Making e migrasjon en lett tur ™ - tid etter tid!

Hvordan bruke Outlook mapper å holde innboksen Organisert

Hvordan bruke Outlook mapper å holde innboksen Organisert

I det moderne næringslivet, e-posten er delvis funksjonen til en telefon; det er en integrert del av bedriftens kommunikasjon mellom bedriftens ansatte, med eksterne kunder og partnere. Sende og motta e-post er enkel, men funksjonaliteten til e-postprogrammer som Microsoft Outlook er mye bredere enn på en vanlig telefon. Dessverre, noen brukere ikke alltid fullt ut forstår hvordan du skal bruke alle disse funksjonene. Noen av de misbrukes funksjonene i Microsoft Office Outlook 2003 og Outlook 2002 er oppført i praktisk listen nedenfor. Noen av dem refererer til hjelp definert mappe enheter og data kategorisere fasetter.

Innholdsfortegnelse

Etter nedenfor tips, kontorpersonell og Outlook-brukere vil være i stand til å arbeide mer produktivt med løsningen. Så hvis du ønsker å oppnå maksimal produktivitet og teameffektivitet, da er det tid for du er klar over hvordan du oppretter en ny mappe i Outlook og bruke den for data utsortering.

Hvorfor trenger dere å lage ny mappe i Outlook?

De fleste Outlook-brukere aktivt bruke regler og mapper når du arbeider med e-post. I dette tilfellet, mappestrukturen kan være dyp og forgrenede. Avhengig av dine behov og preferanser, du kan skape outlook e-post med så mange mapper du trenger og sortere dem ut den måten som passer best for deg. Når du endrer postkassen, når du flytter og migrere til andre postsystemer, når du oppretter nye Outlook-profiler, din ny mappe strukturen vil være til stor nytte for deg. For ikke å nevne den enkel overføring av eksisterende mappehierarkiet til et annet nivå av vedlegg eller til en annen mappe – det er bare en livreddende funksjonalitet for en. Hva er mer, når du bruker Exchange Server postbokser og offentlige mapper, du kan angi tillatelser for hver mappe.

Notat: Outlook ytelse kan bli betydelig redusert hvis en av Outlook-mapper lagrer mer enn 100,000 e-post inne. Det anbefales å bruke flere mapper til å organisere Outlook e-post.

Hvordan bruke Outlook-mappe Funksjonalitet?

Outlook er det mest kraftig e-verktøy for håndtering av elektronisk kommunikasjon, arrangementer planlegging, og oppgaver planlegging. Hvis du aldri har brukt tjenesten, vurdere å ta deg på det. Her er noen av de unobvious mulighetene for denne løsningen som kan være nyttig for deg:

1 forhåndsvisning e-post

Bruk forhåndsvisnings epost for å se se avsenderens e-postadresse, faget sitt, og den aller første linjen i meldingsteksten. Den siste parameteren for Outlook kan tilpasses. Dette, du må åpne “Utsikt” tab, Finn “melding forhåndsvisning” knapp, og velg ønsket linjer nummer. Hvis du ønsker, Du kan også deaktivere visning. Outlook vil også spørre om du ønsker å bruke innstillingen parameter bare til denne mappen, eller til alle postkasser – sjekk hva som passer deg best.

Melding forhåndsvisning

2 Hoved postkasse

Hvis du har flere kontoer i Outlook, det er mulig for deg å velge en bestemt e-post som den primære, slik at den tilsvarende mappen åpnes når du starter post. Dette, du trenger bare å klikke “Filen”, flytte til “Alternativer” og velge “Avansert” tab, som er i venstre rute.

Velge standard postkasse

I avsnittet “Outlook start og exit” av Outlook, Klikk på “Bla ..” knapp. I den “Velg en mappe” dialogboks, finne de nødvendige konto og velg “Innboks” eller en annen mappe som passer deg best for dette formålet.

Hvis du ofte søker etter bokstaver i Outlook-innboksen ved å skrive de samme ord og uttrykk i søkestrengen, du kan forenkle din oppgave. Outlook støtter søke mapper eller smarte mapper. Sett dem opp, og du kan glemme om manuell sortering av korrespondanse. Klikk på “Mappe” tab og flytte til “Ny søkemappe” seksjon. I vinduet som kommer opp, du kan plukke søke mappen fra Outlook e malalternativer eller lage dine egne.

Opprette Outlook søkemappe

Hvis du ikke er fornøyd med Outlook maler modulen, du kan alltid dobbeltklikk på “Opprette en egendefinert søkemappe” på bunnen av listen. Skriv inn navnet på mappen, klikk “kriterier”, og angir vilkårene for valg av meldinger i det.

4 rengjøring mapper

Denne funksjonen fjerner overflødige oppføringer i den valgte mappen automatisk. Overflødig refererer til siterte kopier av brevene. Å kontrollere funksjonen i aksjon, Høyreklikk på mappen der duplikasjoner og kopier av e-poster blir akkumulert, og velg “Clean Up Folder“.

Outlook alternativer for å rydde opp i mappen

Du kan angi hvilke meldinger som anses overflødig. Dette, plukke ut “Filen”, klikk “Alternativer”, så gå til “Post”, og bla ned til “Samtale Clean Up” seksjon. Her er det en mulighet til å sette opp rengjøring, slik at den ikke påvirker viktig innboksen outlook ting og velg mappen du vil flytte unødvendige brev til. Som standard, de sendes til “Slettede elementer” mappe.

endelig Si

Som du kan se, det er ubegrenset antall Outlook funksjoner du kan dra nytte av når du vet hvordan du bruker dem. Lag annerledes typer mapper å sortere ut Outlook-data og behandle den effektivt.

Flere Knowledge Base-artikler


Slik blokkerer du vedlegg i Outlook

Outlook-blokkert vedlegg

Det er kjent at e-post kan inneholde virus. Vedlegg kan være skadelige, og brukere Les mer

Skrift

Hvordan endre skriftstørrelse i Outlook

Vil du at e-posten din skal se spesiell ut? Outlook er et praktisk system, men det er Les mer

HTML e-postmal

Sett inn HTML i Outlook

Outlook er beryktet for sin HTML-gjengivelse. Systemet er relativt fiendtlig mot kodingen, Les mer

E-postvarsling

Outlook-varsler fungerer ikke: Vanlige årsaker og løsninger

Microsoft Outlook er en av de mest brukte e-postklientene for personlige og forretningsmessige formål: Les mer

Kopi av e-post i Outlook

Dupliserte e-poster i Outlook

Når e-postsystemer ikke fungerer, brukere kan bli frustrert av duplisering. Dette betyr ikke a Les mer

Hvor nyttig var denne artikkelen?

Klikk på en stjerne for å vurdere den!

Gjennomsnittlig vurdering 2.3 / 5. telle: 3

Ingen stemmer til nå! Bli den første til å vurdere dette innlegget.

Som du fant dette innlegget nyttig ...

Følg oss på sosiale medier!

Vi beklager at dette innlegget ikke var nyttig for deg!

La oss med å forbedre dette innlegget!

Fortell oss hvordan vi kan forbedre dette innlegget?

 
Kommentarer

ingen kommentarer enda.

Legg igjen et svar
 

Hvordan bruke Outlook mapper å holde innboksen Organisert

tid til å lese: 4 meg