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So exportieren Sie E-Mails von Outlook nach Excel

So exportieren Sie E-Mails von Outlook nach Excel

Wenn es um Mail-Clients geht, Outlook ist die bevorzugte Umgebung für viele Unternehmen und Benutzer. Es ist sicher, vielseitig, und mächtig. Man kann eine große Menge an E-Korrespondenz speichern und verwalten und auf mehrere Konten auf einem Server zugreifen. Jedoch, Es gibt auch ein paar Nachteile – zum Beispiel, Einige Benutzer sind frustriert, wenn sie versuchen, E-Mails aus MS Outlook zu exportieren.

Während verschiedene manuelle Methoden existieren, keiner von ihnen ist perfekt. Wenn es wenig Informationen gibt, Sie können separate E-Mails kopieren und in Word oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm einfügen. Originalformatierung wird möglicherweise nicht beibehalten.

Notizbuch mit Excel

In diesem Artikel, Wir werden einige zuverlässige Möglichkeiten behandeln, um Ihre E-Mails in Tabellenkalkulationen für Microsoft Excel umzuwandeln. Leider, Es gibt keine magische Schaltfläche, mit der Sie E-Mails automatisch von Outlook nach Excel exportieren können. Es kann komplex sein, es sei denn, Sie kennen ein paar Tricks – entdecken Sie sie unten.

Gründe für den Export von Outlook-E-Mails

Benutzer möchten ihre E-Mails möglicherweise aus verschiedenen Gründen verschieben. Die häufigsten Gründe für den Export von Outlook-E-Mails nach Microsoft Excel sind die folgenden::

  • die Notwendigkeit, auf einen neuen Server umzusteigen
  • die Notwendigkeit, eine Verteilerliste für andere Anwendungen zu erstellen
  • das Bedürfnis zu zwischen Plattformen wechseln
  • die Notwendigkeit, Informationen mit einem anderen Benutzer zu teilen
  • die Notwendigkeit einer Sicherung.

Wenn Sie von System zu System wechseln, Daten werden oft beschädigt oder gehen verloren. Die Übertragung nach Excel ist kein Kinderspiel – wenn Sie es mit einer dubiosen Methode versuchen, Sie riskieren, die Informationen für immer zu verlieren. Anstatt unnötige Risiken einzugehen, Nutze die Geheimnisse, die wir unten teilen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Daten kopieren und einfügen oder stattdessen in eine CSV-Datei exportieren.

Vorteile des Imports in Tabellenkalkulationen

Der Export nach Microsoft Excel ist eine der zuverlässigsten Übertragungsarten. Das Tabellenkalkulationsformat ermöglicht es Ihnen, die Gespräche in einer Datenbank anzuordnen. Es ermöglicht Ihnen, alte Kontakte und Austausche anhand verschiedener Parameter wie dem Datum des Kontexts zu finden.

Auch eine Tabellenkalkulation als Backup-Option ist eine Überlegung wert. Alle wertvollen Informationen aus Outlook sollten zum Abruf kopiert werden. Früher oder später, Möglicherweise müssen Sie bestimmte Konversationen für persönliche oder rechtliche Zwecke suchen. Bei Serverausfall, wenn die Daten verschwinden (das ist ein albtraumszenario!) Sie haben die XLS-Datei, auf die Sie zurückgreifen können.

So exportieren Sie Outlook-E-Mails nach Excel

Möchten Sie eine Verteilerliste oder einen forensischen Bericht erstellen? Hier ist der beste Weg, dies zu tun:

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  1. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche, um die Outlook Data Export Kit-Software herunterzuladen.
  2. Installieren und ausführen.
  3. Klicken “Berichte” und wähle “Kontaktliste” oder “Liste der Empfänger E-Mail-Adressen” wenn Sie eine Verteilerliste erstellen möchten,
    oder
    wählen “E-Mail-Eigenschaften…” wenn Sie eine Liste von Outlook-E-Mails in ihren Eigenschaften erstellen möchten.
  4. Wählen Sie die Berichtsoptionen und führen Sie sie aus.
  5. Ergebnisdatei in Microsoft Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationseditor öffnen.

Dekit-Berichte

Auch das Data Extraction Kit für Outlook ermöglicht die Erstellung einer Liste von Outlook-Konten und -Passwörtern. Schau dir das an. Außerdem möchten Sie vielleicht wissen, wie es geht Importieren Sie E-Mail-Adressen aus Excel in Microsoft Outlook.

So exportieren Sie E-Mail-Daten mit Outlook nach Microsoft Excel

Dies ist keine Raketenwissenschaft, aber hier ist ein Vorbehalt: Erwarte nicht, dass du dein Styling behältst. Die Daten werden als Klartext mit Kontakten übertragen, und alle Links sind einfach. Hier gibt es keine Ausnahmen oder Problemumgehungen, weder auf Windows noch auf Mac. Wenn Sie das Aussehen der Original-E-Mails wirklich beibehalten müssen, speichere sie stattdessen als HTML. Andernfalls, folge diesem Verfahren:

  1. Öffnen Sie die Microsoft Outlook-App.
  2. Gehen Sie zum Menü Datei.
  3. Wählen Sie die Funktion zum Öffnen und Exportieren.
  4. Wählen Sie „Importieren/Exportieren“, um „In eine Datei exportieren“ zu finden.. Outlook-Export in eine Datei
  5. Geben Sie an, dass Sie eine Datei für Excel erstellen müssen (CSV-Datei), keine PST-Datei.
  6. Wählen Sie aus den verfügbaren Ordnern aus, in denen die Datei gespeichert werden kann.
  7. Setzen Sie ein Häkchen bei der Exportoption „E-Mail-Nachrichten“.
  8. Ändern Sie bei Bedarf die benutzerdefinierten Kartenfelder.
  9. Schließen Sie ab, indem Sie auf "Fertig stellen" klicken..
  10. Schließen Sie den Outlook-Client.
Tipp: Im Schritt 8, Sie können Ihre Einstellungen in den Fenstern für die Feldzuordnung verfeinern. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Element Ihrer E-Mails in einer richtigen Zelle in Microsoft Excel landet (beispielsweise, E-Mail-Adressen der Absender werden im „Von“: (Adresse)Feld ". Sie können Felder nach Belieben hinzufügen oder entfernen. Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen und den Outlook-Extraktionsprozess zu starten.

Zuordnung benutzerdefinierter Felder

Nachdem Sie auf "Fertig stellen" geklickt haben, alle Ihre Nachrichten landen in der neu erstellten Datei – überprüfen Sie den Ordner, um sicherzustellen, dass. Beachten Sie, dass beide Microsoft Excel-Formate geeignet sind.

So öffnen Sie eine CSV-Datei

Im Fall des CSV (Komma-getrennte Werte) Format, Sie können danach genauso einfach zu einer Tabellenkalkulation migrieren. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die exportierte CSV-Datei, und wählen Sie „Öffnen mit…“ – Excel im Kontextmenü. Die Datei wird im Programm geöffnet, damit Sie es als XLS-Dateiformat speichern können.

CSV-Datei

Der direkte Weg zum Extrahieren von Daten aus Microsoft Outlook-E-Mails

Sie können alle Ihre E-Mails aus Outlook verschieben 2016 oder eine andere Version auf Windows oder Mac in großen Mengen. Es ist nicht notwendig, die Daten zuerst in eine eigenständige Datei zu exportieren. So erledigen Sie die Arbeit schnell per Kopieren und Einfügen:

  1. Öffnen Sie Outlook und rufen Sie die Mail-Ansicht auf.
  2. Öffnen Sie den Ordner, dessen Inhalt übertragen werden soll.
  3. Kopieren Sie alle E-Mails mit oder ohne Text (siehe den Tipp unten).
  4. Öffnen Sie MS Excel.
  5. Erstellen Sie eine neue Tabellenkalkulationsdatei.
  6. Fügen Sie die kopierten E-Mails ein - wählen Sie Zelle A1 aus und fügen Sie sie mit der Standardtaste "Strg" ein + V’/’Befehl + V’-Befehl zum Exportieren von Outlook-E-Mails.
  7. Speicher die Datei. auf Ihrem Windows- oder Mac-Gerät.

So kopieren Sie E-Mails für Microsoft Excel (Schritt 3)

Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Mails in jeder Version einschließlich Outlook zu importieren 2013 — mit oder ohne ihren Text. Um den Inhalt zu bewahren, Befolgen Sie alle Schritte unten. Ohne sie exportieren, Beginnen Sie mit Schritt 6.

Mach Folgendes:

  1. Deaktivieren Sie den Lesebereich-Modus von Outlook über das Menü „Ansicht“.
    Outlook Deaktivieren des Lesebereichs
  2. Noch in Ansicht, Klicken Sie auf die Option Spalten hinzufügen.
  3. Das neue Feld mit dem Namen Spalten anzeigen ermöglicht es Ihnen, Spalten aus "Alle E-Mail-Felder" auszuwählen.. Wählen Sie diese Option.
  4. In der Liste „Verfügbare Spalten“, „Nachricht“ markieren.
  5. Schließen Sie ab, indem Sie auf „Hinzufügen“ und „OK“ klicken..
  6. Markieren Sie den gesamten Postfachinhalt in Ihrem geöffneten Ordner.
  7. Kopieren Sie die Outlook-Daten mit der „Strg“-Taste + C’-Befehl.
Tipp: Es gibt andere Möglichkeiten, die E-Mail zu kopieren, ohne eine Datei zu erstellen. Beispielsweise, Sie können eine beliebige E-Mail auswählen und auf "Strg" klicken + A’, um den Rest hervorzuheben, oder wählen Sie die erste Nachricht aus und klicken Sie auf Strg + Verschiebung + Ende für den gleichen Zweck.

Exportieren Sie E-Mails von Outlook nach Excel mit Datum und Uhrzeit

wenn Sie die Datums- und Uhrzeitdetails beibehalten müssen, benutze die Kopie & Paste-Methode. Mit dem Outlook-System können Sie E-Mails aus einem bestimmten Datenbereich anzeigen. Die Methode ähnelt dem normalen Direktkopieren. Hier ist was zu tun ist:

  1. Gehen zu den Suchleiste von Outlook 2010 oder jede andere Version.
  2. Geben Sie die beiden Daten ein den Bereich definieren.
  3. Klicken 'Eintreten'.
  4. Markieren Sie die E-Mails mit dem Datumsbereich (Verwenden Sie den Tipp für Step 3 oben).
  5. Kopieren Sie die Auswahl (Strg + C).
  6. Geöffnet MS Excel.
  7. Fügen Sie die kopierten Daten ein in eine leere Tabelle (Strg + In).

Herzlichen Glückwunsch! Jetzt sind die Nachrichten mit den angegebenen Zeitparametern in Ihrer Tabelle gelandet. Sie müssen auf unserem Gerät nicht nach Ordnern suchen – kopieren Sie einfach und fügen Sie sie direkt ein! Diese grundlegende Methode wird für bestimmte Arten von analytischen Arbeiten verwendet. Beachten Sie, dass es keine exportierte CSV-Datei generiert – stattdessen, Sie speichern die Tabellen nach dem Einfügen der Daten. Jetzt wissen Sie, wie Sie Outlook-E-Mails mit Datum und Uhrzeit nach Excel exportieren.

Letzte Worte

Dies sind die gängigsten Methoden zum Übertragen von E-Mail-Daten aus Outlook 2019 und frühere Ausgaben zu Excel. Wenn eines oder beide Ihrer Systeme auf einem Macintosh laufen, die reihenfolge ist ähnlich. Wenn Sie die CSV-Datei physisch auf einen anderen Computer übertragen müssen, Verwenden Sie einen externen Speicher oder speichern Sie ihn in einer Cloud. Sie können es auch per E-Mail an Ihre Mac-Adresse senden.

Wenn Sie Unterstützung benötigen, Sie können Outlook-E-Mails auch in eine eigenständige PST-Datei exportieren. Speichern Sie es an einem sicheren Ort. Es enthält nicht nur die Nachrichten, aber auch deine Kontakte, Aufgaben, und Aufgaben. Sie können auch E-Mails von anderen E-Mail-Clients mit einem speziellen Konverter, der PST . generiert, direkt in Outlook übertragen. Die Daten können in eine separate Datei heruntergeladen oder direkt in Ihr aktives Profil in Outlook eingegeben werden.

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