Сделать миграцию электронной почты легкой ™ - раз за разом!

Как экспортировать электронные письма из Outlook в Excel

Как экспортировать электронные письма из Outlook в Excel

Что касается почтовых клиентов, Outlook - предпочтительная среда для многих предприятий и пользователей.. Это безопасно, универсальный, и мощный. На одном сервере можно хранить и управлять большим объемом электронной корреспонденции, а также иметь доступ к нескольким учетным записям.. Однако, есть также несколько минусов - например,, некоторые пользователи расстраиваются, когда пытаются экспортировать электронные письма из MS Outlook.

Хотя существуют разные ручные методы, ни один из них не идеален. Когда мало информации, вы можете копировать и вставлять отдельные электронные письма в Word или другой текстовый процессор. Исходное форматирование не может быть сохранено.

Блокнот с Excel

В этой статье, мы рассмотрим несколько надежных способов превратить ваши электронные письма в электронные таблицы для Microsoft Excel. К сожалению, нет волшебной кнопки, позволяющей автоматически экспортировать электронные письма из Outlook в Excel. Это может быть сложно, если вы не знаете несколько приемов - откройте их ниже..

Причины экспорта электронных писем Outlook

Пользователи могут захотеть переместить свою почту по разным причинам.. Наиболее распространенные мотивы для экспорта писем из Outlook в Microsoft Excel следующие.:

  • необходимость перехода на новый сервер
  • необходимость создания списка рассылки для других приложений
  • Нужно переключаться между платформами
  • необходимость поделиться информацией с другим пользователем
  • необходимость в резервной копии.

Когда вы переходите от системы к системе, данные часто повреждаются или теряются. Задача переноса в Excel не из легких - если попробовать сомнительный метод, вы рискуете потерять информацию навсегда. Вместо того, чтобы идти на ненужный риск, воспользуйтесь секретами, которые мы делимся ниже. Мы покажем вам, как вместо этого скопировать и вставить данные или экспортировать в файл CSV..

Преимущества импорта в электронные таблицы

Экспорт в Microsoft Excel - один из самых надежных способов переноса.. Формат электронной таблицы позволяет размещать разговоры в базе данных.. Это позволит вам находить старые контакты и биржи по различным параметрам, таким как дата контекста..

Также стоит рассмотреть электронную таблицу в качестве резервного варианта.. Любую ценную информацию из Outlook следует скопировать для отзыва.. Рано или поздно, вам может понадобиться найти определенные разговоры в личных или юридических целях. В случае сбоя сервера, если данные исчезнут (это кошмарный сценарий!) у вас будет файл XLS, к которому можно обратиться.

Как экспортировать электронные письма Outlook в Excel

Хотите создать список рассылки или судебно-медицинский отчет?? Вот лучший способ сделать это:

СкачатьДля Windows 32/64-битКупить $24.95Разблокировать полную версию

  1. Нажмите кнопку выше, чтобы загрузить программное обеспечение Outlook Data Export Kit..
  2. Установите и запустите.
  3. Нажмите “Отчеты” и выберите “Список контактов” или “Список получателей помощи адреса электронной почты” если вы хотите создать список рассылки,
    или
    выбирать “Свойства электронной почты…” если вы хотите создать список писем Outlook в их свойствах.
  4. Выберите параметры отчета и выполните отчет.
  5. Открыть файл результатов в Microsoft Excel или другом редакторе электронных таблиц.

Отчеты Dekit

Также Data Extraction Kit для Outlook позволяет создать список учетных записей и паролей Outlook.. Проверь это. Кроме того, вы можете узнать, как Импорт адресов электронной почты из Excel в Microsoft Outlook.

Экспортируйте каждое электронное письмо из почтовой папки Outlook в отдельный файл Excel/CSV.

Вы хотите экспортировать каждое отдельное электронное письмо из Outlook в отдельный файл Excel?? Что ж, первый способ сделать это — вручную открыть каждое электронное письмо и создать соответствующий файл Excel.. После этого, вы копируете каждое письмо. С помощью этого метода, вам не нужно специальное программное обеспечение.

Теперь, Функция импорта/экспорта Outlook не позволяет создавать отдельные файлы Excel.. Во время экспорта, он создает один файл Excel со всеми электронными письмами в одном месте. Вам может понадобиться сторонний инструмент, который может пакетно экспортировать каждое электронное письмо в отдельную книгу.. Он будет содержать функцию «Массовое сохранение»..

В нашем наборе для извлечения данных для Outlook, эта функция явно недоступна. Но вы можете настроить пользовательские фильтры, которые позволят вам создавать определенные категории файлов, такие как “Электронные письма с вложениями” или “Электронные письма без вложений”. Вы можете использовать функцию диапазона дат, чтобы получать отдельные файлы на каждый день., неделя, месяц, и т.д.. Аналогичным образом можно создавать отчеты о криминалистике, используя такие функции, как “Элементы рассчитывать на папку Outlook,”.

Как экспортировать данные почты в Microsoft Excel с помощью Outlook

Это не ракетостроение, но вот предостережение: не ожидайте сохранения стиля. Данные будут переданы в виде обычного текста с контактами., и любые ссылки будут базовыми. Здесь нет исключений или обходных путей, ни на Windows, ни на Mac. Если вам действительно нужно сохранить внешний вид исходных писем, вместо этого сохраните их как HTML. В противном случае, следуйте этой процедуре:

  1. Откройте приложение Microsoft Outlook.
  2. Перейдите в меню "Файл"..
  3. Выберите объект для открытия и экспорта.
  4. Выберите «Импорт / экспорт», чтобы найти «Экспорт в файл»..
    Перспективы экспорта в файл
  5. Укажите, что вам необходимо создать файл для Excel (CSV), не файл PST.
  6. Выберите из доступных папок, где можно сохранить файл.
  7. Поставьте галочку напротив опции экспорта «Электронные сообщения»..
  8. При необходимости измените настраиваемые поля карты..
  9. Завершите, нажав "Готово".
  10. Закройте клиент Outlook.
Подсказка: В ногу 8, вы можете точно настроить свои настройки в окнах для сопоставления полей. Это гарантирует, что каждый элемент ваших писем попадет в нужную ячейку в Microsoft Excel. (например, адреса электронной почты отправителей будут указаны в поле «От: (адрес)"Поле. Вы можете добавлять или удалять поля по своему усмотрению. Нажмите OK, чтобы подтвердить свой выбор и запустить процесс извлечения Outlook..

Импорт контактов - отображение полей

 

После того, как вы нажмете «Готово», все ваши сообщения попадут во вновь созданный файл - проверьте папку, чтобы убедиться, что. Обратите внимание, что подходят оба формата Microsoft Excel..

Как открыть файл CSV

В случае CSV (Значения, разделенные запятыми) формат, после этого вы можете легко перейти на электронную таблицу. Просто щелкните экспортированный файл CSV правой кнопкой мыши., и выберите «Открыть с помощью…» - Excel в контекстном меню.. Файл откроется в программе, так что вы можете сохранить его в формате файла XLS.

CSV-файл

Прямой способ извлечения данных из электронных писем Microsoft Outlook

Вы можете переместить все свои электронные письма из Outlook 2016 или другая версия для Windows или Mac оптом. Нет необходимости предварительно экспортировать данные в отдельный файл.. Вот как быстро выполнить работу с помощью копирования и вставки:

  1. Откройте Outlook и войдите в режим просмотра почты..
  2. Откройте папку, содержимое которой необходимо перенести.
  3. Скопируйте все электронные письма с текстом или без него (см. совет ниже).
  4. Откройте MS Excel.
  5. Создайте новый файл электронной таблицы.
  6. Вставьте скопированные электронные письма - выделите ячейку A1 и вставьте с помощью стандартной клавиши «Ctrl». + V ’/’ Команда + Команда V ’для экспорта электронных писем Outlook.
  7. Сохраните файл. на вашем устройстве Windows или Mac.

Как копировать электронные письма для Microsoft Excel (Шаг 3)

Есть два способа импортировать электронные письма в любую версию, включая Outlook. 2013 - с текстом или без. Чтобы сохранить содержимое, выполните все шаги, указанные ниже. Экспортировать без них, начать с шага 6.

Сделайте следующее:

  1. Отключите режим области чтения Outlook через меню «Вид»..
    Outlook Отключение панели чтения
  2. Пока все еще в просмотре, нажмите опцию Добавить столбцы.
  3. Новое поле под названием «Показать столбцы» позволяет выбирать столбцы из «Все поля почты».. Выберите этот вариант.
  4. В списке «Доступные столбцы», отметьте "Сообщение".
  5. Завершите, нажав «Добавить» и «ОК»..
  6. Выделите все содержимое почтового ящика в открытой папке.
  7. Скопируйте данные Outlook с помощью ‘Ctrl + C ’команда.
Подсказка: Есть и другие способы скопировать почту без создания файла. Например, вы можете выбрать любой адрес электронной почты и нажать «Ctrl» + A ’, чтобы выделить остальные, или выберите первое сообщение и нажмите Ctrl + сдвиг + Конец с той же целью.

Экспорт писем из Outlook в Excel с указанием даты и времени

если вам нужно сохранить дату и время, использовать копию & метод вставки. Система Outlook позволит вам просматривать электронные письма из определенного диапазона данных.. Метод аналогичен обычному прямому копированию.. Вот что делать:

  1. Идти для панель поиска из Outlook, 2010 или любой другой вариант.
  2. Введите две даты определение диапазона.
  3. Нажмите 'Входить'.
  4. Выделите электронные письма с диапазоном дат (используйте наконечник для Step 3 выше).
  5. Скопируйте выделение (Клавиша Ctrl + С).
  6. Открыто MS Эксель.
  7. Вставьте скопированные данные в пустую таблицу (Клавиша Ctrl + В).

Поздравляю! Теперь сообщения с указанными временными параметрами попали в вашу таблицу.. Вам не нужно искать какие-либо папки на нашем устройстве - просто скопируйте и вставьте прямо! Этот базовый метод используется для определенных видов аналитической работы.. Обратите внимание, что он не создает экспортированный файл CSV - вместо этого, вы сохраняете таблицы после вставки данных. Теперь вы знаете, как экспортировать электронные письма Outlook в Excel с указанием даты и времени..

Заключительные слова

Это наиболее распространенные способы переноса почтовых данных из Outlook. 2019 и предыдущие выпуски в Excel. Если одна или обе ваши системы работают на Macintosh, последовательность аналогична. Если вам нужно физически перенести файл CSV на другой компьютер, использовать любое внешнее хранилище памяти или сохранить его в облаке. Вы также можете отправить его по электронной почте на свой адрес для Mac.

Если вам нужна резервная копия, вы также можете экспортировать электронные письма Outlook в отдельный файл PST. Сохраните его в любом безопасном месте. Он будет содержать не только сообщения, но и ваши контакты, задачи, и задания. Вы также можете передавать электронные письма из других почтовых клиентов прямо в Outlook с помощью специального конвертера, который генерирует PST.. Данные могут быть загружены в отдельный файл или загружены прямо в ваш активный профиль в Outlook..

Часто задаваемые вопросы

Как экспортировать несколько писем из Outlook в Excel?

Существует два популярных способа экспорта электронной почты Outlook.. Первый способ — использовать функцию импорта/экспорта, доступную в настольном приложении Outlook., поскольку эта функция недоступна в веб-версии Outlook.. Мастер экспорта предлагает подсказки при экспорте файла.. Но обратите внимание на две основные настройки. Убедитесь, что выбрали “Экспорт в файл” и выберите формат файла как “CSV” вместо .pst. Последний формат в основном используется в качестве файла резервной копии или для загрузки электронных писем в другую учетную запись Outlook.. Вместо использования встроенной функции, второй метод заключается в использовании стороннего решения, которое может извлекать электронные письма из Outlook в поддерживаемый формат Excel, например .xlsx. Вы можете воспользоваться нашим ПО для экспорта данных поскольку он предлагает интуитивно понятный мастер экспорта и поддерживает несколько форматов.

Как скопировать и вставить несколько адресов электронной почты из Outlook в Excel?

Есть несколько способов сделать это. Для адресов электронной почты, хранящихся в рассылке или группах, запустите Outlook и выберите Контакты. Включите параметр «Список», чтобы увидеть доступные контакты, и, удерживая кнопку CTRL, щелкните отдельные электронные письма, чтобы скопировать их.. Скопируйте и вставьте контакты в книгу Excel.. во-вторых, вы можете вручную экспортировать адреса электронной почты Outlook, используя функцию импорта/экспорта. При экспорте в виде файла, выберите значения, разделенные запятыми, и выберите «Контакты».. в-третьих, можно использовать комплект для извлечения данных программное обеспечение, которое может автоматически извлекать контакты из файлов PST.

Могу ли я экспортировать всю электронную почту Outlook?

Да, если вы планируете импортировать электронные письма Outlook в другую учетную запись того же поставщика услуг электронной почты, вы можете использовать функцию импорта/экспорта. В мастере экспорта, выбирать “PST-файл данных Outlook) как формат. Следующий шаг довольно прост. Выберите папку для экспорта из, например, Входящие или отправленные элементы. Единственным недостатком этого метода является то, что он не предлагает гибких форматов.. В лучший способ сохранить электронные письма из Outlook более надежным и гибким является использование инструмента извлечения данных..

Могу ли я извлечь данные из вложения Excel?

Да, возможен парсинг данных из прикрепленных файлов Excel. Но вам нужно будет использовать стороннюю интеграцию с функцией парсинга. Многие пользователи используют Power Automate (ранее Microsoft Flow). Они могут анализировать данные и выполнять дополнительные автоматизированные функции, такие как добавление данных в центральную базу данных.. Power Automate — не единственный инструмент, предлагающий эту функцию.. Есть много других сторонних интеграций.

Могу ли я подключить Outlook к Excel?

Да, пользователи могут создать мост, позволяющий автоматически отправлять электронные письма из Outlook в Excel. Однако, нет встроенной функции для этого. Пользователям приходится искать внешние решения, предоставляемые Microsoft, такие как Power Automate, или другие сторонние интеграции от таких поставщиков, как Zaiper., Automate.io, и т.д..

Могу ли я преобразовать файл PST в Excel?

Да, можно конвертировать PST, формат, используемый Microsoft Outlook для хранения своей информации, в файл Excel, поддерживающий строки и столбцы. Для этой операции, необходимо найти инструмент преобразования. На рынке есть много инструментов от таких поставщиков, как Cooltutilis., ФайлПроИнформация, Конхолдат, и более. Многие инструменты бесплатны или могут иметь бесплатный пробный период.. Мы рекомендуем вам попробовать бесплатную версию Data Extraction Kit для автоматического экспорта элементов PST в файл Microsoft Excel..

Насколько полезен был этот пост?

Нажмите на звездочку, чтобы оценить его!

Средний рейтинг 2.8 / 5. подсчет голосов: 25

Нет голосов до сих пор! Будьте первым, чтобы оценить этот пост.

Как вы нашли этот пост полезным ...

Следуйте за нами в социальных сетях!

Мы сожалеем, что этот пост не был полезен для вас!

Давайте улучшим этот пост!

Расскажите нам, как мы можем улучшить этот пост?

 
Комментарии

Пока без коментариев.

оставьте ответ

 

Как экспортировать электронные письма из Outlook в Excel

время читать: 9 мне