Перспектива, one of the most popular email clients, is widely used by individuals and businesses alike for managing their email communications. С течение на времето, the sheer volume of emails received and sent can become overwhelming, making it challenging to locate old emails.
If you use Microsoft Outlook to manage your e-mail, you may need to find old e-mail messages. Това може да е трудно, ако не знаете къде да търсите или какви критерии за търсене да използвате. It can also be a challenge if you regularly delete your emails. За щастие, Outlook provides several features and techniques that can help users find old emails quickly and efficiently. В тази статия, we will explore various methods to assist you in locating older emails and how to find old emails in Outlook and Office 365 using different methods.
Защо не мога да намеря старите си имейли в Outlook?
Ако сте офис 365 потребител, има голям шанс да използвате настолното приложение Outlook. И ако използвате Outlook, вероятно е да не виждате всичките си имейли.
Това е така, защото изгледът по подразбиране за Outlook показва само имейли от последните две седмици. За да видите старата поща, ще трябва да промените настройките си за изглед.
Има няколко други причини, поради които може да не можете да намерите старите си имейли в Outlook. Една от възможностите е да сте ги изтрили случайно. За да проверите дали това е така, отидете в папката Изтрити елементи и вижте дали са там. Ако те са, можете да ги преместите обратно във входящата си кутия.
Друга възможност е, че сте архивира старите ви имейли. Outlook автоматично архивира имейли над определена възраст, и можете сами да архивирате имейли.
За да проверите дали вашите имейли са архивирани, отидете в папката Архив и вижте дали са там. Ако те са, можете да ги преместите обратно във входящата си кутия.
Как да намерите стари имейли в имейл клиента на Outlook
Methods to find old emails in Outlook
-
- Using the Search Function: The quickest and most convenient way to find old emails in Outlook is by using the built-in search function. To access this feature, click on the search box located at the top of the Outlook window. You can enter keywords related to the email you are looking for, such as the sender’s name, предмет, or specific content. Outlook will display a list of matching emails based on your search criteria, enabling you to locate the desired message easily.
- Utilizing Filters: Outlook includes advanced filtering options that allow users to narrow down their search results based on specific parameters. To access these filters, click on the search box as mentioned earlier, and then click on the “Търсене” tab that appears in the ribbon. Тук, you can filter emails based on criteria such as date, изпращач, предмет, or attachments. By specifying the respective parameters, you can refine your search and quickly find the required old emails.
- Sorting Emails by Date: Sorting emails by date can be an effective way to locate older emails in Outlook. По подразбиране, Outlook displays emails in the order they were received or sent, with the newest emails at the top. To reverse the order and display the oldest emails first, трябва да кликнеш върху “Приет” или “Изпратено” column header. This reordering makes it easier to locate emails from a particular time frame or date range.
- Using Folders and Subfolders: Organizing emails into folders and subfolders is another useful method to find old emails. By creating folders based on specific categories or projects, you can sort and store relevant emails accordingly. To create a new folder, right-click on your mailbox or an existing folder, изберете “Нова папка,” and provide a name for it. Once the folders are created, you can manually move emails into the respective folders. Насам, you can quickly navigate to the desired location and retrieve older emails whenever necessary.
- Archiving Emails: Archiving emails is an effective way to declutter your inbox while still retaining access to older messages. Outlook provides an auto-archive feature that automatically moves older emails to an archive folder based on specific criteria you define. To enable auto-archiving, Отиди на “Файл,” тогава “Опции,” followed by “Advanced.” Тук, you can set the archival preferences, including the time frame for archiving. Once configured, Outlook will move older emails from your inbox into Archive folder.
Using Search Folders
Ако използвате Outlook на вашия компютър с Windows, можете да търсите предишни имейли в инсталираната версия на Microsoft Outlook, която е настроена да изпраща и получава Office 365 имейли. Този метод работи, ако вече не сте изтрили старата поща и данните, които трябва да намерите.
За да намерите имейлите, от които се нуждаете, първо, навигирайте до “Папка” раздела на менюто и щракнете “Ново търсене Папка”. В съвременните версии на Outlook е достатъчно да щракнете “Търсене на папки” и тогава “Ново търсене Папка…” вещ.
В “Ново търсене Папка” прозорец, превъртете надолу до “Организиране на поща” раздел и щракнете “Стара поща”.
След като сте направили това, ще можете да изберете колко назад искате да намерите данни (e.g., две седмици, един месец, три месеца, шест месеца, или година).
След като направите своя избор, кликване “ОК”, и търсенето ще започне.
Тогава, върнете се към основния прозорец (на който сте били, преди да отворите “Ново търсене Папка” опция) за да видите вашите резултати, които ще бъдат показани в отделна папка.
Оттам, можете да плъзнете и пуснете имейл съобщенията във вашата входяща кутия (или където и да искате да ги съхранявате).
Можете също да запазите това търсене като персонализиран изглед, който можете да използвате отново в бъдеще, като щракнете върху “Запази като” бутон.
Както споменахме, това не е метод за намиране на имейл съобщения, които са изтрити за постоянно. Ако искате да възстановите изтритите елементи, ще трябва да научите как да намерите стари изтрити имейли в Outlook.
Using Advanced Find option of the Search Tools
Outlook equipped with a multi-criteria advanced search feature. This feature was in the quick access in previous versions of Outlook, обаче, you may need to enable it on purpose if there is no Search tab in your Outlook Ribbon. Here how to do this:
-
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Персонализиране на лентата” in the list of Options.
* – alternatively you may use menu File > Опции - В “Choose command from:” list choose the “Tool Tabs” вещ.
- Намерете “Search Tools” header below and click “Търсене” вещ.
- Щракнете върху “Добави” бутон.
- Finally click “ОК” button to save changes.
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Персонализиране на лентата” in the list of Options.
Now you could see the “Търсене” tab in the Outlook ribbon. Click it to see the available search options.
You may use the Search Tools option to launch the “Разширено търсене” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.
Alternatively you may use the Outlook helper (the search field “Tell me what you want to do”) for quick access to the Search Tools or to launch the Разширено търсене.
Click into helper field or press Alt+Q shortcut and type in the name of desired option, then click it to launch.
Как да извлечете стари имейли от Microsoft Exchange Server
Имейл услугите на Microsoft Exchange са популярен пощенски сървър, използван от бизнеса. Ако сте потребител на Exchange Server, може да успеете да извлечете стари имейли от самия сървър.
За да намерите стари имейли на Outlook по този начин, стъпките са както следва:
- Отворете Microsoft Outlook и щракнете върху “Файл” раздел.
- Тогава, изберете “Настройки На Профила”.
- Следваща, щракнете двукратно върху вашия Exchange акаунт, за да отворите “Промяна на акаунта” прозорец.
- В “Промяна на акаунта” прозорец, отидете до “Още настройки” и щракнете върху “Напреднал” бутон. Това ще отвори “Разширено търсене” прозорец.
- Можете да търсите стари имейли по дата, изпращач, получател, предмет, или други критерии.
- След като намерите имейлите, които търсите, можете да ги преместите във входящата си кутия (или където и да искате да ги съхранявате).
Можете също експортирайте пощенска кутия на Exchange в PST файл.
Проверете режима за обмен на кеша
Режимът Cache Exchange е функция в Outlook, която съхранява копие на вашата пощенска кутия на Exchange на вашия компютър. Това може да бъде полезно, ако искате да имате достъп до имейлите си офлайн или ако искате да подобрите ефективността.
Въпреки това, режимът Cache Exchange също може да ви попречи да видите най-новите си имейли. За да проверите дали това е така, отидете до “Файл” раздел и щракнете върху “Настройки на акаунта.”
Тогава, щракнете двукратно върху вашия Exchange акаунт, за да отворите “Промяна на акаунта” прозорец или изберете името на вашия акаунт и щракнете “промяна…”
В “Промяна на акаунта” прозорец, отидете до “Напреднал” и потърсете “Настройки на файла на офлайн папка” раздел.
За Exchange сметки, можете да промените параметрите за кеширан режим на обмен, които са налични само в този случай. Клиентите на Outlook в Windows по подразбиране запазват имейли на компютър за една година, като използват локално хранилище.
След това, локалното клиентско хранилище на Outlook се изчиства от предишни съобщения. Плъзнете диска надясно от 1 година на всички. След това следвайте инструкциите на екрана, за да завършите конфигурирането и рестартирането на Outlook, след което промените трябва да влязат в сила.
След това, старите ви имейли не трябва да се изтриват от компютъра ви три или дванадесет месеца.
Как да извлечете стари имейли в Outlook Web Client
Ако използвате уеб приложението Outlook с Office 365, можете да намерите старите си имейл съобщения по няколко начина.
Тъй като част от старата ви поща автоматично ще бъде архивирана, най-добре е да започнете с проверка на “Архив” папка. За да направите това, щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл и изберете “поща.”
Тогава, кликнете върху “Опции” и изберете “Вижте всички опции.” Следваща, отидете до “Поща” раздел и щракнете върху “Настройки за автоматично архивиране.”
Оттам, можете да промените колко често искате Outlook автоматично да архивира вашите имейли.
Можете също така ръчно да архивирате вашите имейли, като изберете имейлите, които искате да архивирате, и щракнете върху “Архив” бутон.
Ако не са в “Архив” папка, има шанс да сте ги изтрили. Най-добре е да проверите “Изтрити” папка следваща.
Ако сте ги изтрили и те са в тази папка, можете да изберете имейлите и да кликнете върху “Възстановяване на избраните елементи” бутон.
Можете също да намерите стари имейли, като ги потърсите. За да направите това, щракнете върху лентата за търсене и въведете това, което търсите.
Промяна на правилата за задържане
Политиките за задържане се използват, за да се определи колко дълго трябва да се съхраняват имейлите, преди да бъдат изтрити.
You can change the retention policy if you want to keep your old mail longer.
Първо, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”
Тогава, кликнете върху “Retention Policies.” Оттам, you can create a new retention policy or edit an existing one.
To configure the new policy, изберете “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.
You can also choose to have emails deleted after a certain number of days or weeks. Or learn how to stop Outlook from deleting emails in our previous blog post.
Once you have made your changes, трябва да кликнеш върху “Запазване” бутон.
Recovering Old Emails From a Backup
If you made a backup of your Office 365 data before the emails were deleted, you can use that backup to recover your old emails.
За да направите това, отворите “Файл” раздел и щракнете върху “Отворено & Експортиране.”
Тогава, кликнете върху “Внос износ.”
В следващия прозорец, изберете “Внос от друга програма или файл” опция и щракнете върху “Следваща” бутон.
Тогава, изберете “Файл с данни на Outlook (.PST)” опция и щракнете върху “Следваща” бутон.
В следващия прозорец, изберете архивния файл, който искате да използвате, и щракнете върху “Отворено” бутон.
Тогава, изберете пощенската кутия, която искате да импортирате от архивния файл, и щракнете върху “завършек” бутон.
Можете също така да извършите Kernel Office 365 резервно копие. За да направите това, изтеглете и инсталирайте Kernel Office 365 Архивиране & Инструмент за възстановяване.
След като се инсталира, отворете инструмента и изберете “Архивиране” опция.
В следващия прозорец, изберете пощенската кутия, която искате да архивирате, и щракнете върху “Добави” бутон.
Тогава, изберете местоположението, където искате да запишете архивния файл, и щракнете върху “ОК” бутон.
Изберете “Избройте всички пощенски кутии” за архивиране на всички пощенски кутии във вашия Office 365 сметка.
Използвайте желаните филтри, за да филтрирате елементите в пощенската кутия според вашите нужди и щракнете върху ръководения процес
Процесът на архивиране сега ще започне. След като приключи, ще имате PST файл, който можете да използвате, за да възстановите старите си имейли.
Пример, how to find mail from the current year
Outlook will now display all emails received in the current year.
заключение
Има няколко различни начина, по които можете да намерите стари имейли в Office 365. Шансовете са, вашата стара поща е или архивирана, или наскоро изтрита.
Въпреки това, ако не можете да намерите старите си имейли, you can try changing the retention policy or repairing deleted messages using recovery software or recovering them from a backup.
Често задавани въпроси
Outlook изтрива ли стари имейли?
Дали Office 365 изтрива старата поща или не зависи от това как сте конфигурирали Outlook. По подразбиране, Outlook не изтрива стари имейли, но има опция за автоматично архивиране на имейли след определен период. Ако сте активирали тази опция, старите ви имейли ще бъдат преместени в архивна папка и повече няма да се показват във входящата ви кутия. Все още можете да получите достъп до тях, ако е необходимо, но те вече няма да претрупват входящата ви кутия. в края на краищата, дали Outlook ще изтрие стари имейли зависи от вас.
Колко дълго Outlook съхранява имейли?
Това зависи от това как сте конфигурирали Outlook. По подразбиране, Outlook не изтрива стари имейли, но има опция за автоматично архивиране на имейли след определен период. Ако тази опция е активирана, старите ви имейли ще бъдат преместени в архивна папка и повече няма да се показват във входящата ви кутия. Можете да изберете всякаква времева рамка, за която имейлите да бъдат архивирани.
Как да намеря стари имейли в Outlook по дата?
За да намерите стари имейли в Outlook по дата, отворите “Търсене” и щракнете върху “Разширено търсене” опция. Тогава, изберете пощенската кутия, в която искате да търсите, и въведете диапазона от дати, който искате да търсите. Кликнете на “Търсене” бутон, и всички имейли от този период от време ще се покажат. След това можете да превъртите през резултатите и да намерите имейла, който търсите.
Как да накарам Outlook да показва всичките ми имейли?
Ако не виждате всичките си имейли в Outlook, вероятно е защото се филтрират по някакъв начин. За да поправя това, отворите “Изглед” и щракнете върху “Показване като разговори” опция. Това ще покаже всички ваши имейли в списък, независимо дали са част от разговор или не. Ако все още не виждате всичките си имейли, филтър може да ги крие. За да поправя това, отворите “Изглед” и щракнете върху “Промяна на изгледа” опция. Тогава, изберете “Всички съобщения” опция от списъка с налични изгледи. Това ще покаже всичките ви имейли, дори тези, скрити от филтър.
Tell me where my old “Sent” emails are on my Hotmail account, for the years August 2004 to mid 2008. I have the “Received” ones, but not the Sent ones. I didn’t delete them, and they are not in Junk or Archive. ALL the emails I sent in this period (which is a few thousand) are gone! This is devastating. Please reinstate them quickly. And reply to me. Благодаря