إذا قررت نقل الحياة عملك إلى Microsoft Outlook, هذا هو تفسيرها تماما. ليس هناك شيء أكثر أهمية من كفاءة العمليات عندما يتعلق الأمر حياتنا المهنية. أكثر الآلي تصبح العمليات, والأرجح أن وظائفنا في المستقبل سوف تكون سوى جزء من الروتين. وبالتالي, إذا كنت تعبت بالفعل من كتابة البريد الإلكتروني غير فعالة لمجموعة من الناس, حان الوقت كنت بدأت باستخدام الحل مايكروسوفت: قائمة التوزيع التوقعات.
توضح هذه المقالة ما يلي::
- كيفية إنشاء قائمة التوزيع في Outlook
- نصائح حول استيراد قائمة التوزيع إلى Outlook
- لماذا استخدام Outlook للحصول على كفاءة أكبر?
لنبدء ب, دعونا نحدد قائمة التوزيع النظرة والإشارة إلى ميزات فريدة من نوعها. في الأساس, انها مجموعة الاتصال مما يتيح لك إرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص. سواء كان فريقك, مجلس الإدارة, أو حتى مجرد مجموعة من الزملاء, لم يكن لديك لإضافة كل عنوان على حدة، وهذا سوف يوفر لك الكثير من الوقت.
كيفية إنشاء قائمة التوزيع في Outlook
توقعات تمكنك من إنشاء قائمة التوزيع فقط في بضع خطوات سهلة. استنادا إلى إصدار, ستحتاج عموما إلى اتخاذ 6-10 خطوات لإضافة قائمة التوزيع. ومع ذلك, للحصول على أحدث نسخة قمنا بإعداد قائمة بالإجراءات لك فيما بعد:
- انقر “اشخاص” على شريط التنقل, إما رمز أو كلمة;
- توجه إلى “بلدي اتصالات” واختيار المجلد حيث فريق الاتصال ليتم حفظها. ومن أسهل إذا كنت ببساطة اختر “جهات الاتصال”;
- انقر “مجموعة الاتصال الجديدة” وتسميته فيما يتعلق احتياجاتك;
- أختر “إضافة أعضاء” وببساطة إضافة أشخاص من قائمة الاتصال الخاصة بك الذين كنت تريد أن ترى في هذه القائمة بالذات;
- حفظ وإغلاق وظيفة.
ومع ذلك, لهذا الإجراء التي يتعين القيام بها في أقل من 5 دقيقة كما يوصف, يجب أن يكون جميع الاتصالات في قاعدة بيانات البرنامج. وماذا لو كنت لا? وهي ليست صفقة كبيرة كما أن هناك وسيلة ل استيراد هذه من ملفات Excel وكذلك من مختلف الملفات القائمة مجموعة مثل MSG. لا يمكنك استيراد مباشرة قائمة التوزيع إلى Outlook 2019 لكن الاتصالات الوحيدة التي جاءت منها هذه يمكن القيام به. أدناه نفسر بمزيد من التفصيل عملية استيراد كاملة.
إذا كنت بحاجة إلى استيراد جهات الاتصال أولا, نقترح عليك استخدام vCard إلى تحويل التوقعات البرامج التي تستورد بسهولة VCF (الاتصال الظاهري) الملفات إلى Outlook أو مستقل ملف PST. قراءة وصف لل الاتصالات المستوردة الإجراء هنا.
نصائح حول استيراد قائمة التوزيع إلى Outlook
الطريقة الأكثر طبيعية وبسلاسة لضمان بيانات الاتصال الخاصة بك في قاعدة النظرة هي استيراد أو توزيع توقعات التصدير القائمة على التفوق 2019. لنفعل ذلك, أنت, في البداية, ديك للتأكد من أن جميع الاتصالات اللازمة في ملف اكسل. الثاني من كل, لديك لاستيراد هذا الملف من خلال الملف > فتح & تصدير > الاستيراد والتصدير لبرنامج العمل الخاص بك. فإنك سوف تكون قادرة على إضافتها إلى مجموعة الاتصالات والتوقعات قائمة توزيع شخصية.
ومع ذلك, في بعض الأحيان قد يكون هناك تحديات على طول الطريق, لذلك نحن نريد أن أشرح لك كل النصائح وخدعة لجعل هذه العملية بأكبر قدر من السلاسة. وفيما يلي لدينا دليل خطوة بخطوة حول كيفية استيراد مجموعة اتصال لتوقعات من إكسل, مرة أخرى لإصدارات أحدث من البرنامج:
- أختر “الملف” على الشريط ل 2013 أو 2016 نسخة البرنامج;
- المضي قدما في توسيع & تصدير, وهي الاستيراد / التصدير وظيفة;
- في نافذة منبثقة مع خيارات الإجراءات التي يتعين القيام بها, تحديد “استيراد من برنامج أو ملف آخر” والمضي قدما;
- أختر “قيم مفصولة بفواصل” في الخطوة التالية التي تشير إلى نوع الملف المراد إنشاؤها;
- حدد الملف المراد استيرادها وإيلاء اهتمام خاص لخيارات الازدواجية. وتشمل هذه السماح استبدال التكرارات مع المواد المستوردة, مما يسمح تكرار ليتم إنشاؤه, ولا استيراد عناصر مكررة;
- المضي قدما في طريق اختيار مجلد الوجهة. الأكثر طبيعية, انها “جهات الاتصال” واحد;
- حفظ وإنهاء الإجراءات الخاصة بك.
وبمجرد الانتهاء من تنفيذ كافة الإجراءات المذكورة أعلاه يجب أن تكون قادرا على رؤية الاتصالات تحت الرمز الناس. إذا كان هذا هو ليس كذلك, ثم تأكد من أن الملف الذي تم اختياره الكامل. على سبيل المثال, يتطلب Outlook عناوين الأعمدة في الصف الأول حتى تحقق هذه أول مرة. لحسن الحظ, يمكنك تحرير ملف .csv باستخدام إكسل لإضافة الأسماء والمعلومات الناقصة أخرى, حتى إصلاح المشكلة لن تستغرق وقتا طويلا.
لماذا استخدام Outlook للحصول على كفاءة أكبر?
كما سبق وصفها, هناك مجموعة متنوعة من الأشياء واحد يمكن القيام به لتقليل عدد من المهام الروتينية في العمل أو في المنزل عند استخدام التوقعات. وبصرف النظر عن إنشاء قوائم بسيطة, يمكن للمرء أيضا إنشاء قائمة التوزيع المشترك والتي سوف تكون متاحة للأعضاء الآخرين من فريقك أو حتى الشركة بأكملها. هذه هي ذات قيمة خاصة إذا كان لدى جميع أعضاء الفريق لإرسال بعض رسائل البريد الإلكتروني للفريق بأكمله وفورات الوقت للفريق ككل لا تصدق.
القضية الأكثر أهمية هنا هو أن أي شيء تقريبا كنت تريد أن تفعل في Outlook ممكن ولا تأخذ الكثير من الوقت. وما عليك إلا أن تفعل شيئا من القراءة والتحضير, ويتم ضمان قدر أكبر من الكفاءة.
المزيد من مقالات قاعدة المعارف
أفترض أنه لا توجد طريقة لتحريك بلدي 2900 قائمة جهات اتصال الأعضاء إلى قائمة التوزيع دون تحديد كل إدخال يدويًا. تمتص حقا.