No mundo empresarial moderno, e-mail, em parte, serve a função de telefone; é parte integrante da comunicação corporativa entre os funcionários da empresa, com clientes externos e parceiros. Envio e recebimento de e-mails é simples, mas a funcionalidade dos aplicativos de e-mail, como o Microsoft Outlook é muito mais amplo do que o de um telefone normal. Infelizmente, alguns usuários nem sempre entendem completamente como aplicar corretamente todas essas funções. Algumas das características abusaram do Microsoft Office Outlook 2003 e Outlook 2002 estão listados na lista conveniente abaixo. Alguns deles se referem ao uso pasta personalizada entidades e facetas categorização de dados.
Índice
- Por que você precisa para criar nova pasta no Outlook?
- Como usar o Outlook pasta Funcionalidade?
- Visualização a várias linhas de mensagens
- Selecionando a caixa de correio principal para receber e-mails
- Criando Pastas de Pesquisa para consultar mensagens específicas apenas
- Limpeza pastas usando critérios predefinidos
Seguindo as dicas abaixo, pessoal de escritório e os usuários do Outlook será capaz de trabalhar de forma mais produtiva com a solução. Então, se você quiser alcançar o máximo de eficiência e produtividade da equipe, então é hora de você estão cientes como criar uma nova pasta no Outlook e usá-lo para os dados de triagem para fora.
Por que você precisa para criar nova pasta no Outlook?
A maioria dos usuários do Outlook usam ativamente regras e pastas ao trabalhar com e-mail. Neste caso, a estrutura da pasta pode ser profunda e ramificada. Dependendo de suas necessidades e preferências, você pode criar e-mail do Outlook com tantas pastas quanto você precisa e separá-los da maneira que funciona melhor para você. Ao alterar a caixa de correio, quando se deslocam e migrar para outros sistemas de correio, ao criar novos perfis do Outlook, seu nova pasta estrutura será de grande benefício para você. Not to mention the simple transfer of the existing folder hierarchy to another level of attachment or to another folder – that’s just a life-saving functionality for the one. O que é mais, quando se utiliza caixas de correio do Exchange Server e pastas públicas, você pode definir permissões para cada pasta.
Nota: o desempenho do Outlook pode ser significativamente reduzido se uma das pastas Outlook armazena mais de 100,000 e-mails dentro. Recomenda-se usar várias pastas para organizar e-mails do Outlook.
Como usar o Outlook pasta Funcionalidade?
O Outlook é o mais poderosa ferramenta de e-mail para gerenciar a comunicação online, planejamento de eventos, e tarefas de programação. Se você nunca usou o serviço, considerar tomar sua mão a ele. Aqui estão algumas das possibilidades unobvious desta solução que pode ser útil para você:
1 pré-visualização e-mails
Utilizar a pré-visualização de e-mail para ver ver o endereço de e-mail do remetente, seu assunto, e a primeira linha do texto da mensagem. O último parâmetro do Outlook pode ser personalizado. Para fazer isso, you need to open the “View” tab, find the “Message Preview” button, e seleccionar o número de linhas necessárias. Se você desejar, Você também pode desativar a visualização. Outlook will also ask if you would like to apply the setting parameter only to this folder or to all mailboxes – check what suits you best.
2 A caixa de correio principal
Se você tiver várias contas no Outlook, é possível para você selecionar um determinado e-mail como o principal para que a pasta correspondente é aberta quando você iniciar o correio. Para fazer isso, you just need to click “File”, move to “Options” and pick the “Advanced” tab, que está no painel esquerdo.
In the section “Outlook start and exit” of Outlook, click on the “Browse..” button. In the “Select a folder” dialog box, find the required account and select “Inbox” or any other folder that suits you best for this purpose.
3 As pastas de pesquisa
Se você costuma procurar letras na caixa de entrada do Outlook digitando as mesmas palavras e expressões no texto a procurar, você pode simplificar sua tarefa. Outlook suporta pastas de pesquisa ou pastas inteligentes. Configurá-los, e você pode esquecer-se sobre a classificação manual de sua correspondência. Click the “Folder” tab and move to the “New Search Folder” section. Na janela que aparece, você pode escolher a pasta de pesquisa de opções de modelo do Outlook e-mail ou criar seu próprio.
Se você não estiver satisfeito com o módulo de modelos do Outlook, you can always double click on “Criar uma pasta Custom Search” at the bottom of the list. Digite o nome da pasta, click “Criteria”, e especificar as condições para a seleção de mensagens nele.
4 limpeza pastas
Esse recurso remove automaticamente entradas redundantes na pasta selecionada. Excesso refere-se a cópias cotados de suas cartas. Para verificar a função em ação, clique com o botão direito sobre a pasta onde as duplicações e cópias de e-mails são acumulados, e selecionar "Pasta Up limpa".
Você pode especificar quais mensagens são consideradas redundantes. Para fazer isso, select “File”, click “Options”, then go to “Mail”, and scroll down to “Conversation Clean Up” section. Aqui existe a possibilidade de configurar a limpeza para que ele não afeta importante coisas outlook caixa de entrada e selecione a pasta para onde mover cartas desnecessárias para. Por padrão, they are sent to the “Deleted Items” folder.
palavra final
Como você pode ver, há um número ilimitado de recursos do Outlook você pode se beneficiar de quando você sabe como usá-los. Criar diferentes tipos de pastas para resolver dados do Outlook e geri-lo de forma eficiente.
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