Автоматизированные функции могут сэкономить вам много времени. Заметным преимуществом Outlook является его способность запоминать получателей. Система запоминает каждого адресата, с которым вы когда-либо связывались.
Кроме того, это охватывает все категории, включая копии и слепые копии. Функция может быть скорректирована в соответствии с вашими потребностями.
Автозаполнение является креплением среды Outlook. Если функция включена, Вы обязаны это заметить. Как только вы начнете набирать адрес электронной почты, использованный ранее (даже однажды!), система предлагает совпадение. Это все возможно благодаря автозаполнению Outlook.
Но знаете ли вы, как использовать его в полной мере?
Где хранятся контакты автозаполнения Outlook?
Почтовая система использует специальную функцию под названием «Список автозаполнения Outlook».. Это обеспечивает неоспоримое удобство. У многих версий почтовой среды есть это. Есть только несколько исключений.
Если вы используете настольную и веб-версии Outlook 365, помните, что их списки являются отдельными. Поэтому, изменения в одном источнике не влияют на контрагента. Так, что может сделать автозаполнение Outlook? Это позволяет вам войти, редактировать, и удалите предложенные письма по своему усмотрению. Вот краткий обзор возможностей автозаполнения Outlook 2016 и другие.
Оглавление:
- Как удалить ненужные записи из списка автозаполнения?
- Как отключить и активировать функцию автозаполнения Outlook?
- Как стереть весь список писем в автозаполнении?
- Как заполнить список автозаполнения новыми адресами?
Удалить отдельные записи
Опечатки случаются, и они не должны храниться в системной памяти. Однако, Outlook по-прежнему сохраняет их по умолчанию - для него нет способа обнаружить недействительные записи. Обычно, у вас два адреса для одного контакта: действительный и недействительный. Это очень неудобно, как вы можете легко выбрать неправильное предложение, и отправьте письмо на неправильный адрес еще раз! Если не было возможности удалить записи, Адрес электронной почты автозаполнения MS Outlook был бы глубоко испорчен.
Как удалить записи автозаполнения списка по одному?
Удаление просто. Вот что делать, если неправильные предложения расстраивают вас. Все сделано через свежее окно сообщения. Начните вводить адрес, который должен быть удален. Раскрывающийся список развернется. Когда предложение выделено, справа есть крестик. Это именно то, что делает работу. Альтернативно, Вы можете нажать клавишу Delete.
Этот метод не распространяется на мобильную версию, но он идеально подходит для веб- (365). Если в вашем списке нет ошибок, Вы можете привести в порядок это быстро, удаление записей по одной.
Ограничения, которые применяются
Количество электронных писем, которые запоминает ваша система, зависит от ее версии. Например, тем 2007 издание имеет наибольшую емкость - до 2,000. Последующие издания могут хранить до 1,000 только. Как только порог достигнут, почтовый клиент автоматически “забывает” адреса, которые вы используете меньше всего. Логичный вывод заключается в том, что вы должны удалить ошибочные записи, чтобы не потерять ценные. Иногда, вам все еще может понадобиться найти получателя, с которым вы связались много лет назад. Есть способ увеличить объем памяти, но это слишком ненадежно рекомендовать.
Автозаполнение Outlook не работает: Решение
Если вы заметили, что система не может сохранить новые записи, скорее всего из-за коррупции. Начните с устранения ненужных записей. Если это не исправит ситуацию, очистить список (Смотри ниже), и начать снова. Хотя не идеально, это все еще рабочее решение, которое позволяет вам пополнить список.
Активация и деактивация
Некоторые пользователи считают эту функцию раздражающей, если она неисправна. Другие хотят включить его, чтобы повысить удобство. К счастью, Автозаполнение может быть включено и выключено, как вам нравится. Процедура простая и быстрая.
- Начните с “Файл” вкладка и перейдите к “Опции“.
- Выберите Почта раздел и настроить параметры: установите / снимите флажок рядом с длинным вариантом “Используйте список автозаполнения, чтобы предлагать имена при наборе, CC and BCC lines“.
Эта опция находится в “Отправлять сообщения” раздел. - Закрыть окно. Договорились!
Удаление всего списка
Может потребоваться удалить весь список адресов электронной почты автозаполнения Outlook. К счастью, для этого есть встроенная функция, так что вам не нужно беспокоиться о случайном удалении законных адресов. Ваш почтовый клиент имеет специальную кнопку, предназначенную для мгновенного выполнения работы.
Начните с следующих шагов для активации / деактивации. Как только вы попадете в раздел «Отправка сообщений», Вы увидите нужную кнопку справа. Он называется «Пустой список автозаполнения».. Завершите с "Да".
Ускоренное заполнение списка автозаполнения
Иногда, вам может понадобиться ввести несколько писем сразу. Работа с каждым индивидуально утомительна и отнимает много времени. Вместо, использовать другую удобную встроенную функцию. Для достижения цели, пользователи должны иметь все необходимые адреса в своей адресной книге. Основная мера предосторожности - перейти в автономный режим.. В противном случае, вы рискуете отправлять пустые письма каждому выбранному получателю. Доступ к оффлайн-работе осуществляется через настройки на вашем Send / Receive Закладка. Теперь, перейдите на вкладку "Домой" и продолжайте.
- Перейти к “Отправить / Получать” Вкладка и нажмите “Работать оффлайн” кнопка для включения автономного режима.
- Вернитесь к “Домой” Вкладка и нажмите “Новый email-адрес” кнопка. Или используйте Ctrl + N сочетание клавиш.
- Нажмите “к…” кнопка для открытия окна выбора контактов.
- Выделить все контакты в списке контактов. Вы можете выбрать первый, а затем последний получатель, чтобы выделить всю группу. Это сделано, удерживая нажатой клавишу Shift. Альтернативно, Вы можете удерживать нажатой клавишу Ctrl и выбирать отдельные контакты или их подмножества.
- Нажмите “к” кнопка для заполнения соответствующего поля выбранными контактами.
- Нажмите “Хорошо” кнопка закрытия окна выбора контактов.
- Закройте сообщение электронной почты, не отправляя его.
- При необходимости повторите процедуру для других адресных книг.. Помните о 1,000 предел.
В случае, если вы нажмете “Отправить” случайно, электронная почта застрянет в папке "Исходящие", так как Outlook находится в автономном режиме. Получите доступ к папке «Исходящие» «Исходящие» и удалите электронное письмо., так что она не покидает вашу систему случайно. Переключите режим онлайн, выполнив те же действия для переключателя режима, описанного выше.
Когда процедура завершена, все выбранные контакты попадают в ваш список автозаполнения. Этот процесс легко, как только вы привыкнете к нему. Теперь, вам не нужно добавлять адреса один за другим. Это экономит много времени и усилий. Однако, помните об автономном режиме - не рискуйте смущать себя.
Дополнительные статьи базы знаний
So what do you do when the incorrect email address doesn’t have an “Икс” next to it. Annoyingly the correct address does, so I could remove the correct email from my autocomplete list but not the incorrect one. The worst part is I wasn’t even the one who typed it wrong. Someone else did and I replied to all, including the incorrect address.