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Wie Verwenden von Outlook-Ordner Posteingang organisiert zu halten

Wie Verwenden von Outlook-Ordner Posteingang organisiert zu halten

In der modernen Geschäftswelt, E-Mail-Teil dient dazu, die Funktion eines Telefons; es ist ein integraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation zwischen Mitarbeitern des Unternehmens, mit externen Kunden und Partnern. Das Senden und Empfangen von E-Mail ist einfach, aber die Funktionalität von E-Mail-Anwendungen wie Microsoft Outlook ist viel breiter als die ein normales Telefon. Leider, einige Nutzer nicht immer vollständig verstehen, wie man richtig all diese Funktionen anwenden. Einige der mißbrauchten Funktionen von Microsoft Office Outlook 2003 und Outlook 2002 unten sind in der übersichtlichen Liste aufgeführt. Einige von ihnen beziehen sich auf die Verwendung benutzerdefinierter Ordner Entitäten und Daten Kategorisieren Facetten.

Inhaltsverzeichnis

Im Anschluss an den folgenden Tipps, Büropersonal und Outlook-Benutzer werden in der Lage sein, mehr produktiv mit der Lösung zu arbeiten. Also, wenn Sie die maximale Produktivität und Teameffizienz erreichen, dann ist es Zeit für Sie bewusst sind, wie Sie einen neuen Ordner in Outlook erstellen und es für Daten Aussortieren.

Warum brauchen Sie Neue Ordner in Outlook erstellen?

Die meisten Outlook-Benutzer verwenden aktiv Regeln und Ordner, wenn sie mit E-Mail-Arbeits. In diesem Fall, die Ordnerstruktur kann tief und verzweigt sein. Je nach Ihren Bedürfnissen und Vorlieben, Sie können Erstellen von Outlook-E-Mail mit so viele Ordner wie Sie benötigen und ihnen den Weg auszusortieren, die die am besten für Sie. Bei einer Änderung der Mailbox, bei der Bewegung und die Migration auf andere Mail-Systeme, bei der Erstellung von neuen Outlook-Profile, Ihre neuer Ordner Struktur werden Sie von großem Nutzen sein. Ganz zu schweigen von der einfachen Übertragung der bestehenden Ordnerhierarchie auf einem anderen Ebene der Anlage oder in einem anderen Ordner – das ist nur eine lebensrettende Funktionalität für die ein. Was ist mehr, bei der Verwendung von Exchange Server-Postfächern und öffentliche Ordner, Sie können Berechtigungen für jeden Ordner festlegen.

Hinweis: Outlook-Leistung verringert deutlich mehr, wenn eine der Outlook-Ordner speichert werden kann, als 100,000 E-Mails innerhalb. Es wird empfohlen, mehrere Ordner zu verwenden, um Outlook-E-Mails zu organisieren.

Wie Verwenden von Outlook-Ordner-Funktionalität?

Ausblick ist am meisten leistungsstarkes E-Mail-Tool zur Verwaltung der Online-Kommunikation, Veranstaltungen planen, und Aufgaben Scheduling. Wenn Sie nie den Dienst, nehmen Sie Ihre Hand auf sie betrachten. Hier sind einige der nicht offensichtlichen Möglichkeiten dieser Lösung, die Ihnen nützlich sein können,:

1 E-Mails Vorschau

Verwenden Sie die E-Mail-Vorschau, um zu sehen sehen die E-Mail-Adresse des Absenders, sein Thema, und die erste Zeile des Nachrichtentextes. Der letzte Parameter von Outlook kann angepasst werden. Dazu, Sie müssen das öffnen “Ansicht” Registerkarte ", finden die “Vorschau der Nachricht” Schaltfläche, und wählen Sie die gewünschte Anzahl Zeilen. Wenn Sie wünschen, Sie können auch Leser deaktivieren. Outlook wird auch fragen, ob Sie die Einstellung Parameter anwenden möchten nur für diesen Ordner oder auf alle Postfächer – überprüfen, was Ihnen am besten passt.

Nachrichtenvorschaueinstellungen

2 Die Hauptmailbox

Wenn Sie mehrere Konten in Outlook, es ist möglich, dass Sie eine bestimmte E-Mail als primäres so zu wählen, dass der entsprechende Ordner geöffnet, wenn Sie die E-Mail starten. Dazu, Sie müssen nur klicken “Datei”, ziehen nach “Optionen” und wählen Sie die “Fortgeschritten” Registerkarte ", die in dem linken Bereich ist.

Auswählen von Standard-Mailbox

Im Bereich “Outlook Start- und Ausfahrt” von Outlook, klicke auf das “Durchsuche..” Schaltfläche. In der “Wählen Sie einen Ordner” Dialogbox, finden Sie das gewünschte Konto und wählen Sie “Posteingang” oder einen anderen Ordner, die Sie am besten für diesen Zweck passt.

Wenn Sie häufig für Briefe in Outlook-Posteingang suchen, indem Sie die gleichen Wörter und Ausdrücke in den Suchbegriff eingeben, Sie können Ihre Aufgabe vereinfachen. Outlook unterstützt Suchordner oder intelligente Ordner. Bau sie auf, und Sie können über die manuelle Sortierung Ihrer Korrespondenz vergessen. Klicken Sie auf die “Mappe” Reiter und Umzug in die “Neuer Suchordner” Sektion. In dem Fenster, das erscheint, können Sie die Suchordner aus Outlook E-Mail-Vorlage Optionen auswählen oder eigene erstellen.

Erstellen von Outlook-Suchordner

Wenn Sie kommen mit dem Outlook-Vorlagen Modul nicht zufrieden, Sie können immer einen Doppelklick auf “Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Suchordner” am unteren Ende der Liste. Geben Sie den Namen des Ordners, klicken “Kriterien”, und geben Sie die Bedingungen für Nachrichten in ihn auswählen.

4 Reinigung Folders

Diese Funktion entfernt automatisch redundante Einträge in den ausgewählten Ordner. Überschüssiges bezieht sich auf zitierte Kopien Ihrer Briefe. So überprüfen Sie die Funktion in Aktion, Rechtsklick auf den Ordner, in dem die Vervielfältigungen und Kopien von E-Mails angesammelt werden, und wählen Sie “Clean Up-Ordner“.

Outlook-Optionen, um aufzuräumen Ordner

Sie können redundante, welche Nachrichten angeben, werden in Betracht gezogen. Dazu, wählen “Datei”, klicken “Optionen”, dann geh zu “Post”, und scrollen Sie nach unten zu “Gespräch Clean Up” Sektion. Hier gibt es eine Möglichkeit Reinigung einzurichten, so dass es nicht wichtig Outlook-Posteingang Zeug wirkt sich und wählen Sie den Ordner, in der unnötigen Buchstaben bewegen. Standardmäßig, sie sind an die gesendeten “Gelöschte Objekte” Mappe.

Letztes Wort

Wie Sie sehen können, gibt es unbegrenzte Anzahl von Outlook-Funktionen, die Sie von profitieren können, wenn Sie wissen, wie sie zu benutzen. erstellen Sie verschiedene Arten von Ordnern Outlook-Daten zu sortieren und effizient verwalten.

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