Att göra e-migration en enkel resa - gång på gång!

Uppdatering den globala adresslistan i Outlook på Windows

Uppdatering den globala adresslistan i Outlook på Windows

Global Outlook Adressbok

En global adresslista är ett värdefullt verktyg för alla företag, klubb, eller community där medlemmar måste maila varandra på en daglig basis.

I stora organisationer, dag till dag verksamheten är otänkbar utan sådana Windows verktyg, eftersom fördelarna är uppenbara.

Skapa en centraliserad adresslista gör elektronisk kommunikation snabbare och effektivare, vilket är viktigt i näringslivet. Från sin dator, varje anställd kan få tillgång till information om sina kollegor och överordnade.

Vad är den globala adresslistan i Outlook?

Upptäck en mycket händig typ av lista som hanteras centralt och kan du uppdatera den globala adresslistan i Outlook. Med någon version av Outlook (2010, 2013, 2016), ett företag måste ha sin e-post värd via Microsoft Exchange. Listan innehåller kontaktuppgifter för varje företags e-postanvändare och tillhörande distributionsgrupper. GAL normalt tas om hand av IT-avdelningen.

Outlook global adresslista

Hur man skapar en global adresslista?

För att göra detta i Microsoft Windows, du behöver för att använda Exchange Online Powershell. Det gör att du kan justera inställningarna via kommandoraden. Vart och ett av stegen nedan kräver runt 5 minuter.

Den allmänna sekvensen är:

New-GlobalAddressList -Namn “<GAL Namn>” [<Fördefinierade mottagare filter | Anpassade mottagaren filter>]

Således, du kan tillämpa antingen en ”pre-burk” mottagande filter eller en ”anpassad” en. Här är den grundläggande skillnaden mellan de två.

Om din organisations namn är Wink, en möjlig GAL heter ”Wink GAL”, och pre-konserverad filtret väljer alla mottagare med Wink som Company värde:

New-GlobalAddressList -Namn “Wink GAL” -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink

Å andra sidan, med en anpassad alternativ, endast mottagare där, till exempel, CustomAttribute15 Fastigheten innehåller ”AgencyB”, kommer att inkluderas:

New-GlobalAddressList -Namn “Agency B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -liknande “*AgencyB *”}

När det är gjort, Glöm inte att kontrollera om du har lyckats. Försök att skriva namnet på din GAL i stället för <GAL Namn> och kör detta:

Get-GlobalAddressList -Identity “<GAL Namn>” | Format-List Name,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Villkorlig*

Övergripande, även om processen kan verka skrämmande, det är logiskt och snabbt. Det tar bara några kommandon för att säkerställa din nya GAL är redo!

Visar den globala adresslistan

Från “Nya”, bege sig till “Adressbok” och sedan till “Global Adressbok”.

Du kommer att se vad din GAL innehåller. Om du vill exportera till dina personliga kontakter, markera alla data du behöver. För hela GAL, tryck på ”Ctrl-A”. För att markera ett visst intervall, klicka på första objektet i den, Håll ned ”Shift”, och klicka på sista objektet. Högerklicka på området kommer att orsaka ”Lägg till i kontakter” för att visas.

Lägga globala adresslistan till kontakter i Outlook

Efter att en användare har gått igenom sekvensen nedan, de ser nödvändiga kontakter kopieras till sin egen adressboken för en effektivitetsökning.

  1. “Adressbok” under “Hitta” sektion (titta på toppen band);
  2. “advanced Find”;
  3. Skriv in namnet på den enskilde;
  4. “Okej”;
  5. Leta reda på namnet i sökresultaten, och dubbelklicka på den. Den öppningsbart fönster kommer att innehålla kontaktuppgifterna för den personen;
  6. I det nedre vänstra hörnet, hitta “Lägg till i kontakter” och tryck på den;
  7. I öppningsbart fönster, du är fri att ändra informationen om det behövs;
  8. Avsluta med “Spara & Stänga”.

Uppdatering den globala adresslistan i Outlook

Proceduren är enkel, snabb och avgörande, eftersom det i princip uppdateras kontaktlistan på datorn. För att vara säker på att alla ändringar till huvud GAL visas på enheten och allt är i synk:

På fliken titeln “Fil”, lokalisera “Hämta adressbok” i “Kontoinställningar”. Det är viktigt att “Hämta förändringar sedan förra Skicka / ta emot” i “Offlineadressboken” är markerad. Avsluta proceduren genom att trycka “Okej”.

Alla förändringar har nu tagit kraft, och du kan vara säker på att din e-assistent är helt synkroniserad. Kom ihåg att upprepa denna procedur regelbundet för att din e-postkorrespondens ska fungera väl.

Exportera globala adresslistan från Outlook?

Om du behöver exportera, Det är lite mer komplicerat än ett par klick. Du måste först lägga till alla GAL kontakter till din personliga kontaktlista (se ovan). För att förhindra att blanda med dina andra kontakter, kan du tillfälligt flytta den senare till en annan mapp. För detta, du kan filtrera efter datum för skapande eller modifiering.

Efter det, finns det två vägar att beakta. Första, kontakterna kan exporteras till en CSV- eller xls-fil. Alternativt, de kan användas direkt från Kontakter för en Merge Mail. Installation av tillgång förenklar proceduren, eftersom du kan antingen importera information till din Access-databas direkt eller exportera det därifrån som en CSV eller xlsx.

Fler Knowledge Base


Outlook Add-ins

10 bästa gratis tillägg för Microsoft Outlook

MS Outlook har blivit standard för att organisera företagets post idag, medan det är ganska Läs mer

Kalender

Outlook-kalendern Tips och tricks

Personer som använder Microsoft Outlook-kalendern är oftast medvetna om hur nyttigt det är för att hantera Läs mer

Global Outlook Adressbok

Uppdatering den globala adresslistan i Outlook på Windows

En global adresslista är ett värdefullt verktyg för alla företag, klubb, eller community där Läs mer

Egenskaper

Nya funktioner i Outlook 2019 för Windows

Här är en översikt av de mest imponerande nya funktioner som dök upp i Microsoft Outlook Läs mer

Outlook mappar management

Hur man använder Outlook-mappar för att hålla ordning Inkorgen

I den moderna näringslivet, e-post fungerar delvis funktionen av en telefon; det är Läs mer

Hur användbar var den här artikeln?

Klicka på en stjärna för att betygsätta det!

Medelbetyg / 5. röst starkare:

När du hittat det här inlägget användbar ...

Följ oss på sociala medier!

Vi beklagar att detta inlägg inte var användbart för dig!

Låt oss att förbättra det här inlägget!

 
kommentarer

inga kommentarer än.

 

Uppdatering den globala adresslistan i Outlook på Windows

dags att läsa: 3 mig