I det moderne næringslivet, e-posten er delvis funksjonen til en telefon; det er en integrert del av bedriftens kommunikasjon mellom bedriftens ansatte, med eksterne kunder og partnere. Sende og motta e-post er enkel, men funksjonaliteten til e-postprogrammer som Microsoft Outlook er mye bredere enn på en vanlig telefon. Dessverre, noen brukere ikke alltid fullt ut forstår hvordan du skal bruke alle disse funksjonene. Noen av de misbrukes funksjonene i Microsoft Office Outlook 2003 og Outlook 2002 er oppført i praktisk listen nedenfor. Noen av dem refererer til hjelp definert mappe enheter og data kategorisere fasetter.
Innholdsfortegnelse
- Hvorfor trenger dere å lage ny mappe i Outlook?
- Hvordan bruke Outlook-mappe Funksjonalitet?
- Forhånd flere linjer av meldinger
- Velge den viktigste postkassen for å motta e-post
- Opprette Søkemapper til å spørre bare bestemte meldinger
- Rengjørings mapper ved hjelp av forhåndsdefinerte kriterier
Etter nedenfor tips, kontorpersonell og Outlook-brukere vil være i stand til å arbeide mer produktivt med løsningen. Så hvis du ønsker å oppnå maksimal produktivitet og teameffektivitet, da er det tid for du er klar over hvordan du oppretter en ny mappe i Outlook og bruke den for data utsortering.
Hvorfor trenger dere å lage ny mappe i Outlook?
De fleste Outlook-brukere aktivt bruke regler og mapper når du arbeider med e-post. I dette tilfellet, mappestrukturen kan være dyp og forgrenede. Avhengig av dine behov og preferanser, du kan skape outlook e-post med så mange mapper du trenger og sortere dem ut den måten som passer best for deg. Når du endrer postkassen, når du flytter og migrere til andre postsystemer, når du oppretter nye Outlook-profiler, din ny mappe strukturen vil være til stor nytte for deg. Not to mention the simple transfer of the existing folder hierarchy to another level of attachment or to another folder – that’s just a life-saving functionality for the one. Hva er mer, når du bruker Exchange Server postbokser og offentlige mapper, du kan angi tillatelser for hver mappe.
Notat: Outlook ytelse kan bli betydelig redusert hvis en av Outlook-mapper lagrer mer enn 100,000 e-post inne. Det anbefales å bruke flere mapper til å organisere Outlook e-post.
Hvordan bruke Outlook-mappe Funksjonalitet?
Outlook er det mest kraftig e-verktøy for håndtering av elektronisk kommunikasjon, arrangementer planlegging, og oppgaver planlegging. Hvis du aldri har brukt tjenesten, vurdere å ta deg på det. Her er noen av de unobvious mulighetene for denne løsningen som kan være nyttig for deg:
1 forhåndsvisning e-post
Bruk forhåndsvisnings epost for å se se avsenderens e-postadresse, faget sitt, og den aller første linjen i meldingsteksten. Den siste parameteren for Outlook kan tilpasses. Dette, you need to open the “View” tab, find the “Message Preview” button, og velg ønsket linjer nummer. Hvis du ønsker, Du kan også deaktivere visning. Outlook will also ask if you would like to apply the setting parameter only to this folder or to all mailboxes – check what suits you best.
2 Hoved postkasse
Hvis du har flere kontoer i Outlook, det er mulig for deg å velge en bestemt e-post som den primære, slik at den tilsvarende mappen åpnes når du starter post. Dette, you just need to click “File”, move to “Options” and pick the “Advanced” tab, som er i venstre rute.
In the section “Outlook start and exit” of Outlook, click on the “Browse..” button. In the “Select a folder” dialog box, find the required account and select “Inbox” or any other folder that suits you best for this purpose.
3 Søk mapper
Hvis du ofte søker etter bokstaver i Outlook-innboksen ved å skrive de samme ord og uttrykk i søkestrengen, du kan forenkle din oppgave. Outlook støtter søke mapper eller smarte mapper. Sett dem opp, og du kan glemme om manuell sortering av korrespondanse. Click the “Folder” tab and move to the “New Search Folder” section. I vinduet som kommer opp, du kan plukke søke mappen fra Outlook e malalternativer eller lage dine egne.
Hvis du ikke er fornøyd med Outlook maler modulen, you can always double click on “Opprette en egendefinert søkemappe” at the bottom of the list. Skriv inn navnet på mappen, click “Criteria”, og angir vilkårene for valg av meldinger i det.
4 rengjøring mapper
Denne funksjonen fjerner overflødige oppføringer i den valgte mappen automatisk. Overflødig refererer til siterte kopier av brevene. Å kontrollere funksjonen i aksjon, Høyreklikk på mappen der duplikasjoner og kopier av e-poster blir akkumulert, and select “Rydd opp mappe".
Du kan angi hvilke meldinger som anses overflødig. Dette, select “File”, click “Options”, then go to “Mail”, and scroll down to “Conversation Clean Up” section. Her er det en mulighet til å sette opp rengjøring, slik at den ikke påvirker viktig innboksen outlook ting og velg mappen du vil flytte unødvendige brev til. Som standard, they are sent to the “Deleted Items” folder.
endelig Si
Som du kan se, det er ubegrenset antall Outlook funksjoner du kan dra nytte av når du vet hvordan du bruker dem. Lag annerledes typer mapper å sortere ut Outlook-data og behandle den effektivt.
Les også:
Flere Knowledge Base-artikler
