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Cómo convertir de Outlook de correo electrónico a PDF?

Cómo convertir de Outlook de correo electrónico a PDF?

Exportación de mensajes de correo electrónico a Acrobat PDF es una tarea común en el análisis de datos forenses. Las empresas también necesitan a menudo para guardar correos electrónicos de Outlook como PDF para diversos fines: la presentación de informes, migración de datos, presentaciones, etc.. En este artículo se describen varias formas de convertir un correo electrónico a un documento PDF.

Tabla de contenido

Opción 1: Utilizando el kit de extracción de datos para Outlook

Disponible para todas las versiones de Windows y Outlook.

Desde la última versión del kit de extracción de datos para Outlook admite la extracción de correos electrónicos de Outlook como archivos PDF. Con esta herramienta se puede guardar mensajes de correo electrónico de Outlook como PDF o convertir archivos PST a PDF. Así cómo utilizar el kit de extracción de datos para Outlook para convertir los mensajes a pdf?

Aquí es guía de instrucciones:

  1. Descargar, instalar y ejecutar el kit de extracción de datos para Outlook.
  2. En Formato sección, permitir a la “Formato de exportación personalizada” opción.
  3. En E-mail desplegable, seleccionar “PDF - Adobe Acrobat”. Esto mostrará opciones adicionales exportación PDF (vea abajo).
    opción de formato de exportación personalizada
  4. Seleccione si desea exportar los correos electrónicos de Outlook o desde un archivo PST haciendo clic en el botón correspondiente. A continuación, seleccione la carpeta de Outlook o el archivo PST para exportar a PDF.
    Botones Outlook y PST

El programa buscará automáticamente la carpeta seleccionada o archivo PST y salvará a mensajes de correo electrónico de Outlook en archivos PDF.

A diferencia de los métodos de exportadores estándar descritos a continuación, esta opción tiene varias ventajas:

  • Ante todo, Extracción de datos Kit para Outlook puede tratar con varios mensajes a la vez. Por otra parte, El programa también procesa las carpetas y subcarpetas, incluso si es necesario. Este es un gran ahorrador de tiempo cuando se necesita para convertir cientos de mensajes de correo electrónico de un informe forense o de negocios o por lotes convertir MSG a PDF.
  • Entonces, cuerpo del correo electrónico se convierte en documento PDF de búsqueda basada en texto. Más, el programa puede tratar correctamente con archivos adjuntos de correo electrónico. Si desea conservar los archivos adjuntos y añadirlos a la PDF generado, Selecciona el “Añadir adjuntos de correo electrónico a PDF” opción y programa convertirá correo electrónico de Outlook a PDF con archivos adjuntos.
  • Otra opción “Especificar tamaños de archivos adjuntos” añade información adicional en la cabecera del mensaje exportados acerca de los tamaños de archivos adjuntos a la dirección de correo.
  • La “Comprimir archivos PDF” opción reduce el tamaño del archivo PDF de salida comprimiéndolo.

Ejemplo de MSG para la conversión PDF

Fuente mensaje de Outlook:

fuente de correo electrónico

Resultado archivo PDF:

mensaje de Outlook con archivos adjuntos convierte a formato PDF

Ejemplo de correo electrónico de Outlook convierte a formato PDF. Acrobat Reader permite ver el correo electrónico en sí y la lista de adjuntos de correo electrónico. Ahora bien, estos archivos adjuntos de correo electrónico convertidos en archivos PDF adjuntos, es decir. incrustado en la estructura PDF.

Opción 2: exportar mensajes desde Outlook a PDF utilizando la impresora PDF

Disponible para Windows 10 o por encima

en Outlook 2007, 2010, 2013 y 2016 Puede guardar cualquier ahorro de correo electrónico en formato PDF mediante el uso de la impresora virtual PDF “Microsoft Imprimir a PDF” integrado en Windows 10. Si usted necesita para convertir los mensajes de Outlook a PDF desde un archivo de datos PST, abrirlo por primera vez en Outlook y luego exportar a pdf pst de la siguiente…

Imprimir correo electrónico de Outlook solo a PDF

Aquí es cómo-a utilizar este método:

  1. Abra el mensaje de correo electrónico que desea guardar como PDF.
  2. En el Archivo pestaña clic Impresión.
  3. En Impresora desplegable seleccionar impresión de Microsoft a PDF.
  4. Haga clic en Impresión. Esto abrirá el cuadro de diálogo Imprimir para Microsoft PDF.
  5. Especificar la carpeta y el nombre del archivo de la salida PDF.
  6. Haga clic en Guardar.

La desventaja de este método es que sólo se puede ahorrar un mensaje a la vez. Sin embargo, si desea convertir un solo mensaje a PDF y no es necesario para incrustar archivos adjuntos, esta es la opción más útil.

Opción 3: Guardar mensajes de correo electrónico de Outlook como PDF desde Microsoft Word

Disponible para todas las versiones de Windows

Para las versiones de Windows anteriores a Windows 10, puede utilizar otra forma de exportar los mensajes de Outlook a PDF. Básicamente, You First correos electrónicos de exportación a HTML, luego convertirlo a PDF.

Aquí está la guía detallada paso a paso:

  1. en Outlook, abrir el mensaje de correo electrónico que desea guardar como PDF.
  2. En el Archivo pestaña clic Guardar como.
  3. En el diálogo Guardar como, especificar la carpeta y el nombre del archivo.
  4. En Guardar como tipo Caja elegir HTML.
  5. Haga clic en Guardar.
  6. Ahora, ejecutar Microsoft Word y abra el documento HTML que acaba de guardar utilizando la Archivo > Abierto menú.
  7. Haga clic en el Archivo > Guardar como menú.
  8. En el diálogo Guardar como, seleccione PDF en el menú desplegable de tipo de archivo.
  9. Haga clic en Guardar.

Esta forma de exportar correos electrónicos de Outlook es simple y universal, pero todavía tienes que convertir cada mensaje manualmente. También, es necesario crear manualmente una carpeta antes de exportar correos electrónicos no.

Entonces, ¿qué opción de utilizar?

En conclusión, Extracción de datos Kit para Outlook permite guardar varios mensajes de Outlook como documentos PDF, incluidos los archivos adjuntos. El programa funciona de forma automática y sin problemas, y crea búsquedas, documentos PDF judiciales de usar, que es esencial para los investigadores digitales y los investigadores forenses. Es el único método para ejecutar la conversión masiva de mensajes de correo electrónico de Outlook a formato PDF que hace este software indispensable.

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