Gør e-mail migration en let ride - gang på gang!

Sådan Konverter Outlook E-Mail til PDF?

Sådan Konverter Outlook E-Mail til PDF?

Eksport af e-mails til Acrobat PDF er en fælles opgave i retsmedicinsk dataanalyse. Virksomhederne også ofte brug for at redde Outlook e-mail som PDF til forskellige formål: rapportering, data migration, præsentationer og så videre. Denne artikel beskriver flere måder at slå en e-mail til en PDF-dokument.

Indholdsfortegnelse

Indstilling 1: Brug af Data Extraction Kit til Outlook

Fås til alle Windows og Outlook-versioner.

Siden den seneste version Dataudtræk Kit til Outlook understøtter udtrække Outlook e-mails som PDF-filer. Med dette værktøj kan du spare Outlook e-mails som PDF eller konvertere PST-filer til PDF. Så hvordan man bruger dataudtræk kit til outlook til at konvertere beskeder til pdf?

Her er how-to guide:

  1. Hent, installere og køre Dataudtræk Kit til Outlook.
  2. I den Format afsnit, gøre det muligt for “Tilpasset eksport format” indstilling.
  3. I den E-mail dropdown, Vælg “PDF - Adobe Acrobat”. Dette vil vise yderligere PDF eksport muligheder (se nedenunder).
    Tilpasset eksport format indstilling
  4. Vælg, om du vil eksportere emails fra Outlook eller fra en PST-fil ved at klikke på den tilsvarende knap. Vælg derefter Outlook-mappe eller PST-fil til at eksportere til PDF.
    Knapper Outlook og PST

Programmet vil automatisk scanne den valgte mappe eller PST-fil og vil spare Outlook e-mails i PDF-filer.

I modsætning til standard eksporterer nedenfor beskrevne metoder, denne mulighed har flere fordele:

  • Først og fremmest, Dataudtræk Kit til Outlook kan håndtere flere meddelelser på én gang. Desuden, programmet behandler også mapper og endda undermapper om nødvendigt. Dette er en enorm timesaver når du har brug for at konvertere hundredvis af e-mails til en retsvidenskab eller business rapport eller batch konvertere msg til pdf.
  • Derefter, e-mail krop omdannes til søgbar tekst-baseret PDF-dokument. Plus, programmet kan korrekt håndtere vedhæftede filer. Hvis du ønsker at bevare vedhæftede filer og tilføje dem til den genererede PDF, vælge “Tilføj vedhæftede filer til PDF” indstilling og program vil konvertere udsigter email til pdf med vedhæftede filer.
  • En anden mulighed ”Angiv størrelser af vedhæftede filer” tilføjer yderligere information i headeren af ​​den eksporterede budskab om størrelser af vedhæftede filer i e-mailen.
  • Den “Komprimer PDF-fil” valgmulighed reducerer størrelsen af ​​output PDF-fil ved at komprimere det.

Eksempel på MSG til PDF konvertering

besked Kilde Outlook:

Kilde email

Resultat PDF-fil:

Outlook-meddelelse med vedhæftede filer konverteret til PDF-format

Eksempel på Outlook e-mail konverteret til PDF-format. Acrobat Reader gør det muligt at se e-mail selv og liste over vedhæftede filer. Nu er disse vedhæftede filer konverteres til PDF-filer dvs.. indlejret i PDF-struktur.

Indstilling 2: Eksport meddelelser fra Outlook til PDF ved hjælp PDF-printer

Fås til Windows 10 eller over

I Outlook 2007, 2010, 2013 og 2016 du kan gemme alle spare email som pdf ved hjælp af det virtuelle PDF-printer “Microsoft Print til PDF” indbygget i Windows 10. Hvis du har brug for at konvertere Outlook-meddelelser til PDF fra pst datafil, åbne den første i Outlook og derefter eksportere pst til pdf som følger…

Print enkelt Outlook e-mail til PDF

Her er hvordan-at bruge denne metode:

  1. Åbn e-mail-meddelelse, du vil gemme som PDF.
  2. På den Fil fanen klik Print.
  3. I den Printer dropdown vælge Microsoft Print til PDF.
  4. Klik på Print. Dette vil åbne Microsoft Print til dialogboksen PDF.
  5. Angiv mappen og filnavnet på output PDF.
  6. Klik på Gem.

Ulempen ved denne metode er, at du kun kan spare én besked ad gangen. Men hvis du ønsker at konvertere en enkelt besked til PDF og behøver ikke at integrere vedhæftede filer, dette er den mest nyttig funktion.

Indstilling 3: Gem Outlook e-mails som PDF fra Microsoft Word

Fås til alle Windows-versioner

For Windows-versioner ældre end Windows 10, du kan bruge en anden måde at eksportere Outlook-meddelelser til PDF. I bund og grund, du først eksportere e-mails til HTML, derefter konvertere det til PDF.

Her er den detaljerede trin-for-trin guide:

  1. I Outlook, åbne e-mail-meddelelse, du vil gemme som PDF.
  2. På den Fil fanen klik Gem som.
  3. I Gem som dialogen, angive den mappe og filnavnet på filen.
  4. I den Gem som type kasse vælger HTML.
  5. Klik på Gem.
  6. Nu, køre Microsoft Word og åbner HTML-dokument, du lige har gemt ved hjælp af Fil > Åben menu.
  7. Klik på Fil > Gem som menu.
  8. I Gem som dialogen, vælger PDF i filtypen dropdown.
  9. Klik på Gem.

Denne måde at eksportere Outlook e-mails er enkel og universelt tilgængelige, men stadig du har fået til at konvertere hver besked manuelt. Også, skal du manuelt oprette en mappe før du eksporterer e-mails der.

Så hvad mulighed for at bruge?

Afslutningsvis, Dataudtræk Kit til Outlook giver besparelse flere Outlook-meddelelser som PDF-dokumenter, herunder vedhæftede filer. Programmet fungerer automatisk og gnidningsløst, og skaber søgbare, court-venlig PDF-dokumenter, hvilket er afgørende for digitale efterforskere og retsmedicinske efterforskere. Det er den eneste metode til at køre bulk-konvertering af Outlook e-mails til PDF-format, som gør denne software uundværlig.

Flere Knowledge Base-artikler


Outlook Add-ins

10 bedste gratis add-ins til Microsoft Outlook

MS Outlook er blevet standard for organisering virksomhedernes mail i dag, mens det er helt Læs mere

Kalender

Outlook Kalender Tips og tricks

Personer, der bruger Microsoft Outlook-kalender er for det meste klar over, hvor gavnligt det er for at styre Læs mere

Global Outlook adressekartotek

Opdatering af globale adresseliste i Outlook på Windows

En global adresseliste er et værdifuldt redskab for enhver virksomhed, klub, eller samfund, hvor Læs mere

Egenskaber

Nye funktioner i Outlook 2019 til Windows

Her er en oversigt over de mest imponerende nye funktioner, der dukkede op i Microsoft Outlook Læs mere

Outlook-mapper ledelse

Sådan bruges Outlook mapper at holde din indbakke organiseret

I den moderne forretningsverden, e-mail tjener dels den funktion af en telefon; det er Læs mere

Hvor nyttig var denne artikel?

Klik på en stjerne for at bedømme det!

Gennemsnitlig bedømmelse / 5. stemme antal:

Som du fundet dette indlæg nyttig ...

Følg os på sociale medier!

Vi beklager, at dette indlæg ikke var nyttigt for dig!

Lad os med at forbedre dette indlæg!

 
Kommentarer

Ingen kommentarer endnu.

 

Sådan Konverter Outlook E-Mail til PDF?

tid til at læse: 3 mig