Les fonctionnalités automatisées peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Un avantage notable d'Outlook est sa capacité à mémoriser les destinataires. Le système se souvient de chaque destinataire que vous avez contacté.
En outre, cela couvre toutes les catégories, y compris les copies et les copies aveugles. La fonction peut être ajustée selon vos besoins.
Le remplissage automatique est un élément de l'environnement Outlook. Si la fonction est activée, vous êtes obligé de le remarquer. Dès que vous commencez à taper un e-mail utilisé auparavant (même une fois!), le système propose une correspondance. Tout cela est possible grâce à la saisie semi-automatique Outlook.
Mais savez-vous comment l'utiliser au maximum?
Où sont stockés les contacts de saisie automatique Outlook?
Le système de messagerie utilise une fonctionnalité spéciale appelée liste de saisie semi-automatique Outlook. Il offre un confort indéniable. De nombreuses versions de l'environnement de messagerie l'ont. Il n'y a que quelques exceptions.
Si vous utilisez les versions de bureau et Web d'Outlook 365, rappelez-vous que leurs listes sont séparées. Donc, les changements dans une source n'affectent pas la contrepartie. Alors, que peut faire le remplissage automatique d'Outlook? Il vous permet d'entrer, éditer, et supprimez les e-mails suggérés comme bon vous semble. Voici un aperçu des opportunités pour la saisie semi-automatique Outlook 2016 et d'autres.
Table des matières:
- Comment supprimer les entrées inutiles de la liste de saisie semi-automatique?
- Comment désactiver et activer la fonctionnalité de saisie semi-automatique Outlook?
- Comment effacer toute la liste des e-mails dans la saisie semi-automatique?
- Comment remplir la liste de saisie semi-automatique avec de nouvelles adresses?
Supprimer les entrées séparées
Les fautes de frappe se produisent, et ils ne doivent pas être stockés dans la mémoire système. toutefois, Outlook les conserve toujours par défaut - il n'y a aucun moyen de détecter les entrées non valides. Généralement, vous vous retrouvez avec deux adresses pour le même contact: le valide et le non valide. C'est très gênant, car vous pouvez facilement choisir la mauvaise suggestion, et renvoyez l'e-mail à la mauvaise adresse! S'il n'y avait aucun moyen de supprimer des entrées, L'adresse e-mail de saisie automatique MS Outlook serait profondément imparfaite.
Comment supprimer une entrée de liste de saisie semi-automatique une à la fois?
La suppression est simple. Voici ce qu'il faut faire si les mauvaises suggestions vous frustrent. Tout se fait via une nouvelle fenêtre de message. Commencez à saisir l'adresse à supprimer. Une liste déroulante se déroulera. Lorsqu'une suggestion est mise en évidence, il y a un symbole de croix à droite. C'est exactement ce qui fait le travail. Sinon, vous pouvez appuyer sur la touche Suppr.
Cette méthode ne s'applique pas à la version mobile, mais il convient parfaitement à celui basé sur le Web (365). S'il n'y a aucune erreur dans votre liste, vous pouvez le ranger rapidement, suppression des entrées une par une.
Limitations applicables
Le nombre d'e-mails dont votre système se souvient dépend de sa version. Par exemple, la 2007 l'édition a la plus grande capacité - jusqu'à 2,000. Les éditions suivantes peuvent stocker jusqu'à 1,000 seulement. Une fois le seuil atteint, le client de messagerie automatiquement “oublie” les adresses que vous utilisez le moins. Une chose logique à retenir est que vous devez supprimer les entrées défectueuses pour éviter de perdre les entrées importantes. Parfois, vous devrez peut-être trouver un destinataire que vous avez contacté il y a des années. Il existe un moyen d'augmenter la capacité de la mémoire, mais c'est trop peu fiable pour recommander.
La saisie semi-automatique Outlook ne fonctionne pas: solution
Si vous remarquez que le système ne parvient pas à stocker les nouvelles entrées, c'est probablement dû à la corruption. Commencez par éliminer les entrées inutiles. Si cela ne remédie pas à la situation, vider la liste (voir ci-dessous), et recommencer. Bien que pas parfait, c'est toujours une solution de travail qui vous permet de remplir la liste.
Activation et désactivation
Certains utilisateurs trouvent la fonctionnalité ennuyeuse en cas de dysfonctionnement. D'autres veulent l'activer pour améliorer la commodité. Heureusement, La saisie semi-automatique peut être activée et désactivée à votre guise. La procédure est simple et rapide.
- Commencez par le “Fichier” onglet et allez à “Choix“.
- Sélectionnez le Courrier section et ajustez les paramètres: cochez / décochez la case à côté de l'option longue “Utilisez la liste de saisie semi-automatique pour suggérer des noms lors de la saisie dans le champ À, CC and BCC lines“.
Cette option est située dans le “Envoyer des messages” section. - Ferme la fenêtre. Fait!
Suppression de la liste entière
Il peut être nécessaire de supprimer toute la liste d'adresses e-mail de saisie semi-automatique Outlook. Heureusement, il y a une fonctionnalité intégrée pour cela, vous n'avez donc pas à vous soucier de la suppression accidentelle d'adresses légitimes. Votre client de messagerie dispose d'un bouton spécial conçu pour faire le travail instantanément.
Commencez par suivre les étapes d'activation / désactivation. Une fois que vous êtes arrivé à la section "Envoyer des messages", vous verrez le bouton nécessaire sur la droite. Elle s’appelle la «liste vide à saisie semi-automatique». Concluez par «Oui».
Remplissage accéléré de la liste de saisie semi-automatique
Parfois, vous devrez peut-être saisir plusieurs e-mails à la fois. Travailler avec chacun individuellement est fastidieux et prend du temps. Au lieu, utiliser une autre fonctionnalité intégrée pratique. Pour atteindre l'objectif, les utilisateurs doivent avoir toutes les adresses nécessaires dans leur carnet d'adresses. La principale précaution est de passer en mode hors ligne. Autrement, vous risquez d'envoyer des e-mails vierges à chaque destinataire sélectionné. Le travail hors ligne est accessible via les préférences de votre Envoyer recevoir onglet. Maintenant, passez à l'onglet Accueil et procédez à partir de là.
- Aller à “Envoyer / Recevoir” Tabulation et clic “Déconnecté de travail” bouton pour activer le mode hors ligne.
- Retournez à la “Maison” Tabulation et clic “nouveau courriel” bouton. Ou utiliser Ctrl + N clés combinaison.
- Cliquez “À…” bouton pour ouvrir la fenêtre de sélection des contacts.
- Sélectionnez tous les contacts dans la liste des contacts. Vous pouvez sélectionner le premier, puis le dernier destinataire pour mettre en évidence l'ensemble du groupe. Cela se fait en maintenant la touche Shift enfoncée. Sinon, vous pouvez maintenir la touche Ctrl enfoncée et sélectionner des contacts individuels ou leurs sous-ensembles.
- Cliquez “À” bouton pour remplir le champ approprié par les contacts sélectionnés.
- Cliquez “d'accord” bouton pour fermer la fenêtre de sélection des contacts.
- Fermez le message électronique sans l'envoyer.
- Répétez la procédure pour d'autres carnets d'adresses si nécessaire. Souvenez-vous du 1,000 limite.
Au cas où si vous cliquez “Envoyer” accidentellement, l'e-mail sera bloqué dans votre boîte d'envoi, puisque Outlook est hors ligne. Accédez au dossier Boîte d'envoi Boîte d'envoi et supprimez l'e-mail, pour qu'il ne quitte pas accidentellement votre système. Revenez au mode en ligne en suivant les mêmes étapes pour le commutateur de mode décrit ci-dessus.
Lorsque la procédure est terminée, tous les contacts sélectionnés arrivent sur votre liste de saisie semi-automatique. Ce processus est facile une fois que vous vous y êtes habitué. Maintenant, vous n'avez pas à ajouter les adresses une par une. Cela économise beaucoup de temps et d'efforts. toutefois, rappelez-vous du mode hors ligne - ne risquez pas de vous embarrasser.
Plus d'articles Base de connaissances
Alors, que faites-vous lorsque l'adresse e-mail incorrecte n'a pas de “X” à côté de cela. Malheureusement, la bonne adresse fait, afin que je puisse supprimer le bon e-mail de ma liste de saisie semi-automatique, mais pas le mauvais. Le pire c'est que ce n'est même pas moi qui l'ai mal tapé. Quelqu'un d'autre l'a fait et j'ai répondu à tous, y compris l'adresse incorrecte.