contacts” one;
- lagre og avslutte dine handlinger.
Når du har utført alle de handlingene som er beskrevet ovenfor, bør du være i stand til å se kontaktene under ikonet People. Hvis dette ikke er så, så sørg for at den valgte filen var ferdig. For eksempel, Outlook må kolonneoverskriftene i den første raden så sjekk disse først. heldigvis, du kan redigere CSV-filen ved hjelp av Excel for å legge til navn og annen manglende informasjon, så fikse problemet vil ikke ta lang tid.
Hvorfor bruke Outlook For større effektivitet?
Som allerede beskrevet, det er en rekke ting man kan gjøre for å redusere antall rutineoppgaver på jobb eller hjemme når du bruker Outlook. Bortsett fra etableringen av de enkle lister, man kan også opprette felles distribusjonsliste som vil være tilgjengelig for andre medlemmer av teamet eller hele selskapet. Dette er av spesiell verdi dersom alle gruppemedlemmer må sende noen e-poster til hele teamet som tidsbesparelser for hele teamet er utrolig.
Det viktigste her er at nesten alt du vil gjøre i Outlook er mulig og tar ikke mye tid. Du trenger bare å gjøre litt lesing og forberedelser, og større effektivitet er garantert.
Flere Knowledge Base-artikler
