جعل الهجرة البريد الإلكتروني بالامر السهل - مرة بعد مرة!

كيفية استخدام مجلدات Outlook للحفاظ على علبة الوارد الخاصة بك المنظمة

كيفية استخدام مجلدات Outlook للحفاظ على علبة الوارد الخاصة بك المنظمة

في عالم الأعمال الحديث, يخدم البريد الإلكتروني جزئيا وظيفة الهاتف; هو جزء لا يتجزأ من شركات الاتصالات بين موظفي الشركة, مع العملاء الخارجيين والشركاء. إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني بسيط, ولكن وظيفة من تطبيقات البريد الإلكتروني مثل Microsoft Outlook هي أوسع من ذلك بكثير من الهاتف العادي. لسوء الحظ, بعض المستخدمين لا دائما نفهم تماما كيفية تطبيق جميع هذه الوظائف بشكل صحيح. بعض الميزات يساء استخدامها من برنامج Microsoft Office Outlook 2003 و Outlook 2002 وترد في القائمة أدناه مريحة. بعض منهم الرجوع إلى استخدام مجلد مخصص الكيانات وجوانب تصنيف البيانات.

جدول المحتويات

اتباع النصائح التالية, وموظفي المكاتب ومستخدمي Outlook تكون قادرة على العمل بشكل أكثر إنتاجية مع الحل. حتى إذا كنت تريد أن تصل الإنتاجية وفريق أقصى قدر من الكفاءة, فإن الوقت قد حان لكنت على بينة من كيفية إنشاء مجلد جديد في النظرة واستخدامها للبيانات الفرز.

لماذا تحتاج إلى إنشاء مجلد جديد في Outlook?

معظم مستخدمي Outlook استخدام قواعد بنشاط والمجلدات عند العمل مع البريد الإلكتروني. في هذه الحالة, بنية المجلد يمكن أن تكون عميقة وتشعبت. اعتمادا على الاحتياجات والتفضيلات, يمكنك إنشاء البريد الإلكتروني التوقعات مع العديد من المجلدات التي تحتاج إليها ونتفهمها الطريقة التي يعمل أفضل بالنسبة لك. عند تغيير صندوق بريد, عندما تتحرك والهجرة إلى أنظمة البريد الأخرى, عند إنشاء ملفات تعريف Outlook الجديدة, ك ملف جديد سوف هيكل أن تكون ذات فائدة كبيرة لك. ناهيك عن نقل بسيط من التسلسل الهرمي للمجلدات الموجودة على مستوى آخر من المرفق أو إلى مجلد آخر – هذا مجرد وظيفة لإنقاذ حياة واحدة. ماذا لديك أيضا, عند استخدام علب بريد Exchange Server و المجلدات العمومية, يمكنك تعيين أذونات لكل مجلد.

ملاحظة: قد انخفض أداء التوقعات بشكل كبير إذا كان أحد مخازن مجلدات Outlook أكثر من 100,000 رسائل البريد الإلكتروني داخل. فمن المستحسن استخدام عدة مجلدات لتنظيم توقعات رسائل البريد الإلكتروني.

كيفية استخدام وظائف مجلد توقعات?

Outlook هو أقوى أداة البريد الإلكتروني لإدارة الاتصالات عبر الإنترنت, أحداث التخطيط, وجدولة المهام. إذا كنت قد استخدمت أبدا الخدمة, النظر في اتخاذ يدك في ذلك. وهنا بعض من الاحتمالات غير واضح من هذا الحل قد تكون مفيدة لك:

1 رسائل البريد الإلكتروني المعاينة

استخدام معاينة البريد الإلكتروني لمعرفة رؤية عنوان البريد الإلكتروني للمرسل, موضوعه, والخط الأول من نص الرسالة. المعلمة الأخيرة من Outlook يمكن تخصيص. لفعل هذا, تحتاج إلى فتح “رأي” التبويب, أعثر على “معاينة الرسالة” زر, وحدد عدد خطوط المطلوبة. لو كنت تريد, يمكنك أيضا تعطيل العرض. سيطلب من التوقعات أيضا إذا كنت ترغب في تطبيق المعلمة الإعداد فقط إلى هذا المجلد أو إلى كافة علب البريد – تحقق ما يناسبك.

ضبط الرسائل المعاينة

2 صندوق البريد الرئيسي

إذا كان لديك عدة حسابات في Outlook, فمن الممكن بالنسبة لك لاختيار البريد الإلكتروني على نحو خاص واحد الأساسي بحيث يفتح المجلد المطابق عند بدء تشغيل البريد. لفعل هذا, تحتاج فقط إلى الضغط “الملف”, الانتقال إلى “خيارات” واختيار “المتقدم” التبويب, وهو في الجزء الأيمن.

صندوق البريد الافتراضي اختيار

في القسم “بداية Outlook و الخروج” من Outlook, اضغط على “تصفح..” زر. في المربع “تحديد مجلد” صندوق المحادثة, العثور على حساب المطلوبة واختر “البريد الوارد” أو أي مجلد آخر الذي يناسبك لهذا الغرض.

إذا كنت غالبا ما بحث عن الرسائل في صندوق البريد الوارد توقعات بكتابة نفس الكلمات والعبارات في سلسلة البحث, يمكنك تبسيط المهمة. يعتمد Outlook مجلدات البحث أو المجلدات الذكية. إقامتها, ويمكنك نسيان الفرز اليدوي من المراسلات الخاصة بك. انقر على “مجلد” التبويب والانتقال إلى “جديد مجلد بحث” الجزء. في النافذة التي دفعها, يمكنك اختيار مجلد البحث من خيارات القالب توقعات البريد الإلكتروني أو إنشاء الخاصة بك.

خلق توقعات بحث مجلد

إذا كنت غير راض عن وحدة قوالب توقعات, يمكنك دائما النقر المزدوج على “إنشاء مجلد مخصص البحث” في الجزء السفلي من القائمة. أدخل اسم المجلد, انقر “المعايير”, وتحديد الشروط لاختيار الرسائل في ذلك.

4 المجلدات التنظيف

هذه الميزة يزيل القيود الزائدة عن الحاجة في المجلد المحدد تلقائيا. تشير يزيد على نسخ ونقلت من رسائلكم. للتحقق من وظيفة في العمل, انقر بزر الماوس الأيمن على المجلد حيث يتم تجميع والازدواجية ونسخ من رسائل البريد الإلكتروني, وحدد “حتى مجلد نظيفة“.

خيارات Outlook لتنظيف مجلد

يمكنك تحديد الرسائل التي تعتبر زائدة عن الحاجة. لفعل هذا, تحديد “الملف”, انقر “خيارات”, ثم اذهب الى “بريد”, وانزل الى “المحادثة تنظيف” الجزء. هنا وهناك إمكانية لإقامة التنظيف بحيث لا يؤثر المهم الاشياء البريد الوارد توقعات وحدد المجلد حيث لنقل الرسائل غير الضرورية ل. بشكل افتراضي, إرسالها إلى “عناصر محذوفة” مجلد.

اخر كلام

كما ترون, هناك عدد غير محدود من ميزات Outlook يمكنك الاستفادة من عندما تعلم كيفية استخدامها. إنشاء مختلفة أنواع المجلدات لفرز بيانات Outlook وإدارتها بكفاءة.

المزيد من مقالات قاعدة المعارف


Maiboxes

كيفية فتح ملف MBOX

مختلف برامج المراسلة مخازن رسائل البريد الإلكتروني في أشكال مختلفة, التي غالبا ما تكون متضاربة. إذا كنت تسعى اقرأ المزيد

مزامنة تقويم Outlook مع اي فون

كيفية مزامنة تقويم Outlook مع اي فون

يبقى عميل بريد Microsoft Outlook الأوفر حظا في عالم الشركات نظرا لميزاته اقرأ المزيد

جدول

كيفية جدولة البريد الإلكتروني في Outlook

مايكروسوفت أوتلوك ليست مجرد رسول, كما يمكن للمرء أن نسميها. والى جانب ارسال توقعات اقرأ المزيد

رمز الوضع الآمن

كيفية فتح Outlook في الوضع الآمن

Outlook هو خدمة البريد الإلكتروني يوفر الكثير من الفوائد التي تعود على المستخدمين. ما يمكن أن يكون اقرأ المزيد

توقيع البريد الإلكتروني

كيفية إضافة التوقيع في Outlook

قبل توفير دليل شامل من شأنها أن تساعد المستخدمين لإنشاء وإضافة اقرأ المزيد

كيف تقيم هذا الموضوع?

انقر على نجم لمعدل!

تصنيف متوسط / 5. فرز الأصوات:

لا صوت حتى الآن! كن أول من يقيم هذا المنصب.

كما كنت وجدت هذه الوظيفة مفيدة ...

تابعنا على وسائل التواصل الإجتماعي!

نحن نأسف أن هذا المنصب لم تكن مفيدة بالنسبة لك!

دعونا تحسين هذا المنصب!

 
تعليقات

لا توجد تعليقات حتى الآن.

 

كيفية استخدام مجلدات Outlook للحفاظ على علبة الوارد الخاصة بك المنظمة

وقت القراءة: 4 أنا