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Doppelte E-Mails in Outlook

Doppelte E-Mails in Outlook

Bei Fehlfunktion von Mailsystemen, Benutzer können durch Doppelarbeit frustriert sein. Dies bedeutet nicht, dass einige identische Nachrichten in Ihrem Posteingang landen. Das Problem, dass Outlook doppelte E-Mails sendet, ist viel schwerwiegender. Wenn das passiert, Der E-Mail-Client repliziert alle Nachrichten des Benutzers. Außerdem, das passiert immer wieder. Als Ergebnis, Sie werden mit unnötigen Kopien überflutet, die Ihren Posteingang verstopfen.

Es ist eines der irritierendsten Dinge, die in dieser Mailing-Umgebung passieren. Glücklicherweise, Es gibt Möglichkeiten, diesen längeren Wiederholungszyklus zu stoppen. Als Wurzel dient die Konfiguration, Benutzer müssen nicht experimentieren. Stattdessen, Sie können bewährten Handlungsabläufen folgen. Also, So stoppen Sie doppelte E-Mails in Outlook. Der erste Schritt ist die Identifizierung der Ursache.

Regeln, die zu doppelten E-Mails führen

Ihr Mailsystem verhält sich aufgrund seiner möglicherweise witzig ‘In den Ordner verschieben‘ Regeln. Dieses Problem ist das häufigste. Auf der Oberseite, es ist ziemlich leicht auszurotten. Aber zuerst, Mal sehen, wie dies zur Multiplikation von Nachrichten führen kann.

Im Grunde, Der Grund dafür ist, dass alle vom Benutzer konfigurierten Regeln für jede neue Nachricht gelten. Beispielsweise, Sie können den Client so programmieren, dass Nachrichten einer bestimmten Kategorie zugewiesen werden, oder markieren Sie sie für die Nachverfolgung. Betrachten Sie das folgende Beispiel.

Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei unterschiedliche Regeln auferlegt. Beide geben die automatische Umleitung an, sobald eine Nachricht eintrifft:

  1. von John Smith - Verschieben Sie es in die ABC Mappe
  2. mit Abonnement Wort im Betreff - verschieben Sie es in die ABC Mappe

Also, was wird passieren wenn John Smith sendet Ihnen eine E-Mail mit dem Titel "Abonnementprobleme".? Beide Regeln gelten automatisch, was bedeutet, dass die gleiche Nachricht in der landet ABC Ordner zweimal. Jetzt, Fahren wir mit der Lösung fort.

Die Methode ist einfach. Wenn dies die Ursache für das Duplizieren ist, Fügen Sie einfach ein paar Wörter zu einer der Regeln hinzu. Eintippen ‘Stoppen Sie die Verarbeitung weiterer Regeln‚, und das wird ausreichen. Wenn die erste Regel diese Aktion enthält, Die zweite Regel wird ignoriert.

Was ist, wenn die Anzahl der Regeln unterschiedlich ist?? Sie müssen in der richtigen Reihenfolge eingestuft werden. Dies ist keine Raketenwissenschaft, Beachten Sie jedoch, dass sich Änderungen auf die zu überprüfende Nachricht auswirken.

Doppelte E-Mails in Outlook: Konten

Manchmal, Benutzer schlagen fehl, wenn sie mehrere Konten konfigurieren. Während Outlook dies zulässt, Die Einstellung muss sorgfältig erfolgen. Wenn Sie zufällig Konten hinzufügen, die mit demselben Postfach verknüpft sind, Das Ergebnis wird ärgerlich sein. Solche Kontodoppelungen werden als Mail-Aliase bezeichnet.

Wenn Sie ein Konto zweimal über POP3 konfigurieren, Sie erhalten zwei Aliase, die dieselbe E-Mail zustellen. Dies ist ein weiterer häufiger Grund für doppelte E-Mails in Outlook. Wenn der Mail-Client so programmiert ist, dass eine Kopie auf dem Server verbleibt, Beide Konten sammeln die gleichen Nachrichten. Wenn dies der Fall ist, Konfigurieren Sie eine der beiden Optionen, um den Empfang von E-Mails zu beenden. In der Regel, Alias-Konten sind somit deaktiviert.

Eliminieren doppelter E-Mails in Outlook 2007

  1. Beginnen Sie mit dem Besuch der Werkzeuge Sektion.
  2. Lokalisieren Optionen und klicken Sie auf die Funktion.
  3. Head to die Mail-Setup Registerkarte ".
  4. Klicke auf das 'Senden empfangen' Taste.
  5. Klicke auf das 'Bearbeiten' Taste.
  6. Wählen Sie das sekundäre Konto.
  7. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Post erhalten’.

Doppelte E-Mails in Outlook 2010

Diese Methode funktioniert auch für neuere Versionen des Mail-Clients (2013, 2016, 2019, und Büro 365). Daher, Wenn Sie doppelte E-Mails in Outlook erhalten 2016, folge diesen Schritten.

Erweiterte Outlook-Optionen Senden / Empfangen

  1. Aus dem Menü „Datei’, Kopf zu „Optionen’.
  2. Wählen Sie das 'Fortgeschritten' Sektion.
  3. Drücke den 'Senden empfangen…' Taste.
  4. Drücke den 'Bearbeiten' Taste.
  5. Wählen Sie das sekundäre Konto.
  6. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Post erhalten’.
  7. Wählen Sie aus, welches Konto zum Senden verwendet werden soll.

Aussichten

Doppelte E-Mails in Outlook: Profil Erholung

Manchmal, Benutzer müssen möglicherweise ihre Profile neu generieren. Dies kann aufgrund technischer Störungen und Korruption geschehen. Ein häufiger Fall ist die Neuinstallation des Betriebssystems, Dies macht die Konfiguration von Outlook unvermeidlich. Wenn das System so programmiert wurde, dass eine Kopie auf dem Server gespeichert wird (POP3), Alle E-Mails werden erneut gesammelt - auch wenn sie zuvor zugestellt wurden.

Warum passiert das? Ihrer neuen Konfiguration ist nicht bekannt, dass das vorherige Profil jemals existiert hat. Bei Benutzern von Outlook 2007 Erstellen Sie ihr neues Profil von Grund auf neu, Sie können den gleichen Fehler begehen. Während das Konto konfiguriert wird, Sie weisen ihre alte * .PST-Datei standardmäßig als Speicherort für die Zustellung zu.

Dies führt zu einer Verdoppelung. Sowohl alte als auch neue Nachrichten sind betroffen. Prävention ist nicht schwierig. Hier ist was zu tun ist.

Verwenden Sie eine leere * .PST-Datei (Outlook-Datendatei) als Standardlieferort. Sie können die alte später einfach anschließen, Alle Nachrichten werden von der neuen Datei erfasst.

  1. Starten Sie das System mit diesen Einstellungen mindestens einmal.
  2. Stellen Sie eine Verbindung zur alten Outlook-Datendatei her.
  3. Weisen Sie es als Standardlieferort zu. voila!

Die 2010 Mit der Version können Sie die ursprüngliche Datendatei während der Konfiguration Ihres POP3-Kontos erneut verbinden.

So verbinden Sie PST-Dateien erneut

Die genauen Schritte hängen von Ihrer Edition des Mail-Clients ab. Bei Verwendung der 2007 Version, Befolgen Sie diese Reihenfolge, um doppelte Nachrichten in Outlook zu stoppen.

Öffnen Sie die Outlook-Datendatei

  1. Gehen Sie zum Menü „Datei’.
  2. Von dort, Öffnen Sie die Outlook-Datendatei.
  3. Jetzt, Übertragen Sie alle Nachrichten, die Sie erneut erhalten haben, in diese Datei.
  4. Schließen Sie den Mail-Client.
  5. Gehen Sie zur Systemsteuerung.
  6. Finden Sie die Datendateien über ‘Post’- ‚E-mail Konten’.
  7. Wählen Sie die vorherige Datendatei.
  8. Weisen Sie ihm den Standardstatus zu.
  9. Wählen Sie die neue Datendatei.
  10. Entfernen Sie es.

Diese Schritte beseitigen das Problem der Duplizierung, Die alte Datei wird jedoch nicht gelöscht. Wenn Sie Ihre Maschine reinigen möchten, Beginnen Sie mit der Identifizierung des Standortpfads über Einstellungen. Hier entlang, Sie können es physisch entfernen.

Spätere Versionen

Diese Editionen haben einen wichtigen Vorteil - den Speicher zuvor heruntergeladener Nachrichten. Dies ist möglich, weil das Wissen in der Datendatei selbst enthalten ist. Somit, während der Konfiguration, Sie müssen nur die vorhandene Datendatei als Standardspeicherort festlegen, anstatt das System ein sauberes generieren zu lassen.

Konten, deren Einstellungen über AutoDiscover abgerufen wurden, sind unterschiedlich. Der Benutzer kann die manuelle Konfiguration wählen. Die Option ruft einen Bildschirm auf, auf dem Kontoeinstellungen angezeigt werden. Der Abschnitt mit dem Titel „Neue Nachricht senden an’ ermöglicht die Auswahl der vorherigen Datendatei.

Was ist, wenn das Konto bereits konfiguriert wurde?? Sie können weiterhin den richtigen Ort für die Standardlieferung zuweisen. Um dies zu tun:

  1. Gehen Sie zu „Datei’.
  2. Gehe zu 'Kontoeinstellungen' von 'Kontoeinstellungen’.
  3. Wählen Sie das gewünschte Konto.
  4. Drücke den 'Ändere den Ordner' Taste.
  5. Wählen 'Neue Outlook-Datendatei…’.
  6. Suchen Sie die alte Datei.

Möglicher Täter: Synchronisationstools

Die Möglichkeit zur Synchronisierung ist großartig, Benutzer können das gesamte Adressbuch auf ihr Mobilgerät kopieren. Hier entlang, E-Mail-Umgebungen auf Desktop-Computern und tragbaren Systemen arbeiten alle zusammen und teilen Daten sofort miteinander. Eine erstmalige Verbindung kann schwierig sein, und es ist auch eine Ursache für Doppelarbeit.

Dies ist unvermeidlich, wenn die Systeme Details für dieselbe Person speichern, aber ihr Name ist anders geschrieben. Beispielsweise, Wenn sich "John" auf Ihrem Smartphone und "John Smith" in Outlook auf dieselbe Person beziehen, Durch die Synchronisierung wird ein Duplikat erstellt. Woher soll das System wissen, dass die Einträge verbunden sind??

Daher, bevor Sie den Prozess starten, Räumen Sie Ihr Adressbuch auf. Es ist für Benutzer selbstverständlich, Kontakte nur mit Vornamen zu speichern. Dies führt zwangsläufig zur Replikation. Die Bereinigung ist über Outlook einfacher.

  1. Erstellen Sie ein neues Profil (Verwenden Sie ein Dummy-Konto oder verzichten Sie darauf).
  2. Geben Sie diesem Profil einen relevanten Namen, damit es leicht zu finden ist (z.B., Telefon Kontakte).
  3. Mit Telefonkontakten synchronisieren.
  4. Räumen Sie die Kontakte mit dem Mail-Client auf.

Sie können auch sicherstellen, dass beim ersten Versuch keine Duplikate erstellt werden. Dies wird erreicht, indem die Details aus dem Profil "Telefonkontakte" in das ursprüngliche Profil verschoben werden. Dies erzeugt eine Masterkopie’ Ihrer Kontakte im Mailsystem.

  1. Starten Sie den Mail-Client mit dem ursprünglichen Profil.
  2. Stellen Sie eine Verbindung zur Datendatei her (*.PST) auf Ihrem Smartphone über ‘Datei’-’Geöffnet’-’Outlook-Datendatei...
  3. Daten aus dem ‘Telefon Kontakte’Datei in den ursprünglichen Ordner" Kontakte ".

Es wird empfohlen, die Datendatei zu sichern, falls die Systeme nicht synchronisiert werden können. An diesem Punkt, Sie können immer noch mit dem Problem der Replikation konfrontiert sein. Dies liegt daran, dass dem System die Intelligenz fehlt, um ähnliche Einträge zu erkennen. Glücklicherweise, Es gibt eine einfache Lösung.

Entfernen Sie alle Kontakte von Ihrem Smartphone. Passen Sie die Einstellungen Ihres Synchronisationstools an. Ziel ist es, das ursprüngliche E-Mail-Profil zu verwenden und es zu synchronisieren. Dies ist ein todsicherer Weg, um Duplikate zu vermeiden!

Möglicher Täter: Virenscanner

Antivirenabwehr ist entscheidend, Einige dieser Scanner integrieren sich jedoch in Ihren E-Mail-Client. Ihre Störung im normalen Postzyklus kann zu mehreren Zustellungen derselben E-Mails führen.

Ohne Schutz, Das Senden und Empfangen ist unkompliziert. Erste, Das System stellt eine Verbindung zum Mailserver her, um zu sehen, welche E-Mails aktuell gespeichert sind. Der Server antwortet mit einer Liste, welches dann mit dem lokal gespeicherten verglichen wird. Somit, Outlook prüft, ob alle Nachrichten gesammelt wurden.

Wenn es keine neue Mail gibt, Die Verbindung ist geschlossen. Wenn Einträge als neu identifiziert wurden, Diese Nachrichten werden vom Server angefordert. Sobald diese empfangen werden, Die Verbindung ist geschlossen, und die lokale Liste wird aktualisiert.

Dies beschreibt einen perfekten Zyklus. Wenn eine Unterbrechung zu einer unerwarteten Beendigung führt, Der E-Mail-Client kann die Verbindung nicht ordnungsgemäß schließen. Da der Zyklus als fehlgeschlagen angesehen wird, Die lokale Liste der eingehenden E-Mails wird nicht aktualisiert. Dies bedeutet, dass das System die während des fehlerhaften Zyklus empfangenen Nachrichten nicht kennt. Somit, während des nachfolgenden Intervalls von Senden / Empfangen, Diese Nachrichten werden als neu identifiziert, Sammeln Sie sie vom Server, und liefern Duplikate. Das ordnungsgemäße Schließen einer Verbindung ist eine zwingende Voraussetzung für die Aktualisierung der lokalen Liste.

Virenscanner als Störung

Ein integrierter Virenscanner fungiert als Vermittler zwischen Outlook und dem Server. Anstatt zum Server zu gehen, Die Sende- / Empfangsanforderung wird vom Tool abgefangen. Anschließend wird die Verbindung zum Server hergestellt, erfasst die Liste der gespeicherten E-Mails, verwaltet die Zeitüberschreitungen, schließt die Verbindung, und informiert Outlook darüber.

Dies bedeutet nicht, dass Virenscanner standardmäßig böse sind. Einige dieser Systeme funktionieren einwandfrei. Jedoch, wie sie in den Prozess eingreifen, Sie schaffen einen neuen Fehlerpunkt. Wenn die Verbindung nicht so geschlossen ist, wie es sein sollte, Sie könnten mit Duplikaten enden. Das ist weil, während der nächsten Verbindung, Die gleichen Nachrichten landen in Ihrem Posteingang.

Dies ist nicht der einzige Grund, sich von integrierten Scansystemen fernzuhalten. Tatsächlich, Sie sind einfach unnötig. Es reicht aus, die Standardsicherheitseinstellungen des E-Mail-Clients zu verwenden, und installieren Sie einen zuverlässigen On-Access-Scanner. Solange Sie das Tool auf dem neuesten Stand halten, Ihr Schutz ist ausreichend. Deaktivieren Sie die Integration, wenn Ihr Virenscanner sie standardmäßig einrichtet. Das genaue Verfahren sollte in der Dokumentation angegeben werden.

Möglicher Täter: Firewall

Eine Firewall ist ein nützliches Werkzeug für die Cyberabwehr. Jedoch, Dies kann auch den Empfang Ihrer E-Mails beeinträchtigen. Solche Systeme können eine Verbindung zum Server beenden, bevor die Prüfung abgeschlossen ist. Wenn ihre Einstellungen zu starr sind, diese sollten geändert werden.

Überprüfen und deaktivieren Sie das System. Dann, Beobachten Sie die Ergebnisse von zwei aufeinander folgenden Sende- / Empfangsintervallen. Wenn die Firewall tatsächlich die Wurzel der Duplizierung war, Sie werden feststellen, dass es aufgehört hat. Lesen Sie die Dokumentation, um zu erfahren, wie Sie Ihre Firewall richtig konfigurieren. Suchen Sie nach dem Abschnitt zum Abrufen von E-Mails.

Automatisierte Tools

Schließlich, Sie können das manuelle Basteln ganz überspringen. Heute, Es gibt eine breite Palette von Spezialwerkzeugen zur Beseitigung von Duplikaten. Diese werden als Dienstprogramme zur doppelten Entfernung bezeichnet. Somit, wenn das Volumen der replizierten E-Mails zu groß ist, um manuell verarbeitet zu werden, Automatisierung spart viel Zeit.

Fazit

Mail-Duplikate sind nicht nur redundant: Sie verstopfen Ihren Posteingang, Verhinderung einer effizienten Kommunikation. Das Chaos zu beseitigen braucht Zeit, und das Verfahren hängt vom Täter ab. In diesem Artikel, Wir haben Lösungen für häufige Multiplikationsfälle angeboten.

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