Jos olet päättänyt siirtää työelämän Microsoft Outlookiin, tämä on täysin selitettävissä. Mikään ei ole tärkeämpää kuin tehokkaamman toiminnan, kun se tulee meidän työelämässä. Mitä enemmän automatisoituja prosesseja tullut, sitä todennäköisemmin tulevaisuuden työpaikat ovat vain rutiininomainen. Niin, jos olet jo kyllästynyt tehotonta sähköpostin kirjoitettaessa ihmisryhmän, on korkea aika te alkanut käyttää Microsoftin ratkaisu: näkymät jakeluluettelo.
Tässä artikkelissa käsitellään seuraavia:
- Miten luodaan jakeluluettelo Outlookin
- Vinkkejä Tuodaan jakeluluettelona Outlookiin
- Miksi käyttää Outlook lisää tehokkuutta?
Aivan aluksi, Määritellään näkymät jakelulistoja huomauttaa sen ainutlaatuisia ominaisuuksia. Pohjimmiltaan, se on yhteysryhmän avulla voit lähettää sähköpostia usealle henkilölle. On se tiimisi, hallituksen, tai jopa vain joukko Stipendiaattien, sinun ei tarvitse lisätä jokaisen osoitteen erikseen ja tämä tulee säästää paljon aikaa.
Miten luodaan jakeluluettelo Outlookin
Outlook voit luoda jakeluluettelon vain muutaman helpon askeleen. Versiosta riippuen, sinun yleensä tarvitse ottaa 6-10 lisäämisen vaiheet jakelulistaan. Kuitenkin, viimeisimmän version olemme laatinut luettelon asioista, jotka kannattaa jäljempänä:
- klikkaus “Ihmiset” navigointipalkkiin, joko kuvaketta tai sana;
- Siirry “Omat yhteystiedot” ja valitse kansio, johon yhteysryhmä on pelastua. On helpompaa, jos vain valita “Yhteydet”;
- klikkaus “Uusi kontaktiryhmän” ja nimeä sen suhteen tarpeitasi;
- valita “Lisää jäseniä” ja yksinkertaisesti lisätä ihmisten yhteystietoluettelostasi jotka haluat nähdä tässä hyvin luettelossa;
- tallenna ja sulje toiminto.
Kuitenkin, tätä toimintaa voidaan suorittaa alle 5 minuuttia, koska se on kuvattu, sinun pitäisi olla kaikki yhteystiedot ohjelman tietokanta. Ja mitä jos et? Se ei ole iso juttu, koska siellä on tapa tuoda nämä Excel-tiedostoja sekä eri ryhmäluettelosta tiedostoja, kuten MSG. Et voi suoraan tuoda jakeluluettelo Outlook 2019 mutta vain yhteystiedot, josta nämä voidaan tehdä. Alla selitämme yksityiskohtaisemmin koko tuotin.
Jos haluat tuoda -tärkeyslistaus, suosittelemme käyttämään vCard Outlook Transfer ohjelmisto, joka helposti tuo VCF (virtuaalinen kontakti) tiedostoja Outlook tai itsenäisen PST-tiedoston. Lue kuvaus Yhteystietojen tuominen menettely täällä.
Vinkkejä Tuodaan jakeluluettelona Outlookiin
Kaikkein luonnollisin ja pyöritetään tapa varmistaa yhteystietosi on Outlook pohja on tuontiin tai vientiin näkymiin jakeluluettelo suoritua erinomaisesti 2019. Tehdä niin, sinä, Ensinnäkin, täytyy varmistaa, että kaikki tarvittavat kontaktit ovat Excel-tiedoston. Toiseksi, sinun täytyy tuoda tämän tiedoston avulla Tiedosto > Avoin & Vienti > Tuominen ja vieminen omaan työohjelmaan. Sitten voit lisätä niitä kontakteja ryhmään ja näkymät henkilökohtaiseen jakelulistan.
Kuitenkin, Joskus voi olla haasteita matkan varrella, joten haluamme selittää sinulle kaikki vinkit ja temppu tehdä tätä prosessia mahdollisimman joustavaa. Alla on askel-askeleelta opas siitä, miten tuoda yhteysryhmä Outlookiin Excel, jälleen uudempia ohjelman:
- valita “Tiedosto” nauhaan on 2013 tai 2016 ohjelmaversio;
- jatka Open & Vienti, nimittäin tuonti /;
- pop-up-ikkunan, jossa vaihtoehtoja toimia suoritettavaksi, valita “Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta” ja jatka;
- valita “Erotintiedosto” seuraavassa vaiheessa, joka osoittaa tiedoston tyypin luotavan;
- Valitse tuotavan tiedoston ja kiinnittää erityistä huomiota päällekkäisyyden vaihtoehtoja. Näitä ovat mahdollistaa korvaaminen päällekkäisyydet tuoduilla kohteilla, mikä mahdollistaa monistaa luotava, eikä tuonti Kaksoiskappaleiden;
- Jatka valitsemalla kohdekansio. useimmat luonnollisesti, se on “Yhteydet” yksi;
- Tallenna ja lopeta toimet.
Kun olet suorittanut kaikki toimet edellä kuvatut sinun pitäisi pystyä näkemään yhteystiedot kohdassa Henkilöt-kuvaketta. Jos näin ei ole, varmista, että valittu tiedosto oli täydellinen. Esimerkiksi, Näkymät edellyttää sarakeotsikot ensimmäisellä rivillä siten tarkistaa nämä ensimmäinen. Onneksi, voit muokata .csv Excel lisätä nimet ja muut puuttuvat tiedot, joten vahvistamisesta ongelmaa ei kestänyt kauan.
Miksi käyttää Outlook lisää tehokkuutta?
Kuten jo on kuvattu, on monia asioita voi tehdä vähentää määrää rutiinitehtäviä töissä tai kotona käytettäessä näkymät. Lukuun ottamatta perustamisesta yksinkertaisiin luetteloihin, voi myös luoda jaetun jakeluluettelon joka on saatavilla muille jäsenille tiimisi tai jopa koko yrityksen. Tämä on erityisen arvokas, jos kaikki ryhmän jäsenet ovat lähettää joitakin sähköposteja koko joukkue kuin ajansäästö koko joukkue on uskomattoman.
Tärkeintä tässä on, että melkein mitä haluat tehdä Outlook on mahdollista ja ei vie paljon aikaa. Sinun tarvitsee vain tehdä vähän lukemista ja valmisteiden, ja tehokkuutta on taattu.
Enemmän Knowledge Base
Oletan, ettei ole mitään keinoa siirtää minun 2900 jäsenluettelosta jakeluluetteloon valitsematta kaikkia merkintöjä manuaalisesti. Todella perseestä.