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Wie Konvertieren von Outlook E-Mail an PDF?

Wie Konvertieren von Outlook E-Mail an PDF?

E-Mail-Nachrichten exportiert PDF Acrobat ist eine gemeinsame Aufgabe in der forensischen Datenanalyse. Unternehmen müssen auch oft sparen Outlook E-Mails als PDF für verschiedene Zwecke: Berichterstattung, Datenmigration, Präsentationen usw.. Dieser Artikel beschreibt mehrere Möglichkeiten, eine E-Mail zu einem PDF-Dokument drehen.

Inhaltsverzeichnis

Option 1: Mit Data Extraction Kit for Outlook

Verfügbar für alle Windows und Outlook-Versionen.

Da die neueste Version Data Extraction Kit for Outlook Stützen Extrahieren Outlook E-Mails als PDF-Dateien. Mit diesem Tool können Sie sparen Outlook E-Mails als PDF oder konvertieren PST-Dateien in PDF. So, wie man verwendet Data Extraction Kit for Outlook zu konvertieren Nachrichten pdf?

Hier ist, wie zu führen:

  1. Herunterladen, installieren und ausführen Data Extraction Kit for Outlook Software.
  2. In der Format Sektion, ermöglichen die “Custom export format” Option.
  3. In der E-mail Dropdown-Liste, wählen “PDF – Adobe Acrobat”. Dies wird zusätzliche PDF-Export-Optionen angezeigt werden (siehe unten).
    Benutzerdefinierte Exportformat Option
  4. Wählen Sie, ob Sie E-Mails exportieren möchten aus Outlook oder aus einer PST-Datei, indem Sie die entsprechende Schaltfläche klicken. Wählen Sie dann die Outlook Ordner oder die PST-Datei auf den Export in PDF.
    Buttons Outlook und PST

Das Programm wird in den ausgewählten Ordner oder PST-Datei automatisch scannen und speichern Outlook E-Mail-Nachrichten in PDF-Dateien.

Im Gegensatz zu Standard-Export unten beschriebenen Methoden, Diese Option hat mehrere Vorteile:

  • Zunächst, Data Extraction Kit for Outlook kann mit mehreren Nachrichten auf einmal beschäftigen. Außerdem, Das Programm verarbeitet auch Ordner und sogar Unterordner falls erforderlich. Das ist eine riesige Zeitersparnis, wenn Sie Hunderte von E-Mail für eine Forensik oder Geschäftsbericht oder Batch-Konvertierung von msg zu pdf konvertieren müssen.
  • Dann, E-Mail-Körper wird in durchsuchbare textbasierte PDF-Dokument konvertiert. Plus, das Programm kann richtig mit E-Mail-Anhängen beschäftigen. Wenn Sie hängten Dateien erhalten und sie auf die erzeugte PDF hinzufügen, wähle aus “Add email attachments to PDF” Option und Programm konvertiert Outlook E-Mails mit Anhängen pdf.
  • Andere Option “Specify sizes of attachments” fügt zusätzliche Informationen in den Header der exportierten Nachricht über Größen von Dateien in dem PDF-E-Mail-Anhang.
  • Die “Compress PDF file” Option verringert die Größe der PDF-Ausgabedatei durch Komprimieren.

Beispiel für MSG to PDF-Konvertierung

Quelle Outlook-Nachricht:

Quelle E-Mail

Ergebnis PDF-Datei:

Outlook-Nachricht mit Anlagen konvertiert PDF-Format

Beispiel von Outlook E-Mail im PDF-Format konvertiert. Acrobat Reader ermöglicht, dass die E-Mail selbst und die Liste der E-Mail-Anhänge anzuzeigen. Nun sind diese E-Mail-Anhänge in PDF-Anhänge umgewandelt d.h. eingebettet in PDF-Struktur.

Option 2: Export-Nachrichten von Outlook PDF mit PDF printer

Erhältlich für Windows 10 oder höher

in Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016 Sie können mithilfe des virtuellen PDF-Drucker jede speichern E-Mail als PDF speichern “Microsoft Print to PDF” in Windows integrierten 10. Wenn Sie konvertieren müssen Outlook Nachrichten zu pdf von pst-Datei, öffnen Sie es zuerst in Outlook und dann pst pdf exportieren wie folgt…

Drucken einzelner Outlook E-Mail PDF

Hier ist, wie zu dieser Methode:

  1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie wollen als PDF speichern.
  2. Auf der Datei Registerkarte klicken Print.
  3. In der Drucker Drop-Down wählen Microsoft Print to PDF.
  4. Klicken Print. Das wird das Microsoft Print to PDF Dialog öffnen.
  5. Geben Sie den Ordner und den Dateinamen der PDF-Ausgabe.
  6. Klicken Save.

Der Nachteil dieser Methode ist, dass Sie nur eine Nachricht zu einer Zeit sparen. Allerdings, wenn Sie eine einzelne Nachricht zu PDF konvertieren wollen und müssen nicht auf Anlagen einbetten, Dies ist die nützlichste Option.

Option 3: Speichern Outlook E-Mails als PDF Microsoft Word

Verfügbar für alle Windows-Versionen

Für Windows-Versionen vor Windows 10, Sie können eine andere Art und Weise verwenden, um zu exportieren Outlook Nachrichten zu PDF. Im Grunde, Sie zuerst den Export von E-Mails in HTML, wandeln sie dann in PDF.

Hier ist die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Im Outlook, Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie als PDF speichern möchten.
  2. Auf der Datei Registerkarte klicken Speichern als.
  3. Im Dialog Speichern unter, geben Sie den Ordner und den Dateinamen der Datei.
  4. In der Speichern unter Box wählen HTML.
  5. Klicken Speichern.
  6. Jetzt, laufen Microsoft Word und öffnen Sie das HTML-Dokument, das Sie gerade verwenden gespeichert die Datei > Geöffnet Menü.
  7. Klicken Sie auf die Datei > Speichern als Menü.
  8. Im Dialog Speichern unter, wählen Sie PDF in der Dateityp Dropdown.
  9. Klicken Speichern.

Auf diese Weise zu exportieren Outlook E-Mails sind einfach und universell verfügbar, aber noch haben Sie, jede Nachricht manuell konvertieren. Auch, Sie müssen manuell einen Ordner erstellen, bevor E-Mails dort exportieren.

Also, welche Option zu verwenden,?

Abschließend, Data Extraction Kit for Outlook ermöglicht das Speichern mehrerer Outlook Nachrichten, die als PDF-Dokumente, einschließlich Anhängen. Das Programm arbeitet automatisch und reibungslos, und erzeugt durchsuchbare, Gericht freundliche PDF-Dokumente, Das ist wichtig für digitale Ermittler und Forensiker. Es ist die einzige Methode, Massenumwandlung laufen Outlook E-Mails in der PDF-Format, die diese Software unverzichtbar machen.

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