Outlook差し込み添付ファイル

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Outlook差し込み添付ファイル

8月 17, 2020

によってゴードン

時々, 同じメールをたくさん送信する必要があるかもしれません. 受信者が「宛先」に数十のアドレスを見た場合:’フィールド, あなたのメッセージは冷たくて非人道的です. マージは大量メールをマスクする簡単な方法です. 宛先のいずれか, 他の連絡先を検出する方法はありません. この機能はブラインドコピーよりも便利です. さらに, それは可能にします Outlookの差し込み アタッチメント付き. ここにあなたが始めるのを助けるための詳細なガイドがあります.

マージはさまざまな出力に適用できます: メール, 別のドキュメント, プリンター, など. この記事では、メールを拡大して、一般的な原則を説明します. その他のカテゴリは、Outlook差し込み印刷の添付ファイルと同様に設定されます。. 目標はさまざまな方法で、さまざまな手段で達成できます. サードパーティのツールは利便性を高め、追加のオプションを提供します. でもまず, 基本を扱いましょう.

Outlookからの添付ファイル付きの差し込み印刷

このパス Outlookの差し込み最も簡単です. すべての宛先がすでに連絡先にある場合, このリストをソースとして使用するのは当然です. 次の例では, にメッセージを送信する方法を示します連絡先のグループ. 私たちの電子メールは彼らに彼らの連絡先の詳細を確認するように求めます.

必要な予防策

大量のメールは一般に嫌われることを覚えておいてください, そしてあなたのインターネットサービスプロバイダーは疑わしいかもしれません. あなたの試みが成功していることを確認するには, 彼らのルールについて学ぶ. 一定期間に送信できるメッセージの数 (時間/日) 制限される場合があります. しかしながら, 100 一般的なしきい値です. それゆえに, あなたが送るなら 99, これはほとんど問題を引き起こしません.

厳しい制限の場合, それらを回避する方法はまだあります. スケジュールを設定した専用のマージユーティリティで、通信を小さなバッチに分割します. これらはレーダーの下に残ります.

ステップ 1: 受信者の選択

手順は、必要な連絡先のマーキングから始まります. これを行うに:

それらを含むフォルダーに移動します (「連絡先」). これは、 CTRL + 3).
受信者を選択するか、フィルタリングを使用します. 早くやる, 検索を実行します, またはカテゴリで並べ替え.

最初のケースでは, これらの連絡先すべてが共有する詳細で検索できます (例えば, 会社名). タスクは簡単です. 高度なクエリを実行することも可能です. 第2のケースで, 必要な基準で連絡先フォルダを並べ替えるには、いくつかの移動を行う必要があります (例えば, 会社名). 手順はOutlookのバージョンによって異なります.

の 2007 エディション, シーケンスに従ってください 見ます > 現在のビュー > カテゴリ別. 以降のバージョン (オフィスを含む 365), ザ 見ます タブにはオプションが含まれています ビューを変更. どちらかを設定するために使用します電話または リスト 見る. 次に, 同じから 見ます タブ, 選択配置と カテゴリー. こうして, 添付ファイルOutlookとの差し込み印刷に違いはありません 2013 とOutlookの添付ファイルとの差し込み 2016.

ステップ 2: 召喚差し込みウィンドウ

の 2007 エディション, すぐに機能にアクセスするツール. 以降のすべてのバージョン, に向かうホームタブ, 選択行動, そして、上をクリック差し込み. というタイトルのダイアログ 差し込み連絡先 ポップアップします.

ステップ 3: 連絡先オプションの確認

今, 適切な受信者が選択されていることを確認する必要があります. すでにデータをフィルタリングしている場合, をやる 現在のビューのすべての連絡先. 受信者が手動で選択された場合, 選択 選択した連絡先のみ. すべての連絡先フィールドまたは現在のビューの連絡先フィールドのみをマージすることが可能です.

ステップ 4: マージオプション

これらはダイアログの下部で調整できます. この例では, ドキュメントのタイプを次のように指定します フォームレター そしてセット メール マージ先として. 件名も入力する必要があります. 必要に応じて後で変更される場合があります. 説明のため, 主題が <連絡先チェック>. で終わるわかりました. 今, ワードプロセッサーが呼び出されます.

ステップ 5: Wordを使用する

初期設定で, ワープロが空のページを表示する. リボン上, というタイトルのタブを開きます郵送. この例では, いくつかの変数を使用して同じメッセージを送信します. これにより、各メールが個別に作成されたように見えます. 心配しないでください: 変数は、あなたが思うよりも挿入が簡単です.

あなたの挨拶を入力してください

正式な対応について, オープニングラインには常に挨拶が含まれています. 上部の対応するボタンをクリックします, 必要な情報を指定します. テンプレートがあります (例えば, '親愛な'), しかし、あなたはそれらをあなた自身の言葉で置き換えることもできます (例えば, 'こんにちは'). 最初の要素の後に必ずスペースを入れてください. そうでなければ, 受取人の名前と融合します.

無効な受信者名に適用されるアクションをプログラムすることも必要です. 親愛なる氏を選択した場合. バツ,’を挨拶として, 連絡先には姓が含まれていません, システムは非個人的な挨拶を使用する場合があります (例えば, 'ご担当者様'). 「OK」で締めくくります. ウィンドウが閉じます.

ボディに入ります

今, 体をタイプし始めることができます. Enterキーを押して開始します. この例では, 入力するテキストは「次の情報が有効かどうかを確認していただけますか?". プレス入る別の行を開始するには、もう一度キーを押します. ここに, 各受信者のメールアドレスを挿入します.

そうするには, クリック アドレスブロック. 宛先は既に名前で挨拶されています, 繰り返しを避ける必要があります. チェックボックスをオフにします この形式で受信者の名前を挿入します:. 会社名を削除するか保持するかを選択できます. で終わるわかりました.

プレス入る回線を切り替える. ここに, 各受取人のオフィス番号を挿入します. これを行うに, 差し込みフィールドを挿入するオプションを使用する. 選択 勤務先の電話 と インサート. ウィンドウを閉じて、入る.

クロージングを入力してください

今, メッセージの締めくくりになりました. 「のようなものを入力してください迅速なご返信をお待ちしております. ご多幸を祈る, <あなたの名前>". ほぼ完了しました! あとは、結果をプレビューするだけです (メッセージ) それがあなたが計画したように見えることを確認するために.

上部の対応するボタンを使用します, そしてその右側の矢印. 異なる受信者のバージョンを切り替えることができます. 最終的に, 私たちはメールを送ることができます. これは フィニッシュ & マージ 頂点で. 選択します。 電子メールメッセージを送信… 新しいダイアログで詳細を確認します. 確認するわかりました.

ソースとしてのOutlookの使用

この例では, 同じメールを複数の受信者に送信します. 唯一の違いは、アクションがメールクライアントを介してプログラムされることです。. ダイアログボックスの外観は異なります, 基本的な原則は同じです. プログラムを起動してウィザードを呼び出します. これは、「メーリング」に移動してマージを開始することによって行われます. 召喚 ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード そこから先に進みます.

インターフェースの右側に特別なパネルが表示されます. タイトル付き タスクペイン, パラメータ調整が可能. 選択します。 電子メールメッセージ 文書型として. クリック次にかつて, そして、その後のダイアログで, コンテンツを手動で入力するため.

連絡先情報はOutlookに保存されます. それゆえに, 選ぶ Outlookの連絡先から選択. 受信者の詳細を含むフォルダを選択してください. これは、 連絡先フォルダを選択. プロファイルプロンプトが表示される場合があります. 操作が完了するまで待ちます.

メールに連絡先をマークする必要があります. 窓 差し込み印刷の宛先 多くのフィルタリングオプションがあります. 我慢して, 遅いので. プロセスをスピードアップするには, あなたは使うかもしれません 重複を検索… 特徴.

次に, メッセージを入力してください. システムは自動的に変数を提案します. メッセージをプレビューして送信します. 使用 電子メール 必要なオプションを設定する機能 (に: および件名:). でファイナライズわかりました送信を開始します.

別のソースの使用

Wordからマージを開始することが可能です, Accessデータベースから連絡先の詳細を取得する, Excelシート, またはプロセッサによって認識されるその他のソース. 手順は2番目のアプローチに似ています. 唯一の違いは、差し込み項目が適切に一致するようにする追加の手順です.

このシナリオでは, ウィザードが呼び出されるまで、最初のステップに従います. それから, システムにすでに存在するリストを使用するようにプログラムする. 次に, 連絡先データの場所を指定する. 時々, ルールと列を分離する特殊文字を入力する必要があるかもしれません. これらは区切り文字と呼ばれます.

ソースを選択, 必要に応じて連絡先をフィルタリング, マッチングに進みます. この段階で, ソースのフィールドは、差し込み印刷フィールドと照合されます. これにより、次のような便利な機能を適用できます あいさつ文. 一度 照合フィールド クリックされた, プロセスを促進する別のダイアログが表示されます. クリックわかりましたそれが終わったら.