Mens Gmail betragtes som en af de bedste e-mail-klienter helt sikkert af en grund, brugere, der skiftede til Gmail efter Outlook, oplever ofte problemer med at vænne sig til det. Forskellige tilgange til visning af meddelelser, filtre, søgning og andre aspekter gør det svært for en Outlook-bruger i lang tid at fuldt ud omfavne Gmail, som det fortjener. Nu, denne artikel bygger bro over kløften og lærer dig, hvordan du får Gmail til at ligne og føles mere som Outlook.
Hvorfor vil nogen vende Gmail til Outlook?
Vi kan let komme med mindst to grunde.
- Brugere, der arbejdede med Outlook i årevis og derefter blev tvunget til at migrere til Gmail, finder ofte Gmails interface og tilgang til funktioner kontraintuitive. Selvfølgelig, det er det ikke rigtig. Men at lære den gamle hund nye tricks kan være svært, så hvorfor ikke konfigurere Gmail til at ligne Outlook i stedet?
- En anden mulig årsag er, når en bruger bruger begge e-mail-klienter, men på forskellige computere. For eksempel, Gmail på arbejde og Outlook derhjemme. På denne måde kan det være praktisk at få begge klienter til at fungere ens.
10 måder at ændre Gmail for at få det til at ligne Outlook
1. Deaktiver samtalevisning
Ikke en unik funktion i Gmail, men stadig en kontroversiel funktion, samtalevisning er, hvad mange Outlook-brugere finder ubelejlige i Gmail. Heldigvis, Du kan nemt slå beskedvisning til almindelig visning uden at gruppere e-mails i samtaler.
I Gmail, klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne:
Den Hurtige indstillinger ruden åbnes. Rul den ned og slå "Samtalevisning".
Hvis du af en eller anden grund ikke kan se denne indstilling i ruden Hurtige indstillinger, du kan klikke på “Se alle indstillinger”-Knappen i ruden Hurtige indstillinger for at åbne vinduet Indstillinger. Skift til det Generel fanen, rul derefter ned til Samtalevisning afsnit.
2. Aktivér Outlook-stil Preview-rude
Eksempelruden eller Læseruden i Outlook giver en bruger mulighed for hurtigt at få vist meddelelsesteksten, efter at han eller hun har valgt en e-mail på listen uden faktisk at åbne denne meddelelse i et nyt vindue. Læseruden i Outlook kan vises til højre eller nederst.
Skift til Gmail efterlader Outlook-brugere i lang tid desorienterede: hvor er Preview-ruden? Hvorfor skal jeg klikke på knappen Tilbage bare for at fortsætte med at læse resten af min indbakke? Hvorfor er det så kompliceret?! Bare rolig - du kan også aktivere Preview-ruden i Gmail. Her er hvordan.
Start med at klikke på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne.
Rul ned i vinduet Hurtige indstillinger, indtil du ser indstillingen Læserude:
Vælg den ønskede indstilling, genindlæs siden, og her er du: Gmail ligner lidt mere på Outlook nu.
3. Få Gmail til at åbne skrivevinduet i fuld skærm
Du hader også dette lille svarvindue i hjørnet? Vil du få det til at se ud som det er i Outlook - fuld skærm? Fang den trinvise instruktion derefter!
Trin 1: Klik på den "Komponer"knappen.
Trin 2: I vinduet Ny besked, Klik på den "Flere muligheder"knappen, Vælg derefter"Standard til fuld skærm".
Det er det! Nu, hver gang du skriver en ny besked, editoren åbner fuld skærm.
Men vent! Klik på Svar bringer stadig det lille vindue i gnomestørrelse op. Aaargh! Og der er ingen "Standard til fuld skærm" -mulighed nu. Hvad kan du gøre? Desværre, Gmail er ret inkonsekvent i sin opførsel. Viser sig, du kan ikke konfigurere Gmail til automatisk at åbne svarvinduet i fuld skærm. Men der er tre løsninger:
- Holde Flytte og klik på Svar knappen. Dette får Gmail til at åbne komponistvinduet i fuld skærm. Fungerer også med nye beskeder - bare klik på Komponer mens du holder nede Flytte.
- Mens ovenstående metode er enklere, der er en anden. Svar på en e-mail som normalt, klik derefter på pil ned ved siden af knappen "Type af svar":
Desværre, skal du foretage disse to klik hver gang dit svar på en besked.
- Endelig, du kan installere en tredjepartsudvidelse til din browser, der tilføjer automatisk svar-pop-ud-funktionalitet til Gmail.
4. Vis den besked, du svarer på, under dit svar
Overraskende mange bliver forvirrede af dette. Om dette er en tilsigtet Gmail-adfærd, eller en UX-bommert, den forrige e-mail vises ikke direkte i svarvinduet. Formodentlig, dette gøres for at reducere mængden af visuelt "affald" på skærmen. Glem ikke - standardsvarvinduet er mildt sagt ret kompakt. Men i nogle situationer kan dette være rigtig irriterende.
alligevel, teksten til den forrige besked er lige her, i svarvinduet. Det er bare skjult. Se disse prikker i bunden? Klik på dem.
voila! Den forrige besked er nu citeret som normalt, lige under dit svar.
5. Føj en signatur til dine e-mails i Gmail som i Outlook
Underskrifter i Outlook er bestemt en fantastisk funktion, men mange brugere tager fejlagtigt i at Gmail mangler dette. For at konfigurere en signatur i Gmail, Følg disse trin:
Trin 1: Klik på ikonet Indstillinger.
Trin 2: Klik på"Se alle indstillinger".
Trin 3: Rul ned til “Underskrifter”Sektion og klik på“Lav ny"knappen.
Trin 4: Skriv din signatur og formater den i henhold til din vision.
Du kan oprette så mange underskrifter, som du har brug for.
Trin 5: Tildel en standardsignatur til nye beskeder og svar / videresendelse.
Trin 6: Klik på"Gem ændringer”Nederst på siden Indstillinger.
Sådan indsættes en signatur manuelt i meddelelsen, Klik på den "Indsæt signatur”-Knappen nederst i svarvinduet.
6. Repliker funktionen Fokuseret indbakke i Outlook i Gmail
Outlook 2016 bragt i en fremragende funktion beundret af tusinder af Outlook-brugere - Fokuseret indbakke. Hvad er der galt? Baseret på din egen åbne sats for forskellige typer e-mails og på andre brugeres åbne satser (hvis du bruger Outlook.com), Outlook deler meddelelser i indbakken i to dele: Fokuseret (dvs.. vigtig), og alle de andre. Dette giver en bruger mulighed for hurtigt at gennemgå, hvad der synes vigtigt og kræver prioriteret opmærksomhed, og inspicér derefter andre beskeder i fritiden.
Gmail har sin egen måde at organisere e-mails på, så brugerne hurtigt kan se vigtige meddelelser.
Trin 1: Åbn siden Indstillinger ( -> "Se alle indstillinger").
Trin 2: Skifte til den "Indbakke"fanen.
Trin 3: Aktivér kategorier, du vil have, at Gmail skal sortere indgående beskeder til.
Gmail registrerer automatisk sociale beskeder, Kampagner, Opdateringer og fora. Den primære kategori har private beskeder og e-mails, der ikke er sorteret til andre faner. Med andre ord, fanen Primær er en analog af dens Outlook-modstykke - den fokuserede indbakke. Der er virkelig ikke for mange forskelle.
7. Brug etiketter som erstatning for Outlook-mapper
Mens Outlook er afhængig af mapper som et primært instrument til at styre e-mails, Gmail bruger en anden tilgang. Funktionen Etiketter giver en bruger mulighed for at anvende en etiket - eller et mærke - på enhver meddelelse og derefter hurtigt filtrere disse tags eller søge gennem dem.
Funktionelt, etiketter er endnu mere magtfulde end mappe, fordi en besked kun kan være i en mappe ad gangen, men du kan tildele et hvilket som helst antal etiketter til det. Men, denne funktion har brug for noget tid at vænne sig til, hvis du kun har arbejdet med Outlook-mapper før.
Sådan kan du konfigurere etiketter i Gmail.
Trin 1: For at oprette en ny etiket, Klik på"Opret ny etiket”Link i venstre panel.
Trin 2: Indtast navnet på en etiket, og klik på Oprette.
Den nye etiket vises i Mærkater fanen i Indstillinger side. Du kan hurtigt åbne denne fane ved at klikke på “Administrer etiketter”Link i højre panel.
Trin 3: For at tildele en etiket til en besked eller en samtale, vælg det, klik derefter på knappen "Etiketter" i den øverste bjælke. Vælg de etiketter, du vil tildele denne meddelelse, og klik på ansøge.
For at vise alle meddelelser med en bestemt etiket, skal du blot klikke på dets navn i højre panel.
8. Tildel etiketter automatisk til e-mails
Okay, etiketter er gode. Men kan Gmail bare filtrere den indgående e-mail og tildele specifikke etiketter automatisk? Ja, du kan konfigurere Gmail til at gøre det.
Lad os antage, at du allerede har konfigureret de etiketter, du har brug for. Nu, Følg disse trin:
Trin 1: Klik på den "Vis søgemuligheder”-Knappen nær søgefeltet øverst på siden. Dette åbner filterindstillingspanelet.
Trin 2: I filterindstillingspanelet, skriv filterbetingelser, der skal udløse etiketten, klik derefter på knappen "Opret filter".
I ovenstående eksempel, vi ønsker at mærke alle meddelelser fra Big Boss, der indeholder bestemte nøgleord, som "Projekter".
Trin 3: Vælg den etiket, du vil tildele, hvis meddelelsen matcher filterbetingelserne. Klik på"Opret filter".
Nu, alle nye meddelelser, du modtager, tildeles etiketten og filtreres i overensstemmelse hermed. Denne funktion fungerer meget som Outlook-regler, hjælper dig med at vænne dig til Gmail hurtigere.
9. Tildel farver til Gmail-etiketter
I øvrigt, vidste du, at du kan farvekode forskellige etiketter for at få dem til at skille sig ud eller fange opmærksomhed hurtigt, hvis de betyder noget vigtigt? Det er simpelt.
Klik på knappen tre prikker lige til venstre for etiketnavnet:
10. Omdefiner Gmail-tastaturgenveje
Genvejstaster er en af de enkle ting, der øger produktiviteten multifold! Men når du lige er migreret fra Outlook til Gmail, dine gamle vaner fungerer ikke længere. Send en e-mail med Ctrl + Enter? Skift til indbakke med Ctrl + Shift + I? ved første, det ser ud til, at der ikke fungerer noget i Gmail, som det skal! Du kan endda tænke over migrerer tilbage fra Gmail til Outlook derefter.
Gå ikke i panik. De er tastaturgenveje i Gmail, Selvfølgelig. I øvrigt, du kan endda tilpasse dem og få dem til at matche de genvejstaster, du bruger i Outlook.
For at aktivere genvejstaster, skal du åbne siden Indstillinger, vælge Generel fanen og find afsnittet "Tastaturgenveje":
Aktivér genveje og Gem indstillinger. Nu kan du bruge dem i dit arbejde.
Du kan lære om standard tastaturkombinationer Her. Og hvis du vil omdefinere nogle genvejstaster, der passer til Outlook, læs venligst videre.
For at aktivere tilpasning af genvejstaster, Følg disse trin:
Trin 1: Sørg for, at tastaturgenveje er aktiveret (se ovenfor)
Trin 2: Gå til “Avanceret”På fanen Indstillinger. Aktivér “Brugerdefinerede tastaturgenveje".
Trin 3: En ny fane skal vises på siden Indstillinger. Hvis det ikke skifter til Generel fanen igen, og klik på “Gem indstillinger"knappen.
Skifte til den "Tastaturgenveje”-Fanen og konfigurer genvejstaster, som du vil.
Konklusion
Som du ser, Gmail kan virkelig efterligne mange af de bedste Outlook-funktioner. Nogle gange, det gør det endda bedre. Men, hvis du stadig foretrækker Outlook, der er ikke noget problem. Det er også en god e-mail-klient, og mange brugere overføre e-mails til Outlook fra Gmail, ikke den anden side.
Find bare en e-mail-klient, der passer bedst til dig, og brug den med glæde!
Flere Knowledge Base-artikler
GMail inbox is a dumpster fire in terms of visuals vs Outlook – it’s just awful to navigate in a business sense. To easily filter to view if you’ve had a chain of emails from the same person or conversation is impossible and means emails get missed. The conversation view is just impossible to follow. I HATE IT!!!!