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La actualización de la lista global de direcciones de Outlook en Windows

La actualización de la lista global de direcciones de Outlook en Windows

Perspectiva Mundial sobre la libreta de direcciones

A Lista global de direcciones es una herramienta valiosa para cualquier negocio, club, o comunidad donde los miembros tienen que enviar por correo electrónico entre sí sobre una base diaria.

En las grandes organizaciones, las operaciones del día a día son inconcebibles sin tales herramientas de Windows, ya que los beneficios son evidentes.

Creación de una lista de direcciones centralizada hace que la comunicación electrónica más rápida y eficiente, que es esencial en los negocios. Desde su ordenador, cada empleado puede acceder a los detalles de sus colegas y superiores.

Tabla de contenido:

¿Cuál es la lista global de direcciones en Outlook?

Descubre un tipo muy práctico de lista que se administra de forma centralizada y le permite actualizar la lista global de direcciones en Outlook. Con cualquier versión de Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), una empresa debe tener su correo electrónico alojado a través de Microsoft Exchange. La lista contiene los datos de contacto de cada usuario de correo electrónico corporativo y los grupos de distribución relacionados. GAL es normalmente atendido por el departamento de TI.

Lista global de direcciones

Cómo crear una lista global de direcciones?

Para hacer esto en Microsoft Windows, que necesita para utilizar Exchange Online Powershell. Le permite ajustar la configuración a través de la línea de comandos. Cada uno de los procedimientos a continuación requiere alrededor 5 minutos.

La secuencia general es:

Nueva-GlobalAddressList -Nombre “<Nombre GAL>” [<filtro de destinatario prefabricados | filtro de destinatario personalizado>]

Así, usted puede aplicar ya sea un filtro de destinatarios “pre-enlatado” o una “costumbre”. Esta es la diferencia básica entre los dos.

Si el nombre de su organización es Wink, un posible nombre GAL es “Guiño GAL”, y el filtro de pre-enlatado selecciona todos los destinatarios con Wink como valor de la empresa:

Nueva-GlobalAddressList -Nombre “guiño GAL” -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink

Por otra parte, con una opción personalizada, sólo los destinatarios donde, por ejemplo, propiedad CustomAttribute15 contiene “AgencyB”, Será incluido:

Nueva-GlobalAddressList -Nombre “Agencia B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -como “*AgencyB *”}

Una vez que se hace, no se olvide de comprobar si ha tenido éxito. Pruebe a escribir el nombre de su lugar de GAL <Nombre GAL> y la ejecución de este:

Get-GlobalAddressList -Identity “<Nombre GAL>” | Format-List Name,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Condicional*

En general, aunque el proceso puede parecer desalentador, es lógico y rápida. Sólo se tarda unos pocos comandos para asegurar que su nuevo GAL está todo listo!

Visualización de la lista global de direcciones

Desde Nuevo, dirigirse a Directorio y luego a Libreta de direcciones global.

Usted verá lo que su Lista global de direcciones contiene. Si desea exportar a su Contactos personales, poner de relieve todos los datos que necesita. Para toda la lista global de direcciones, prensa Ctrl-A. Para poner de relieve un cierto rango, haga clic en el primer elemento en ella, sujetar Cambio, y haga clic en el último elemento. Al hacer clic derecho en el rango hará que el Añadir contactos botón que aparezca.

La adición de la lista global de direcciones a los contactos de Outlook

Después de que un usuario ha pasado a través de la siguiente secuencia, que ven los contactos necesarios copiados en su propia libreta de direcciones para un impulso eficiencia.

  1. Haga clic en Directorio bajo la Encontrar sección (mirar la cinta de la parte superior).
    Panorama - Directorio
  2. A continuación, seleccione Búsqueda avanzada opción.
    opción Buscar avanzado de la lista de direcciones
  3. Escribir el nombre de la persona para encontrar.
    Encuentra persona en la libreta de direcciones
  4. Haga clic en Okay.
  5. Encuentra el nombre en los resultados de búsqueda, y haga doble clic en él. La apertura de la ventana contendrá los datos de contacto de esa persona.
  6. En la esquina inferior izquierda, encuentra el Añadir contactos opción y haga presión sobre ella.
  7. En la ventana que se abre, usted es libre de cambiar los detalles si es necesario.
  8. Terminar con Guardar & Cerrar.

La actualización de la lista global de direcciones en Outlook

El procedimiento es sencillo, rápida y crucial, ya que básicamente actualizar la lista de contactos en su PC. Para asegurarse de que todos los cambios a la lista principal global de direcciones se muestran en su dispositivo y todo está en sincronía:

Panorama - Descargar libreta de direcciones

En la pestaña titulada Enviar recibir, localizar Descargar libreta de direcciones… en Enviar / Recibir Grupos optionslist. Es esencial que el Descargar cambios desde el último envío / recepción en Libreta de direcciones sin conexión está marcada. Completar el procedimiento pulsando Okay.

Descargar cambios desde el último envío / recepción

Todos los cambios que ahora han tomado fuerza, y usted puede estar seguro de que su asistente de correo electrónico está completamente sincronizada. Recuerde que debe repetir este procedimiento regularmente para que su correspondencia por correo electrónico para funcionar sin problemas.

Exportación de lista global de direcciones desde Outlook

Si necesita exportar, que es un poco más complicado que un par de clics. Usted tiene que agregar todos los contactos GAL primero a su lista de contactos personales (véase más arriba). Para evitar que se mezclen con los otros contactos, puede mover temporalmente el último a alguna otra carpeta. Para esto, puede filtrar por la fecha de creación o modificación.

Después de esto, hay dos caminos a considerar. Primero, Los contactos pueden ser exportados a un CSV- o xls-archivo. Alternativamente, que se pueden usar directamente desde la Guía para una combinación de correspondencia. La instalación de Access simplifica el procedimiento, como es posible que sea importar los datos a la base de datos de acceso directa o exportar desde allí como un CSV o xlsx.

La exportación de Outlook direcciones de correo electrónico

Cuando es necesario crear una lista de distribución de los destinatarios de Outlook y quitar direcciones duplicadas, no es el único solución – Data Extraction Kit for Outlook.

Esto es lo que tienes que hacer:

  1. Carrera Datos Extracton Kit para Outlook aplicación.
  2. Haga clic en Informes y elige Lista de direcciones de correo electrónico del destinatario opción.Lista de destinatarios de correo electrónico
  3. Esto abrirá una ventana de configuración del informe:
    Los destinatarios del anuncio configuración del informe
  4. Seleccionar *.archivo CSV opción para exportar direcciones de los destinatarios de Outlook a formato Excel
  5. Seleccione la fuente apropiada: Archivo PST externa – Si desea crear listas de distribución de correo electrónico de los destinatarios ubicados en el archivo PST o externa Perspectivas de perfiles de usuario – para crear una lista de distribución de correos electrónicos de Outlook actuales.
  6. Haga clic en Ejecutar informe y especificar la ubicación y el nombre del archivo para salvarlo.

La herramienta va a guardar las direcciones de correo electrónico en la lista de destinatarios distribiution que podrá utilizar más tarde.

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Comentarios

Conseguir este tipo de información de Microsoft no siempre es sencillo, por lo que he venido aquí para obtener la ayuda que necesito. Muchas gracias por proporcionar esta información - Fui a mi Outlook y luego creó exportado varias listas de distribución en pocos pasos y casi inmediatamente. Extracción de datos Kit me permitió utilizar direcciones de correo electrónico de mis receptores para crear listas de contactos ordenados alfabéticamente y sin contactos duplicados en formato Excel. Sólo quería hacerle saber que el trabajo que se está haciendo es increíblemente útil para los principiantes a Outlook (como yo!).

 

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