Kuinka löytää vanhoja sähköposteja Outlookissa: Täydellinen opas

Näkymät, one of the most popular email clients, is widely used by individuals and businesses alike for managing their email communications. Ajan myötä, the sheer volume of emails received and sent can become overwhelming, making it challenging to locate old emails.

If you use Microsoft Outlook to manage your e-mail, you may need to find old e-mail messages. Tämä voi olla vaikeaa, jos et tiedä mistä etsiä tai mitä hakuehtoja käyttää. It can also be a challenge if you regularly delete your emails. Onneksi, Outlook provides several features and techniques that can help users find old emails quickly and efficiently. Tässä artikkelissa, we will explore various methods to assist you in locating older emails and how to find old emails in Outlook and Office 365 using different methods.

Miksi en löydä vanhoja sähköpostejani Outlookista?

Jos olet toimisto 365 käyttäjä, on hyvä mahdollisuus, että käytät Outlook-työpöytäsovellusta. Ja jos käytät Outlookia, et todennäköisesti näe kaikkia sähköpostejasi.

Tämä johtuu siitä, että Outlookin oletusnäkymä näyttää vain sähköpostit viimeisen kahden viikon ajalta. Nähdäksesi vanhoja viestejä, sinun on muutettava näkymäasetuksiasi.

On useita muita syitä, miksi et ehkä löydä vanhoja sähköpostejasi Outlookista. Yksi mahdollisuus on, että olet vahingossa poistanut ne. Tarkistaaksesi, onko näin, Siirry Poistetut kohteet -kansioon ja katso, ovatko ne siellä. Jos ne ovat, voit siirtää ne takaisin postilaatikkoosi.

Toinen mahdollisuus on, että olet arkistoi vanhat sähköpostisi. Outlook arkistoi automaattisesti tietyn iän ylittävät sähköpostit, ja voit arkistoida sähköpostit manuaalisesti itse.

Tarkistaaksesi, onko sähköpostisi arkistoitu, mene Arkisto-kansioon ja katso, ovatko ne siellä. Jos ne ovat, voit siirtää ne takaisin postilaatikkoosi.

Vanhojen sähköpostien löytäminen Outlook-sähköpostiohjelmasta

Methods to find old emails in Outlook

1. • Using the Search Function: The quickest and most convenient way to find old emails in Outlook is by using the built-in search function. To access this feature, click on the search box located at the top of the Outlook window. You can enter keywords related to the email you are looking for, such as the sender’s name, aihe, or specific content. Outlook will display a list of matching emails based on your search criteria, enabling you to locate the desired message easily.
   • Utilizing Filters: Outlook includes advanced filtering options that allow users to narrow down their search results based on specific parameters. To access these filters, click on the search box as mentioned earlier, and then click on the “Etsi” tab that appears in the ribbon. Tässä, you can filter emails based on criteria such as date, lähettäjä, aihe, or attachments. By specifying the respective parameters, you can refine your search and quickly find the required old emails.
   • Sorting Emails by Date: Sorting emails by date can be an effective way to locate older emails in Outlook. Oletusarvoisesti, Outlook displays emails in the order they were received or sent, with the newest emails at the top. To reverse the order and display the oldest emails first, Klikkaa “Vastaanotettu” tai “Lähetetyt” column header. This reordering makes it easier to locate emails from a particular time frame or date range.
   • Using Folders and Subfolders: Organizing emails into folders and subfolders is another useful method to find old emails. By creating folders based on specific categories or projects, you can sort and store relevant emails accordingly. To create a new folder, right-click on your mailbox or an existing folder, valita “Uusi kansio,” and provide a name for it. Once the folders are created, you can manually move emails into the respective folders. Tällä tavalla, you can quickly navigate to the desired location and retrieve older emails whenever necessary.
   • Archiving Emails: Archiving emails is an effective way to declutter your inbox while still retaining access to older messages. Outlook provides an auto-archive feature that automatically moves older emails to an archive folder based on specific criteria you define. To enable auto-archiving, Siirry “Tiedosto,” sitten “Vaihtoehdot,” followed by “Advanced.” Tässä, you can set the archival preferences, including the time frame for archiving. Once configured, Outlook will move older emails from your inbox into Archive folder.

Using Search Folders

Jos käytät Outlookia Windows-tietokoneellasi, voit etsiä aiempia sähköposteja asennetussa Microsoft Outlookin versiossa, joka on määritetty lähettämään ja vastaanottamaan Officea 365 sähköpostit. Tämä menetelmä toimii, jos et ole jo poistanut vanhoja viestejä ja tietoja, jotka sinun on löydettävä.

Löytääksesi tarvitsemasi sähköpostit, ensimmäinen, navigoi kohtaan “Kansio” valikko-välilehti ja napsauta “Uusi hakukansio”. Nykyaikaisissa Outlook-versioissa riittää napsautus “Etsi kansioista” ja sitten “Uusi hakukansio…” erä.

Tässä “Uusi hakukansio” ikkuna, vieritä alas kohtaan “Postin järjestäminen” osio ja napsauta “Vanha posti”.

Kun olet tehnyt tämän, voit valita, kuinka kauas taaksepäin haluat paikantaa tiedot (esim., kaksi viikkoa, yksi kuukausi, kolme kuukautta, kuusi kuukautta, tai vuosi).

Kun olet tehnyt valintasi, klikkaus “Kunnossa”, ja haku alkaa.

Sitten, palaa ensisijaiseen ikkunaan (joita olit päällä ennen avaamista “Uusi hakukansio” vaihtoehto) nähdäksesi tulokset, joka näytetään erillisessä kansiossa.

Sieltä, voit vetää ja pudottaa sähköpostiviestit Saapuneet-kansioosi (tai missä muualla haluat säilyttää niitä).

Voit myös tallentaa tämän haun mukautetuksi näkymäksi, jota voit käyttää uudelleen myöhemmin napsauttamalla “Tallenna nimellä” nappi.

Kuten mainitsimme, tämä ei ole tapa löytää pysyvästi poistettuja sähköpostiviestejä. Jos haluat palauttaa poistetut kohteet, sinun täytyy oppia kuinka löytää vanhat poistetut sähköpostit Outlookissa.

Using Advanced Find option of the Search Tools

Outlook equipped with a multi-criteria advanced search feature. This feature was in the quick access in previous versions of Outlook, kuitenkin, you may need to enable it on purpose if there is no Search tab in your Outlook Ribbon. Here how to do this:

1. 1. Right click to Outlook Ribbon and choose “Mukauta nauhaa” in the list of Options.
      * – alternatively you may use menu File > Vaihtoehdot
   2. Tässä “Choose command from:” list choose the “Tool Tabs” erä.
   3. Etsi “Search Tools” header below and click “Etsi” erä.
   4. Klikkaa “Lisätä” nappi.
   5. Finally click “Kunnossa” button to save changes.

Now you could see the “Etsi” tab in the Outlook ribbon. Click it to see the available search options.

You may use the Search Tools option to launch the “Erikoishaku” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.

Alternatively you may use the Outlook helper (the search field “Tell me what you want to do”) for quick access to the Search Tools or to launch the Erikoishaku.
Click into helper field or press Alt+Q shortcut and type in the name of desired option, then click it to launch.

Kuinka noutaa vanhoja sähköposteja Microsoft Exchange Serveristä

Microsoft Exchange -sähköpostipalvelut on suosittu sähköpostipalvelin, jota yritykset käyttävät. Jos olet Exchange Server -käyttäjä, saatat pystyä hakemaan vanhoja sähköposteja itse palvelimelta.

Voit etsiä Outlookin vanhat sähköpostit tällä tavalla, vaiheet ovat seuraavat:

1. Open Microsoft Outlook and click on the “Tiedosto” kieleke.
2. Sitten, valita “Tilin asetukset”.
3. Seuraava, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” ikkuna.
4. Tässä “Change Account” ikkuna, siirry “Lisää asetuksia” tab and click on the “Kehittynyt” nappi. This will open the “Erikoishaku” ikkuna.
5. You can search for old emails by date, lähettäjä, vastaanottaja, aihe, tai muut kriteerit.
6. Once you’ve found the emails you’re looking for, you can move them to your Inbox (tai missä muualla haluat säilyttää niitä).

Voit myös export Exchange mailbox to PST file.

Check the Cache Exchange Mode

The Cache Exchange mode is a feature in Outlook that stores a copy of your Exchange mailbox on your computer. This can be helpful if you want to access your emails offline or if you want to improve performance.

Kuitenkin, the Cache Exchange mode can also prevent you from seeing your most recent emails. Tarkistaaksesi, onko näin, siirry “Tiedosto” -välilehti ja napsauta sitä “Account Settings.”

Sitten, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Muuttaa…”

Tässä “Change Account” ikkuna, siirry “Kehittynyt” tab and look for the “Offline Folder File Settings” jakso.

Exchange-tileille, voit muokata välimuistin vaihtotilan parametreja, jotka ovat saatavilla vain siinä tapauksessa. Windowsin Outlook-asiakkaat säilyttävät oletusarvoisesti sähköpostit tietokoneella yhden vuoden ajan käyttämällä paikallista tallennustilaa.

Sen jälkeen, paikallinen Outlook-asiakasmuisti on tyhjennetty aiemmista viesteistä. Liu'uta valitsinta oikealle kohdasta 1 vuosi kaikille. Noudata sitten näytön ohjeita päättääksesi Outlookin konfiguroinnin ja uudelleenkäynnistyksen, jonka jälkeen muutosten pitäisi tulla voimaan.

Sen jälkeen, vanhoja sähköpostejasi ei pidä poistaa tietokoneeltasi kolmeen tai kahteentoista kuukauteen.

Vanhojen sähköpostien palauttaminen Outlook Web Clientissä

Jos käytät Outlook-verkkosovellusta Officen kanssa 365, voit löytää vanhat sähköpostiviestisi muutamalla tavalla.

Koska osa vanhoista viesteistäsi arkistoidaan automaattisesti, it is best to start by checking the “Arkisto” kansio. Voit tehdä tämän, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”

Sitten, Klikkaa “Vaihtoehdot” ja valitse “See All Options.” Seuraava, siirry “Posti” section and click on “Auto Archive Settings.”

Sieltä, you can change how often you want Outlook to automatically archive your emails.

You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Arkisto” nappi.

If they aren’t in the “Arkisto” kansio, there is a chance that you deleted them. It is best to check the “Poistetut” folder next.

If you deleted them and they are in this folder, you can select the emails and click on the “Toipua Valitut kohteet” nappi.

You can also find old emails by searching for them. Voit tehdä tämän, click on the search bar and enter what you are looking for.

Change Retention Policies

Retention policies are used to determine how long emails should be kept before they are deleted.

You can change the retention policy if you want to keep your old mail longer.

Ensimmäinen, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”

Sitten, Klikkaa “Retention Policies.” Sieltä, you can create a new retention policy or edit an existing one.

To configure the new policy, Valitse “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.

You can also choose to have emails deleted after a certain number of days or weeks. Or learn how to stop Outlook from deleting emails in our previous blog post.

Once you have made your changes, Klikkaa “Tallenna” nappi.

Recovering Old Emails From a Backup

If you made a backup of your Office 365 data before the emails were deleted, you can use that backup to recover your old emails.

Voit tehdä tämän, Avaa “Tiedosto” -välilehti ja napsauta sitä “Avoin & Viedä.”

Sitten, Klikkaa “Tuonti ja vienti.”

Seuraavassa ikkunassa, Valitse “Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta” vaihtoehto ja napsauta “Seuraava” nappi.

Sitten, Valitse “Outlookin datatiedosto (.pst)” vaihtoehto ja napsauta “Seuraava” nappi.

Seuraavassa ikkunassa, valitse varmuuskopiotiedosto, jota haluat käyttää ja napsauta “Avoin” nappi.

Sitten, valitse postilaatikko, jonka haluat tuoda varmuuskopiotiedostosta ja napsauta “Suorittaa loppuun” nappi.

Voit myös suorittaa Kernel Officen 365 varmuuskopioida. Voit tehdä tämän, lataa ja asenna Kernel Office 365 Varmuuskopioida & Palauta työkalu.

Kerran asennettu, avaa työkalu ja valitse “Varmuuskopioida” vaihtoehto.

Seuraavassa ikkunassa, valitse postilaatikko, jonka haluat varmuuskopioida, ja napsauta “Lisätä” nappi.

Sitten, valitse sijainti, johon haluat tallentaa varmuuskopiotiedoston, ja napsauta “Kunnossa” nappi.

Valitse “Listaa kaikki postilaatikot” varmuuskopioida kaikki Officesi postilaatikot 365 huomioon.

Käytä haluttuja suodattimia postilaatikon kohteiden suodattamiseen tarpeidesi mukaan ja napsauta ohjattua prosessia

Varmuuskopiointiprosessi alkaa nyt. Kun se on valmis, sinulla on PST-tiedosto, jonka avulla voit palauttaa vanhat sähköpostisi.

Esimerkki, how to find mail from the current year

Outlook will now display all emails received in the current year.

johtopäätös

Voit etsiä vanhoja sähköposteja Officessa muutamalla eri tavalla 365. Mahdollisuudet ovat, vanha sähköpostisi on joko arkistoitu tai äskettäin poistettu.

Kuitenkin, jos et löydä vanhoja sähköpostejasi, you can try changing the retention policy or repairing deleted messages using recovery software or recovering them from a backup.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Poistaako Outlook vanhat sähköpostit?

Olipa toimisto 365 poistaa vanhat sähköpostit vai ei, riippuu siitä, miten Outlook on määritetty. Oletusarvoisesti, Outlook ei poista vanhoja sähköposteja, mutta sillä on mahdollisuus arkistoida sähköpostit automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Jos tämä vaihtoehto on käytössä, vanhat sähköpostisi siirretään arkistokansioon, eivätkä ne enää näy postilaatikossasi. Voit silti käyttää niitä tarvittaessa, mutta ne eivät enää sotke postilaatikkoasi. Lopulta, Voit päättää, poistaako Outlook vanhat sähköpostit vai ei.

Kuinka kauan Outlook säilyttää sähköpostit?

Tämä riippuu siitä, miten Outlook on määritetty. Oletusarvoisesti, Outlook ei poista vanhoja sähköposteja, mutta sillä on mahdollisuus arkistoida sähköpostit automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Jos tämä vaihtoehto on käytössä, vanhat sähköpostisi siirretään arkistokansioon, eivätkä ne enää näy postilaatikossasi. Voit valita minkä tahansa ajanjakson, jolloin sähköpostit arkistoidaan.

Miten löydän vanhat sähköpostit Outlookista päivämäärän mukaan?

Vanhojen sähköpostien etsiminen Outlookista päivämäärän mukaan, Avaa “Etsi” tab and click on the “Erikoishaku” vaihtoehto. Sitten, valitse postilaatikko, josta haluat hakea, ja anna haettava ajanjakso. Klikkaa “Etsi” nappi, ja kaikki sähköpostit kyseiseltä ajanjaksolta tulevat näkyviin. Voit sitten selata tuloksia ja löytää etsimäsi sähköpostin.

Kuinka saan Outlookin näyttämään kaikki sähköpostini?

Jos et näe kaikkia sähköpostiviestejäsi Outlookissa, se on todennäköistä, koska ne suodatetaan jotenkin. Korjataksesi tämän, Avaa “Näkymä” tab and click on the “Näytä keskusteluina” vaihtoehto. Tämä näyttää kaikki sähköpostisi luettelossa, riippumatta siitä, ovatko he osa keskustelua vai eivät. Jos et vieläkään näe kaikkia sähköpostejasi, suodatin saattaa piilottaa ne. Korjataksesi tämän, Avaa “Näkymä” tab and click on the “Muuttaa näkemystä” vaihtoehto. Sitten, Valitse “Kaikki viestit” vaihtoehto käytettävissä olevien näkymien luettelosta. Tämä näyttää kaikki sähköpostisi, jopa suodattimen piilottamat.