So exportieren Sie E-Mails von Outlook nach Excel

Wenn es um Mail-Clients geht, Outlook ist die bevorzugte Umgebung für viele Unternehmen und Benutzer. Es ist sicher, vielseitig, und mächtig. Man kann eine große Menge an E-Korrespondenz speichern und verwalten und auf mehrere Konten auf einem Server zugreifen. Jedoch, Es gibt auch ein paar Nachteile – zum Beispiel, Einige Benutzer sind frustriert, wenn sie versuchen, E-Mails aus MS Outlook zu exportieren.

Während verschiedene manuelle Methoden existieren, keiner von ihnen ist perfekt. Wenn es wenig Informationen gibt, Sie können separate E-Mails kopieren und in Word oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm einfügen. Originalformatierung wird möglicherweise nicht beibehalten.

In diesem Artikel, Wir werden einige zuverlässige Möglichkeiten behandeln, um Ihre E-Mails in Tabellenkalkulationen für Microsoft Excel umzuwandeln. Leider, Es gibt keine magische Schaltfläche, mit der Sie E-Mails automatisch von Outlook nach Excel exportieren können. Es kann komplex sein, es sei denn, Sie kennen ein paar Tricks – entdecken Sie sie unten.

Gründe für den Export von Outlook-E-Mails

Benutzer möchten ihre E-Mails möglicherweise aus verschiedenen Gründen verschieben. Die häufigsten Gründe für den Export von Outlook-E-Mails nach Microsoft Excel sind die folgenden::

• die Notwendigkeit, auf einen neuen Server umzusteigen
• die Notwendigkeit, eine Verteilerliste für andere Anwendungen zu erstellen
• das Bedürfnis zu zwischen Plattformen wechseln
• die Notwendigkeit, Informationen mit einem anderen Benutzer zu teilen
• die Notwendigkeit einer Sicherung.

Wenn Sie von System zu System wechseln, Daten werden oft beschädigt oder gehen verloren. Die Übertragung nach Excel ist kein Kinderspiel – wenn Sie es mit einer dubiosen Methode versuchen, Sie riskieren, die Informationen für immer zu verlieren. Anstatt unnötige Risiken einzugehen, Nutze die Geheimnisse, die wir unten teilen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Daten kopieren und einfügen oder stattdessen in eine CSV-Datei exportieren.

Vorteile des Imports in Tabellenkalkulationen

Der Export nach Microsoft Excel ist eine der zuverlässigsten Übertragungsarten. Das Tabellenkalkulationsformat ermöglicht es Ihnen, die Gespräche in einer Datenbank anzuordnen. Es ermöglicht Ihnen, alte Kontakte und Austausche anhand verschiedener Parameter wie dem Datum des Kontexts zu finden.

Auch eine Tabellenkalkulation als Backup-Option ist eine Überlegung wert. Alle wertvollen Informationen aus Outlook sollten zum Abruf kopiert werden. Früher oder später, Möglicherweise müssen Sie bestimmte Konversationen für persönliche oder rechtliche Zwecke suchen. Bei Serverausfall, wenn die Daten verschwinden (das ist ein albtraumszenario!) Sie haben die XLS-Datei, auf die Sie zurückgreifen können.

So exportieren Sie Outlook-E-Mails nach Excel

Möchten Sie eine Verteilerliste oder einen forensischen Bericht erstellen? Hier ist der beste Weg, dies zu tun:

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1. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche, um die Outlook Data Export Kit-Software herunterzuladen.
2. Installieren und ausführen.
3. Klicken “Berichte” und wähle “Kontaktliste” oder “Liste der Empfänger E-Mail-Adressen” wenn Sie eine Verteilerliste erstellen möchten,
   oder
   wählen “E-Mail-Eigenschaften…” wenn Sie eine Liste von Outlook-E-Mails in ihren Eigenschaften erstellen möchten.
4. Wählen Sie die Berichtsoptionen und führen Sie den Bericht aus.
5. Ergebnisdatei in Microsoft Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationseditor öffnen.

Auch das Data Extraction Kit für Outlook ermöglicht die Erstellung einer Liste von Outlook-Konten und -Passwörtern. Schau dir das an. Außerdem möchten Sie vielleicht wissen, wie es geht Importieren Sie E-Mail-Adressen aus Excel in Microsoft Outlook.

Exportieren Sie jede E-Mail aus einem Outlook-E-Mail-Ordner in eine eigenständige Excel-/CSV-Datei

Möchten Sie jede E-Mail aus Outlook in eine separate Excel-Datei exportieren?? Gut, Die erste Möglichkeit besteht darin, jede E-Mail manuell zu öffnen und eine entsprechende Excel-Datei zu erstellen. Dann kopieren Sie jede E-Mail. Für diese Methode ist keine spezielle Software erforderlich.

Gut, Die Import-/Exportfunktion von Outlook bietet keine Möglichkeit, einzelne Excel-Dateien zu erstellen. Beim Exportieren, Es erstellt eine Excel-Datei mit allen E-Mails an einem Ort. Möglicherweise benötigen Sie ein Tool eines Drittanbieters, das jede E-Mail stapelweise in eine separate Arbeitsmappe exportieren kann. Dazu gehört ein “Massenspeicherung” Feature.

Diese Funktion ist in unserem Data Extraction Kit für Outlook nicht explizit verfügbar. Jedoch, Sie können benutzerdefinierte Filter einrichten, mit denen Sie bestimmte Dateikategorien generieren können, sowie “E-Mails mit Anhängen” oder “E-Mails ohne Anhänge”. Mit der Datumsbereichsfunktion können Sie einzelne Dateien für jeden Tag abrufen, Woche, Monat, etc. Es ist auch möglich, forensische Berichte mit Funktionen wie zu erstellen “Artikel zählen pro Outlook-Ordner”.

So exportieren Sie Outlook-E-Mails nach Excel

1. Herunterladen, Installieren Sie die DEKit-Software und führen Sie sie aus.
2. Klicken Sie auf die “Berichte” Schaltfläche im oberen Bereich.
3. Wählen “E-Mail-Eigenschaften aus dem Outlook-Profil” Bericht.
   (Alternativ, Sie können stattdessen einen zweiten Bericht verwenden, der die Outlook-PST-Datei verwendet).
4. Geben Sie den Speicherort und Namen der Excel-Datei an, in die Sie Outlook-E-Mail-Eigenschaften exportieren möchten.
5. Klicken Sie auf die “Speichern” Schaltfläche.
6. Wählen Sie das Outlook-Profil aus, das Sie verwenden möchten, wenn Sie vom Programm dazu aufgefordert werden.
7. Wählen Sie im nächsten Dialog den Outlook-Ordner aus, mit dem Sie arbeiten möchten.
   Beachten Sie, dass das Programm auch alle nachfolgenden Ordner verarbeitet, wenn die entsprechende Option aktiviert ist.
8. Klicken Sie auf die “Fertig” Schaltfläche. Das Programm erstellt einen Bericht.
9. Öffnen Sie die erstellte Berichtsdatei in Excel, um deren Inhalt anzuzeigen.

So exportieren Sie E-Mails mit Outlook nach Microsoft Excel

Dies ist keine Raketenwissenschaft, aber hier ist ein Vorbehalt: Erwarte nicht, dass du dein Styling behältst. Die Daten werden als Klartext mit Kontakten übertragen, und alle Links sind einfach. Hier gibt es keine Ausnahmen oder Problemumgehungen, weder auf Windows noch auf Mac. Wenn Sie das Aussehen der Original-E-Mails wirklich beibehalten müssen, speichere sie stattdessen als HTML. Andernfalls, folge diesem Verfahren:

1. Öffnen Sie die Microsoft Outlook-App.
2. Gehen Sie zum Menü Datei.
3. Wählen Sie die Funktion zum Öffnen und Exportieren.
4. Wählen Sie „Importieren/Exportieren“, um „In eine Datei exportieren“ zu finden..
   
5. Geben Sie an, dass Sie eine Datei für Excel erstellen müssen (CSV-Datei), keine PST-Datei.
6. Wählen Sie aus den verfügbaren Ordnern aus, in denen die Datei gespeichert werden kann.
7. Setzen Sie ein Häkchen bei der Exportoption „E-Mail-Nachrichten“.
8. Ändern Sie bei Bedarf die benutzerdefinierten Kartenfelder.
9. Schließen Sie ab, indem Sie auf "Fertig stellen" klicken..
10. Schließen Sie den Outlook-Client.

Nachdem Sie auf "Fertig stellen" geklickt haben, alle Ihre Nachrichten landen in der neu erstellten Datei – überprüfen Sie den Ordner, um sicherzustellen, dass. Beachten Sie, dass beide Microsoft Excel-Formate geeignet sind.

So öffnen Sie eine CSV-Datei

Im Fall des CSV (Komma-getrennte Werte) Format, Sie können danach genauso einfach zu einer Tabellenkalkulation migrieren. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die exportierte CSV-Datei, und wählen Sie „Öffnen mit…“ – Excel im Kontextmenü. Die Datei wird im Programm geöffnet, damit Sie es als XLS-Dateiformat speichern können.

Der direkte Weg zum Extrahieren von Daten aus Microsoft Outlook-E-Mails

Sie können alle Ihre E-Mails aus Outlook verschieben 2016 oder eine andere Version auf Windows oder Mac in großen Mengen. Es ist nicht notwendig, die Daten zuerst in eine eigenständige Datei zu exportieren. So erledigen Sie die Arbeit schnell per Kopieren und Einfügen:

1. Öffnen Sie Outlook und rufen Sie die Mail-Ansicht auf.
2. Öffnen Sie den Ordner, dessen Inhalt übertragen werden soll.
3. Kopieren Sie alle E-Mails mit oder ohne Text (siehe den Tipp unten).
4. Öffnen Sie MS Excel.
5. Erstellen Sie eine neue Tabellenkalkulationsdatei.
6. Fügen Sie die kopierten E-Mails ein - wählen Sie Zelle A1 aus und fügen Sie sie mit der Standardtaste "Strg" ein + V’/’Befehl + V’-Befehl zum Exportieren von Outlook-E-Mails.
7. Speicher die Datei. auf Ihrem Windows- oder Mac-Gerät.

So kopieren Sie E-Mails für Microsoft Excel (Schritt 3)

Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Mails in jeder Version einschließlich Outlook zu importieren 2013 — mit oder ohne ihren Text. Um den Inhalt zu bewahren, Befolgen Sie alle Schritte unten. Ohne sie exportieren, Beginnen Sie mit Schritt 6.

Mach Folgendes:

1. Deaktivieren Sie den Lesebereich-Modus von Outlook über das Menü „Ansicht“.
   
2. Noch in Ansicht, Klicken Sie auf die Option Spalten hinzufügen.
3. Das neue Feld mit dem Namen Spalten anzeigen ermöglicht es Ihnen, Spalten aus "Alle E-Mail-Felder" auszuwählen.. Wählen Sie diese Option.
4. In der Liste „Verfügbare Spalten“, „Nachricht“ markieren.
5. Schließen Sie ab, indem Sie auf „Hinzufügen“ und „OK“ klicken..
6. Markieren Sie den gesamten Postfachinhalt in Ihrem geöffneten Ordner.
7. Kopieren Sie die Outlook-Daten mit der „Strg“-Taste + C’-Befehl.

Exportieren Sie E-Mails von Outlook nach Excel mit Datum und Uhrzeit

wenn Sie die Datums- und Uhrzeitdetails beibehalten müssen, benutze die Kopie & Paste-Methode. Mit dem Outlook-System können Sie E-Mails aus einem bestimmten Datenbereich anzeigen. Die Methode ähnelt dem normalen Direktkopieren. Hier ist was zu tun ist:

1. Gehen zu den Suchleiste von Outlook 2010 oder jede andere Version.
2. Geben Sie die beiden Daten ein den Bereich definieren.
3. Klicken 'Eintreten'.
4. Markieren Sie die E-Mails mit dem Datumsbereich (Verwenden Sie den Tipp für Step 3 oben).
5. Kopieren Sie die Auswahl (Strg + C).
6. Geöffnet MS-Excel.
7. Fügen Sie die kopierten Daten ein in eine leere Tabelle (Strg + In).

Herzlichen Glückwunsch! Jetzt sind die Nachrichten mit den angegebenen Zeitparametern in Ihrer Tabelle gelandet. Sie müssen auf unserem Gerät nicht nach Ordnern suchen – kopieren Sie einfach und fügen Sie sie direkt ein! Diese grundlegende Methode wird für bestimmte Arten von analytischen Arbeiten verwendet. Beachten Sie, dass es keine exportierte CSV-Datei generiert – stattdessen, Sie speichern die Tabellen nach dem Einfügen der Daten. Jetzt wissen Sie, wie Sie Outlook-E-Mails mit Datum und Uhrzeit nach Excel exportieren.

Letzte Worte

Dies sind die gängigsten Methoden zum Übertragen von E-Mail-Daten aus Outlook 2019 und frühere Ausgaben zu Excel. Wenn eines oder beide Ihrer Systeme auf einem Macintosh laufen, die reihenfolge ist ähnlich. Wenn Sie die CSV-Datei physisch auf einen anderen Computer übertragen müssen, Verwenden Sie einen externen Speicher oder speichern Sie ihn in einer Cloud. Sie können es auch per E-Mail an Ihre Mac-Adresse senden.

Wenn Sie Unterstützung benötigen, Sie können Outlook-E-Mails auch in eine eigenständige PST-Datei exportieren. Speichern Sie es an einem sicheren Ort. Es enthält nicht nur die Nachrichten, aber auch deine Kontakte, Aufgaben, und Aufgaben. Sie können auch E-Mails von anderen E-Mail-Clients mit einem speziellen Konverter, der PST . generiert, direkt in Outlook übertragen. Die Daten können in eine separate Datei heruntergeladen oder direkt in Ihr aktives Profil in Outlook eingegeben werden.

Häufig gestellte Fragen

Wie exportiere ich mehrere E-Mails von Outlook nach Excel??

Es gibt zwei beliebte Möglichkeiten, Outlook-E-Mails zu exportieren. Die erste Möglichkeit besteht darin, die in der Desktop-Outlook-App verfügbare Import-/Exportfunktion zu verwenden, da die Funktion in der Webversion von Outlook nicht verfügbar ist. Der Export-Assistent bietet Hinweise, während Sie eine Datei exportieren. Beachten Sie jedoch zwei Haupteinstellungen. Stellen Sie sicher, dass Sie auswählen “Exportieren in eine Datei” und wählen Sie das Dateiformat als “CSV-Datei” statt .pst. Letzteres Format wird hauptsächlich als Sicherungsdatei oder zum Hochladen von E-Mails in ein anderes Outlook-Konto verwendet. Anstatt die eingebaute Funktion zu verwenden, Die zweite Methode besteht darin, eine Drittanbieterlösung zu verwenden, die dies kann Extrahieren Sie E-Mails aus Outlook in ein von Excel unterstütztes Format, wie .xlsx. Sie können unsere nutzen Data Export Kit-Software da es einen intuitiven Exportassistenten bietet und mehrere Formate unterstützt.

Wie kopiere ich mehrere E-Mail-Adressen aus Outlook in Excel und füge sie ein??

Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Für E-Mail-Adressen, die in Verteilern oder Gruppen gespeichert sind, Starten Sie Outlook und wählen Sie Kontakte. Aktivieren Sie die Option Liste, um verfügbare Kontakte anzuzeigen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf einzelne E-Mails, um sie zu kopieren. Kopieren Sie die Kontakte und fügen Sie sie in die Excel-Arbeitsmappe ein. Zweitens, Sie können Outlook-E-Mail-Adressen mithilfe der Import/Export-Funktion manuell exportieren. Beim Export als Datei, wählen Sie Kommagetrennte Werte und wählen Sie Kontakte. Drittens, es ist möglich, a zu verwenden Datenextraktionskit Software, die Kontakte automatisch aus PST-Dateien extrahieren kann.

Kann ich meine gesamten Outlook-E-Mails exportieren??

Ja, wenn Sie vorhaben, die Outlook-E-Mails in ein anderes Konto desselben E-Mail-Dienstanbieters zu importieren, Sie können die Import/Export-Funktion verwenden. Im Exportassistenten, wählen “Outlook-Datendatei .pst) als Format. Der nächste Schritt ist ganz einfach. Wählen Sie den Ordner aus, aus dem exportiert werden soll, beispielsweise, Posteingang oder Gesendete Elemente. Der einzige Nachteil dieser Methode ist, dass sie keine flexiblen Formate bietet. Die Der beste Weg, um E-Mails aus Outlook zu speichern robuster und flexibler ist die Verwendung eines Datenextraktionstools.

Kann ich Daten aus einem Excel-Anhang extrahieren??

Ja, Es ist möglich, Daten aus den angehängten Excel-Dateien zu analysieren. Sie müssen jedoch eine Drittanbieter-Integration mit einer Parsing-Funktion verwenden. Viele Benutzer verwenden Power Automate (früher Microsoft Flow). Sie können die Daten analysieren und zusätzliche automatisierte Funktionen ausführen, wie z. B. das Hinzufügen der Daten zu einer zentralen Datenbank. Power Automate ist nicht das einzige Tool, das diese Funktion bietet. Es gibt viele andere Integrationen von Drittanbietern.

Kann ich Outlook mit Excel verbinden??

Ja, Benutzer können eine Brücke erstellen, die es ihnen ermöglicht, automatisch automatisierte E-Mails von Outlook an Excel zu senden. Jedoch, Es gibt keine native Funktion, um dies zu tun. Benutzer müssen externe Lösungen von Microsoft wie Power Automate oder andere Drittanbieter-Integrationen von Anbietern wie Zaiper finden, Automate.io, etc.

Kann ich eine PST-Datei in Excel konvertieren??

Ja, Es ist möglich, PST zu konvertieren, ein Format, das von Microsoft Outlook zum Speichern seiner Informationen verwendet wird, in eine Excel-Datei, die Zeilen und Spalten unterstützt. Für diesen Vorgang, Es ist notwendig, ein Konvertierungstool zu finden. Es gibt viele Tools auf dem Markt von Anbietern wie Cooltutilis, FileProInfo, Conholdat, und mehr. Viele Tools sind kostenlos oder haben möglicherweise eine kostenlose Testphase. Wir empfehlen Ihnen, die kostenlose Version des Data Extraction Kit auszuprobieren, um PST-Elemente automatisch in die Microsoft Excel-Datei zu exportieren.

So exportieren Sie eine Outlook-E-Mail manuell nach Excel?

1. 1. Klicken Sie in Outlook auf Datei dann wählen Geöffnet & Export.
   2. Klicken Import Export, wählen Exportieren in eine Datei und klicken Sie auf Nächste Schaltfläche.
   3. Wählen Sie Komma-getrennte Werte und klicken Sie auf Nächste.
   4. Wählen Sie einen Ordner mit E-Mails zum Exportieren aus, Geben Sie einen Dateinamen ein, und klicken Sie auf OK.
   5. Geben Sie einen Speicherort für die CSV-Datei an und klicken Sie auf Nächste, Klicken Sie auf Fertig.