Gør e-mail migration en let ride ™ - gang på gang!

Sådan eksporteres e -mails fra Outlook til Excel

Sådan eksporteres e -mails fra Outlook til Excel

Når det kommer til mailklienter, Outlook er det foretrukne miljø for mange virksomheder og brugere. Det er sikkert, alsidig, og kraftfuld. Man kan gemme og administrere en stor mængde e-korrespondance og få adgang til flere konti på en server. Men, der er også et par ulemper - f.eks, nogle brugere føler sig frustrerede, når de prøver at eksportere e -mails fra MS Outlook.

Mens der findes forskellige manuelle metoder, ingen af ​​dem er perfekte. Når der er lidt information, du kan kopiere og indsætte separate e -mails i Word eller en anden tekstbehandler. Original formatering bevares muligvis ikke.

Notebook med Excel

I denne artikel, vi vil dække et par pålidelige måder at omdanne dine e -mails til regneark til Microsoft Excel. Desværre, der er ingen magisk knap, der automatisk lader dig eksportere e -mails fra Outlook til Excel. Det kan være komplekst, medmindre du kender et par tricks - opdag dem herunder.

Årsager til at eksportere Outlook -e -mails

Brugere vil måske flytte deres mail af forskellige årsager. De mest almindelige motiver til at eksportere Outlook -e -mails til Microsoft Excel er følgende:

  • behovet for at skifte til en ny server
  • behovet for at oprette en distributionsliste til andre applikationer
  • behovet for skifte mellem platforme
  • behovet for at dele oplysninger med en anden bruger
  • behovet for en backup.

Når du flytter fra system til system, data bliver ofte beskadiget eller går tabt. Opgaven med at overføre til Excel er ikke noget stykke kage - hvis du prøver en tvivlsom metode, du risikerer at miste oplysningerne for godt. I stedet for at tage unødvendige risici, udnyt de hemmeligheder, vi deler nedenfor. Vi viser dig, hvordan du kopierer og indsætter dataene eller eksporterer til en CSV -fil i stedet.

Fordele ved import til regneark

Eksport til Microsoft Excel er en af ​​de mest pålidelige overførselsmetoder. Regnearksformatet giver dig mulighed for at arrangere samtalerne i en database. Det giver dig mulighed for at finde gamle kontakter og udvekslinger efter forskellige parametre som kontekstdato.

Et regneark som backup er også værd at overveje. Alle værdifulde oplysninger fra Outlook skal kopieres til genkaldelse. Før eller senere, du skal muligvis finde bestemte samtaler til personlige eller juridiske formål. I tilfælde af serverfejl, hvis dataene forsvinder (hvilket er et mareridt scenario!) du vil have XLS -filen at falde tilbage på.

Sådan eksporteres Outlook -e -mails til Excel

Vil du oprette distributionsliste eller retsmedicinsk rapport? Her er den bedste måde at gøre dette på:

HentTil Windows 32/64-bitRegistrerLås den fulde version

  1. Klik på knappen ovenfor for at downloade Outlook Data Export Kit -softwaren.
  2. Installer og kør det.
  3. Klik på “Rapporter” og vælge “Kontaktliste” eller “Liste over modtagerens e-mail adresser” hvis du vil oprette en distributionsliste,
    eller
    vælge “E -mail -egenskaber…” hvis du vil oprette en liste over Outlook -e -mails inden for deres egenskaber.
  4. Vælg rapportindstillingerne, og udfør den.
  5. Åbn resultatfil i Microsoft Excel eller en anden regnearkseditor.

Det skriver Dekit

Også Data Extraction Kit til Outlook giver mulighed for at oprette en liste over Outlook -konti og adgangskoder. Se lige det her. Derudover vil du måske vide, hvordan du gør det Importer e -mail -adresser fra Excel til Microsoft Outlook.

Sådan eksporteres maildata til Microsoft Excel ved hjælp af Outlook

Dette er ikke raketvidenskab, men her er et forbehold: forvent ikke at beholde nogen styling. Dataene overføres som ren tekst med kontakter, og eventuelle links vil være grundlæggende. Der er ingen undtagelser eller løsninger her, hverken på Windows eller på Mac. Hvis du virkelig har brug for at bevare udseendet af de originale e -mails, gem dem som HTML i stedet. Ellers, følg denne procedure:

  1. Åbn Microsoft Outlook -appen.
  2. Gå til menuen Filer.
  3. Vælg funktionen til åbning og eksport.
  4. Vælg "Import/eksport" for at finde "Eksporter til en fil". Outlook-eksport til en fil
  5. Angiv, at du skal oprette en fil til Excel (CSV), ikke en PST -fil.
  6. Vælg mellem de tilgængelige mapper, hvor filen kan gemmes.
  7. Sæt et flueben ved siden af ​​eksportmuligheden "E-mail-meddelelser".
  8. Skift om nødvendigt tilpassede felter til kort.
  9. Afslut ved at klikke på 'Afslut'.
  10. Luk Outlook -klienten.
Tip: I trin 8, du kan finjustere dine indstillinger i vinduerne til feltkortlægning. Dette vil sikre, at hvert element i dine e -mails lander i en ordentlig celle i Microsoft Excel (for eksempel, afsenderens e -mail -adresser vises i “Fra: (adresse)"Feltet. Du kan tilføje eller fjerne felter, som du finder passende. Klik på OK for at bekræfte dit valg og starte Outlook -ekstraktionsprocessen.

Kortlægning af brugerdefinerede felter

Når du klikker på 'Afslut', alle dine meddelelser lander i den nyoprettede fil - tjek mappen for at være sikker. Bemærk, at begge Microsoft Excel -formater er egnede.

Sådan åbnes en CSV -fil

I tilfælde af CSV (Semikolonseparerede værdier) format, du kan lige så let migrere til et regneark bagefter. Højreklik på den eksporterede CSV-fil, og vælg 'Åbn med ...' - Excel i kontekstmenuen. Filen åbnes i programmet, så du kan gemme det som et XLS -filformat.

CSV-fil

Den direkte måde at udtrække data fra Microsoft Outlook -e -mails

Du kan flytte alle dine e -mails fra Outlook 2016 eller en anden version på Windows eller Mac i bulk. Det er ikke nødvendigt at eksportere dataene til en selvstændig fil først. Sådan får du jobbet hurtigt udført via kopi og indsæt:

  1. Åbn Outlook, og indtast postvisningen.
  2. Åbn den mappe, hvis indhold skal overføres.
  3. Kopier alle e -mails med eller uden tekst (se tippet herunder).
  4. Åbn MS Excel.
  5. Opret en ny regnearksfil.
  6. Indsæt de kopierede e -mails - vælg celle A1, og indsæt ved hjælp af standard 'Ctrl + V ’/’ kommando + V ’kommando til at eksportere Outlook -e -mails.
  7. Gem filen. på din Windows- eller Mac -enhed.

Sådan kopieres e -mails til Microsoft Excel (Trin 3)

Der er to måder at importere e -mails på i enhver version inklusive Outlook 2013 - med eller uden deres tekst. For at bevare indholdet, følg alle trinene herunder. At eksportere uden dem, starte fra trin 6.

Gør følgende:

  1. Deaktiver læseruden i Outlook via menuen 'Vis'.
    Outlook Slå læsepanelet fra
  2. Mens den stadig er i View, klik på indstillingen Tilføj kolonner.
  3. Den nye boks kaldet Vis kolonner giver dig mulighed for at vælge kolonner fra 'Alle mailfelter'. Vælg denne mulighed.
  4. På listen 'Tilgængelige kolonner', markere 'Besked'.
  5. Afslut ved at klikke på 'Tilføj' og 'OK'.
  6. Fremhæv hele postkassens indhold i din åbne mappe.
  7. Kopier Outlook -data ved hjælp af 'Ctrl + C ’kommando.
Tip: Der er andre måder at kopiere mailen uden at oprette en fil. For eksempel, du kan vælge enhver e -mail og klikke på 'Ctrl + A ’for at markere resten, eller vælg den første besked, og klik på Ctrl + Flytte + Afslut med samme formål.

Eksporter e -mails fra Outlook til Excel med dato og klokkeslæt

hvis du har brug for at bevare dato og klokkeslæt, bruge kopien & indsæt metode. Outlook -systemet giver dig mulighed for at se e -mails fra et bestemt dataområde. Metoden ligner almindelig direkte kopiering. Her er hvad man skal gøre:

  1. til den søgelinje af Outlook 2010 eller enhver anden version.
  2. Indtast de to datoer definerer rækkevidden.
  3. Klik på 'Gå ind'.
  4. Fremhæv e -mails med datointervallet (brug spidsen til trin 3 ovenfor).
  5. Kopier markeringen (Ctrl + C).
  6. Åben MS Excel.
  7. Indsæt de kopierede data i et tomt regneark (Ctrl + I).

Tillykke! Nu er meddelelserne med de angivne tidsparametre landet i dit regneark. Du behøver ikke at søge efter nogen mapper på vores enhed - bare kopier og indsæt direkte! Denne grundlæggende metode bruges til specifikke typer af analytisk arbejde. Bemærk, at den ikke genererer en eksporteret CSV -fil - i stedet, du gemmer regnearkene efter indsætning af dataene. Nu ved du, hvordan du eksporterer Outlook -e -mails til Excel med dato og klokkeslæt.

Endelige ord

Dette er de mest almindelige måder at overføre maildata fra Outlook 2019 og tidligere udgaver til Excel. Hvis et eller begge af dine systemer er på Macintosh, sekvensen er ens. Hvis du fysisk skal overføre CSV -filen til en anden computer, bruge enhver ekstern hukommelseslagring eller gem den i en sky. Du kan også e -maile det til din adresse til Mac.

Hvis du har brug for backup, du kan også eksportere Outlook -e -mails til en selvstændig PST -fil. Gem det på et sikkert sted. Det vil ikke kun indeholde beskederne, men også dine kontakter, opgaver, og opgaver. Du kan også overføre e -mails fra andre mailklienter direkte til Outlook med en speciel konverter, der genererer PST. Dataene kan downloades til en separat fil eller indføres direkte i din aktive profil i Outlook.

Hvor nyttigt var dette indlæg?

Klik på en stjerne for at bedømme det!

Gennemsnitlig bedømmelse 0 / 5. stemme antal: 0

Ingen stemmer hidtil! Vær den første, der bedømmer dette indlæg.

Som du fundet dette indlæg nyttig ...

Følg os på sociale medier!

Vi beklager, at dette indlæg ikke var nyttigt for dig!

Lad os med at forbedre dette indlæg!

Fortæl os hvordan vi kan forbedre dette indlæg?

 
Kommentarer

Ingen kommentarer endnu.

Efterlad et Svar

 

Sådan eksporteres e -mails fra Outlook til Excel

tid til at læse: 6 mig