أصبحت مايكروسوفت أوتلوك المعيار لتنظيم البريد الإلكتروني للشركات اليوم, بينما يستخدم على نطاق واسع جدا من قبل المستخدمين المنزليين. هذه بشعبية كبيرة ليس من قبيل الصدفة – هذه الأداة هو حقا مريحة جدا. ومع ذلك, مهما كانت جيدة وهذا البرنامج هو, يمكنك دائما العثور على الوظائف التي سيكون من الرائع لتحسين. هذا هو الحال مع هذه الأداة أيضا, التي كثير ملحقات التوقعات وقد وضعت لزيادة فاعليته. الغرض الرئيسي منها هو إضافة ميزات جديدة وأتمتة العمليات الروتينية.
توضح هذه المقالة أساليب وأدوات:
- تحسين كفاءة الرسائل
- تحليل رسالة التلقائي
- إرفاق ملفات استخراج
- أرشفة / غير أرشفة
- فتح إرفاق ملفات خطيرة
- إدارة الاتصال
- تحقق الاتصالات القائمة لأهميتها
- البحث مكررة
- بيانات Outlook النسخ الاحتياطي
- بريدية شخصية
- [علاوة!] الوظيفة الإضافية لتوقيع البريد الإلكتروني
- كيفية تمكين, تعطيل أو إزالة Outlook الوظائف الإضافية
ما هو Outlook الوظيفة الإضافية?
توقعات الوظائف الإضافية هي حلول خارجية دمجها في Outlook من مطوري الطرف الثالث. قد تمكنوا الرسائل, طلبات الاجتماع, الردود والإلغاء, ومعلومات الاجتماع. كل الإضافية توقعات يحدد السياق الذي كان متوفرا, بما في ذلك أنواع العناصر وعما إذا كان المستخدم يستعرض هذا البند أو إنشائه.
ويمكن للمستخدمين الحصول على والإداريين الوظائف الإضافية التوقعات في مخزن مكتب أو تنزيلها في شكل غير منشورة. إذا كنت تبحث عن الوظائف الإضافية التوقعات مجانا لعملك, ثم نبدأ من الأعلى 10 هو موضح أدناه.
1. تحسين كفاءة الرسائل
عند إجراء المراسلات النشطة, المستخدم في كثير من الأحيان يدخل مرارا وتكرارا نفس النص, الذي يأخذ الكثير من الوقت والجهد. يمكن أن تصدر القياسية الرسائل العبارات النهائية كتوقيع الذاتي, والتي يتم توفيرها في Outlook. ومع ذلك, إذا كان لديك لاستخدام عدد غير قليل من العبارات قياسية أخرى, فمن الأفضل لاستخدام القوالب اللازمة.
السيد. بواسطة البريد الإلكتروني المفتش يسمح لك لتوليد الرسائل باستخدام المدمج في قوالب – تختلف عن الحروف في تنسيقات النص / عادي وHTML. ويمكن للمستخدمين بسهولة تخصيص هذا توقعات البريد الإلكتروني إضافة على لتناسب احتياجاتهم من التحرير, مضيفا حدات ماكرو مضمنة, وإدراج JScripts التي يمكنك إدخال المعلومات بسهولة ديناميكية في الرسائل.
2. تحليل رسالة التلقائي
إذا كان لديك لاستعراض وتحليل كميات كبيرة من المعلومات بانتظام, على سبيل المثال, في شكل رسائل من النشرات الإخبارية أو الرسائل المواضيعية, لتحديد الوحيدة الرسائل التي قد تكون ذات فائدة لكم, ثم فمن الحكمة عدم عرض كل الرسائل المستلمة يدويا, ولكن استخدام مجانا المتخصصة توصيل في المتقدم المجلدات ووتش. ويمكن رصد مجموعة المجلد المحدد, إعلام المستخدم من وصول رسائل جديدة تلبي معايير الاختيار المحددة.
3. إرفاق ملفات استخراج
إذا كنت تتلقى بانتظام العديد من رسائل البريد الإلكتروني مع المرفقات, يمكنك حفظ الكثير من الوقت من خلال أتمتة عملية استخراج المرفقات من الرسائل وبعد ذلك تلقائيا حفظها على القرص.
لحل هذه المشكلة, المعالج المرفقات توصيل في مناسب. ولكن لعمل متقدمة مع المرفقات توقعات نوصي لاستخدام البرامج المهنية مثل استخراج البيانات أدوات لبرنامج Outlook.
* - يحول الإصدار غير المسجل عددًا محدودًا من الرسائل
4. أرشفة / غير أرشفة
ملفات لا يمكن إلا أن يكون استخراجه من الرسائل ولكن أرشفة أيضا مناسبة إضافة ل Outlook – إرفاق ملفات الرمز البريدي ضاغط. يتم إنشاؤه لحزمة الملفات المرفقة في أرشيف ZIP في علبة الصادر والمرفقات من الأرشيف تلقائيا تلقائيا في علبة الوارد. يجب أرشفة البرنامج يمكن أن تقرر أي الملفات والتي ينبغي منها لا. ومن المفيد الوظيفة الإضافية لأولئك الذين يعرفون ما يقوم به, إذا كنت غير معتاد على شروط نظام الملفات, فمن الأفضل لاستخدام برنامج Outlook كما هو.
5. فتح إرفاق ملفات خطيرة
Outlook بحظر الوصول إلى المرفقات غير الآمنة افتراضيا من أجل منعهم من فتح من قبل المستخدم – يتم ذلك لأسباب أمنية لأن هذه الملفات قد تحتوي نظريا فيروس.
لا يمكنك تحريك لهم باستخدام أدوات القياسية, ولكن هذا من الممكن بمساعدة خيارات المرفقات. ونحن نفترض أن تعرف ما تفعل وإلا قد تكون في خطر لإصابة جهاز الكمبيوتر الخاص بك وفقدت بيانات حساسة.
6. إدارة الاتصال
عناوين البريد الإلكتروني والاتصالات تميل إلى تغيير, وبالتالي, كل مستخدم لديه بشكل دوري للتعامل مع جهات الاتصال فرز, حذف منها غير موجودة, إضافة جديدة, الخ. وقدمت القدرة على إضافة عناوين تلقائيا إلى قائمة جهات الاتصال في مايكروسوفت أوتلوك 2000 ولكنه استبعد من إصدارات برنامج المقبلة.
لذا, المستخدمين الذين يعملون مع Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 أو 2019, فمن المنطقي لاستخدام الوظيفة الإضافية المناسبة, مثل إضافة اتصالات. والتعامل مع جهات اتصال Outlook استيراد, – برنامج خاص يسمى vCard إلى تحويل التوقعات.
7. تحقق الاتصالات القائمة لأهميتها
مهمة لا تقل أهمية هي أن تحقق الاتصالات القائمة لأهميتها. هنا يمكنك تحديد حتى مهمتين: التحقق من وجود عناوين البريد الإلكتروني وتحديث معلومات الاتصال الأخرى.
يمكن أن البريد الإلكتروني متحقق الإضافات مساعدة في هذه المهمة. فإنه يحاكي بشكل مستقل إرسال رسائل إلى عناوين ليتم التحقق منها, وبعد تلقي الرد من الخادم, انهم سوف يرفضون إرسال الرسالة وستنتهي الدورة بشكل صحيح.
8. البحث مكررة
يوفر Outlook القدرة على البحث عن الرسائل المطلوبة, الاتصالات, ملاحظات, واشياء اخرى, ولكنه لا يساعد بأي حال من الأحوال إذا كنت في حاجة للعثور, على سبيل المثال, تكرار رسائل البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال المكررة. كنتيجة ل, تنمو قاعدة بيانات البريد, ويصبح أكثر وأكثر صعوبة للتنقل ذلك, لذلك فمن الأفضل للتخلص من التكرارات.
يبدو إشكاليا للغاية لتنفيذ هذه العملية يدويا – فمن الأفضل لاستخدام الوظائف الإضافية التوقعات مجانا وعلى سبيل المثال تكرار مزيل البريد الإلكتروني.
9. حجز
لسوء الحظ, لا معدات موثوقة ولا البرامج المرخصة تضمن أمن البيانات المطلق – هذا ينطبق أيضا على قاعدة بيانات البريد. هذا الاحتياطي لا يمكن أن يؤديها باستخدام المدمج في أدوات توقعات (الملف – استيراد وتصدير) أو باستخدام شخصية المجلدات المساعد النسخ الاحتياطي المجانية. للمهام توقعات احتياطية المهنية استخراج البيانات أدوات لبرنامج Outlook أو توقعات النسخ الاحتياطي Toobox ستناسب.
10. بريدية شخصية
دمج أدوات البريد توسع كبير في قدرات دمج في مايكروسوفت أوفيس: فإنه يسمح لك لدمج رسائل البريد الإلكتروني من Microsoft Publisher, ويضيف صيغ إضافية, يسمح لك إرفاق الملفات وأكثر من ذلك بكثير, والتي لم يتم العثور في قدرات دمج القياسية.
11. توقيعات متسقة عبر الشركة بأكملها
تبدو رسائل البريد الإلكتروني التي تنتهي بتوقيع أكثر احترافية وجديرة بالثقة.
وظيفة مكتب Newoldstamp الإضافية تمكن الشركات من تصميم توقيعات البريد الإلكتروني على مستوى الشركة ونشرها بشكل لا تشوبه شائبة في غضون دقائق.
مثبت مركزيًا على جميع برامج Outlook في المؤسسة, توفر الوظيفة الإضافية Newoldstamp Office للشركات مزيدًا من التحكم في توقيعات البريد الإلكتروني وتلغي الحاجة إلى قيام الموظفين بتثبيتها بأنفسهم.
يحول حل توقيع البريد الإلكتروني هذا رسائل البريد الإلكتروني إلى أداة تسويق قوية تساعد الشركات على توجيه حركة المرور إلى موقعها على الويب وتوليد عملاء محتملين.
من الممكن لك ايضا إضافة التوقيع يدويًا في Outlook.
كيفية تعطيل توقعات الوظائف الإضافية?
تعطيل أو إزالة وظيفة الإضافية, القيام بما يلي:
- على علامة التبويب ملف, انقر فوق خيارات – الوظائف الإضافية.
- اضغط على “اذهب” زر.
- في مربع الحوار, حدد الوظيفة الإضافية التي تريد تعطيل أو إزالة.
- تعطيل أو إزالة الإضافات غير الضرورية في مربع الحوار COM الوظائف الإضافية
- لتعطيل وظيفة إضافية على, ببساطة قم بإلغاء تحديد المربع بجوار اسمها. لإزالة وظيفة إضافية على, حدده وانقر فوق إزالة.
- انقر فوق موافق لحفظ التغييرات والعودة إلى وثيقة.
استنتاج
إضافة على البرامج لبرنامج Outlook هي ملحقات صغيرة لمايكروسوفت أوتلوك. والغرض الرئيسي من استخدام هذه البرامج لإضافة خصائص وظيفية جديدة لMS Outlook و أتمتة العمليات الروتينية. إذا كان لديك أي أسئلة حول أعلى Outlook الوظائف الإضافية 2019 المذكورة في هذه المقالة ثم لا تتردد في طلب في تصريحات.
لا تتردد في تجربتكم استخدام الإضافات والاقتراحات من أفضل Outlook الوظائف الإضافية. تحسين الإنتاجية عملك وضمان الآخرين على الاقتداء بك.
