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Outlook-Seriendruckanhang

Outlook-Seriendruckanhang

Manchmal, Möglicherweise müssen Sie eine Reihe identischer E-Mails senden. Wenn der Empfänger Dutzende von Adressen im Feld „An:' Feld, Ihre Nachricht sieht kalt und unpersönlich aus. Das Zusammenführen ist eine einfache Möglichkeit, Massenmailing zu maskieren. Für jeden der Adressaten, Es gibt einfach keine Möglichkeit, andere Kontakte zu erkennen. Die Funktion ist bequemer als Blindkopien. Außerdem, es erlaubt Outlook-Seriendruck mit Anhang. Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

Eine Zusammenführung kann auf verschiedene Ausgaben angewendet werden: E-Mails, separate Dokumente, Drucker, etc. In diesem Artikel werden E-Mails vergrößert, um die allgemeinen Prinzipien zu vermitteln. Andere Kategorien werden ähnlich wie Outlook Mail Merge Attachment eingerichtet. Das Ziel kann auf unterschiedliche Weise und mit unterschiedlichen Mitteln erreicht werden. Tools von Drittanbietern erhöhen den Komfort und bieten zusätzliche Optionen. Aber zuerst, beschäftigen wir uns mit den Grundlagen.

Seriendruck mit Anhängen aus Outlook

Dieser Weg zu Outlook-Seriendruck ist am einfachsten. Wenn alle Adressaten bereits in Ihren Kontakten sind, Es ist natürlich, diese Liste als Quelle zu verwenden. Im folgenden Beispiel, Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Nachricht an a senden Gruppe von Kontakten. In unserer E-Mail werden sie gebeten, ihre Kontaktdaten zu bestätigen.

Notwendige Vorsichtsmaßnahmen

Denken Sie daran, dass Massenmailing im Allgemeinen verpönt ist, und Ihr Internetdienstanbieter wird möglicherweise verdächtig. Um sicherzustellen, dass Ihr Versuch erfolgreich ist, lerne über ihre Regeln. Die Anzahl der Nachrichten, die Sie über einen bestimmten Zeitraum senden können (Stunde / Tag) kann eingeschränkt sein. Jedoch, 100 ist eine gemeinsame Schwelle. Daher, Wenn du schickst 99, Dies kann kaum Probleme verursachen.

Bei strengen Einschränkungen, Es gibt immer noch Möglichkeiten, sie zu umgehen. Spezielle Zusammenführungsdienstprogramme mit Zeitplanung unterteilen Ihre Korrespondenz in kleinere Stapel. Diese bleiben unter dem Radar.

Schritt 1: Auswahl der Empfänger

Der Vorgang beginnt mit der Kennzeichnung der erforderlichen Kontakte. Dazu:

  1. Gehen Sie zu dem Ordner, der sie enthält ("Kontakte"). Dies kann von beschworen werden STRG + 3).
  2. Wählen Sie die Empfänger aus oder verwenden Sie die Filterung. Um es schnell zu machen, Führen Sie eine Suche durch, oder nach Kategorie sortieren.

Im ersten Fall, Sie können nach einem Detail suchen, das alle diese Kontakte gemeinsam nutzen (z.B., Firmenname). Die Aufgabe ist ein Kinderspiel. Es ist sogar möglich, erweiterte Abfragen durchzuführen. Im zweiten Fall, Sie müssen einige Schritte ausführen, um den Ordner "Kontakte" nach den erforderlichen Kriterien zu sortieren (z.B., Name der Firma). Das Verfahren hängt von Ihrer Outlook-Version ab.

In der 2007 Ausgabe, Folgen Sie der Reihenfolge Ansicht > Momentane Sicht > Nach Kategorie. In späteren Versionen (einschließlich Büro 365), die Ansicht Registerkarte enthält die Option Ansicht ändern. Verwenden Sie es, um entweder einzustellen Telefon oder Aufführen Aussicht. Nächste, vom selben Ansicht Registerkarte ", wählen Anordnung und Kategorien. Somit, Es gibt keinen Unterschied zwischen Seriendruck und Outlook-Anhängen 2013 und Seriendruck mit Anhängen Outlook 2016.

Schritt 2: Seriendruckfenster aufrufen

In der 2007 Ausgabe, Zugriff auf die Funktion sofort über Werkzeuge. In allen nachfolgenden Versionen, Gehe zum Zuhause Registerkarte ", wählen Aktionen, und klicken Sie auf Seriendruck. Ein Dialog mit dem Titel Seriendruck-Kontakte wird auftaucht.

Schritt 3: Überprüfen der Kontaktoptionen

Jetzt, Es muss sichergestellt werden, dass die richtigen Empfänger ausgewählt wurden. Wenn Sie die Daten bereits gefiltert haben, geh für Alle Kontakte in der aktuellen Ansicht. Wenn Empfänger manuell ausgewählt wurden, wählen Nur ausgewählte Kontakte. Es ist möglich, entweder alle Kontaktfelder oder nur die in der aktuellen Ansicht zusammenzuführen.

Schritt 4: Optionen zusammenführen

Diese können am unteren Rand des Dialogfelds angepasst werden. In unserem Beispiel, Wir werden den Dokumenttyp als angeben Form Briefe und setzen E-Mail als Zusammenführungsziel. Sie müssen auch die Betreffzeile eingeben. Sie kann bei Bedarf später geändert werden. Zur Veranschaulichung, Angenommen, das Thema ist <Kontaktinformationsprüfung>. Schließen Sie mit OK. Jetzt, Das Textverarbeitungsprogramm wird aufgerufen.

Schritt 5: Verwenden von Word

Standardmäßig, Das Textverarbeitungsprogramm zeigt eine leere Seite an. Auf dem Band, Öffnen Sie die Registerkarte mit dem Titel Mailings. In unserem Beispiel, Wir werden die gleiche Nachricht mit ein paar Variablen senden. Dadurch wird sichergestellt, dass jede E-Mail so aussieht, als wäre sie einzeln erstellt worden. Keine Sorge: Variablen sind einfacher einzufügen, als Sie vielleicht annehmen.

Geben Sie Ihren Gruß ein

Auf formelle Korrespondenz, Die Eröffnungszeile enthält immer eine Begrüßung. Klicken Sie oben auf die entsprechende Schaltfläche, und geben Sie die gewünschten Informationen an. Es gibt Vorlagen (z.B., 'Sehr geehrter'), Sie können sie aber auch durch Ihre eigenen Worte ersetzen (z.B., 'Hallo'). Denken Sie daran, nach dem ersten Element ein Leerzeichen einzufügen. Andernfalls, Es wird mit dem Namen des Empfängers verschmolzen.

Es ist auch erforderlich, Aktionen zu programmieren, die auf ungültige Empfängernamen angewendet werden. Wenn Sie „Sehr geehrter Herr. X.,Als Begrüßung, Ein Kontakt enthält jedoch keinen Nachnamen, Das System kann eine unpersönliche Anrede verwenden (z.B., 'Wen es angeht'). Schließen Sie mit "OK".. Das Fenster wird geschlossen.

Betritt den Körper

Jetzt, Wir können anfangen, den Körper zu tippen. Drücken Sie die Eingabetaste, um zu beginnen. In unserem Beispiel, Der einzugebende Text lautet „Würde es Ihnen etwas ausmachen zu überprüfen, ob die folgenden Informationen gültig sind??". Drücken Sie die Geben Sie Taste erneut drücken, um eine weitere Zeile zu beginnen. Hier, Wir geben die E-Mail-Adresse jedes Empfängers ein.

Um dies zu tun, klicke auf Adressblock. Der Adressat wurde bereits namentlich begrüßt, Daher ist es notwendig, Wiederholungen zu vermeiden. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Geben Sie den Namen des Empfängers in dieses Format ein:. Sie können den Firmennamen entfernen oder beibehalten. Schließen Sie mit OK.

Presse Geben Sie Leitungen wechseln. Hier, Wir geben die Büronummer jedes Empfängers ein. Dazu, Verwenden Sie die Option zum Einfügen von Zusammenführungsfeldern. Wählen Arbeitshandy und Einfügen. Schließen Sie das Fenster und drücken Sie Geben Sie.

Geben Sie Ihren Abschluss ein

Jetzt, Es ist Zeit, das Schließen für unsere Nachricht einzugeben. Geben Sie etwas wie "Wir freuen uns über Ihre schnelle Antwort. Die besten Wünsche, <dein Name>". Fast fertig! Sie müssen lediglich eine Vorschau des Ergebnisses anzeigen (Botschaft) um sicherzustellen, dass es so aussieht, wie Sie es geplant haben.

Verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche oben, und die Pfeile rechts davon. Mit ihnen können Sie zwischen Versionen für verschiedene Empfänger wechseln. Schließlich, Wir können unsere E-Mails senden. Dies wird über initiiert Fertig & Verschmelzen oben. Wählen Sie E-Mail-Nachrichten senden… und überprüfen Sie die Details im neuen Dialog. Bestätigen mit OK.

Verwenden von Outlook als Quelle

In diesem Beispiel, Wir senden dieselbe E-Mail an mehrere Empfänger. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Aktion über den Mail-Client programmiert wird. Das Dialogfeld sieht anders aus, aber die Grundprinzipien sind identisch. Starten Sie das Programm und rufen Sie den Assistenten auf. Gehen Sie dazu zu "Mailing" und starten Sie die Zusammenführung. Beschwörung Schritt für Schritt Seriendruck-Assistent und von dort fortfahren.

Auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche sehen Sie ein spezielles Bedienfeld. Betitelt Aufgabenbereich, es ermöglicht die Parametereinstellung. Wählen Sie E-Mail-Nachrichten als Dokumenttyp. Klicken Nächste Einmal, und noch einmal im nachfolgenden Dialog, da wir den Inhalt manuell eingeben werden.

Die Kontaktinformationen werden in Outlook gespeichert. Daher, entscheiden Sie sich für Wählen Sie aus Outlook-Kontakten. Wählen Sie den Ordner mit den Details Ihrer Empfänger aus. Dies wird über erreicht Wählen Sie den Ordner "Kontakte". Möglicherweise wird eine Profilaufforderung angezeigt. Warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Sie müssen jetzt die Kontakte markieren, die per E-Mail gesendet werden sollen. Das Fenster Seriendruckempfänger hat viele Filteroptionen. Sei geduldig, wie es langsam sein kann. Um den Prozess zu beschleunigen, Sie können die verwenden Duplikate finden… Feature.

Nächste, Geben Sie die Nachricht ein. Das System schlägt automatisch Variablen vor. Zeigen Sie eine Vorschau der Nachricht an und senden Sie sie. Verwenden Sie die E-Mail Funktion zum Einstellen der erforderlichen Optionen (Zu: und Betreffzeile:). Finalisieren mit OK und lassen Sie das Senden beginnen.

Verwenden einer anderen Quelle

Es ist möglich, die Zusammenführung von Word aus zu initiieren, Rufen Sie jedoch Kontaktdaten aus Access-Datenbanken ab, Excel-Tabellen, oder eine andere vom Prozessor erkannte Quelle. Das Verfahren ähnelt dem zweiten Ansatz. Der einzige Unterschied besteht in einem zusätzlichen Schritt, der sicherstellt, dass die Zusammenführungsfelder ordnungsgemäß übereinstimmen.

In diesem Szenario, Sie folgen den ersten Schritten, bis der Assistent aufgerufen wird. Dann, Programmieren Sie es so, dass es eine Liste verwendet, die bereits in Ihrem System vorhanden ist. Nächste, Geben Sie den Speicherort der Kontaktdaten an. Manchmal, Möglicherweise müssen Sie Sonderzeichen eingeben, die Regeln und Spalten getrennt halten. Diese werden als Begrenzer bezeichnet.

Wählen Sie die Quelle aus, ggf. Filterkontakte, und fahren Sie mit dem Abgleichen fort. In diesem Schritt, Felder aus der Quelle werden mit Seriendruckfeldern abgeglichen. Auf diese Weise können Sie praktische Funktionen wie anwenden Grußzeile. Einmal Felder abgleichen wird angeklickt, Sie sehen einen weiteren Dialog, der den Prozess erleichtert. Klicken OK wenn fertig.

Verwenden des Seriendruck-Toolkits

Mit Dienstprogrammen von Drittanbietern kann das Ziel schneller erreicht werden. Sie sind besonders praktisch für den Seriendruck von E-Mails mit Anhängen.

Mit externer Automatisierung, Sie erhalten viele nützliche Optionen. Erste, Es ermöglicht eine vielseitigere Zusammenführung mit Anhängen. Jeder Empfänger kann einen individuellen Anhang erhalten. Außerdem können Sie die Betreffzeile anpassen, und senden Sie sowohl normale als auch blinde Kopien.

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