Se você decidiu transferir sua vida de trabalho para o Microsoft Outlook, isso é totalmente explicável. Não há nada mais importante do que operações eficientes quando se trata de nossa vida profissional. O mais automatizado os processos tornam-se, o mais provável é que nossos futuros trabalhos será nada além de uma rotina. Então, Se você já está cansado de escrever e-mail ineficiente para um grupo de pessoas, é hora de começar a usar a solução da Microsoft: lista de distribuição do Outlook.
Este artigo descreve o seguinte:
- Como criar lista de distribuição no Outlook
- Dicas sobre a importação de lista de distribuição no Outlook
- Por que usar o Outlook para maior eficiência?
Começar com, vamos definir a lista de distribuição do Outlook e apontar suas características únicas. Basicamente, É um grupo de contatos que permite que você envie um e-mail para várias pessoas. Seja sua equipe, do Conselho de Administração, ou mesmo apenas um grupo de companheiros, você não tem que adicionar cada endereço separadamente e isso vai lhe poupar muito tempo.
Como criar lista de distribuição no Outlook
Outlook permite que você estabeleça uma lista de distribuição apenas em algumas etapas fáceis. Dependendo da versão, você geralmente precisa tomar 6-10 passos para adicionar lista de distribuição. Contudo, para a versão mais recente nós preparamos uma lista de ações para você adiante:
- click “People” on the Navigation Bar, quer um ícone ou uma palavra;
- go to “My Contacts” and choose the folder where the contact group is to be saved. It is easier if you simply select “Contacts”;
- click “New Contact Group” and name it with regard to your needs;
- choose “Add Members” and simply add people from your contact list who you want to see in this very list;
- salvar e fechar a função.
Contudo, para esta ação a ser executada em menos de 5 minutos, como é descrito, você deve ter todos os contatos na base de dados do programa. E se você não fizer isso? Não é um grande negócio como há uma maneira de importá-los a partir de arquivos do Excel bem como a partir de diferentes arquivos de lista grupo como MSG. Você não pode importar diretamente a lista de distribuição para o Outlook 2019 mas somente os contatos a partir do qual estes podem ser feitos. A seguir vamos explicar mais detalhadamente o processo de importação completa.
Se você precisar importar contatos primeiro, sugerimos que você use o vCard para Outlook Transferência software que importa facilmente VCF (contato virtual) arquivos para o Outlook ou arquivo PST standalone. Leia a descrição do contatos procedimento importadores aqui.
Dicas sobre a importação de lista de distribuição no Outlook
Contudo, às vezes pode haver desafios ao longo do caminho, por isso queremos explicar-lhe todas as dicas e truques para tornar esse processo o mais suave possível. Abaixo está o nosso guia passo-a-passo sobre como importar grupo de contato para o Outlook a partir do Excel, novamente para as versões mais recentes do programa:
- choose “File” on the ribbon of the 2013 ou 2016 versão do programa;
- prosseguir com o Open & Exportação, ou seja, a função de importação / exportação;
- na janela pop-up com as opções de ações a serem executadas, select “Import from another program or file” and proceed;
- choose “Comma Separated Values” in the next step which indicates the type of the file to be created;
- selecione o arquivo a ser importado e prestar atenção especial às opções de duplicação. Estes incluem permitindo a substituição de duplicatas com itens importados, permitindo que duplicado a ser criado, e nenhuma importação de itens duplicados;
- proceder ao escolher a pasta de destino. mais naturalmente, it is the “Contacts” one;
- salvar e terminar suas ações.
Depois de ter realizado todas as ações descritas acima, você deve ser capaz de ver os contatos sob o ícone Pessoas. Se isso não é assim, em seguida, certifique-se de que o arquivo escolhido foi completa. Por exemplo, Outlook requer os títulos das colunas na primeira linha de modo a verificar estes primeiros. Felizmente, você pode editar o arquivo .csv usando o Excel para adicionar nomes e outras informações em falta, de modo a corrigir o problema não vai demorar muito.
Por que usar o Outlook para maior eficiência?
Como já foi descrito, há uma variedade de coisas que se pode fazer para diminuir o número de tarefas de rotina no trabalho ou em casa quando usando o Outlook. Além do estabelecimento das listas simples, também se pode criar a lista de distribuição compartilhada que estará disponível para outros membros de sua equipe ou até mesmo toda a empresa. Este é um valor especial, se todos os membros da equipe tem que enviar alguns e-mails para toda a equipe como economia de tempo para toda a equipe são incríveis.
A questão mais importante aqui é que quase qualquer coisa que você quer fazer no Outlook é possível e não é preciso muito tempo. Você só tem que fazer um pouco de leitura e preparações, ea maior eficiência é garantida.
Mais artigos do Knowledge Base
