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La actualización de la lista global de direcciones de Outlook en Windows

La actualización de la lista global de direcciones de Outlook en Windows

Perspectiva Mundial sobre la libreta de direcciones

Una lista global de direcciones es una herramienta valiosa para cualquier negocio, club, o comunidad donde los miembros tienen que enviar por correo electrónico entre sí sobre una base diaria.

En las grandes organizaciones, las operaciones del día a día son inconcebibles sin tales herramientas de Windows, ya que los beneficios son evidentes.

Creación de una lista de direcciones centralizada hace que la comunicación electrónica más rápida y eficiente, que es esencial en los negocios. Desde su ordenador, cada empleado puede acceder a los detalles de sus colegas y superiores.

¿Cuál es la lista global de direcciones en Outlook?

Descubre un tipo muy práctico de lista que se administra de forma centralizada y le permite actualizar la lista global de direcciones en Outlook. Con cualquier versión de Outlook (2010, 2013, 2016), una empresa debe tener su correo electrónico alojado a través de Microsoft Exchange. La lista contiene los datos de contacto de cada usuario de correo electrónico corporativo y los grupos de distribución relacionados. GAL es normalmente atendido por el departamento de TI.

Perspectivas lista global de direcciones

Cómo crear una lista global de direcciones?

Para hacer esto en Microsoft Windows, que necesita para utilizar Exchange Online Powershell. Le permite ajustar la configuración a través de la línea de comandos. Cada uno de los procedimientos a continuación requiere alrededor 5 minutos.

La secuencia general es:

Nueva-GlobalAddressList -Nombre “<Nombre GAL>” [<filtro de destinatario prefabricados | filtro de destinatario personalizado>]

Así, usted puede aplicar ya sea un filtro de destinatarios “pre-enlatado” o una “costumbre”. Esta es la diferencia básica entre los dos.

Si el nombre de su organización es Wink, un posible nombre GAL es “Guiño GAL”, y el filtro de pre-enlatado selecciona todos los destinatarios con Wink como valor de la empresa:

Nueva-GlobalAddressList -Nombre “guiño GAL” -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink

Por otra parte, con una opción personalizada, sólo los destinatarios donde, por ejemplo, propiedad CustomAttribute15 contiene “AgencyB”, Será incluido:

Nueva-GlobalAddressList -Nombre “Agencia B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -como “*AgencyB *”}

Una vez que se hace, no se olvide de comprobar si ha tenido éxito. Pruebe a escribir el nombre de su lugar de GAL <Nombre GAL> y la ejecución de este:

Get-GlobalAddressList -Identity “<Nombre GAL>” | Format-List Name,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Condicional*

En general, aunque el proceso puede parecer desalentador, es lógico y rápida. Sólo se tarda unos pocos comandos para asegurar que su nuevo GAL está todo listo!

Visualización de la lista global de direcciones

Desde “Nuevo”, dirigirse a “Directorio” y luego a “Libreta de direcciones global”.

Usted verá lo que contiene el GAL. Si desea exportar a sus contactos personales, poner de relieve todos los datos que necesita. Para todo el GAL, pulse la tecla “Ctrl-A”. Para poner de relieve un cierto rango, haga clic en el primer elemento en ella, mantenga pulsada la tecla “Shift”, y haga clic en el último elemento. Al hacer clic derecho en el rango hará que el “Agregar a contactos” para aparecer.

La adición de la lista global de direcciones a los contactos de Outlook

Después de que un usuario ha pasado a través de la siguiente secuencia, que ven los contactos necesarios copiados en su propia libreta de direcciones para un impulso eficiencia.

  1. “Directorio” bajo la “Encontrar” sección (mirar la cinta de la parte superior);
  2. “Búsqueda avanzada”;
  3. Escribir el nombre de la persona;
  4. “Okay”;
  5. Encuentra el nombre en los resultados de búsqueda, y haga doble clic en él. La apertura de la ventana contendrá los datos de contacto de esa persona;
  6. En la esquina inferior izquierda, encuentra el “Añadir contactos” y ejerza presión sobre él;
  7. En la ventana que se abre, usted es libre de cambiar los detalles si es necesario;
  8. Terminar con “Guardar & Cerrar”.

La actualización de la lista global de direcciones en Outlook

El procedimiento es sencillo, rápida y crucial, ya que básicamente actualizar la lista de contactos en su PC. Para asegurarse de que todos los cambios en el GAL principal se muestran en su dispositivo y todo está en sincronía:

En la pestaña titulada “Archivo”, localizar “Descargar libreta de direcciones” en “Configuraciones de la cuenta”. Es esencial que el “Descargar cambios desde el último envío / recepción” en “Libreta de direcciones sin conexión” está marcada. Completar el procedimiento pulsando “Okay”.

Todos los cambios que ahora han tomado fuerza, y usted puede estar seguro de que su asistente de correo electrónico está completamente sincronizada. Recuerde que debe repetir este procedimiento regularmente para que su correspondencia por correo electrónico para funcionar sin problemas.

Exportación de lista global de direcciones desde Outlook?

Si necesita exportar, que es un poco más complicado que un par de clics. Usted tiene que agregar todos los contactos GAL primero a su lista de contactos personales (véase más arriba). Para evitar que se mezclen con los otros contactos, puede mover temporalmente el último a alguna otra carpeta. Para esto, puede filtrar por la fecha de creación o modificación.

Después de esto, hay dos caminos a considerar. Primero, Los contactos pueden ser exportados a un CSV- o xls-archivo. Alternativamente, que se pueden usar directamente desde la Guía para una combinación de correspondencia. La instalación de Access simplifica el procedimiento, como es posible que sea importar los datos a la base de datos de acceso directa o exportar desde allí como un CSV o xlsx.

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