أعطتنا أجهزة الكمبيوتر الكفاءة والمرونة لا يصدق. الوقت الحاضر, نكتب خطابات رقة حصرا لغرض ارسال شيئا خاصا لشخص نهتم. لحسن الحظ, لدينا الأدوات التي تساعدنا على التواصل مع سرعة غير مسبوقة. لا يزال هناك مجال للتحسين وزيادة كفاءة. على سبيل المثال, لتحسين سرعة إرسال البريد الإلكتروني إلى مجموعة من الناس يمكن للمرء أيضا إنشاء قوائم التوزيع في مايكروسوفت أوتلوك.
قوائم التوزيع هي مجموعات من الاتصالات التي تمكن المستخدمين من إرسال نفس البريد الإلكتروني إلى أجهزة الاستقبال متعددة في وقت واحد وبطريقة مؤتمتة. وهكذا, كنت قادرا على إبلاغ الفريق بأكمله أو إدارة الشركة عن شيء كبير أسرع بكثير من خلال تعبئة كافة الحقول لوCC. ومع ذلك, لهذا أن يحدث, لديك لاستيراد جهات الاتصال الأولى من Excel إلى التوقعات التي تحولت لاحقا إلى القوائم.
في هذه المقالة, سوف نشرح بالتفصيل كيفية استيراد عناوين البريد الإلكتروني من Excel مع الغرض في وقت لاحق من إنشاء قوائم وتجعل حياتك أسهل. حتى إذا كان هذا هو ما كنت أبحث عنه, لا تنزعج وانتظر عناوين مفصلة استيراد البريد الإلكتروني إلى دليل التوقعات.
دليل على كيفية استيراد بسلاسة رسائل البريد الإلكتروني من Excel إلى توقعات
حساب جداول البيانات عن وسيلة طبيعية بالنسبة لنا لتخزين جهات الاتصال, رسائل البريد الإلكتروني وغيرها من أنواع المعلومات. أنها تتيح لنا لتشمل العديد من النقاط وتنظيمها بطريقة مفهومة بسهولة. لذا, الناس عادة إبقاء الاتصالات التجارية في جداول البيانات. يسمح Outlook لنا أن نستخدم كل هذه البيانات في تركيبة مع التطبيقات الأخرى من خلال استيراد العناوين في وظيفة التوقعات.
فيما يلي نقدم لك طريقة بسيطة لإضافة اكسل قائمة البريد الإلكتروني إلى توقعات في خوارزمية مفصلة خطوة بخطوة من الإجراءات التي هي على النحو التالي:
- إعداد الخاص بك شكل مصنف Excel والممتلكات: الشيء الأول للغاية والأساسي القيام به هو حفظ اكسل قائمة عنوان البريد الإلكتروني كملف .csv. لهذا, اختر الورقة التي تريد نقل, اختر ملف ثم حفظ باسم وظائف مما يتيح لك لتحديد شكل حاجة. تأكد من حفظه في مكان يمكن الوصول إليه بسهولة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك;
- جلب البيانات إلى قائمة جهات الاتصال توقعات: حسابات هذا الجزء بالنسبة لغالبية الأعمال. هنا, تبدأ باختيار ملف > فتح & تصدير > وظائف الاستيراد / التصدير على الشريط. على القيام بذلك, اختر "استيراد من برنامج أو ملف آخر" والمضي قدما. ثم, حدد "القيم المفصولة بفواصل" الذي هو بالضبط شكل بتنسيق csv نحن قد حولت القائمة في وقت سابق. أخيرا, يقرر في أي مجلد لوضع هذه البيانات. وهي عادة ما تكون المجلد الذي يحمل الاسم نفسه، يستحق اختياره;
- خريطة أعمدة جدول بيانات مع كل الميادين: هذا ما ينبغي القيام به لضمان يفهم توقعات البيانات الخاصة بك في الطريق الصحيح. هنا سوف تحتاج إلى القيام ببعض الخرائط اليدوي لضمان توافق البيانات.
الآن, لحسن الحظ, كنت قد تمكنت من استيراد من Excel إلى التوقعات كل اسم واحد, لقب, وعنوان البريد الإلكتروني تحتاج إلى استخدامها في روتينك اليومي العمل. ومع ذلك, عندما يتعلق الأمر كفاءة, لا يزال هناك خطوة واحدة من اليسار إلى القيام به، وكان لإنشاء مجموعة اتصال من هذه الاتصالات. نحن نذهب لشرح كيف يمكن القيام به في المقطع التالي.
إنشاء قوائم خاصة
بوضوح, هناك العديد من الطرق التي سوف تستفيد من تنفيذ Excel لنقل جهات اتصال Outlook. ونود أن أقترح عليك فقط من أصل واحد من العديد من الطرق لتحسين كفاءة أنشطة كتابة البريد الإلكتروني اليومية مع مساعدة من مجموعة الاتصال. وبالتالي, هذا وعادة ما يتم على النحو التالي:
- اذهب إلى شريط الملاحة وانقر “اشخاص” رمز أو كلمة, اعتمادا على تكوين شريط;
- هناك اختيار “بلدي اتصالات” الرمز وحدد المجلد حيث فريق الاتصال ليتم حفظها;
- تحديد “مجموعة الاتصال الجديدة” وإعطائه اسما التي من شأنها تلبية الاحتياجات الخاصة بك في المستقبل إلى أقصى حد;
- المضي قدما وذلك بإضافة أشخاص من قائمة الاتصال الخاصة بك من خلال “إضافة أعضاء” الدالة. وبعد ذلك تظهر هذه في قائمة الاتصال الخاصة بك التي تم إنشاؤها حديثا;
- حفظه وإغلاق وظيفة منها.
عند الانتهاء من العمليات المذكورة أعلاه, وسوف تحصل على فرصة للاتصال عدة أشخاص في نفس الوقت دون أي جهد إضافي. لنفعل ذلك, ببساطة اكتب اسم المجموعة إلى الحقل إلى وسوف سحب تلقائيا كل الأسماء في قائمة. وهكذا, في ثوان معدودة وسيتم تقاسم المعلومات الخاصة بك مع الجميع في المجموعة.
بوضوح, لتكون قادرة على القيام بذلك في الرمز البريدي لديك لرسائل البريد الإلكتروني التصدير الأولى إلى Excel, حفظ هذه في شكل ملف .csv الصحيح. ثم, بعد مجموعة من الإجراءات, أخيرا, نقل هذه الرسائل إلى مجموعة جهات اتصال Outlook ومن ثم استخدامها فقط في رسائل البريد الإلكتروني.
اتصالات تعليمات التحويل
- كيفية تحويل الاتصالات بريد لايف إلى Outlook
- تحويل الاتصالات إنكريديميل إلى Outlook
- استيراد جهات الاتصال من ثندربيرد إلى Outlook
المزيد من مقالات قاعدة المعارف
