جعل البريد الإلكتروني الهجرة بالامر السهل ™ - مرة بعد مرة!

كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel

كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel

عندما يتعلق الأمر بعملاء البريد, Outlook هو البيئة المفضلة للعديد من الشركات والمستخدمين. إنه آمن, متعدد الجوانب والاستعمالات, وقوي. يمكن للمرء تخزين وإدارة كمية كبيرة من المراسلات الإلكترونية والوصول إلى حسابات متعددة على خادم واحد. ومع ذلك, هناك أيضًا بعض الجوانب السلبية - على سبيل المثال, يشعر بعض المستخدمين بالإحباط عندما يحاولون تصدير رسائل البريد الإلكتروني من MS Outlook.

بينما توجد طرق يدوية مختلفة, لا أحد منهم مثالي. عندما يكون هناك القليل من المعلومات, يمكنك نسخ ولصق رسائل بريد إلكتروني منفصلة في Word أو معالج نصوص آخر. قد لا يتم الاحتفاظ بالتنسيق الأصلي.

دفتر ملاحظات مع Excel

في هذه المقالة, سنغطي بعض الطرق الموثوقة لتحويل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى جداول بيانات لبرنامج Microsoft Excel. لسوء الحظ, لا يوجد زر سحري يتيح لك تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel تلقائيًا. قد يكون الأمر معقدًا ما لم تكن تعرف بعض الحيل - اكتشفها أدناه.

أسباب تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

قد يرغب المستخدمون في نقل بريدهم الإلكتروني لأسباب مختلفة. فيما يلي الدوافع الأكثر شيوعًا لتصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Microsoft Excel:

  • الحاجة إلى الانتقال إلى خادم جديد
  • الحاجة إلى إنشاء قائمة توزيع للتطبيقات الأخرى
  • الحاجة إلى التبديل بين المنصات
  • الحاجة إلى مشاركة المعلومات مع مستخدم آخر
  • الحاجة إلى نسخة احتياطية.

عندما تنتقل من نظام إلى آخر, غالبًا ما تتعرض البيانات للتلف أو الضياع. مهمة التحويل إلى Excel ليست قطعة من الكعكة - إذا جربت طريقة مشكوك فيها, أنت تخاطر بفقدان المعلومات للأبد. بدلاً من المخاطرة غير الضرورية, استفد من الأسرار التي نشاركها أدناه. سنوضح لك كيفية نسخ البيانات ولصقها أو تصديرها إلى ملف CSV بدلاً من ذلك.

مزايا الاستيراد إلى جداول البيانات

يعد التصدير إلى Microsoft Excel أحد أكثر أوضاع النقل موثوقية. يسمح لك تنسيق جدول البيانات بترتيب المحادثات في قاعدة بيانات. سيسمح لك بالعثور على جهات الاتصال والتبادلات القديمة بمعلمات مختلفة مثل تاريخ السياق.

يعد جدول البيانات كخيار نسخ احتياطي أمرًا يستحق النظر أيضًا. يجب نسخ أي معلومات قيمة من Outlook للاستدعاء. عاجلا أم آجلا, قد تحتاج إلى البحث عن محادثات معينة لأغراض شخصية أو قانونية. في حالة فشل الخادم, إذا اختفت البيانات (وهو سيناريو كابوس!) سيكون لديك ملف XLS للرجوع إليه.

كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى Excel

هل ترغب في إنشاء قائمة التوزيع أو تقرير الطب الشرعي? إليك أفضل طريقة للقيام بذلك:

تحميللنظام التشغيل Windows 32/64 بتتسجيلفتح النسخة كاملة

  1. انقر فوق الزر أعلاه لتنزيل برنامج Outlook Data Export Kit.
  2. قم بتثبيته وتشغيله.
  3. انقر “تقارير” و اختار “قائمة جهات الاتصال” أو “قائمة عناوين البريد الإلكتروني المستلم” إذا كنت ترغب في إنشاء قائمة توزيع,
    أو
    أختر “خصائص البريد الإلكتروني…” إذا كنت ترغب في إنشاء قائمة برسائل البريد الإلكتروني في Outlook ضمن خصائصها.
  4. اختر خيارات التقرير وقم بتنفيذها.
  5. افتح ملف النتائج في Microsoft Excel أو محرر جداول بيانات آخر.

تقارير Dekit

كما تسمح مجموعة أدوات استخراج البيانات لبرنامج Outlook بإنشاء قائمة بحسابات وكلمات المرور في Outlook. تحقق من هذا. بالإضافة إلى ذلك ، قد ترغب في معرفة كيفية القيام بذلك استيراد عناوين البريد الإلكتروني من Excel إلى Microsoft Outlook.

كيفية تصدير بيانات البريد إلى Microsoft Excel باستخدام Outlook

هذا ليس علم الصواريخ, ولكن هنا تحذير: لا تتوقع الاحتفاظ بأي تصميم. سيتم نقل البيانات كنص عادي مع جهات الاتصال, وستكون أي روابط أساسية. لا توجد استثناءات أو حلول هنا, لا على Windows ولا على Mac. إذا كنت حقًا بحاجة إلى الحفاظ على مظهر رسائل البريد الإلكتروني الأصلية, بدلاً من ذلك ، احفظها بتنسيق HTML. بطريقة أخرى, اتبع هذا الإجراء:

  1. افتح تطبيق Microsoft Outlook.
  2. توجه إلى قائمة ملف.
  3. اختر ميزة الفتح والتصدير.
  4. حدد "استيراد / تصدير" للعثور على "تصدير إلى ملف". تصدير Outlook إلى ملف
  5. حدد أنك بحاجة إلى إنشاء ملف لبرنامج Excel (CSV), ليس ملف PST.
  6. اختر من المجلدات المتاحة حيث يمكن حفظ الملف.
  7. ضع علامة بجوار خيار تصدير "رسائل البريد الإلكتروني".
  8. قم بتغيير حقول الخريطة المخصصة إذا لزم الأمر.
  9. أكمل بالنقر فوق "إنهاء".
  10. أغلق عميل Outlook.
تلميح: خطوة 8, يمكنك ضبط إعداداتك في النوافذ لتعيين الحقول. سيضمن ذلك وصول كل عنصر من عناصر رسائل البريد الإلكتروني إلى خلية مناسبة في Microsoft Excel (على سبيل المثال, سيتم سرد عناوين البريد الإلكتروني للمرسلين في "من: (عنوان)" حقل. يمكنك إضافة أو إزالة الحقول كما تراه مناسبًا. انقر فوق "موافق" لتأكيد اختيارك وبدء عملية استخراج Outlook.

تعيين الحقول المخصصة

بعد النقر فوق "إنهاء", ستصل جميع رسائلك إلى الملف الذي تم إنشاؤه حديثًا - تحقق من المجلد للتأكد. لاحظ أن كلا تنسيقي Microsoft Excel مناسبان.

كيفية فتح ملف CSV

في حالة ملف CSV (قيم مفصولة بفواصل) شكل, يمكنك الترحيل إلى جدول بيانات بعد ذلك بنفس السهولة. فقط انقر بزر الماوس الأيمن على ملف CSV الذي تم تصديره, واختر "فتح باستخدام ..." - Excel في قائمة السياق. سيفتح الملف في البرنامج, حتى تتمكن من حفظه بتنسيق ملف XLS.

ملف CSV

الطريقة المباشرة لاستخراج البيانات من رسائل البريد الإلكتروني لبرنامج Microsoft Outlook

يمكنك نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من Outlook 2016 أو إصدار آخر على نظام التشغيل Windows أو Mac بشكل مجمّع. ليس من الضروري تصدير البيانات إلى ملف مستقل أولاً. إليك كيفية إنجاز المهمة بسرعة عبر النسخ واللصق:

  1. افتح Outlook وادخل إلى عرض البريد.
  2. افتح المجلد الذي يجب نقل محتوياته.
  3. انسخ جميع رسائل البريد الإلكتروني بنص أو بدونها (انظر التلميح أدناه).
  4. افتح MS Excel.
  5. قم بإنشاء ملف جدول بيانات جديد.
  6. أدخل رسائل البريد الإلكتروني المنسوخة - حدد الخلية A1 والصقها باستخدام "Ctrl + أمر V '/' + V 'لتصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook.
  7. حفظ الملف. على جهاز Windows أو Mac الخاص بك.

كيفية نسخ رسائل البريد الإلكتروني لبرنامج Microsoft Excel (خطوة 3)

هناك طريقتان لاستيراد رسائل البريد الإلكتروني في أي إصدار بما في ذلك Outlook 2013 - مع النص أو بدونه. للحفاظ على المحتويات, اتبع جميع الخطوات أدناه. للتصدير بدونها, تبدأ من الخطوة 6.

قم بما يلي:

  1. قم بإلغاء تنشيط وضع جزء القراءة في Outlook عبر قائمة "عرض".
    Outlook إيقاف تشغيل لوحة القراءة
  2. بينما لا يزال في العرض, انقر فوق خيار إضافة أعمدة.
  3. يسمح لك المربع الجديد المسمى إظهار الأعمدة بتحديد الأعمدة من "كافة حقول البريد". اختر هذا الخيار.
  4. في قائمة "الأعمدة المتاحة", حدد "رسالة".
  5. أكمل بالنقر فوق "إضافة" و "موافق".
  6. قم بتمييز محتويات صندوق البريد بالكامل في المجلد المفتوح الخاص بك.
  7. انسخ بيانات Outlook باستخدام الزر "Ctrl + أمر C '.
تلميح: هناك طرق أخرى لنسخ البريد بدون إنشاء ملف. على سبيل المثال, يمكنك اختيار أي بريد إلكتروني والنقر على "Ctrl + "أ" لتسليط الضوء على الباقي, أو حدد الرسالة الأولى وانقر فوق Ctrl + تحول + تنتهي لنفس الغرض.

تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel مع التاريخ والوقت

إذا كنت بحاجة إلى الحفاظ على تفاصيل التاريخ والوقت, استخدم النسخة & طريقة اللصق. سيسمح لك نظام Outlook بعرض رسائل البريد الإلكتروني من نطاق بيانات محدد. الطريقة مشابهة للنسخ المباشر العادي. هنا هو ما يجب القيام به:

  1. اذهب ل شريط البحث من Outlook 2010 أو أي إصدار آخر.
  2. أدخل التاريخين تحديد النطاق.
  3. انقر 'يدخل'.
  4. قم بتمييز رسائل البريد الإلكتروني مع النطاق الزمني (استخدم التلميح للخطوة 3 فوق).
  5. انسخ التحديد (السيطرة + سي).
  6. فتح مايكروسوفت اكسل.
  7. أدخل البيانات المنسوخة في جدول بيانات فارغ (السيطرة + في).

تهاني! الآن وصلت الرسائل ذات المعلمات الزمنية المحددة إلى جدول البيانات الخاص بك. لا تحتاج إلى البحث عن أي مجلدات على أجهزتنا - فقط انسخ والصق مباشرة! تستخدم هذه الطريقة الأساسية لأنواع محددة من العمل التحليلي. لاحظ أنه لا ينشئ ملف CSV مُصدَّر - بدلاً من ذلك, تقوم بحفظ جداول البيانات بعد لصق البيانات. أنت الآن تعرف كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى Excel مع التاريخ والوقت.

الكلمات الأخيرة

هذه هي أكثر الطرق شيوعًا لنقل بيانات البريد من Outlook 2019 والإصدارات السابقة لبرنامج Excel. إذا كان أحد النظامين أو كلاهما يعمل بنظام التشغيل Macintosh, التسلسل مشابه. إذا كنت بحاجة إلى نقل ملف CSV فعليًا إلى جهاز كمبيوتر آخر, استخدم أي ذاكرة تخزين خارجية أو احفظها على السحابة. يمكنك أيضًا إرساله بالبريد الإلكتروني إلى عنوانك الخاص بنظام التشغيل Mac.

إذا كنت بحاجة إلى نسخة احتياطية, يمكنك أيضًا تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى ملف PST مستقل. احفظه في أي مكان آمن. لن تحتوي فقط على الرسائل, ولكن أيضًا جهات الاتصال الخاصة بك, المهام, والتكليفات. يمكنك أيضًا نقل رسائل البريد الإلكتروني من عملاء البريد الآخرين مباشرةً إلى Outlook باستخدام محول خاص يقوم بإنشاء PST. يمكن تنزيل البيانات في ملف منفصل أو إدخالها مباشرة في ملف التعريف النشط في Outlook.

ما مدى فائدة هذا المنشور?

انقر على نجم لمعدل!

تصنيف متوسط 0 / 5. فرز الأصوات: 0

لا صوت حتى الآن! كن أول من يقيم هذا المنصب.

كما كنت وجدت هذه الوظيفة مفيدة ...

تابعنا على وسائل التواصل الإجتماعي!

نحن نأسف أن هذا المنصب لم تكن مفيدة بالنسبة لك!

دعونا تحسين هذا المنصب!

قل لنا كيف يمكن تحسين هذا المنصب?

 
تعليقات

لا توجد تعليقات حتى الآن.

اترك رد

 

كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel

وقت القراءة: 6 أنا