en Global adresslista är ett värdefullt verktyg för alla företag, klubb, eller community där medlemmar måste maila varandra på en daglig basis.
I stora organisationer, dag till dag verksamheten är otänkbar utan sådana Windows verktyg, eftersom fördelarna är uppenbara.
Skapa en centraliserad adresslista gör elektronisk kommunikation snabbare och effektivare, vilket är viktigt i näringslivet. Från sin dator, varje anställd kan få tillgång till information om sina kollegor och överordnade.
Innehållsförteckning:
- Vad är den globala Outlook adresslistan?
- Hur man skapar en global adresslista?
- Hur man tittar på globala adresslistan?
- Lägga globala adresslistan till kontakter i Outlook
- Uppdatering den globala adresslistan i Outlook
- Exportera globala adresslistan från Outlook
- Hur exportera Outlook e-postadresser till distributionslista
Vad är den globala adresslistan i Outlook?
Upptäck en mycket händig typ av lista som hanteras centralt och kan du uppdatera den globala adresslistan i Outlook. Med någon version av Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), ett företag måste ha sin e-post värd via Microsoft Exchange. Listan innehåller kontaktuppgifter för varje företags e-postanvändare och tillhörande distributionsgrupper. GAL normalt tas om hand av IT-avdelningen.
Hur man skapar en global adresslista?
För att göra detta i Microsoft Windows, du behöver för att använda Exchange Online Powershell. Det gör att du kan justera inställningarna via kommandoraden. Vart och ett av stegen nedan kräver runt 5 minuter.
Den allmänna sekvensen är:
New-GlobalAddressList -Namn “<GAL Namn>” [<Fördefinierade mottagare filter | Anpassade mottagaren filter>]
Således, du kan tillämpa antingen en ”pre-burk” mottagande filter eller en ”anpassad” en. Här är den grundläggande skillnaden mellan de två.
Om din organisations namn är Wink, en möjlig GAL heter ”Wink GAL”, och pre-konserverad filtret väljer alla mottagare med Wink som Company värde:
New-GlobalAddressList -Namn “Blink GAL” -InkluderatMottagare AllaMottagare -ConditionalCompany Wink
Å andra sidan, med en anpassad alternativ, endast mottagare där, till exempel, CustomAttribute15 Fastigheten innehåller ”AgencyB”, kommer att inkluderas:
New-GlobalAddressList -Namn “Byrå B GAL” -Mottagarfilter {CustomAttribute15 -liknande “*AgencyB *”}
När det är gjort, Glöm inte att kontrollera om du har lyckats. Försök att skriva namnet på din GAL i stället för <GAL Namn> och kör detta:
Get -GlobalAddressList -Identity “<GAL Namn>” | Format-listnamn,RecipientFilterType,Mottagarfilter,IngårMottagare,Villkorlig*
Övergripande, även om processen kan verka skrämmande, det är logiskt och snabbt. Det tar bara några kommandon för att säkerställa din nya GAL är redo!
Visar den globala adresslistan
Från Nya, bege sig till Adressbok och sedan till Global Adressbok.
Du kommer att se vad din Global adresslista innehåller. Om du vill exportera till personliga kontakter, markera alla data du behöver. För hela globala adresslistan, Tryck Ctrl-A. För att markera ett visst intervall, klicka på första objektet i den, håll ner Flytta, och klicka på sista objektet. Högerklicka på området kommer att orsaka Lägg till i kontakter knappen för att visas.
Lägga globala adresslistan till kontakter i Outlook
Efter att en användare har gått igenom sekvensen nedan, de ser nödvändiga kontakter kopieras till sin egen adressboken för en effektivitetsökning.
- Klicka på Adressbok under Hitta sektion (titta på toppen band).
- nu väljer advanced Find alternativet.
- Skriv in namnet på den enskilde att hitta.
- Klicka på Okej.
- Leta reda på namnet i sökresultaten, och dubbelklicka på den. Den öppningsbart fönster kommer att innehålla kontaktuppgifterna för den personen.
- I det nedre vänstra hörnet, hitta Lägg till i kontakter och tryck på den.
- I öppningsbart fönster, du är fri att ändra informationen om det behövs.
- Avsluta med Spara & Stänga.
Uppdatering den globala adresslistan i Outlook
Proceduren är enkel, snabb och avgörande, eftersom det i princip uppdateras kontaktlistan på datorn. För att vara säker på att alla ändringar till de viktigaste globala adresslistan visas på enheten och allt är i synk:
På fliken titeln Skicka ta emot, lokalisera Hämta adressbok… i Skicka / ta emot grupper alternativlista. Det är viktigt att Hämta förändringar sedan förra Skicka / ta emot i Offlineadressboken är markerad. Avsluta proceduren genom att trycka Okej.
Alla förändringar har nu tagit kraft, och du kan vara säker på att din e-assistent är helt synkroniserad. Kom ihåg att upprepa denna procedur regelbundet för att din e-postkorrespondens ska fungera väl.
Exportera globala adresslistan från Outlook
Om du behöver exportera, Det är lite mer komplicerat än ett par klick. Du måste först lägga till alla GAL kontakter till din personliga kontaktlista (se ovan). För att förhindra att blanda med dina andra kontakter, kan du tillfälligt flytta den senare till en annan mapp. För detta, du kan filtrera efter datum för skapande eller modifiering.
Efter det, finns det två vägar att beakta. Första, kontakterna kan exporteras till en CSV- eller XLS-fil. Alternativt, de kan användas direkt från Kontakter för en Merge Mail. Installation av tillgång förenklar proceduren, eftersom du kan antingen importera information till din Access-databas direkt eller exportera det därifrån som en CSV eller xlsx.
Exportera Outlook e-postadresser
När du behöver för att skapa en distributionslista från Outlook mottagare och ta bort dubblerade adresser, finns det bara en lösning – Data utvinning Kit för Outlook.
Här är vad du måste göra:
- Kör Data Extracton Kit för Outlook ansökan.
- Klicka på Rapporter och välj Lista över mottagarens e-postadresser alternativet.
- Detta kommer att öppna ett rapportinställningsfönstret:
- Välj *.CSV-fil möjlighet att exportera Outlook mottagaradresser till Excel-format
- Välj lämplig källa: Extern PST-fil – Om du vill skapa distributionslista från e-postmottagare som finns i den externa PST-filen eller Outlook användarprofil – för att skapa en distributionslista från nuvarande Outlook-e-postmeddelanden och ladda ner adressboken.
- Klicka på Kör rapport och ange platsen och filnamnet för att spara den.
Verktyget sparar e-postmottagarens adresser i distributionslistan som du kan använda senare. Du kan ladda ner adressboken till Excel-filen eller göra en textkopia av den.
Fler Knowledge Base
Att få denna typ av information från Microsoft är inte alltid enkelt, det är därför jag kommit hit för att få den hjälp som jag behöver. Tack så mycket för att tillhandahålla denna information - jag gick in i mitt Outlook och skapade sedan exporteras flera distributionslistor i några få steg och nästan omedelbart. Data Extraction Kit tillät mig att använda e-postadresser av mina mottagare för att skapa alfabetiskt sorterade kontaktlistor utan dubblettkontakter i Excel-format. Ville bara låta dig veta att det arbete som du gör är otroligt bra för nybörjare till Outlook (som jag!).