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Como exportar e-mails do Outlook para o Excel

Como exportar e-mails do Outlook para o Excel

Quando se trata de clientes de e-mail, O Outlook é o ambiente preferido para muitas empresas e usuários. É seguro, versátil, e poderoso. Pode-se armazenar e gerenciar um grande volume de correspondência eletrônica e acessar várias contas em um servidor. Contudo, também existem algumas desvantagens - por exemplo, alguns usuários se sentem frustrados quando tentam exportar e-mails do MS Outlook.

Embora existam diferentes métodos manuais, nenhum deles é perfeito. Quando há pouca informação, você pode copiar e colar e-mails separados no Word ou outro processador de texto. A formatação original não pode ser preservada.

Notebook com Excel

Neste artigo, vamos cobrir algumas maneiras confiáveis ​​de transformar seus e-mails em planilhas para o Microsoft Excel. Infelizmente, não existe um botão mágico para permitir que você exporte e-mails do Outlook para o Excel automaticamente. Pode ser complexo, a menos que você conheça alguns truques - descubra-os abaixo.

Razões para exportar e-mails do Outlook

Os usuários podem querer mover seus e-mails por diferentes razões. As motivações mais comuns para exportar e-mails do Outlook para o Microsoft Excel são as seguintes:

  • a necessidade de transição para um novo servidor
  • a necessidade de criar uma lista de distribuição para outros aplicativos
  • a necessidade de alternar entre plataformas
  • a necessidade de compartilhar informações com outro usuário
  • a necessidade de um backup.

Quando você muda de sistema para sistema, os dados costumam ser danificados ou perdidos. A tarefa de transferência para o Excel não é moleza - se você tentar um método duvidoso, você corre o risco de perder a informação para sempre. Em vez de correr riscos desnecessários, aproveite os segredos que compartilhamos abaixo. Mostraremos como copiar e colar os dados ou exportar para um arquivo CSV.

Vantagens de importar para planilhas

Exportar para Microsoft Excel é um dos modos de transferência mais confiáveis. O formato de planilha permite que você organize as conversas em um banco de dados. Isso permitirá que você encontre contatos antigos e trocas por diferentes parâmetros como data de contexto.

Uma planilha como opção de backup também vale a pena considerar. Qualquer informação valiosa do Outlook deve ser copiada para recuperação. Cedo ou tarde, você pode precisar encontrar conversas específicas para fins pessoais ou legais. Em caso de falha do servidor, se os dados desaparecerem (que é um cenário de pesadelo!) você terá o arquivo XLS para recorrer.

Como exportar e-mails do Outlook para o Excel

Você gostaria de criar uma lista de distribuição ou relatório forense? Aqui está a melhor maneira de fazer isso:

BaixarPara o Windows 32/64-bitCadastre-seDesbloquear a versão completa

  1. Clique no botão acima para baixar o software Outlook Data Export Kit.
  2. Instale e execute-o.
  3. Clique “Relatórios” e escolha “Lista de contatos” ou “Lista de endereços de e-mail do destinatário” se você deseja gerar uma lista de distribuição,
    ou
    escolher “Propriedades de e-mail…” se você deseja criar uma lista de e-mails do Outlook dentro de suas propriedades.
  4. Escolha as opções de relatório e execute-o.
  5. Abra o arquivo de resultado no Microsoft Excel ou em outro editor de planilhas.

Relatórios Dekit

Além disso, o Data Extraction Kit for Outlook permite criar uma lista de contas e senhas do Outlook. Veja isso. Além disso, você pode querer saber como Importar endereços de e-mail do Excel para o Microsoft Outlook.

Como exportar dados de correio para o Microsoft Excel usando o Outlook

Isso não é ciência do foguete, mas aqui está uma advertência: não espere manter nenhum estilo. Os dados serão transferidos como texto simples com os contatos, e todos os links serão básicos. Não há exceções ou soluções alternativas aqui, nem no Windows nem no Mac. Se você realmente precisa preservar a aparência dos e-mails originais, salve-os como HTML. Caso contrário, siga este procedimento:

  1. Abra o aplicativo Microsoft Outlook.
  2. Vá para o menu Arquivo.
  3. Escolha o recurso para abrir e exportar.
  4. Selecione “Importar / Exportar” para encontrar “Exportar para um arquivo”. Exportação do Outlook para um arquivo
  5. Especifique que você precisa criar um arquivo para Excel (CSV), não é um arquivo PST.
  6. Escolha entre as pastas disponíveis onde o arquivo pode ser salvo.
  7. Coloque uma marca ao lado da opção de exportação “Mensagens de e-mail”.
  8. Altere os campos personalizados do mapa, se necessário.
  9. Finalize clicando em ‘Concluir’.
  10. Feche o cliente Outlook.
Dica: Em passo 8, você pode ajustar suas configurações nas janelas para mapeamento de campo. Isso garantirá que cada elemento de seus e-mails chegue em uma célula adequada no Microsoft Excel (por exemplo, os endereços de e-mail dos remetentes serão listados na seção “De: (endereço)Campo ". Você pode adicionar ou remover campos conforme achar necessário. Clique em OK para confirmar sua seleção e iniciar o processo de extração do Outlook.

Mapeamento de campos personalizados

Depois de clicar em ‘Concluir’, todas as suas mensagens irão para o arquivo recém-criado - verifique a pasta para ter certeza. Observe que ambos os formatos do Microsoft Excel são adequados.

Como abrir um arquivo CSV

No caso do CSV (Valores Separados Por Virgula) formato, você pode migrar para uma planilha depois com a mesma facilidade. Basta clicar com o botão direito do mouse no arquivo CSV exportado, e escolha ‘Abrir com…’ - Excel no menu de contexto. O arquivo será aberto no programa, para que você possa salvá-lo como um formato de arquivo XLS.

arquivo CSV

A maneira direta de extrair dados de e-mails do Microsoft Outlook

Você pode mover todos os seus e-mails do Outlook 2016 ou outra versão no Windows ou Mac em massa. Não é necessário exportar os dados para um arquivo autônomo primeiro. Aqui está como fazer o trabalho rapidamente copiando e colando:

  1. Abra o Outlook e entre na visualização Mail.
  2. Abra a pasta cujo conteúdo deve ser transferido.
  3. Copie todos os e-mails com ou sem texto (veja a dica abaixo).
  4. Abra o MS Excel.
  5. Crie um novo arquivo de planilha.
  6. Insira os e-mails copiados - selecione a célula A1 e cole usando o padrão ‘Ctrl + Comando V ’/’ + Comando V ’para exportar e-mails do Outlook.
  7. Salve o arquivo. no seu dispositivo Windows ou Mac.

Como copiar e-mails para Microsoft Excel (Passo 3)

Existem duas maneiras de importar e-mails em qualquer versão, incluindo Outlook 2013 - com ou sem seu texto. Para preservar o conteúdo, siga todos os passos abaixo. Para exportar sem eles, começar da etapa 6.

Faça o seguinte:

  1. Desative o modo Painel de Leitura do Outlook através do menu ‘Exibir’.
    Outlook Desativando o Painel de Leitura
  2. Ainda em modo de exibição, clique na opção Adicionar Colunas.
  3. A nova caixa chamada Mostrar colunas permite que você selecione colunas de 'Todos os campos de correio'. Escolha esta opção.
  4. Na lista de ‘Colunas Disponíveis’, marque 'Mensagem'.
  5. Finalize clicando em ‘Adicionar’ e ‘OK’.
  6. Destaque o conteúdo completo da caixa de correio em sua pasta aberta.
  7. Copie os dados do Outlook usando o botão ‘Ctrl + Comando C '.
Dica: Existem outras maneiras de copiar o e-mail sem criar um arquivo. Por exemplo, você pode escolher qualquer e-mail e clicar em ‘Ctrl + A 'para destacar o resto, ou selecione a primeira mensagem e clique em Ctrl + Mudança + Fim com o mesmo propósito.

Exportar e-mails do Outlook para o Excel com data e hora

se você precisa preservar os detalhes de data e hora, use a cópia & método de colar. O sistema Outlook permitirá que você visualize e-mails de um intervalo de dados específico. O método é semelhante à cópia direta comum. Aqui está o que fazer:

  1. Ir ao Barra de pesquisa do Outlook 2010 ou qualquer outra versão.
  2. Insira as duas datas definindo o alcance.
  3. Clique 'Digitar'.
  4. Destaque os e-mails com o intervalo de datas (use a dica para Step 3 acima).
  5. Copie a seleção (Ctrl + C).
  6. Aberto MS Excel.
  7. Insira os dados copiados em uma planilha vazia (Ctrl + Em).

Parabéns! Agora, as mensagens com os parâmetros de tempo especificados chegaram à sua planilha. Você não precisa procurar por nenhuma pasta em nosso dispositivo - apenas copie e cole diretamente! Este método básico é usado para tipos específicos de trabalho analítico. Observe que ele não gera um arquivo CSV exportado - em vez disso, você salva as planilhas depois de colar os dados. Agora você sabe exportar e-mails do Outlook para o Excel com data e hora.

Palavras Finais

Estas são as formas mais comuns de transferir dados de e-mail do Outlook 2019 e edições anteriores para Excel. Se um ou ambos os sistemas estiverem em Macintosh, a sequência é semelhante. Se você precisar transferir fisicamente o arquivo CSV para outro computador, use qualquer armazenamento de memória externo ou salve-o em uma nuvem. Você também pode enviar por e-mail para o seu endereço do Mac.

Se você precisa de backup, você também pode exportar e-mails do Outlook para um arquivo PST autônomo. Salve em qualquer local seguro. Ele conterá não apenas as mensagens, mas também seus contatos, tarefas, e atribuições. Você também pode transferir e-mails de outros clientes de e-mail diretamente para o Outlook com um conversor especial que gera PST. Os dados podem ser baixados em um arquivo separado ou alimentados diretamente em seu perfil ativo no Outlook.

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