EN Globale adresseliste er et værdifuldt redskab for enhver virksomhed, klub, eller fællesskab, hvor medlemmerne har brug for at kontakte hinanden på daglig basis.
I store organisationer, dag-til-dag operationer er utænkelig uden sådanne Windows-værktøjer, da fordelene er indlysende.
Oprettelse af en centraliseret adresseliste gør elektronisk kommunikation hurtigere og mere effektiv, som er afgørende i erhvervslivet. Fra deres computer, enkelte medarbejder kan få adgang til oplysninger om deres kolleger og foresatte.
Indholdsfortegnelse:
- Hvad er de globale udsigter adresseliste?
- Hvordan at skabe en global adresseliste?
- Sådan ser den globale adresseliste?
- Tilføjelse globale adresseliste til kontakter i Outlook
- Opdatering af globale adresseliste i Outlook
- Eksport af global adresseliste fra Outlook
- Sådan eksporteres Outlook e-mail adresser til distributionsliste
Hvad er den globale adresseliste i Outlook?
Oplev en yderst handy type liste, der styres centralt og giver dig mulighed for at opdatere den globale adresseliste i Outlook. Med enhver version af Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), en virksomhed skal have sin e-mail hostet via Microsoft Exchange. Listen indeholder kontaktoplysninger på hver virksomhedens e-mail bruger og de tilhørende distributionsgrupper. GAL normalt varetages af it-afdelingen.
Hvordan at skabe en global adresseliste?
For at gøre dette i Microsoft Windows, du nødt til at bruge Exchange Online Powershell. Det giver dig mulighed for at justere dine indstillinger via kommandolinjen. Hver procedure nedenfor kræver omkring 5 minutter.
Den generelle sekvens er:
Ny-GlobalAddressList -Navn “<GAL Navn>” [<Foruddefinerede modtager filter | Tilpasset modtager filter>]
Dermed, du kan anvende enten en ”pre-dåse” modtager filter eller en ”custom” én. Her er den grundlæggende forskel mellem de to.
Hvis din organisations navn er Wink, en mulig GAL navn er ”Wink GAL”, og den præ-dåse filter vælger alle modtagere med Wink som selskabets værdi:
Ny-GlobalAddressList -Navn “Blink GAL” -InkluderetRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink
På den anden side, med en brugerdefineret indstilling, kun modtagere, hvor, for eksempel, CustomAttribute15 Ejendommen indeholder ”AgencyB”, vil blive medtaget:
Ny-GlobalAddressList -Navn “Agentur B GAL” -Modtagerfilter {customAttribute15 -lignende “*AgencyB *”}
Når det er gjort, glem ikke at kontrollere, om du er lykkedes. Prøv at skrive navnet på din GAL i stedet for <GAL Navn> og kører dette:
Get -GlobalAddressList -Identity “<GAL Navn>” | Format-liste navn,RecipientFilterType,Modtagerfilter,Inkluderet Modtagere,Betinget*
samlet set, selv om processen kan virke skræmmende, Det er logisk og hurtig. Det tager kun nogle få kommandoer for at sikre din helt nye GAL er alle indstillet!
Visning af globale adresseliste
Fra Nye, hoved til Adressebog og derefter til Global adressekartotek.
Du vil se, hvad din Globale adresseliste indeholder. Hvis du ønsker at eksportere til din personlige kontakter, fremhæve alle de data, du har brug for. For hele globale adresseliste, trykke Ctrl-A. For at fremhæve et bestemt interval, klik på det første element i det, holde nede Flytte, og klikke på det sidste element. Højreklik på området vil medføre Tilføj til kontakter knappen skal vises.
Tilføjelse globale adresseliste til kontakter i Outlook
Når en bruger har været igennem nedenstående sekvens, de ser nødvendige kontakter kopieret til deres egen adressebog til en effektivitet boost.
- Klik på Adressebog under Finde afsnit (se øverst bånd).
- vælger nu Avanceret Søg indstilling.
- Indtast navnet på den enkelte at finde.
- Klik på Ok.
- Find navnet i søgeresultaterne, og dobbeltklik på det. Den åbne vindue vil indeholde kontaktoplysninger på personen.
- I nederste venstre hjørne, Find Tilføj til kontakter indstilling, og tryk på det.
- I åbningsvinduet, du kan frit ændre detaljerne om nødvendigt.
- Afslut med Gem & Tæt.
Opdatering af globale adresseliste i Outlook
Proceduren er enkel, hurtig og afgørende, da det dybest set vil opdatere kontaktlisten på din pc. For at sikre at alle ændringer i de vigtigste globale adresseliste vises på din enhed og alt er i sync:
På fanen med titlen Send / modtag, lokalisere Hent adressekartotek… i Send / modtag-grupper valgliste. Det er vigtigt, at den Hent ændringer siden sidste Send / modtag i Offlineadressekartoteket er markeret. Fuldføre proceduren ved at trykke på Ok.
Alle ændringer har nu taget kraft, og du kan være sikker på, at din e-mail-assistent er fuldt synkroniseret. Husk at gentage denne procedure regelmæssigt, for at din e-mail-korrespondance til at køre problemfrit.
Eksport af global adresseliste fra Outlook
Hvis du har brug for at eksportere, det er lidt mere kompliceret end et par klik. Du er nødt til først tilføje alle GAL kontakter til din personlige kontaktliste (se ovenfor). For at forhindre at blande med dine andre kontakter, du kan midlertidigt flytte denne til en anden mappe. For det, du kunne filtrere efter dato for oprettelse eller ændring.
Efter det, der er to veje til at overveje. Første, kontakterne kan eksporteres til en CSV- eller XLS-fil. Alternativt, de kan anvendes direkte fra Kontakter til en brevfletning. Montering af adgang forenkler proceduren, som du kan enten importere detaljerne til din Access-database direkte eller eksportere den derfra som en csv eller XLSX.
Eksport af Outlook Email Adresser
Når du skal oprette en distributionsliste fra modtagere Outlook og fjerne duplikerede adresser, der er den eneste løsning – Data udvinding Kit til Outlook.
Her er hvad du skal gøre:
- Køre Data Extracton Kit til Outlook ansøgning.
- Klik på Rapporter og vælge Liste over modtagerens e-mail adresser indstilling.
- Dette vil åbne et vindue rapportindstillinger:
- Vælg *.CSV-fil mulighed for at eksportere Outlook modtageradresser til Excel-format
- Vælg passende kilde: Ekstern PST-fil – hvis du vil oprette distributionsliste fra e-mail-modtagere placeret i den eksterne PST-fil eller Outlook Brugerprofil – at oprette en distributionsliste fra aktuelle Outlook-e-mails og downloade adressebog.
- Klik på Køre rapport og angive placeringen og filnavnet for at gemme den.
Værktøjet gemmer e-mail-modtageradresserne i distributionslisten, som du kan bruge senere. Du kan downloade adressebogen til Excel-filen eller lave en tekstkopi af den.
Flere Knowledge Base-artikler
At få denne form for oplysninger fra Microsoft er ikke altid let, hvilket er grunden til jeg kommer her for at få den hjælp, jeg har brug for. Tak så meget for denne oplysning - jeg gik ind i min Outlook og skabte derefter eksporteres flere distributionslister i få trin og næsten med det samme. Dataudtræk Kit tilladt mig at bruge e-mail adresser på mine modtagerne til at skabe alfabetisk sorterede kontaktlister uden dublerede kontakter i Excel-format. Ville bare fortælle dig, at det arbejde, du laver er utroligt nyttigt for nybegyndere til Outlook (ligesom mig!).