Перспектива, one of the most popular email clients, is widely used by individuals and businesses alike for managing their email communications. С течение на времето, the sheer volume of emails received and sent can become overwhelming, making it challenging to locate old emails.
If you use Microsoft Outlook to manage your e-mail, you may need to find old e-mail messages. Това може да е трудно, ако не знаете къде да търсите или какви критерии за търсене да използвате. It can also be a challenge if you regularly delete your emails. За щастие, Outlook provides several features and techniques that can help users find old emails quickly and efficiently. В тази статия, we will explore various methods to assist you in locating older emails and how to find old emails in Outlook and Office 365 using different methods.
Защо не мога да намеря старите си имейли в Outlook?
Ако сте офис 365 потребител, има голям шанс да използвате настолното приложение Outlook. И ако използвате Outlook, вероятно е да не виждате всичките си имейли.
Това е така, защото изгледът по подразбиране за Outlook показва само имейли от последните две седмици. За да видите старата поща, ще трябва да промените настройките си за изглед.
Има няколко други причини, поради които може да не можете да намерите старите си имейли в Outlook. Една от възможностите е да сте ги изтрили случайно. За да проверите дали това е така, отидете в папката Изтрити елементи и вижте дали са там. Ако те са, можете да ги преместите обратно във входящата си кутия.
Друга възможност е, че сте архивира старите ви имейли. Outlook автоматично архивира имейли над определена възраст, и можете сами да архивирате имейли.
За да проверите дали вашите имейли са архивирани, отидете в папката Архив и вижте дали са там. Ако те са, можете да ги преместите обратно във входящата си кутия.
Как да намерите стари имейли в имейл клиента на Outlook
Methods to find old emails in Outlook
-
- Using the Search Function: The quickest and most convenient way to find old emails in Outlook is by using the built-in search function. To access this feature, click on the search box located at the top of the Outlook window. You can enter keywords related to the email you are looking for, such as the sender’s name, предмет, or specific content. Outlook will display a list of matching emails based on your search criteria, enabling you to locate the desired message easily.
- Utilizing Filters: Outlook includes advanced filtering options that allow users to narrow down their search results based on specific parameters. To access these filters, click on the search box as mentioned earlier, and then click on the “Search” tab that appears in the ribbon. Тук, you can filter emails based on criteria such as date, изпращач, предмет, or attachments. By specifying the respective parameters, you can refine your search and quickly find the required old emails.
- Sorting Emails by Date: Sorting emails by date can be an effective way to locate older emails in Outlook. По подразбиране, Outlook displays emails in the order they were received or sent, with the newest emails at the top. To reverse the order and display the oldest emails first, click on the “Received” or “Sent” column header. This reordering makes it easier to locate emails from a particular time frame or date range.
- Using Folders and Subfolders: Organizing emails into folders and subfolders is another useful method to find old emails. By creating folders based on specific categories or projects, you can sort and store relevant emails accordingly. To create a new folder, right-click on your mailbox or an existing folder, select “New Folder,” and provide a name for it. Once the folders are created, you can manually move emails into the respective folders. Насам, you can quickly navigate to the desired location and retrieve older emails whenever necessary.
- Archiving Emails: Archiving emails is an effective way to declutter your inbox while still retaining access to older messages. Outlook provides an auto-archive feature that automatically moves older emails to an archive folder based on specific criteria you define. To enable auto-archiving, go to “File,” then “Options,” followed by “Advanced.” Here, you can set the archival preferences, including the time frame for archiving. Once configured, Outlook will move older emails from your inbox into Archive folder.
Using Search Folders
Ако използвате Outlook на вашия компютър с Windows, можете да търсите предишни имейли в инсталираната версия на Microsoft Outlook, която е настроена да изпраща и получава Office 365 имейли. Този метод работи, ако вече не сте изтрили старата поща и данните, които трябва да намерите.
За да намерите имейлите, от които се нуждаете, първо, navigate to the “Folder” menu tab and click “New Search Folder”. In modern Outlook versions it is enough to click “Search Folders” and then “New Search Folder…” item.
In the “New Search Folder” window, scroll down to the “Organizing Mail” section and click “Old mail”.
След като сте направили това, ще можете да изберете колко назад искате да намерите данни (e.g., две седмици, един месец, три месеца, шест месеца, или година).
След като направите своя избор, click “OK”, и търсенето ще започне.
Тогава, върнете се към основния прозорец (that you were on before opening the “New Search Folder” option) за да видите вашите резултати, които ще бъдат показани в отделна папка.
Оттам, можете да плъзнете и пуснете имейл съобщенията във вашата входяща кутия (или където и да искате да ги съхранявате).
You can also save this search as a custom view that you can use again in the future by clicking the “Save as” button.
Както споменахме, това не е метод за намиране на имейл съобщения, които са изтрити за постоянно. Ако искате да възстановите изтритите елементи, ще трябва да научите как да намерите стари изтрити имейли в Outlook.
Using Advanced Find option of the Search Tools
Outlook equipped with a multi-criteria advanced search feature. This feature was in the quick access in previous versions of Outlook, обаче, you may need to enable it on purpose if there is no Search tab in your Outlook Ribbon. Here how to do this:
-
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Персонализиране на лентата” in the list of Options.
* – alternatively you may use menu File > Опции - В „Choose command from:” list choose the “Tool Tabs" вещ.
- Намерете „Search Tools” header below and click “Търсене" вещ.
- Щракнете върху"Добави"бутон.
- Finally click “ОК” button to save changes.
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Персонализиране на лентата” in the list of Options.
Now you could see the “Search” tab in the Outlook ribbon. Click it to see the available search options.
You may use the Search Tools option to launch the “Advanced Find” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.
Alternatively you may use the Outlook helper (the search field “Tell me what you want to do”) for quick access to the Search Tools or to launch the Разширено търсене.
Click into helper field or press Alt+Q shortcut and type in the name of desired option, then click it to launch.
Как да извлечете стари имейли от Microsoft Exchange Server
Имейл услугите на Microsoft Exchange са популярен пощенски сървър, използван от бизнеса. Ако сте потребител на Exchange Server, може да успеете да извлечете стари имейли от самия сървър.
За да намерите стари имейли на Outlook по този начин, стъпките са както следва:
- Open Microsoft Outlook and click on the “File” tab.
- Тогава, select “Account Settings”.
- Следваща, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window.
- In the “Change Account” window, go to the “More Settings” tab and click on the “Advanced” button. This will open the “Advanced Find” window.
- Можете да търсите стари имейли по дата, изпращач, получател, предмет, или други критерии.
- След като намерите имейлите, които търсите, можете да ги преместите във входящата си кутия (или където и да искате да ги съхранявате).
Можете също експортирайте пощенска кутия на Exchange в PST файл.
Проверете режима за обмен на кеша
Режимът Cache Exchange е функция в Outlook, която съхранява копие на вашата пощенска кутия на Exchange на вашия компютър. Това може да бъде полезно, ако искате да имате достъп до имейлите си офлайн или ако искате да подобрите ефективността.
Въпреки това, режимът Cache Exchange също може да ви попречи да видите най-новите си имейли. За да проверите дали това е така, go to the “File” tab and click on “Account Settings.”
Тогава, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Change…”
In the “Change Account” window, go to the “Advanced” tab and look for the “Offline Folder File Settings” section.
За Exchange сметки, можете да промените параметрите за кеширан режим на обмен, които са налични само в този случай. Клиентите на Outlook в Windows по подразбиране запазват имейли на компютър за една година, като използват локално хранилище.
След това, локалното клиентско хранилище на Outlook се изчиства от предишни съобщения. Плъзнете диска надясно от 1 година на всички. След това следвайте инструкциите на екрана, за да завършите конфигурирането и рестартирането на Outlook, след което промените трябва да влязат в сила.
След това, старите ви имейли не трябва да се изтриват от компютъра ви три или дванадесет месеца.
Как да извлечете стари имейли в Outlook Web Client
Ако използвате уеб приложението Outlook с Office 365, можете да намерите старите си имейл съобщения по няколко начина.
Тъй като част от старата ви поща автоматично ще бъде архивирана, it is best to start by checking the “Archive” folder. За да направите това, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”
Тогава, click on “Options” and select “See All Options.” Next, go to the “Mail” section and click on “Auto Archive Settings.”
Оттам, можете да промените колко често искате Outlook автоматично да архивира вашите имейли.
You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Archive” button.
If they aren’t in the “Archive” folder, има шанс да сте ги изтрили. It is best to check the “Deleted Items” folder next.
Ако сте ги изтрили и те са в тази папка, you can select the emails and click on the “Recover Selected Items” button.
Можете също да намерите стари имейли, като ги потърсите. За да направите това, щракнете върху лентата за търсене и въведете това, което търсите.
Промяна на правилата за задържане
Политиките за задържане се използват, за да се определи колко дълго трябва да се съхраняват имейлите, преди да бъдат изтрити.
You can change the retention policy if you want to keep your old mail longer.
Първо, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”
Тогава, click on “Retention Policies.” From there, you can create a new retention policy or edit an existing one.
To configure the new policy, select the “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.
You can also choose to have emails deleted after a certain number of days or weeks. Or learn how to stop Outlook from deleting emails in our previous blog post.
Once you have made your changes, click on the “Save” button.
Recovering Old Emails From a Backup
If you made a backup of your Office 365 data before the emails were deleted, you can use that backup to recover your old emails.
За да направите това, open the “File” tab and click on “Open & Export.”
Тогава, click on “Import/Export.”
В следващия прозорец, select the “Import from another program or file” option and click on the “Next” button.
Тогава, select the “Outlook Data File (.PST)” option and click on the “Next” button.
В следващия прозорец, select the backup file you want to use and click on the “Open” button.
Тогава, select the mailbox you want to import from the backup file and click on the “Finish” button.
Можете също така да извършите Kernel Office 365 резервно копие. За да направите това, изтеглете и инсталирайте Kernel Office 365 Архивиране & Инструмент за възстановяване.
След като се инсталира, open the tool and select the “Backup” option.
В следващия прозорец, select the mailbox you want to backup and click on the “Add” button.
Тогава, select the location you want to save the backup file to and click on the “OK” button.
Choose “List all mailboxes” to back up all the mailboxes in your Office 365 сметка.
Използвайте желаните филтри, за да филтрирате елементите в пощенската кутия според вашите нужди и щракнете върху ръководения процес
Процесът на архивиране сега ще започне. След като приключи, ще имате PST файл, който можете да използвате, за да възстановите старите си имейли.
Пример, how to find mail from the current year
Outlook will now display all emails received in the current year.
заключение
Има няколко различни начина, по които можете да намерите стари имейли в Office 365. Шансовете са, вашата стара поща е или архивирана, или наскоро изтрита.
Въпреки това, ако не можете да намерите старите си имейли, you can try changing the retention policy or repairing deleted messages using recovery software or recovering them from a backup.
Често задавани въпроси
Outlook изтрива ли стари имейли?
Дали Office 365 изтрива старата поща или не зависи от това как сте конфигурирали Outlook. По подразбиране, Outlook не изтрива стари имейли, но има опция за автоматично архивиране на имейли след определен период. Ако сте активирали тази опция, старите ви имейли ще бъдат преместени в архивна папка и повече няма да се показват във входящата ви кутия. Все още можете да получите достъп до тях, ако е необходимо, но те вече няма да претрупват входящата ви кутия. в края на краищата, дали Outlook ще изтрие стари имейли зависи от вас.
Колко дълго Outlook съхранява имейли?
Това зависи от това как сте конфигурирали Outlook. По подразбиране, Outlook не изтрива стари имейли, но има опция за автоматично архивиране на имейли след определен период. Ако тази опция е активирана, старите ви имейли ще бъдат преместени в архивна папка и повече няма да се показват във входящата ви кутия. Можете да изберете всякаква времева рамка, за която имейлите да бъдат архивирани.
Как да намеря стари имейли в Outlook по дата?
За да намерите стари имейли в Outlook по дата, open the “Search” tab and click on the “Разширено търсене"Опция. Тогава, изберете пощенската кутия, в която искате да търсите, и въведете диапазона от дати, който искате да търсите. Click on the “Search” button, и всички имейли от този период от време ще се покажат. След това можете да превъртите през резултатите и да намерите имейла, който търсите.
Как да накарам Outlook да показва всичките ми имейли?
Ако не виждате всичките си имейли в Outlook, вероятно е защото се филтрират по някакъв начин. За да поправя това, open the “View” tab and click on the “Show as Conversations” option. Това ще покаже всички ваши имейли в списък, независимо дали са част от разговор или не. Ако все още не виждате всичките си имейли, филтър може да ги крие. За да поправя това, open the “View” tab and click on the “Change View” option. Тогава, select the “All Messages” option from the list of available views. Това ще покаже всичките ви имейли, дори тези, скрити от филтър.