Осъществяване имейл миграция лесносмилаеми ™ - след време!

Дублирани имейли в Outlook

Дублирани имейли в Outlook

Когато пощенските системи се повредят, потребителите могат да бъдат разочаровани от дублирането. Това не означава, че няколко идентични съобщения попадат във входящата ви поща. Въпросът с изпращането на дублирани имейли в Outlook е много по-тежък. Когато това се случи, пощенският клиент репликира всички съобщения на потребителя. Освен това, това се случва отново и отново. Като резултат, наводнени сте с ненужни копия, които запушват входящата ви поща.

Това е едно от най-дразнещите неща, които се случват в тази пощенска среда. за щастие, има начини да се спре този продължителен цикъл на повторение. Тъй като коренът е конфигурация, потребителите не трябва да експериментират. Вместо, те могат да следват доказана последователност от действия. Така, ето как да спрете дублиращите се имейли в Outlook. Първата стъпка е идентифицирането на причината.

Правила, получени в дублиран имейл

Вашата пощенска система може да се държи забавно поради това ‘Премести в папка‘ правилник. Този брой е най-често срещаният. Нагоре, е доста лесно да се изкорени. Но най-напред, да видим как може да доведе до умножаване на съобщенията.

в основата си, причината е, че всички правила, конфигурирани от потребителя, ще се прилагат за всяко ново съобщение. Например, можете да програмирате клиента да присвоява съобщения към специална категория, или ги маркирайте за последващи действия. Помислете за следния пример.

Представете си, че сте наложили две отделни правила. И двете посочват автоматично пренасочване, след като пристигне съобщение:

  1. от Джон Смит - преместете го в ABC папка
  2. с Абонамент дума в темата - преместете я в ABC папка

Така, какво ще се случи, ако Джон Смит Ви изпраща имейл със заглавие „Проблеми с абонамента“? И двете правила ще се прилагат автоматично, което означава, че същото съобщение попада в ABC папка два пъти. Сега, нека преминем към решението.

Методът е прост. Ако това е причината за дублирането, просто добавете няколко думи към едно от правилата. Напишете в ‘спрете да обработвате повече правила", и това ще е достатъчно. Ако първото правило съдържа това действие, второто правило ще бъде игнорирано.

Ами ако броят на правилата е различен? Те трябва да бъдат класирани в правилния ред. Това не е ракетна наука, но имайте предвид, че промените засягат съобщението, което се проверява.

Дублирани имейли в Outlook: сметки

Понякога, потребителите се провалят, когато конфигурират няколко акаунта. Докато Outlook позволява това, настройката трябва да бъде щателна. Ако случайно добавите акаунти, които са свързани към една и съща пощенска кутия, резултатът ще бъде досаден. Такива двойни сметки са известни като псевдоними на пощата.

Ако конфигурирате акаунт два пъти чрез POP3, ще получите два псевдонима, доставящи една и съща поща. Това е друга често срещана причина за двойни имейли в Outlook. Когато пощенският клиент е програмиран да остави копие на сървъра, и двата акаунта събират едни и същи съобщения. Ако случаят е такъв, конфигурирайте едно от двете, за да спрете да получавате имейли. обикновено, Така псевдонимите сметки се деактивират.

Премахване на дублиращи се имейли в Outlook 2007

  1. Започнете, като посетите Инструменти раздел.
  2. Намерете Опции и щракнете върху функцията.
  3. Насочете се към Настройка на поща раздел.
  4. Кликнете върху „Изпращане / ПолучаванеБутон.
  5. Кликнете върху „редактиранеБутон.
  6. Изберете вторичната сметка.
  7. Премахнете отметката от квадратчето със заглавие „Получавайте пощенски пратки".

Дублирани имейли в Outlook 2010

Този метод ще работи и за по-нови версии на пощенския клиент (2013, 2016, 2019, и Офис 365). следователно, ако получавате дублирани имейли в Outlook 2016, Следвай тези стъпки.

Опции за Outlook разширено изпращане / получаване

  1. От меню ‘Файл", насочете се къмОпции".
  2. Избери 'Напреднал’Раздел.
  3. Щракнете върху „Изпращане / Получаване…Бутон.
  4. Щракнете върху „редактиранеБутон.
  5. Изберете вторичната сметка.
  6. Махнете отметката от квадратчето „Получавайте пощенски пратки".
  7. Изберете кой акаунт ще се използва за изпращане.

Перспектива

Дублирани имейли в Outlook: Профил отдих

Понякога, потребителите може да се наложи да регенерират своите профили. Това може да се случи поради технически проблеми и корупция. Често срещан случай е преинсталирането на ОС, което прави конфигурацията на Outlook неизбежна. Ако системата беше програмирана да запазва копие на сървъра (POP3), всички имейли ще бъдат събрани още веднъж - дори ако са били доставени по-рано.

Защо се случва това?? Новата ви конфигурация не знае, че предишният профил някога е съществувал. Когато потребителите на Outlook 2007 създават новия си профил от нулата, те могат да извършат същия гаф. Докато акаунтът се конфигурира, те присвояват стария си * .PST файл като място за доставка по подразбиране.

Това води до дублиране. Засегнати са както стари, така и нови съобщения. Превенцията не е трудна. Ето какво да направя.

Използвайте празен * .PST файл (Файл с данни на Outlook) като местоположение за доставка по подразбиране. Можете лесно да свържете старата по-късно, докато всички съобщения ще бъдат събрани от новия файл.

  1. Стартирайте системата с тези настройки поне веднъж.
  2. Установете връзка със стария файл с данни на Outlook.
  3. Задайте го като място за доставка по подразбиране. Voila!

The 2010 версия ви позволява да свържете отново оригиналния файл с данни по време на конфигурирането на вашия акаунт в POP3.

Как да свържете отново PST файлове

Точните стъпки зависят от вашето издание на пощенския клиент. Когато използвате 2007 версия, следвайте тази последователност, за да спрете дублиращи се съобщения в Outlook.

Отворете файла с данни на Outlook

  1. Насочете се към менютоФайл".
  2. Оттам, отворете файла с данни на Outlook.
  3. Сега, прехвърлете всички получени съобщения отново в този файл.
  4. Затваряне на клиента поща.
  5. Насочете се към контролния панел.
  6. Намерете файловете с данни чрез „Поща"- "E-mail Accounts".
  7. Изберете предишния файл с данни.
  8. Присвойте му статус по подразбиране.
  9. Изберете новия файл с данни.
  10. Премахни го.

Тези стъпки премахват проблема с дублирането, но те не изтриват стария файл. Ако искате да почистите машината си, започнете с идентифициране на пътя му до местоположението чрез Настройки. Насам, можете да го премахнете физически.

По-късни версии

Тези издания имат важно предимство - паметта на изтеглените преди това съобщения. Това е възможно, тъй като знанието се съдържа в самия файл с данни. Поради това, по време на конфигуриране, трябва само да зададете съществуващия файл с данни като местоположение по подразбиране, вместо да оставя системата да генерира чиста.

Акаунтите, чиито настройки са извлечени чрез AutoDiscover, са различни. Потребителят може да избере ръчната конфигурация. Опцията извиква екран, който показва настройките на акаунта. Разделът, озаглавен „Доставяне на ново съобщение до’ позволява избор на предишния файл с данни.

Ами ако акаунтът вече е конфигуриран? Все още можете да зададете правилното място за доставка по подразбиране. За да направите това:

  1. Насочете се към „Файл".
  2. Отидете на „Настройки На ПрофилаОт „Настройки На Профила".
  3. Изберете необходимия акаунт.
  4. Щракнете върху „Промяна на папкатаБутон.
  5. Избирам 'Нов файл с данни на Outlook ...".
  6. Намерете стария файл.

Възможен виновник: Инструменти за синхронизация

Възможността за синхронизиране е страхотна, тъй като потребителите могат да копират цялата адресна книга на мобилното си устройство. Насам, пощенските среди на настолните компютри и преносимите системи работят в унисон и мигновено споделят данни помежду си. Връзката за първи път може да е трудна, и това също е причина за дублиране.

Това е неизбежно, ако системите съхраняват подробности за едно и също лице, но името им е написано по различен начин. Например, ако „Джон“ на вашия смартфон и „Джон Смит“ в Outlook се отнасят до едно и също лице, синхронизацията ще създаде дубликат. Как системата трябва да знае, че записите са свързани?

следователно, преди стартиране на процеса, подредете адресната си книга. Естествено е потребителите да съхраняват контакти само с собствено име. Това непременно ще доведе до репликация. Почистването е по-лесно чрез Outlook.

  1. Създайте нов профил (използвайте фиктивна сметка или отидете без нея).
  2. Дайте на този профил подходящо име, за да го намерите лесно (e.g., Телефонни контакти).
  3. Синхронизирайте с телефонни контакти.
  4. Подредете контактите с помощта на пощенския клиент.

Можете също така да се уверите, че първият опит не създава дубликати. Това се постига чрез преместване на детайлите от профила на телефонните контакти към оригиналния. Това генерира „главно копие’ на вашите контакти в пощенската система.

  1. Стартирайте пощенския клиент, като използвате оригиналния профил.
  2. Установете връзка с файла с данни (*.PST) на вашия смартфон чрез „Файл’-‘Отворено’-‘Outlook файл с данни ...
  3. Прехвърляне на данни от „Телефонни контакти’Файл в оригиналната папка Контакти.

Препоръчително е да архивирате файла с данни, в случай че системите не успеят да се синхронизират. В този момент, все още можете да се сблъскате с проблема с репликацията. Това е така, защото на системата липсва интелигентност за откриване на подобни записи. за щастие, има просто решение.

Премахнете всички контакти от вашия смартфон. Регулирайте настройките на вашия инструмент за синхронизация. Целта тук е да се използва оригиналният пощенски профил и да се синхронизира. Това е сигурен начин за предотвратяване на дублирания!

Възможен виновник: Скенер за вируси

Антивирусната защита е от решаващо значение, но някои от тези скенери се интегрират с вашия пощенски клиент. Намесата им в нормалния пощенски цикъл може да доведе до множество доставки на едни и същи имейли.

Без защита, процесът на изпращане и получаване е ясен. Първо, системата ще се свърже с пощенския сървър, за да види какви имейли се съхраняват в момента. Сървърът отговаря със списък, което след това се сравнява с локално съхраняваното. Поради това, Outlook проверява дали всички съобщения са събрани.

Ако няма нова поща, връзката е затворена. Ако има записи, посочени като нови, тези съобщения се искат от сървъра. След като бъдат получени, връзката е затворена, и локалният списък се актуализира.

Това детайлизира перфектен цикъл. Ако прекъсването доведе до неочаквано прекратяване, пощенският клиент няма да може да затвори връзката правилно. Тъй като цикълът ще се счита за неуспешен, локалният списък на входящата поща няма да бъде актуализиран. Това означава, че системата няма да знае за съобщенията, получени по време на дефектния цикъл. Поради това, по време на следващия интервал на изпращане / получаване, той ще идентифицира тези съобщения като нови, вземете ги от сървъра, и доставят дубликати. Правилното затваряне на връзка е задължително условие за актуализиране на локалния списък.

Вирусните скенери като прекъсване

Интегрираният скенер за вируси действа като посредник между Outlook и сървъра. Вместо да отидете на сървъра, заявката за изпращане / получаване се прихваща от инструмента. След това установява връзката със сървъра, придобива списъка със съхранени имейли, управлява таймаутите, затваря връзката, и информира Outlook за това.

Това не означава, че скенерите за вируси са зли по подразбиране. Някои от тези системи функционират безупречно. Въпреки това, тъй като те се намесват в процеса, те създават нова точка на провал. Ако връзката не е затворена както трябва, може да се окажете с дубликати. Това е така, защото, по време на следващата връзка, същите съобщения ще попаднат във входящата ви поща.

Това не е единствената причина да се избягвате интегрираните системи за сканиране. Всъщност, те просто са ненужни. Достатъчно е да използвате настройките за сигурност по подразбиране на пощенския клиент, и инсталирайте надежден скенер за достъп. Стига да поддържате актуализации на инструмента, вашата защита е достатъчна. Деактивирайте интеграцията, ако вашият скенер за вируси го установява по подразбиране. Точната процедура трябва да бъде посочена в нейната документация.

Възможен виновник: Firewall

Защитната стена е полезен инструмент за киберзащита. Въпреки това, това също може да попречи на приемането на вашата поща. Такива системи могат да прекратят връзка със сървъра, преди проверката да приключи. Ако настройките им са твърде твърди, те трябва да бъдат променени.

Проверете и деактивирайте системата. Тогава, наблюдавайте резултатите от два последващи интервала на изпращане / получаване. Ако защитната стена наистина беше в основата на дублирането, ще забележите, че е спряло. Проучете документацията, за да видите как правилно да конфигурирате вашата защитна стена. Потърсете раздела, посветен на извличането на поща.

Автоматизирани инструменти

Накрая, може изобщо да пропуснете ръчното бъркане. днес, има широка гама от специални инструменти, предназначени за премахване на дубликати. Те са известни като помощни програми за отстраняване на дубликати. Поради това, ако обемът на репликирана поща е твърде голям, за да се обработва ръчно, автоматизацията спестява много време.

заключение

Дубликатите на пощата не са просто излишни: те запушват входящата ви поща, предотвратяване на ефективна комуникация. Почистването на бъркотията отнема време, и процедурата зависи от виновника. В тази статия, предложихме решения за често срещани случаи на умножение.

Още статии от базата знания


HTML имейл шаблон

Вмъкнете HTML в Outlook

Outlook е известен със своето HTML изобразяване. Системата е относително враждебна към кодирането, Чети повече

Известие по имейл

Известията на Outlook не работят: Общи причини и решения

Microsoft Outlook е един от широко използваните имейл клиенти за лични и бизнес цели: Чети повече

Дубликат на имейл в Outlook

Дублирани имейли в Outlook

Когато пощенските системи се повредят, потребителите могат да бъдат разочаровани от дублирането. Това не означава a Чети повече

32 битова VS 64 малко Office

32 Бит срещу 64 Bit Office

Тъй като 2019, Потребителите на Windows трябваше да избират между 32 малко срещу 64 малко Office. Чети повече

Перспектива

Версии на Microsoft Outlook

днес, MS Outlook е една от най-често срещаните среди за дигитална кореспонденция. Тъй като Чети повече

Колко полезна е тази статия?

Кликнете на звезда, за да го оцените!

Средна оценка 0 / 5. брой Гласувайте: 0

Няма гласували досега! Бъдете първите, който ще оцени този пост.

Както сте намерили този пост полезна ...

Следете ни в социалните медии!

Съжаляваме, че този пост не е била полезна за вас!

Нека да се подобри този пост!

Кажете ни как можем да подобрим този пост?

 
Коментари

Без коментари все още.

 

Дублирани имейли в Outlook

време за четене: 8 мен