Mis à part les opérations de messagerie de base, Outlook propose de nombreux extras pour vous aider à organiser votre travail. Les tâches sont des éléments générés par son Fonctionnalité à faire. Ils vous permettent de créer des devoirs et de définir des rappels pour assurer l'achèvement dans les délais. Parfois, les utilisateurs souhaitent exporter des tâches Outlook ailleurs ou les sauvegarder.
Ceci est un outil populaire pour une utilisation en entreprise. Les tâches sont accessibles via le volet de navigation, qui contient l'icône (Tâches/À faire) à côté des icônes de votre calendrier et de vos contacts. Vous devrez peut-être exporter des tâches lors de la mise à niveau du système ou du déplacement vers une autre machine.
Le transfert vers Excel est un scénario courant, et ce n'est pas sorcier. Exportez facilement des tâches Outlook vers un autre utilisateur ou ordinateur. Notre guide vous aidera à obtenir un résultat impeccable, à condition que chaque étape soit traitée avec soin. Il couvre deux manières d'aborder la tâche - manuelle et automatique.
Si vous cherchez comment intégrer Microsoft To Do avec Outlook, regardez la vidéo suivante:
Comment faire
Si vous préférez le chemin manuel, vous pouvez utiliser la fonctionnalité intégrée pour déplacer vos tâches vers une feuille de calcul - un fichier Excel. Dans différentes versions d'Outlook, le sorcier est invoqué différemment. Choisissez la méthode pour votre version et passez aux étapes suivantes pour exporter les tâches Outlook vers Excel.
- 2013 et ensuite: à partir de Fichier à Ouvert & exportation à Importation/exportation;
- 2010: à partir de Fichier à Ouvrir pour importer;
- 2007: à partir de Fichier à Importer et exporter.
Exportation de tâches Outlook au format CSV
Après l'ouverture de l'assistant, vous devez cliquer sur ses écrans. Le système vous guidera à travers tous les ajustements nécessaires, vous n'avez donc pas besoin d'être un pro pour convertir les devoirs.
Façons d'exporter des tâches Outlook vers Excel
Si tu as besoin de exporter des tâches Outlook vers Excel, suivez les sept étapes ci-dessous pour procéder de manière manuelle.
- Dans le fenêtre de l'assistant, spécifier que vous allez exporter vers un fichier.
- Sélectionnez le format cible ( Valeurs séparées par des virgules ) pour exporter des tâches Outlook vers le fichier CSV.
- À partir des listes de dossiers, choisir les tâches pour le compte correspondant.
- Utilisez la fonction Parcourir pour spécifier l'emplacement de votre fichier.
- Donnez un nom au fichier CSV.
- Valider avec OK
- Continuez et cliquez sur le terminer bouton pour exporter des tâches.
Vous verrez maintenant une notification vous avertissant que le format cible ne prend pas en charge les rendez-vous ou les tâches récurrents. C'est normal. La fenêtre vous invite à spécifier la plage de dates, alors faites-le et confirmez avec OK. C'est tout! Ces étapes exporteront les tâches Outlook vers un fichier avec l'extension *.csv.
Vous pouvez maintenant ouvrir le fichier dans Excel, enregistrez-le sur un stockage externe pour créer une sauvegarde, ou déplacez-le physiquement vers un autre PC. Vous pouvez également utiliser n'importe quel stockage cloud accessible depuis les deux machines. La dernière étape de la conversion en CSV est simpliste - le fichier exporté ne peut stocker qu'une seule feuille sans formatage ni formule. pendant ce temps, un fichier Excel offre une grande flexibilité.
Étape 2. Conversion du format
Maintenant, vous devriez trouver le fichier que vous venez de créer. Si vous exportez des tâches Outlook vers Excel, c'est-à-dire, créez un fichier CSV et ouvrez-le dans MS Excel - vous pourrez changer le format du classeur Excel, afin que vous puissiez appliquer n'importe quel formatage que vous aimez. Voici comment faire cela:
- Trouver le fichier nouvellement exporté (*.CSV) et double-cliquez dessus pour l'ouvrir dans Excel.
- Vérifiez le contenu et ouvrez le Fichier menu.
- Enregistrez le fichier sous forme de feuille de calcul Excel.
Maintenant, vous disposez d'un fichier parfaitement compatible avec Excel et permettant une mise en forme riche. Vous pouvez diviser les données en plusieurs feuilles, appliquer des couleurs, polices, etc. Cela ne serait pas possible avec du texte brut enregistré au format CSV.
Sauvegarder ou exporter la liste des tâches Outlook au format PST
CSV n'est pas le seul format possible pour la sauvegarde. TVP, le type Outlook natif, peut également être créé. Au lieu de créer un fichier Excel, vous pouvez enregistrer vos tâches et les ouvrir dans Outlook sur un autre ordinateur. Voici comment.
- Ouvrez MS Outlook.
- Aller à la Fichier menu.
- Choisir la Ouvert & exportation option.
- Choisir Importation/exportation.
- Précisez que vous allez exporter les données dans un fichier.
- Choisissez le format nécessaire (TVP).
- Choisissez les tâches Outlook dans la liste des dossiers.
- Enregistrer le résultat et finaliser l'opération.
Importation des données
Après avoir exporté vos devoirs, vous pouvez les ouvrir via le même programme sur un autre ordinateur. Comme PST est universellement reconnu par toutes les versions d'Outlook, c'est une procédure fluide. Exportez simplement dans un fichier et suivez ces étapes.
- Ouvrez le Importation/exportation assistant en suivant les instructions ci-dessus (selon votre version du client de messagerie).
- Choisir Importer à partir d'un autre programme ou fichier.
- Choisissez le format (TVP) et aller plus loin.
- Naviguez jusqu'au fichier source.
- Choisissez une action pour les doublons (vous pouvez les garder ou les remplacer).
- À la fin, les données seront transférées sur votre copie d'Outlook.
La procédure mentionnée ci-dessus peut également être utilisée pour transférer des Tâches stockées au format CSV. Dans ce cas, seule étape 3 sera différent. Vous devrez choisir des valeurs séparées par des virgules au lieu du fichier de données Outlook.
Pourboire supplémentaire: Une solution automatisée
En utilisant le kit d'extraction de données pour Outlook, un utilitaire tiers pour une migration en douceur, vous pouvez transformer vos devoirs dans d'autres formats. C'est une méthode ultra-rapide et super pratique. Vos tâches Outlook et autres informations peuvent être exportées vers différents systèmes de messagerie ou utilisées à des fins spéciales telles que la découverte électronique..
* - La version non enregistrée convertit un nombre limité de messagesLes principaux avantages comprennent:
- migration vers des dizaines d'autres formats (PDF, EML, RTF, HTML, SMS, MHT, etc…);
- archivage avancé;
- capacités de sauvegarde fluides;
- sauvegarde et récupération des mots de passe Outlook;
- la compatibilité avec toutes les versions populaires de MS Outlook, tous les deux 32- et 64 bits;
- génération de différents rapports à des fins médico-légales.
Comme vous pouvez le voir, les principaux avantages sont la rapidité et la commodité. Vous n'aurez pas à passer par l'export/import en plusieurs étapes et jongler avec les applications. Tout ce dont vous avez besoin pour sauvegarder les tâches Outlook est un logiciel de conversion. Il est livré avec une interface simple avec toutes les fonctionnalités nécessaires et des commandes intuitives. Les options de filtrage avancées permettent d'affiner la sortie.
La conclusion
Vous savez maintenant comment exporter des tâches depuis Outlook. Comme vous pouvez le voir, ce n'est pas un processus en un clic, mais ce n'est pas au-delà de la compréhension de l'utilisateur moyen. Tout ce dont vous avez besoin est l'application de messagerie et Excel. Ils peuvent être installés sur le même ordinateur ou sur des ordinateurs différents. La génération de CSV est simple via l'assistant. Vous pouvez également exporter vers un fichier avec l'extension PST pour une utilisation dans une autre version d'Outlook.
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