Gør e-mail migration en let ride ™ - gang på gang!

Kopier e-mails i Outlook

Kopier e-mails i Outlook

Når mailsystemer ikke fungerer, brugere kan blive frustreret over dobbeltarbejde. Dette betyder ikke, at et par identiske meddelelser lander i din indbakke. Spørgsmålet om Outlook, der sender duplikerede e-mails, er meget mere alvorligt. Når dette sker, e-mail-klienten replikerer alle brugerens meddelelser. Desuden, dette sker igen og igen. Som resultat, du er oversvømmet med unødvendige kopier, der tilstopper din indbakke.

Det er en af ​​de mest irriterende ting, der sker i dette postmiljø. Heldigvis, der er måder at stoppe denne langvarige gentagelsescyklus. Da roden er konfiguration, brugere behøver ikke at eksperimentere. I stedet, de kan følge dokumenterede sekvenser af handlinger. Så, her er hvordan man stopper duplikerede e-mails i Outlook. Det første trin er at identificere årsagen.

Regler, der resulterer i duplikat e-mail

Dit mailsystem fungerer muligvis sjovt på grund af dets ‘Flyt til folder‘ regler. Dette problem er den mest almindelige. På hovedet, det er ret let at udrydde. Men først, lad os se, hvordan det kan resultere i multiplikation af meddelelser.

I bund og grund, Årsagen er, at alle regler, der er konfigureret af brugeren, gælder for hver ny besked. For eksempel, du kan programmere klienten til at tildele beskeder til en særlig kategori, eller markér dem til opfølgning. Overvej følgende eksempel.

Forestil dig, at du har pålagt to forskellige regler. Begge angiver automatisk omdirigering, når en meddelelse ankommer:

  1. fra John Smith - flyt det til ABC mappe
  2. med Abonnement ord i emnet - flyt det til ABC mappe

Så, hvad vil der ske hvis John Smith sender dig en e-mail med titlen 'Abonnementsproblemer'? Begge regler gælder automatisk, hvilket betyder, at den samme besked lander i ABC mappe to gange. Nu, lad os gå videre til løsningen.

Metoden er enkel. Hvis dette er årsagen til duplikering, bare tilføj et par ord til en af ​​reglerne. Indtaste ‘stop med at behandle flere regler’, og dette vil være tilstrækkeligt. Hvis den første regel indeholder denne handling, den anden regel ignoreres.

Hvad hvis antallet af regler er forskelligt? De skal placeres i den rigtige rækkefølge. Dette er ikke raketvidenskab, men husk, at ændringer påvirker den meddelelse, der kontrolleres.

Kopier e-mails i Outlook: Konti

Nogle gange, brugere mislykkes, når de konfigurerer flere konti. Mens Outlook tillader dette, justeringen skal være omhyggelig. Hvis du tilfældigvis tilføjer konti, der er linket til den samme postkasse, resultatet bliver irriterende. Sådanne kontodoblinger kaldes mailaliaser.

Hvis du konfigurerer en konto to gange via POP3, du ender med to aliaser, der leverer den samme mail. Dette er en anden almindelig årsag til dobbelt e-mails i Outlook. Når e-mail-klienten er programmeret til at efterlade en kopi på serveren, begge konti samler de samme beskeder. Hvis dette er tilfældet, konfigurer en af ​​de to til at stoppe modtagelsen af ​​e-mails. Som regel, alias-konti er således deaktiveret.

Fjernelse af duplikerede e-mails i Outlook 2007

  1. Begynd med at besøge Værktøjer afsnit.
  2. Find Indstillinger og klik på funktionen.
  3. Hoved til Mailopsætning fanen.
  4. Klik på 'Send / modtagKnappen.
  5. Klik på 'RedigereKnappen.
  6. Vælg den sekundære konto.
  7. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet 'Modtag postforsendelser’.

Kopier e-mails i Outlook 2010

Denne metode fungerer også for nyere versioner af mailklienten (2013, 2016, 2019, og Office 365). Derfor, hvis du modtager duplikerede e-mails i Outlook 2016, Følg disse trin.

Outlook-muligheder avanceret send / modtag

  1. Fra menuen ‘Fil’, gå til 'Indstillinger’.
  2. Vælg 'AvanceretSektion.
  3. Klik på 'Send / modtag…Knappen.
  4. Klik på 'RedigereKnappen.
  5. Vælg den sekundære konto.
  6. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet 'Modtag postforsendelser’.
  7. Vælg hvilken konto der skal bruges til afsendelse.

Outlook

Kopier e-mails i Outlook: Profil rekreation

Nogle gange, brugere skal muligvis gendanne deres profiler. Dette kan ske på grund af tekniske fejl og korruption. En almindelig sag er geninstallation af operativsystemet, hvilket gør konfigurationen af ​​Outlook uundgåelig. Hvis systemet var programmeret til at gemme en kopi på serveren (POP3), alle e-mails vil blive samlet igen - selvom de blev leveret tidligere.

Hvorfor sker dette?? Din nye konfiguration er uvidende om, at den tidligere profil nogensinde har eksisteret. Når brugere af Outlook 2007 oprette deres nye profil fra bunden, de begår måske den samme fejl. Mens kontoen konfigureres, de tildeler deres gamle * .PST-fil som leveringssted som standard.

Dette resulterer i dobbeltarbejde. Både gamle og nye beskeder er berørt. Forebyggelse er ikke svært. Her er hvad man skal gøre.

Brug en tom * .PST-fil (Outlook-datafilen) som din standardleveringsplacering. Du kan nemt forbinde den gamle senere, mens alle beskeder samles af den nye fil.

  1. Start systemet med disse indstillinger mindst en gang.
  2. Opret forbindelse til den gamle Outlook-datafilfil.
  3. Tildel det som en standardleveringsplacering. voila!

Den 2010 version giver dig mulighed for at tilslutte den originale datafil igen under din POP3-kontokonfiguration.

Sådan tilslutter du PST-filer igen

De nøjagtige trin afhænger af din udgave af e-mail-klienten. Når du bruger 2007 udgave, følg denne sekvens for at stoppe duplikerede meddelelser i Outlook.

Åbn Outlook-datafil

  1. Gå til menuen ‘Fil’.
  2. Derfra, åbn Outlook-datafilen.
  3. Nu, overfør alle de beskeder, du har modtaget igen, til denne fil.
  4. Luk mail-klient.
  5. Gå til kontrolpanelet.
  6. Find datafiler via ‘Post’- ’E-mail-konti’.
  7. Vælg den forrige datafil.
  8. Tildel den standardstatus.
  9. Vælg den nye datafil.
  10. Fjern det.

Disse trin fjerner duplikationsproblemet, men de sletter ikke den gamle fil. Hvis du vil rengøre din maskine, begynde med at identificere dens placeringssti via Indstillinger. Denne måde, du kan fjerne det fysisk.

Senere versioner

Disse udgaver har en vigtig fordel - hukommelsen til tidligere downloadede meddelelser. Dette er muligt, fordi viden er indeholdt i selve datafilen. Dermed, under konfiguration, du behøver kun at indstille den eksisterende datafil som standardplacering, snarere end at lade systemet generere et rent.

Konti, hvis indstillinger blev hentet via AutoDiscover, er forskellige. Brugeren kan vælge den manuelle konfiguration. Indstillingen indkalder en skærm, der viser kontoindstillinger. Afsnittet med titlen 'Lever ny besked til’ tillader valg af den tidligere datafil.

Hvad hvis kontoen allerede er konfigureret? Du kan stadig tildele den rigtige placering til standardlevering. For at gøre det:

  1. Gå til 'Fil’.
  2. Gå til 'Kontoindstillinger' fra 'Kontoindstillinger’.
  3. Vælg den nødvendige konto.
  4. Klik på 'Skift mappeKnappen.
  5. Vælg 'Ny Outlook-datafil ...’.
  6. Find den gamle fil.

Mulig skyldige: Synkroniseringsværktøjer

Muligheden for at synkronisere er stor, da brugere kan kopiere hele adressebogen til deres mobile enhed. Denne måde, mail-miljøer på stationære computere og bærbare systemer fungerer alle sammen og deler data med hinanden med det samme. En førstegangsforbindelse kan være vanskelig, og det er også en årsag til dobbeltarbejde.

Dette er uundgåeligt, hvis systemerne gemmer detaljer for den samme person, men deres navn er skrevet forskelligt. For eksempel, hvis 'John' på din smartphone og 'John Smith' i Outlook henviser til den samme person, synkronisering opretter et duplikat. Hvordan skal systemet vide, at posterne er forbundet?

Derfor, inden du starter processen, ryd din adressebog op. Det er naturligt for brugerne at gemme kontakter kun ved fornavn. Dette er bundet til at resultere i replikering. Oprydning er lettere via Outlook.

  1. Opret en ny profil (Brug en dummy-konto eller gå uden den).
  2. Giv denne profil et relevant navn for at gøre det let at finde (fx, Telefonkontakter).
  3. Synkroniser med telefonkontakter.
  4. Ryd op i kontakterne ved hjælp af e-mail-klienten.

Du kan også sikre, at det første forsøg ikke opretter dubletter. Dette opnås ved at flytte detaljerne fra profilen Telefonkontakter til den oprindelige. Dette genererer en 'hovedkopi’ af dine kontakter i mailsystemet.

  1. Start mail-klienten ved hjælp af den originale profil.
  2. Opret forbindelse til datafilen (*.PST) på din smartphone via ‘Fil'-'Åben'-'Outlook-datafil ...
  3. Overfør data fra 'Telefonkontakter'Fil til den originale kontaktmappe.

Det anbefales, at du sikkerhedskopierer datafilen, hvis systemerne ikke synkroniseres. På dette tidspunkt, du kan stadig stå over for spørgsmålet om replikering. Dette skyldes, at systemet mangler intelligens til at opdage lignende poster. Heldigvis, der er en simpel løsning.

Fjern alle kontakter fra din smartphone. Juster indstillingerne for dit synkroniseringsværktøj. Målet her er at bruge den originale mailprofil og synkronisere den. Dette er en sikker måde at forhindre duplikater på!

Mulig skyldige: Virus Scanner

Antivirusforsvar er afgørende, men nogle af disse scannere integrerer sig med din mailklient. Deres indblanding i den normale postcyklus kan føre til flere leveringer af de samme e-mails.

Uden beskyttelse, processen med at sende og modtage er ligetil. Første, systemet opretter forbindelse til mailserveren for at se, hvilke e-mails der aktuelt er gemt. Serveren svarer med en liste, som derefter sammenlignes med den, der er gemt lokalt. Dermed, Outlook kontrollerer, om alle meddelelser er samlet.

Hvis der ikke er nogen ny mail, forbindelsen er lukket. Hvis der er poster identificeret som nye, disse meddelelser anmodes om fra serveren. Når disse er modtaget, forbindelsen er lukket, og den lokale liste opdateres.

Dette beskriver en perfekt cyklus. Hvis en afbrydelse resulterer i uventet afslutning, e-mail-klienten kan ikke lukke forbindelsen korrekt. Da cyklussen vil blive betragtet som mislykket, den lokale liste over indgående mail opdateres ikke. Dette betyder, at systemet ikke vil være opmærksom på de meddelelser, der modtages under den fejlbehæftede cyklus. Dermed, i det efterfølgende interval af Send / modtag, det vil identificere disse meddelelser som nye, indsamle dem fra serveren, og levere dubletter. Korrekt lukning af en forbindelse er en obligatorisk betingelse for opdatering af den lokale liste.

Virusscannere som forstyrrelse

En integreret virusscanner fungerer som mellemled mellem Outlook og serveren. I stedet for at gå til serveren, Send / modtag anmodning opfanges af værktøjet. Derefter oprettes forbindelsen til serveren, erhverver listen over gemte e-mails, administrerer timeouts, lukker forbindelsen, og informerer Outlook om dette.

Dette betyder ikke, at virusscannere som standard er onde. Nogle af disse systemer fungerer fejlfrit. Men, når de blander sig i processen, de skaber et nyt fejlpunkt. Hvis forbindelsen ikke er lukket, som den skulle være, du kan ende med duplikater. Dette er fordi, under den næste forbindelse, de samme meddelelser lander i din indbakke.

Dette er ikke den eneste grund til at undgå integrerede scanningssystemer. Faktisk, de er simpelthen unødvendige. Det er nok at bruge standard-sikkerhedsindstillingerne for e-mail-klienten, og installer en pålidelig on-access-scanner. Så længe du holder værktøjsopdateringerne, din beskyttelse er tilstrækkelig. Deaktiver integration, hvis din virusscanner opretter den som standard. Den nøjagtige procedure skal specificeres i dokumentationen.

Mulig skyldige: Firewall

En firewall er et nyttigt værktøj til cyberforsvar. Men, det kan også forstyrre din postmodtagelse. Sådanne systemer kan afslutte en forbindelse til serveren, før kontrollen er afsluttet. Hvis deres indstillinger er for stive, disse skal ændres.

Kontroller og deaktiver systemet. Derefter, overhold resultaterne af to efterfølgende intervaller for Send / modtag. Hvis firewallen faktisk var roden til duplikering, du vil bemærke, at det er stoppet. Undersøg dokumentationen for at se, hvordan du konfigurerer din firewall korrekt. Se efter det afsnit, der er afsat til hentning af mail.

Automatiserede værktøjer

Endelig, Du kan muligvis springe manuel tinkering helt over. I dag, der er en bred vifte af specialværktøjer designet til at fjerne dubletter. Disse er kendt som duplikatfjerningsværktøjer. Dermed, hvis mængden af ​​replikeret mail er for stor til at håndtere manuelt, automatisering sparer meget tid.

Konklusion

E-mail-duplikater er ikke bare overflødige: de tilstopper din indbakke, forhindrer effektiv kommunikation. Oprydning af rod tager tid, og proceduren afhænger af synderen. I denne artikel, vi har tilbudt løsninger til almindelige tilfælde af multiplikation.

Flere Knowledge Base-artikler


HTML e-mail-skabelon

Indsæt HTML i Outlook

Outlook er berygtet for sin HTML-gengivelse. Systemet er relativt fjendtligt over for kodningen, Læs mere

E-mail-underretning

Outlook-meddelelser fungerer ikke: Almindelige årsager og løsninger

Microsoft Outlook er en af ​​de meget anvendte e-mail-klienter til personlige og forretningsmæssige formål: Læs mere

Outlook-e-mail-duplikat

Kopier e-mails i Outlook

Når mailsystemer ikke fungerer, brugere kan blive frustreret over dobbeltarbejde. Dette betyder ikke a Læs mere

32 bit VS 64 bit Office

32 Bit Vs 64 Bit Office

Siden 2019, Windows-brugere har været nødt til at vælge imellem 32 bit vs. 64 bit Office. Læs mere

Outlook

Microsoft Outlook-versioner

I dag, MS Outlook er et af de mest almindelige miljøer for digital korrespondance. Siden dens Læs mere

Hvor nyttig var denne artikel?

Klik på en stjerne for at bedømme det!

Gennemsnitlig bedømmelse 0 / 5. stemme antal: 0

Ingen stemmer hidtil! Vær den første, der bedømmer dette indlæg.

Som du fundet dette indlæg nyttig ...

Følg os på sociale medier!

Vi beklager, at dette indlæg ikke var nyttigt for dig!

Lad os med at forbedre dette indlæg!

Fortæl os hvordan vi kan forbedre dette indlæg?

 
Kommentarer

Ingen kommentarer endnu.

 

Kopier e-mails i Outlook

tid til at læse: 8 mig